Бухгалтерский учет и аудит подотчетных лиц

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в  каждой организации. Цели, на которые выдаются денежные средства, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

- приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских  товаров за наличный расчет;

- оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходами на командировки  по территории Российской Федерации  и за границу;

- представительскими расходами.

Правила выдачи и представления  отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением ЦБ РФ от 22.09.1993 года № 40 (в ред. от 26.02.96 года).

Согласно данному документу:

- выдача наличных денег под  отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- лица, получившие наличные деньги подотчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня своего возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- новая выдача средств производится  при условии полного отчета  конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных подотчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации возникает потребность использовать наличные денежные для расчета за приобретенный товар в других организаций или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Тема расчетов организаций с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат организаций, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учета замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учете и налогообложении.

Но в то же время  следует заметить, что большинство  публикаций на эту тему сводится, как  правило, к рассмотрению действующих  нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определенную значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

Однако опыт проведения аудиторских проверок организаций  показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учета и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием в организации денежных средств и, с другой стороны, позволяет организаций избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Именно с этих позиций  тема выпускной квалификационной работы на сегодняшний день актуальна и требует детального изучения.

Целью выпускной  квалификационной работы является изучение порядка учета и аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям на примере конкретного предприятия.

Для реализации поставленной цели должны быть решены следующие задачи:

- рассмотрение теоретических  аспектов учета и аудита расчетов  с подотчетными лицами и с персоналом по оплате труда;

- изучение нормативно-правовое регулирования операций с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям;

- установление цели, задачи  и изучение информационного обеспечения  расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям;

- рассмотрение синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям на примере предприятия;

- разработка методики  аудиторской проверки расчетов  с подотчетными лицами и с  персоналом по прочим операциям;

- формирование выводов  и предложений по совершенствованию учета и контроля расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

Объект исследования представляет собой процесс учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Предметом исследования является учет и аудит расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Объектом наблюдения выступает Обособленное подразделение № 766 федерального казенного предприятия «Управление торговли Сибирского военного округа» (далее Обособленное подразделение № 766). Период исследования - 01.01.2009 года по 31.12.2009 года.

Выпускная квалификационная работа состоит из трех глав. В первой главе рассмотрены теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям в Российской Федерации. Рассмотрено понятие подотчетных лиц, сущность расчетных отношений, представлена нормативно-законодательная база расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Определены цель, задачи и источники информации по аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

Во второй главе на примере предприятия «Обособленное  подразделение № 766» изучен порядок учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Здесь представлена характеристика предприятия, раскрыты особенности расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям и документального оформления операций, связанных с расчетными отношениями с подотчетными лицами.

Третья глава посвящена  аудиту расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Изучено планирование аудита и разработана методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям в Обособленном подразделении № 766. По окончании аудита выдвинуты рекомендации по совершенствованию расчетных операций с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, на основании обнаруженных ошибок и исправлений на данном объекте учета.

При написании выпускной  квалификационной работы широко использовались нормативные и законодательные акты по учету расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА И АУДИТА

РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

И ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ

 

 

 

1.1. Сущность расчетных отношений с подотчетными лицами

и с персоналом по прочим операциям

 

Подотчетными суммами  признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (подотчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в  каждой организации и весьма разнообразны:

- приобретение запасных  частей, материалов, топлива за наличный  расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки  по территории Российской Федерации  и за границу;

- представительские расходы.

Статус подотчетного лица предусматривает, с одной стороны, право организации требовать возмещения денежных затрат и нанесенного ей ущерба по вине такого лица, и с другой - право лица требовать от организации возмещения затраченных личных денег. Этот правовой аспект отношений решается заключением договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными организацией приобретать материальные ценности для нее.

В бухгалтерском учете  возможно формирование задолженности, как подотчетного лица, так и организации перед таким лицом. Предполагается полная имущественная ответственность работника в отношении имущества организации, переданного работнику подотчет. Приобретение статуса подотчетного лица может входить в служебные обязанности работника.

При направлении работника  в служебную командировку статус подотчетного лица специально не предоставляется:

- он приобретает его автоматически при получении денежного аванса из кассы организации на основании распоряжения руководителя;

- статус подотчетного лица прекращается составлением авансового отчета и окончательным расчетом по полученным от организации денежным средствам.

В случае если целью командировки являются расчеты за получение ценностей, с работником заключается договор на материальную ответственность. На практике чаще бывают ситуации, когда в командировку для приобретения ценностей направляется материально-ответственное лицо.

Удачно заключенная  сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности, как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Подобные расходы называют представительскими.

Представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации.

К представительским расходам относятся  расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

В командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данной организацией в трудовых соглашениях, то есть те, для которых она является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом.

Если руководитель организации  направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в совокупный доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а, следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица.

Когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.

Для упорядочения учета командировок и устранения конфликтов с проверяющими органами при отнесении затрат на командировки к расходам целесообразно внутренним распорядительным документом установить перечень лиц, которые являются не работниками организации, а членами его руководящих органов, и могут быть направлены в служебную командировку. Таким документом может быть приказ об учете операций с подотчетными лицами.