Бухгалтерский учет и аудит подотчетных лиц

ОП № 766 применяет журнально-ордерную форму счетоводства без использования компьютерной формы учета.

В состав ОП № 766 входят следующие  подразделения (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Состав подразделений  ОП № 766

 

№ п/п	Наименование подразделения	Местонахождение
1	2	3
1.	Магазин № 1	ст. Степь
2.	Магазин № 2	ст. Степь
3.	Магазин № 10	ст.71 разъезд, Могойтуйского района
4.	Магазин № 11	АГА - 1, Могойтуйского района
5.	Школьная столовая	ст. Степь
6.	Парикмахерская	ст. Степь
7.	Мастерская по ремонту  обуви	ст. Степь
8.	Кулинария	АГА - 1, Могойтуйского района

 

Порядок движения первичных учетных документов ОП № 766 регл

аментирован Положением о системе документооборота, разработанным в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Движение первичных учетных документов в ОП № 766 регламентируется графиком документооборота, утверждаемым руководителем данной организации. Хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

 

2.2. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

и с персоналом по прочим операциям

 

Некоторые хозяйственные расходы предприятий не могут быть оплачены непосредственно через кассу или через банк, их оплата производится через работников организации, которым с этой целью выдаются денежные средства подотчет.

Выдача подотчетных  сумм и представление отчетности по их использованию осуществляются ОП № 766 в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. ЦБ РФ от 22.09.1993 года № 40 (в ред. от 26.02.96 года)).

Основанием для выдачи подотчетных сумм являются:

- приказ руководителя;

- приказ руководителя  о направлении работника в командировку (форма

№ Т 9). Приказ заполняют на основании служебного задания. В нем указывают фамилию и инициалы командированного сотрудника, его должность и специальность, а также цель, время и место командировки;

- командировочное удостоверение (форма № Т-10). Документ предназначен для того, чтобы удостоверить время пребывания в командировке (приложение 3). В случае зарубежных командировок его оформляют только при поездке в страны СНГ, когда отметки о пересечении границы в загранпаспорте не проставляются. В остальных случаях срок пребывания в зарубежной командировке подтверждается отметками о пересечении границ в загранпаспорте;

- служебное задание  для направления в командировку (форма № Т-10а). На основании задания, утвержденного руководителем, издается приказ (распоряжение) о направлении в командировку.

Лица, получившие наличные деньги подотчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, либо со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию ОП № 766 отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег подотчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных подотчет наличных денег одним лицом другому лицу запрещается.

Выдача подотчетных  сумм из кассы ОП № 766 производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2), в которых указывают целевое назначение подотчетных сумм (приложение 4). Расходование подотчетных сумм на иные, не указанные цели не допускается.

По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию ОП № 766 авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств.

Авансовый отчет (форма № АО-1) подается в установленной унифицированной форме, проверяется бухгалтерией ОП № 766 и утверждается руководителем (приложение 5).

Авансовый отчет представляет собой двусторонний документ, который  заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона  бланка, графы 1 - 6) и бухгалтером организации (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Он может быть заполнен как на бумажном, так и на машинном носителе.

Подотчетное лицо на лицевой  стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.

Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Внизу лицевой части авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы  подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ и т.д.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

На основании данных, отраженных в авансовом отчете, бухгалтерия  исследуемого предприятия списывает с подотчетного лица, фактически израсходованные денежные средства.

Выданные, но не израсходованные подотчетным  лицом суммы, подлежат возврату в  кассу организации, что оформляется  приходным кассовым ордером (форма № КО-1).

В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику исследуемого предприятия выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого  помещения;

- дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные  работником с разрешения работодателя.

Для целей бухгалтерского учета  все виды командировочных расходов для работников ОП № 766 не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т. д.).

В соответствии с Трудовым кодексом РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором Обособленного подразделения № 766.

Для целей налогообложения прибыли расходы на служебные командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с реализацией в Обособленном подразделении № 766 работ и услуг.

В частности, учитываются следующие  расходы:

- на проезд работника к месту  командировки и обратно;

- на наем жилого помещения;

- суточные в пределах норм, утверждаемых  Правительством РФ.

Для целей налогового учета расходы  по проезду к месту назначения и обратно не нормируются и компенсируются работнику ОП № 766 полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов.

По статье «наем жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гостинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением бара, обслуживание в номерах).

Для целей налогового учета расходы  по найму жилого помещения, подтвержденные документально, принимаются в размере фактически произведенных затрат.

Таким образом, для целей налогообложения  прибыли нормируются только суммы  суточных. При этом в Налоговом кодексе РФ установлено, что нормы суточных утверждаются Правительством РФ.

В соответствии с изменениями, внесенными в гл. 23 НК РФ от 24.07.2007 года № 216-ФЗ (с изм. 14.08.2008 года), нормы возмещения суточных представлены в таблице 2.2.

 

Таблица 2.2

Нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения, используемые в Обособленном подразделении № 766

 

№ п/п	Виды компенсаций	Нормы возмещения расходов в сутки, руб.
1	2	3
1.	Суточные (за каждый день нахождения в командировке)	100
2.	Оплата найма жилого помещения: - по фактическим расходам  при наличии подтверждающих документов; - при отсутствии подтверждающих документов	Не более 550   12

 

Законодательство не устанавливает ограничений на размер сумм, выдаваемых работникам в подотчет на хозяйственные и представительские нужды. Однако, оплачивая покупку товаров (работ, услуг) у других организаций, подотчетное лицо действует от имени своего предприятия, поэтому работник ОП № 766, получивший деньги подотчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 года № 1844-У такие расчеты могут производиться в размере, не превышающем 100 000 рублей, в рамках одного договора. Если работник превысил установленный лимит расчетов, то предприятие может быть оштрафовано за нарушение кассовой дисциплины.

Документальный учет расчетов с персоналом по прочим операциям в Обособленном подразделении № 766 оформляется следующим образом.

Работнику ОП № 766 был  выдан заем на приобретение жилья и заключен договор займа.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ (гл. 42) по договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

Договор займа между  гражданами должен быть заключен в  письменной форме, если его сумма  превышает не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случае, когда займодавцем является юридическое лицо, независимо от суммы.

В подтверждение договора займа и его условий может  быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему займодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей.

Если иное не предусмотрено  законом или договором займа, займодавец имеет право на получение  с заемщика процентов на сумму  займа в размерах и в порядке, определенных договором. При отсутствии в договоре условия о размере процентов их размер определяется существующей в месте жительства займодавца, а если займодавцем является юридическое лицо, в месте его нахождения ставкой банковского процента (ставкой рефинансирования) на день уплаты заемщиком суммы долга или его соответствующей части.

При отсутствии иного  соглашения проценты выплачиваются  ежемесячно до дня возврата суммы  займа.

Договор займа предполагается беспроцентным, если в нем прямо  не предусмотрено иное, в случаях, когда:

- договор заключен между гражданами на сумму, не превышающую пятидесятикратного установленного законом минимального размера оплаты труда, и не связан с осуществлением предпринимательской деятельности хотя бы одной из сторон;

- по договору заемщику передаются не деньги, а другие вещи, определенные родовыми признаками.

Заемщик обязан возвратить займодавцу полученную сумму займа  в срок и в порядке, которые  предусмотрены договором займа.

В случаях, когда срок возврата договором не установлен или  определен моментом востребования, сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение тридцати дней со дня предъявления займодавцем требования об этом, если иное не предусмотрено договором.

Если иное не предусмотрено  договором займа, сумма беспроцентного займа может быть возвращена заемщиком досрочно.