Общая аудиторская проверка расчетных операций

В некоторых бухгалтериях допускается  скрытое авансирование рабочих  и служащих на личные нужды под  видом выдачи авансов на хозяйственные  и командировочные расходы. Поэтому  можно определить, имеются ли командировочные  удостоверения на командирования работников, их срок, стоимость проезда, сумма  на оплату суточных по действующим  нормам: своевременно ли подотчетные  лица предоставляют отчеты по авансам  и сдают неизрасходованные остатки  средств. Аудитор обязан тщательно  проверять достоверность приложенных  к авансовым отчетам документов и законность оплаты по ним. При необходимости  проводятся встречные проверки. К  вопросам, которые могут быть включены в программу для проверки аудитором  в процессе аудита можно отнести:

аудит тождественности показателей  бухгалтерской отчетности и регистров  бухгалтерского учета;

аудит оформления первичных учетных  документов по учету расчетов с подотчетными лицами;

установление объема и состава  документов, подлежащих проверке в  соответствии с установленной материальностью  и рабочим планом проверки;

проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;

проверка соответствия записей  по выдаче, использованию и возврату подотчетных сумм и данных ведомости  №7;

установление фактов выдачи денежных средств под отчет при наличии  остатков не израсходованного предыдущего  аванса и проверка своевременности  возврата неиспользованных подотчетных  сумм;

проверка наличия приказа об установлении круга лиц, которым  предоставлено право получать деньги под отчет;

проверка соблюдения сроков, на которые  выдаются авансы на операционно-хозяйственные  расходы;

аудит правильности отнесения на себестоимость  операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходование  приобретенных подотчетными лицами материальных ценностей;

аудит обоснованности предъявления бюджету  НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным работам и  услугам через подотчетных лиц;

аудит правильности отнесения на себестоимость  расходов по командировкам, в том  числе ведения раздельного учета  произведенных затрат в соответствии с установленными нормами и сверхнормативных расходов;

аудит правомерности включения  в совокупный доход работников для  цели налогообложения сумм, превышающих  расходы в пределах установленных  норм (кроме сверхнормативных расходов по найму жилого помещения), а также  расходов на личные нужды;

проверка правильности расчетов с  лицами, не работающими в организации, по служебным поездкам за счет проверяемой  организации;

аудит обоснованности предъявления бюджету  НДС по транспортным документам, счетам гостиниц, за пользование постельными  принадлежностями;

проверка правильности ведения  раздельного учета расчетов с  подотчетными лицами в валюте и параллельно  в тенге;

аудит правильности учета курсовой разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте.

В ряде случаев денежные средства при расчетах как правило, присваивает  сам бухгалтер предприятия или  это происходит при активном его  участии, причем одновременно фальсифицируются записи в учете. Поэтому аудитору следует знать способы, связанные  с преступным использованием методов  и средств учета.

Основными ошибками, выявляемыми при  проверке расчета компенсируемых расходов, являются:

неверный расчет квартирных расходов: при подсчете количества суток для  компенсации расходов по найму жилого помещения не должно учитываться  время нахождения работника в  пути. В количество дней, принимаемых  для расчета расходов по найму  жилого помещения, не включается и период пребывания работника на стационарном режиме;

неверный расчет командировочных  расходов и социальных выплат при  наступлении случая временной нетрудоспособности работника в период нахождения работника  в командировке: как правило, бухгалтер  ограничивается начислением суточных расходов за период нахождения работника  в командировке, скорректированный  на количестве дней болезни. Но в соответствии с п.12 инструкции "О служебных  командировках", в случае временной  нетрудоспособности работнику должны быть возмещены суточные за время, пока он по состоянию здоровья не может  приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к  месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачиваются не только суточные, но и пособие по временной  нетрудоспособности. Время нетрудоспособности командированного работника, а также  невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного  жительства должны быть удостоверены документально (больничный лист, заключение врача);

неверный расчет расход по найму  жилого помещения за границей: с  октября 1998 года наиболее часто при  проверке командировочных расходов встречаются случаи нарушения требований постановления Правительства РК № 967 от 29.09.98 г. "О нормах возмещения командировочных расходов в иностранной  валюте" и приказа Министерства финансов РК № 534 от 16.11.98 г. "О возмещении командировочных расходов в иностранной  валюте" с изменениями в части  возмещения работникам расходов по найму  жилого помещения за границей. Так, работникам многих предприятий возмещается  расходы без учета разряда  отеля, в котором они проживали. Согласно вышеназванным нормативным  документам, находящимся в командировках  за границей, производится по фактическим  расходам и с учетом разряда отеля. Например, если менеджер совместного  казахстанско-венгерского предприятия  проживал в Венгрии в номере стоимостью 115 долл. США в сутки (т.е. свыше 100 долл. США в сутки, установленных  приказом Министерства Финансов Республики Казахстан № 534 от 16.11.98г), то разницу  в размере 15 долларов США следует  считать сверхнормативным расходом, облагаемым подоходным налогом по ставкам  Закона "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" (по усмотрению руководства предприятия). Здесь же можно отметить, что многих бухгалтеров смутил п.4 приказа Министерства финансов Республики Казахстан от 16.11.98г. № 534, отменяющий действие приказа Министерства Финансов Республики Казахстан от 07.04.94 г. № 74. В результате бухгалтеры прекратили начисление компенсации расходов по найму жилого помещения в размере 50% от нормы суточных при непредставлении счетов гостиниц. Но это правило введено приказом № 5 от 10.01.94 г. (см. п.5 приложения № 2 к приказу Министерства Финансов Республики Казахстан от 10.01.94 г. № 5), и его не отменяли;

неверный расчет суточных расходов при выезде работника в командировку за счет приглашающей стороны: если работник, выезжающий в загранкомандировку, обеспечивается в стране пребывания бесплатным питанием, выплата суточных расходов должна производится в размере 30% от установленных норм суточных;

неверный расчет суточных и расходов по найму жилого помещения за время  проезда (нахождения) работника, командированного за границу, по (на) территории Республики Казахстан: как правило, в таких  случаях бухгалтерия пренебрегает нормами, установленными законодательством, и за время нахождения на территории Республики Казахстан компенсирует работнику расходы по нормам страны назначения;

неверный окончательный расчет работникам, пребывавшим в загранкомандировке: в соответствии с абзацем 3 письма Министерства финансов РК от 28.04.94 г. № 3ф-22-1-6 / 2194 после возвращения из командировки перерасчет суточных и расходов по найму жилого помещения должны производится исходя из расчета курса валют  на день окончания командировки, а  не на день предоставления авансового отчета;

неверный расчет заработной платы  за время пребывания работника в  командировке: не производился расчет средней заработной платы работникам за период их нахождения в командировке, что противоречит требованиям;

обеспечивается ли контроль за взысканием задолженности по исполнительным листам. Иногда торопятся списывать присужденные долги на убытки. Предприятие должно это делать, как правило, при наличии  решения суда о несостоятельности  ответчика и невозможности обращения  взыскания на его имущество. Практика показывает, что имущественное состояние  некоторых ответчиков меняется, вследствие чего предприятиям рекомендуется в  течение пяти лет учитывать задолженность  этих должников на забалансовом счете 007 "Списание в убыток задолженность  неплатежеспособных дебиторов", чтобы  наблюдать, не появится ли возможность  взыскать задолженность впоследствии.

Изучая состояние расчетной  дисциплины, аудитор должен знать, что  несвоевременный возврат долгов может объясняться запущенностью  бухгалтерского учета расчетных  операций. Поэтому необходимо обращать внимание на своевременность и правильность отражения в аналитическом и  синтетическом учете операций по расчетам с дебиторами, так как  дебиторская задолженность может  быть зафиксирована на других синтетических счетах, в том числе нереальная к получению, по которой истекли сроки исковой давности.

К дебиторской задолженности относится  и статья "Авансы выданные". В  соответствии с действующей системой расчетов предприятия могут выдавать авансы другим предприятиям под поставку товарно-материальных запасов, выполнение работ и оказание услуг. Для обобщения  информации по выданным авансам под  поставку товарно-материальных запасов  либо под выполнение работ, а также  по оплате продукции и работ принятых от заказчиков по частной готовности, предназначены счета 1610 "Авансы, выданные под поставку товарно-материальных запасов" и 1610 "Авансы, выданные под  выполнение работ и оказание услуг". Суммы выданных авансов, а также  произведенной оплаты при частичной  готовности продукции и работ  отражаются по дебету соответствующих  счета 1610 "Авансы выданные" в корреспонденции  со счетами учета денежных средств (с кредитом счетов подразделов 1000 раздела  № 1 "Денежные средства). По кредиту  соответствующих счетов подраздела 35 "Авансы выданные" отражаются суммы  выданных авансов и оплаты частичной  готовности работ, зачтенные поставщиком  при оплате законченных работ  в корреспонденции с дебетом  счета 14210 "Счета к оплате". Аналитический  учет по счету 1620 "Авансы выданные" ведется по каждому дебитору.

При проверке расчетных операций по авансам аудитор должен установить реальность числящейся задолженности  по указанному счету. Объектом проверки здесь служат не только бухгалтерские  записи, но и заключенные договоры с поставщиками и подрядчиками. Особое внимание аудитор обращает на сомнительную задолженность по авансам с точки  зрения причин ее возникновения и  виновных лиц. Реальной считается задолженность  в случае, если она подтверждена заинтересованными сторонами актами выверки взаимных расчетов.

Установив достоверность дебиторской  задолженности, отраженной в балансе  предприятия, аудитор должен изучить  изменения ее структуры, дать оценку с точки зрения ее реальной стоимости, распределить дебиторскую задолженность  по срокам образования, определить качество и ликвидность этой задолженности.

Следует отметить, что на финансовое положение предприятия влияет не само наличие дебиторской задолженности, а ее размер, движение и форма, т.е. то, чем вызвана эта задолженность. Возникновение дебиторской задолженности  представляет собой объективный  процесс в хозяйственной деятельности при системе безналичных расчетов, так же как и появление кредиторской задолженности. Дебиторская задолженность  не всегда образуется в результате нарушения порядка расчетов и  не всегда ухудшает финансовое положение. Поэтому ее нельзя в полной мере считать отвлечением собственных  средств из оборота, т.к часть  ее служит объектом банковского кредитования и не влияет на платежеспособность предприятия.

После общего ознакомления с составом и структурой дебиторской задолженности  аудитору необходимо дать оценку ее с  точки зрения реальной стоимости. Это  связано с тем, что не вся дебиторская  задолженность может быть взыскана. Возвратность ее определяется на основе прошлого опыта и текущих условий. Бухгалтерский риск состоит в  том, что прошлый опыт может быть неадекватной мерой будущего убытка или что текущие условия могут  быть не полностью учтены. В результате убытки могут быть существенными. Аудитору необходимо знать реальность и правильность оформления и определения вероятности  возврата дебиторской задолженности. Расчет процента невозврата долгов производится по средним данным за несколько лет. Например, для расчета взяты данные за три года, которые составили 0,19%, 0,3387%, 0,3354%. Средний процент невозврата дебиторской задолженности за три  года равен 0,2925%. Однако нельзя его распространять за изучаемый период механически. Следует  учитывать реальные условия, например, наметившуюся тенденцию роста невозврата. Поэтому целесообразно изучить:

какой процент невозврата дебиторской  задолженности приходится на одного или нескольких главных должников (этот процент характеризует концентрацию невозврата задолженности); будет ли влиять неплатеж одного из главных  должников на финансовое положение  предприятия;

каково распределение дебиторской  задолженности по срокам образования;

какую долю векселей в дебиторской  задолженности представляет продление  старых векселей;

были ли приняты в расчет скидки и другие условия в пользу потребителя.

Далее аудитору необходимо изучить  показатели качества и ликвидности  дебиторской задолженности. Под  качеством понимается вероятность  получения этой задолженности в  полной сумме, которая зависит от срока образования задолженности.

В зависимости от конкретных условий  могут быть приняты и другие интервалы  сроков возникновения задолженности. Наличие такой информации за длительный период позволяет выявить как  общие тенденции расчетной дисциплины, так и конкретных покупателей, наиболее часто попадающих в число ненадежных плательщиков. Обобщенным показателем  задолженности является оборачиваемость. Показатель ликвидности дебиторской  задолженности характеризует скорость, с которой она будет превращена в денежные средства (наличность), т.е. это тоже оборачиваемость. Таким  образом, показателем качества и  ликвидности дебиторской задолженности  может быть ее оборачиваемость.

3.3 Анализ состояния дебиторской  задолженности

Значительное влияние на оборачиваемость  капитала, вложенного в текущие активы, а, следовательно, и на финансовое состояние  предприятия оказывает увеличение или уменьшение дебиторской задолженности. Резкое увеличение дебиторской задолженности  и ее доли в текущих активах  свидетельствует о неосмотрительной кредитной политике предприятия  по отношению к покупателям либо об увеличении объема продаж, либо неплатежеспособности и банкротстве части покупателей. С другой стороны, предприятие может  сократить оказание услуг, тогда  счета дебиторов уменьшатся. Следовательно, рост дебиторской задолженности  не всегда оценивается отрицательно. Просроченная дебиторская задолженность  создает финансовые затруднения, так  как предприятие будет чувствовать  недостаток финансовых ресурсов для  приобретения производственных запасов, выплаты заработной платы. Кроме  того, замораживание средств в  дебиторской задолженности приводит к замедлению оборачиваемости капитала. Просроченная дебиторская задолженность  означает также рост риска непогашение  долгов и уменьшение прибыли. Поэтому  каждое предприятие заинтересовано в сокращении сроков погашения причитающихся  ему платежей. Также значительные суммы дебиторской задолженности  крайне отрицательно оказываются на платежеспособности предприятия и  ликвидности баланса.