Бухгалтерский учет и аудит подотчетных лиц

в ОП № 766

 

№ п/п	Ф. И. О подотчетного лица	Остаток по подотчетным суммам		Выдано из кассы
		Дата	Сумма руб.	Дата выдачи	Номер РКО	Сумма руб.
1	2	3	4	5	6	7
1.	Иванова И. Н.	01. 02. 09	1 452	03. 02. 09	25	652
2.	Яшин Г. Р.	01. 02. 09	1 044	09. 02. 09	29	44
3.	Воронин Ш. Ю.	01. 05. 09	981	12. 05. 09	413	891
4.	Черемухин Н. В	01. 12. 09	80	02. 12. 09	936	10
5.	Фац Д. В.	01. 12. 09	818	20. 12. 09	703	1 891

 

В соответствии с законодательством передача выданных подотчет наличных денег одним лицом другому не допускается. В ОП № 766 данное условие выполняется частично и предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

- отсутствует журнал  регистрации авансовых отчетов;

- в авансовых отчетах  не указаны остатки на начало и конец месяца;

- в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы;

- не всегда указывается  дата составления авансовых отчетов,  что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов;

- на обратной стороне  авансовых отчетов не всегда  правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

- на обратной стороне  авансовых отчетов не проставляется  корреспонденция счетов;

- не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты.

В ряде случаев нет  документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.).

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься  к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

Приступая к проверке расчетов с персоналом по прочим операциям, необходимо выяснить, какие из видов расчетов имеют место на исследуемом предприятии:

- 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;

- 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

- 73-3 «Расчеты за специальную одежду»;

- 73-4 «Расчеты по договорам страхования работников».

В ходе работы необходимо установить, как проводилась инвентаризация расчетов и проводилась ли вообще.

Проверка расчетов по предоставленным займам заключается в установлении наличия договоров по предоставленным займам на приобретение жилья. Необходимо установить, имеются ли решения коллектива, о предоставлении займов конкретным работника и обнаружилось, что таких решений собрание коллектива не принимало.

Установлено также, что у исследуемого предприятия нет просроченной задолженности по займам.

Проверяя расчеты по возмещению материального ущерба, необходимо выяснить состояние задолженности по конкретным лицам, срокам возникновения, причинам образования и реальности погашения. Основными причинами недостач в ОП № 766 являются несоблюдение условий хранения материальных ценностей, отсутствие должного контроля за их сохранностью, несвоевременное проведение инвентаризаций.

Проверка достоверности  расчетов по возмещению материального  ущерба была непосредственно связана с контролем правильности и обоснованности оформления и выведения результатов инвентаризации.

В соответствии с действующим  законодательством недостачи материальных ресурсов в пределах норм естественной убыли относятся к расходам, связанным с производством:

Дебет 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»

 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

 Недостачи сверх норм и потери от порчи – на виновных лиц:

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

 При данной проверке  аудитором не было выявлено  существенных нарушений.

 

3.3. Выводы и предложения по совершенствованию учета

и контроля расчетов с подотчетными лицами

и с персоналом по прочим операциям

 

После проведения всех необходимых  процедур аудитор оценивает полноту и качество исполнения всех пунктов плана и программы аудита, производит систематизацию, классификацию и аналитический обзор результатов проверки.

Систематизация  результатов проверки состоит в приведении в определенную последовательность всех полученных результатов. В зависимости от целей проверки аудитор проводит четкую классификацию и группировку полученных сведений. Систематизацию проводят по разделам проверяемых тем, а внутри разделов - по аналитическим и другим признакам. При этом необходимо выделить наиболее существенные замечания. Выявленные недостатки важно сгруппировать так, чтобы вначале выделить самые крупные (значимые) ошибки, а уже затем перечислить незначительные упущения.

Анализ результатов  проверки проводится по полученным данным и имеет несколько целей:

- общий анализ учетной  политики проверяемого предприятия;

- правильность ведения  учета по отдельным разделам  и счетам;

- соблюдение налогового законодательства;

- выявление неиспользованных  резервов и т. д.

В ходе исследования была проведена аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям в ОП № 766 за период с 01.01.2009 года по 31.12.2009 года.

Целью аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям являлось формирование мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности, отражающих состояние расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

В ходе работы поставлены и решены следующие задачи:

1. Проверка состояния системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

2. Установление  тождественности учетных и отчетных  данных расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

3. Проверка обоснованности выдачи авансов подотчет.

4. Проверка своевременности предоставления авансовых отчетов.

5. Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм и обоснованности включения  их в состав затрат.

6. Контроль за  расчетами, по возмещению материального ущерба, причиненного работником организаций в результате хищений и недостач товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

7. Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

В ходе проверки аудиторами было выявлено ряд нарушений, которые  могут повлиять на мнение аудиторов о правильности формирования финансовой (бухгалтерской) отчетности исследуемого предприятия:

- нарушение правил  учета внесенных в кассу денежных  средств на счетах бухгалтерского  учета привело к недостаче  в сумме 1000 рублей;

- в соответствии с  Планом счетов суммы, выданные  подотчет, по которым не представлены  авансовые отчеты в установленные сроки, списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

- в соответствии с  Планом счетов расходы, связанные  с заготовлением материалов, списываются на фактические затраты по приобретению в дебет счета 10 «Материалы»;

- допущены нарушения  установленного порядка отражения  дебиторской и кредиторской задолженности  по статьям бухгалтерского баланса;

- авансовые отчеты  не предоставляются в установленный  срок;

- отсутствует журнал  регистрации авансовых отчетов;

- в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца;

- в авансовых отчетах  не указана сумма, полученная  из кассы;

- не всегда указывается  дата составления авансовых отчетов,  что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов;

- на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

- на обратной стороне  авансовых отчетов не проставляется  корреспонденция счетов.

Как видно, на исследуемом предприятии при аудите расчетов с подотчетными лицами выявлены нарушения в основном по оформлению и предоставлению авансовых отчетов подотчетными лицами. Что касается расчетов с персоналом по прочим операциям, аудиторами в ходе проверки не зафиксированы грубые нарушения, которые могли бы повлиять на бухгалтерскую отчетность ОП № 766. По окончании проверки аудиторами, руководству аудируемого лица даны рекомендации, по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами:

- усилить контроль  за системой учета расчетных  операций с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям;

- главному бухгалтеру  обратить внимание на правильность  оформления и своевременность  предоставления авансовых отчетов  подотчетных лиц;

- оформить приказом  руководителя список подотчетных лиц, во избежание «подставных лиц».

После проведения всех необходимых  процедур проверки была оценена полнота и качество выполнения всех пунктов общего плана и программы аудита. Кроме этого, была произведена систематизация и аналитический обзор результатов проверки, и составление объективного аудиторского заключения (приложение 6). Основным нормативным документом для составления аудиторского заключения по результатам аудита является федеральный стандарт № 6 «Аудиторское заключение о финансовой (бухгалтерской) отчетности». Этот стандарт устанавливает единые требования к форме и содержанию аудиторского заключения.

В аудиторском заключении указывается дата завершения аудита, поскольку это позволяет исследуемому предприятию считать, что аудитор учел влияние, которое оказали на финансовую (бухгалтерскую) отчетность события и операции, имевшие место с даты окончания аудиторской проверки до даты подписания аудиторского заключения.

Аудиторское заключение подписывается руководителем аудиторской  группы, с указанием номера и срока  действия квалификационного аттестата. Подпись скрепляется печатью. К аудиторскому заключению прилагается финансовая (бухгалтерская) отчетность, в отношении которой выражается мнение и которая датирована, подписана и скреплена печатью исследуемого предприятия в соответствии с требованием законодательства Российской Федерации относительно подготовки такой отчетности. Аудиторское заключение и указанная отчетность должны быть сброшюрованы в единый пакет, листы пронумерованы, прошнурованы, опечатаны печатью аудитора с указанием общего числа листов в пакете. Аудиторское заключение готовится в количестве экземпляров, согласованном аудитором и аудируемым лицом, но и аудитор, и аудируемое лицо должны получить не менее чем по одному экземпляру аудиторского заключения и прилагаемой финансовой (бухгалтерской) отчетности.

При выдаче заключения аудитор  высказывает мнение о финансовой (бухгалтерской) отчетности на основе проведенного аудита. Мнение аудитора о достоверности отчетности не является гарантией полного отсутствия ошибок и неточностей. Аудитор несет ответственность только за высказанное мнение, а не за достоверность отчетности в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

 

Расчеты наличными денежными  средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто  расчеты наличными денежными  средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).