Бухгалтерский учет и аудит подотчетных лиц

Сумма займа, предоставленного под проценты, может быть возвращена досрочно с согласия займодавца.

Если иное не предусмотрено  договором займа, сумма займа  считается возвращенной в момент передачи ее займодавцу или зачисления соответствующих денежных средств на его банковский счет.

Трудовой кодекс РФ предусматривает два вида материальной ответственности работника за ущерб, причиненный работодателю: ограниченную и полную материальную ответственность.

Полная материальная ответственность работника состоит  в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере.

Статья 243 Трудового кодекса РФ устанавливает перечень оснований, при наличии которых на работника может быть возложена материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба.

В данный перечень включены следующие основания:

- материальная ответственность  в полном размере за ущерб,  причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

- недостача ценностей,  вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

- умышленное причинение  ущерба;

- причинение ущерба  в состоянии алкогольного, наркотического  или иного токсического опьянения;

- причинение ущерба  в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

- причинение ущерба  в результате административного  проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

- разглашение сведений, составляющих охраняемую законом  тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

- причинение ущерба  не при исполнении работником  трудовых обязанностей.

Полная материальная ответственность может быть установлена  трудовым договором с заместителями руководителя предприятия, главным бухгалтером. 
Если нет оснований для привлечения к полной материальной ответственности, то за причиненный работодателю ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка.

В п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» перечислены обстоятельства, имеющие существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя. Так, работодатель должен подтвердить в суде: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вину работника в причинении ущерба; причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба.

Согласно ст. 244 Трудового кодекса РФ письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Во исполнение постановления Правительства РФ от 14.11.2002 г. № 823 постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. № 85 утвержден Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества. Указанный Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (письмо Роструда от 19.10.2006 г. № 1746-6-1).

Таким образом, если работник не входит в категорию лиц, с которыми можно заключать договоры о полной материальной ответственности согласно Перечню, то вне зависимости от факта  заключения с таким работником соответствующего договора на него не может быть возложена полная материальная ответственность за причиненный работодателю ущерб.

Порядок взыскания ущерба работодателем с виновного работника  установлен ст. 248 Трудового кодекса РФ.

Частью первой указанной  статьи предусмотрено, что взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Возможность такого взыскания не поставлена в зависимость от того, согласен работник возместить ущерб или нет. Взыскание причиненного работодателю ущерба, размер которого превышает средний месячный заработок работника, также может осуществляться во внесудебном порядке, но при условии согласия работника добровольно возместить ущерб.

При этом соответствующее  распоряжение работодателя должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. При пропуске этого срока взыскание может осуществляться только судом (части 1,2 ст. 248 ТК РФ).

Следовательно, если в рассматриваемой ситуации распоряжение о взыскании причиненного работником ущерба сделано работодателем в пределах одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба, то взыскание может быть произведено путем удержания из сумм, не выплаченных работнику при увольнении, в следующих случаях:

- сумма ущерба не  превышает среднего месячного  заработка работника;

- сумма ущерба превышает  средний месячный заработок работника,  но работодатель располагает  документальным подтверждением  согласия работника добровольно возместить причиненный ущерб.

В остальных случаях  взыскание может осуществляться исключительно в судебном порядке.

При этом следует учитывать, что взыскание причиненного работодателю ущерба должно производиться с учетом соответствующих ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. Согласно указанной статье общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

 

2.3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

и с персоналом по прочим операциям

 

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в бухгалтерии исследуемого предприятия на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача подотчетных  сумм работникам отражается записью:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса».

На израсходованные  подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется  в корреспонденции со счетами  в зависимости от характера произведенных  расходов.

При сдаче авансового отчета Сидорова Н. В. представила товарный и кассовый чеки, подтверждающие приобретение товара. Остаток возмещен в кассу организации (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

в бухгалтерии ОП № 766

 

№ п/п	Содержание хозяйственных  операций	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1.	Выдан работнику в  подотчет аванс на приобретение кассовой ленты	71	50
2.	Принята к учету на основании авансового отчета кассовая лента и включена в общепроизводственные расходы	25	71
3.	Возвращен в кассу  организации неизрасходованный остаток подотчетной суммы	50	71

 

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в срок, отражаются проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случае если работник отказывается своевременно возвратить остаток неизрасходованной подотчетной суммы, то бухгалтер ОП № 766 производит его удержание из заработной платы данного работника и отражает проводкой:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом (табл. 2.4).

 

 

 

 

 

Таблица 2.4

Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

в бухгалтерии ОП № 766

 

№ п/п	Содержание хозяйственных  операций	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1.	Выдан работнику подотчет аванс на приобретение канцелярских товаров	71	50
2.	Приняты к учету на основании авансового отчета канцелярские товары, приобретенные через подотчетное лицо	10-9	71
3.	Списан неизрасходованный  остаток подотчетной суммы	94	71
4.	Отражена сумма задолженности  работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы	73-2	94
5.	Начислена заработная плата  работнику	26	70
6.	Удержан НДФЛ от суммы оплаты труда	70	68-8
7.	Начислен ЕСН	26	69
8.	Удержана из заработной платы работника сумма невозвращенного остатка подотчетной суммы	70	73-2
9.	Выдана заработная плата  работнику за вычетом подотчетной  суммы	70	50
10.	Выдан работнику подотчет аванс на командировочные расходы	71	50
11.	На основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные суммы отнесены на себестоимость работ	20,25,26	71
12.	Отражена сумма НДС  от стоимости произведенных расходов	19	71
13.	Предъявлены к вычету суммы НДС	68-1	19
14.	Отражен возврат остатка  неизрасходованной подотчетной суммы	50	71

 

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется в бухгалтерии исследуемого предприятия по каждой сумме, выданной подотчет.

Информация по всем видам расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в бухгалтерии ОП № 766 открыты следующие субсчета:

- 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;

- 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

- 73-3 «Расчеты за специальную одежду»;

- 73-4 «Расчеты по договорам страхования работников».

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками по предоставляемым займам на индивидуальное жилищное строительство и на приобретение жилья. Сумма, предоставляемого работнику займа в бухгалтерии ОП № 766 отражается записью:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 73-1 «Расчеты по предоставленным займам».

В случае несвоевременного возвращения работниками полученных ими займов администрация организации  может производить удержания  в счет погашения займов из сумм оплаты труда (установлено коллективным договором), которое отражает проводкой:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 73-1 «Расчеты по предоставленным займам».

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей. Сумма ущерба отражается записью:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 50 «Касса», 41 «Товары».

Суммы ущерба, подлежащие взысканию с виновных лиц, отражаются записью:

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По кредиту счета 73-2 записи производятся в корреспонденции:

- со счетами учета  денежных средств - на суммы добровольно внесенных платежей:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

- со счетом 70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда» - на суммы  удержаний из заработной платы:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;