Организация управленческого учета

Важнейшим требованием для эффективного функционирования системы управленческого учета в организации является ее регламентное обеспечение. В процессе постановки управленческого учета разрабатывается «Положение по управленческому учету и отчетности», в котором должны быть отражены:

• цели и задачи системы управленческого учета, базовые принципы ее построения, основные понятия;
• описание структуры центров ответственности;
• состав контролируемых показателей по центрам ответственности и алгоритм их определения;
• формы первичных документов и отчетных документов;
• процедуры подготовки и обработки первичных документов;
• график документооборота управленческого учета.

После завершения подготовки регламентов начинается этап внедрения системы управленческого учета. Внедрение предполагает обучение работников; апробацию процедур управленческого учета на реальных данных одного учетного цикла с участием разработчиков; корректировку регламентов по результатам их пробного использования; утверждение регламентов; адаптация существующих или внедрение новых систем автоматизации. []

Функции бухгалтера-аналитика, осуществляющего управленческий учет на предприятии

Бухгалтеры, осуществляющие управленческий учет на предприятии, называются бухгалтерами-аналитиками (бухгалтерами-менеджерами). Управление складывается из планирования, контроля и стимулирования.

На стадии планирования бухгалтер-аналитик участвует в разработке планов (бюджетов) производственных подразделений, которые в дальнейшем сводятся в общий план, представляемый на утверждение руководству. Информация, содержащаяся в бюджете, должна быть предельно точной и содержать данные о доходах, расходах. Планы разрабатываются бухгалтером-аналитиком совместно с руководителями центров ответственности. Разработка планов осуществляется снизу вверх. Бухгалтер-аналитик выявляет наиболее рентабельные виды продукции, рекомендует потенциальные рынки сбыта, оптимальные цены, участвует в обсуждении производственной программы предприятия. Он должен владеть методами оперативного бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования.

На стадии контроля в каждом центре ответственности бухгалтером-аналитиком проводится сравнительный анализ запланированных и достигнутых результатов. При этом выявляются расхождения, определяются их причины. Таким образом, отчеты, подготовленные бухгалтерами-аналитиками в конце отчетного периода, позволяют оценить деятельность руководителей центров ответственности, а также определить, на каких участках не удалось достичь плановых показателей.

Эти планы и отчеты об их исполнении стимулируют деятельность всего персонала предприятия. Планы содержат показатели, которые должны быть достигнуты. Знакомясь с ними, менеджеры знакомятся с задачами, стоящими перед ними. Бухгалтер-аналитик, с одной стороны, несет ответственность перед руководством за достоверность составленных отчетов, а с другой, оказывает помощь управляющим центрами ответственности в планировании и подведении итогов работы.(составлено на основе «Должностной инструкции бухгалтера-аналитика»)

IV. Основные проблемы при внедрении управленческого учета. Автоматизация управленческого учета

Исходя из практики внедрения управленческого учета, можно сказать, что основная проблема заключается в отсутствии четких стратегических целей. Если цели не определены, это приводит к неверному определению решаемых задач. Часто встречаются случаи не только отсутствия единой нормативной базы в компании, но даже единой терминологии. Необходим правильный выбор менеджера проекта. Большой проблемой является неправильное распределение ролей. Очень важна грамотная работа с персоналом, так как внедрение управленческого учета приводит к появлению дополнительных функций и должностных обязанностей, что вызывает недовольство персонала. Часто ставятся нереальные цели и сроки, а также возможны слабые планирование и документирование проекта. Проект может оказаться неуспешным из-за отсутствия действенных механизмов контроля. Встречаются случаи недостоверности и несвоевременности предоставления информации, и даже намеренной фальсификации данных. Таким образом, с одной стороны, система управленческого учета на предприятии является главным инструментом для планирования деятельности и осуществления оперативного контроля за эффективностью использования ресурсов организации. С другой стороны, наличие системы управленческого учета существенно повышает инвестиционную привлекательность компании.[12]

Проблемы при внедрении системы «директ-кост», которые вытекают из особенностей, присущих этой системе:

- возникают трудности при разделении  расходов на постоянные и переменные, поскольку чисто постоянных или чисто переменных расходов не так уж много. В основном расходы полупеременные, а значит, возникают трудности в их классификации. Кроме того, в различных условиях одни и те же расходы могут вести себя по-разному;

- противники “директ-костинга”  считают, что постоянные расходы  также участвуют в производстве данного продукта и, следовательно, должны быть включены в его себестоимость. “Директ-костинг” не дает ответа на вопрос, сколько стоит произведенный продукт, какова его полная себестоимость. Поэтому требуется дополнительное распределение условно-постоянных расходов, когда необходимо знать полную себестоимость готовой продукции или незавершенного производства;

- ведение учета себестоимости  по сокращенной номенклатуре  статей не отвечает требованиям отечественного учета, одной из главных задач которого до последнего времени являлось составление точных калькуляций;

- необходимо в ценах, устанавливаемых на продукцию предприятия, обеспечивать покрытие всех издержек предприятия.

- значительное искажение общей  суммы прибыли за текущий период, поскольку остатки незавершенного  производства оцениваются в разрезе  лишь переменных производственных расходов;

- несоответствие (вследствие той  же причины) размера действительной  себестоимости выпущенной продукции с показателем «сокращенной» себестоимости, исчисленной по статьям переменных затрат, что резко снижает достоверность учета;

- несовпадение результатов финансового учета (и финансовых отчетов) с результатами производственного учета, вследствие чего снижается доверие контролирующих органов - финансового, налогового управления и других - к руководству фирмы, а это ведет к негативным последствиям;

- нерешённость проблемы распределения постоянных (косвенных) расходов, которые также участвуют в процессе производства продукции, а значит, должны быть включены в себестоимость;

- сложность в определении номенклатуры  элементов калькулирования или  деления расходов на переменные и постоянные.

При системе «директ-костинг» не определяются полные затраты на изготовление продукции. Поэтому эта система не отвечает одной из основных целей отечественного бухгалтерского учета - составлению точных калькуляций. Однако следует иметь в виду, что не существует такой системы калькулирования затрат, которая позволила бы определить себестоимость единицы продукции со 100-процентной точностью. Любое косвенное отнесение затрат на изделие, как бы хорошо оно не было обосновано, искажает фактическую себестоимость, снижает точность калькулирования. С этой точки зрения самой точной является калькуляция по переменным (прямым) расходам, которая получается при калькулировании по системе «директ-костинг». В этом случае в калькуляцию включаются расходы, непосредственно связанные с изготовлением данного изделия. Поэтому критерием точности исчисления себестоимости продукции следует считать не полноту включения затрат в себестоимость, а способ отнесения на то или иное изделие.

Кроме того, постоянные затраты в основной своей массе не связаны с производством данного конкретного изделия, а носят, как правило, периодический характер и связаны с выпуском всего объема продукции предприятия. Поэтому тезис о том, что эти расходы также должны в обязательном порядке включаться в расчет себестоимости продукта, можно подвергнуть критике.[13]

Перед введением управленческого учета крайне желательно на предприятии ввести элементы регулярного менеджмента. В организации следует иметь продуманную организационно-штатную структуру, положения о подразделениях и должностные инструкции, причем всё это хозяйство должно регулярно пересматриваться и обновляться.

  Чтобы система управленческого учета начала работать сразу и без сбоев, нужно тщательно разработать схему документооборота. Для этого требуется расписать порядок движения документов, сопровождающих существующих производственных процессов.[14]

Автоматизация управленческого учета

1. Необходимость автоматизации учета

Информационная система предприятия - это все информационные потоки, точки их возникновения, обработки, накопления и потребления конечными пользователями. Близким по смыслу является понятие «система документооборота». Система управленческого учета должна быть гармоничной частью информационной системы предприятия и при этом экономно использовать ее человеческие и технические ресурсы.

Первичная информация, поступающая в систему управленческого учета, должна быть полной, правильной и оперативной. Здесь кроется ответ на вопрос: "нужна ли автоматизация"? Если существующая информационная система способна предоставлять необходимые данные в приемлемые сроки, то в принципе можно ничего не менять. Если же руководство не устраивает скорость подачи и обработки информации, полнота и качество исходных данных, то имеет смысл задуматься о использовании какого-либо программного обеспечения.

Руководство компании должно четко представлять, что полностью автоматизировать всю информационную систему невозможно, поскольку ключевыми фигурами в любой информационной системе остаются люди. Поэтому автоматизируются наиболее трудоемкие вычисления, рутинные операции и накопление больших объемов информации.

Как показывает практика, есть такие компании, направления и условия бизнеса, что автоматизация будет попросту неэффективной. Например, затраты на автоматизацию учета могут не оправдать себя в следующих случаях:

- организационная структура не формализована, должностные обязанности не распределены должным образом и дисциплина отсутствует;

- персонал не имеет достаточной квалификации;

- нехватка технических или человеческих ресурсов.

Эти и похожие обстоятельства способны полностью заблокировать внедрение и использование даже самой лучшей системы автоматизированного учета.

Таким образом, первым шагом на пути к автоматизации является постановка регулярного менеджмента, подбор квалифицированного персонала и усовершенствование технического обеспечения.

Если же все это в компании уже имеется и при этом ведется какой-либо учет (вручную или частично автоматизировано), то руководству компании следует ответить на следующие принципиальные вопросы:

Кто и почему является инициатором автоматизации? Это позволит уточнить имеющиеся узкие места в информационной системе предприятия и выявить первоочередные и второстепенные направления для работы. Кроме того, нужно удостовериться, что необходимость автоматизации действительно существует, а не является вымышленной и надуманной проблемой.

Что можно сделать прямо сейчас? Иными словами, нужно убедиться, что все возможные ресурсы для улучшения информационной системы предприятия.

Ответив на эти вопросы можно понять, что же можно ждать от автоматизации. Как правило, автоматизация позволяет решить следующие проблемы (это верно только для предприятий с отрегулированной информационной системой):

• общее повышение надежности системы документооборота.
• разгрузка персонала от рутинных и сложных операций.
• уменьшение количества сверок.
• ускорение подготовки отчетности.
• увеличение достоверности отчетности.

Следует заметить, что при внедрении автоматизации сокращение персонала происходит достаточно редко и в меньших объемах, чем это изначально ожидалось. Дело в том, что персонал, освободившись от примитивной работы, переключается на более интеллектуальную аналитическую, до которой раньше просто «руки не доходили». Разумеется, для этого требуется повышенная квалификация и желание работников.

В любом случае, прежде, чем начинать автоматизацию управленческого учета, следует его опробовать в «ручном» режиме. Это позволит снять множество вопросов в дальнейшем - на стадии выбора и внедрения программного обеспечения. После этого можно определить для себя желательные объемы и порядок автоматизации учета. Из практики известно, что наибольший эффект дают комплексные решения, которые охватывают бухгалтерию, торговый отдел, склады, производство, управленческий контур и т.д. Данный эффект достигается за счет использования единой платформы (информация во всех модулях совпадает и не нуждается в дополнительных сверках) и исключения повторного ввода данных (данные должны вводиться в программу 1 раз в месте своего возникновения).

Однако комплексная автоматизация - это долгий и ответственный процесс и «коробочных» решений (купил - и завтра все заработало) в мире не существует. Как правило, приходится двигаться поэтапно: автоматизировали какой-либо участок учета, проверили его, увязали с остальными участками, - и перешли к следующему. Такой путь позволяет вовремя корректировать процесс внедрения и не устраивать "аврал" по всей компании.