Бухгалтерский учет и аудит подотчетных лиц

Срок командировки работников определяется руководителями организаций. Он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения руководства.

Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в общеустановленном порядке.

В случае, когда по распоряжению руководителя организации работник выезжает в  командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией организаций.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы). Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.

При командировке лица, работающего  по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Командированному работнику возмещаются  расходы по найму жилого помещения  и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплачиваются суточные. За время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, расходы возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.

В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т. п. не возмещаются.

Расходы по проезду возмещаются  командированному работнику в размере:

- стоимости проезда воздушным,  железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- оплаты услуг по предварительной  продаже проездных документов;

- расходов за пользование в  поездах постельными принадлежностями.

Оплату расходов по проезду высоким классом следует подтвердить приказом руководителя либо разрешительной визой на проездных документах или заявлении подотчетного лица, при отсутствии которых данные суммы могут быть не приняты в целях налогообложения. Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

Суточные и расходы по найму  жилого помещения (как при представлении  документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам:

- оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке;

- оплата найма жилого  помещения - по фактическим документально  подтвержденным расходам, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки.

Минфину России предоставлено  право, корректировать эти нормы, с учетом изменения индекса цен.

С 1 января 2008 г. вступили в силу изменения в ст. 217 Налогового кодекса РФ (Федеральный закон от 24 июля 2007 года № 216-ФЗ), согласно которым при оплате командированному сотруднику расходов на командировку в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные в размере, не превышающем 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке и 700 рублей для командировок по РФ. В настоящее время Налоговый кодекс РФ такие ограничения не устанавливает.

Руководители организаций  могут повышать размер суточных, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм, предусмотренных законодательством:

- в бюджетных учреждениях - за счет экономии по сметам на их содержание;

- в организациях, финансируемых  из специальных фондов и других  источников;

- в пределах имеющихся  средств;

- в других организациях  и на предприятиях - за счет  прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.

Коммерческим организациям дано право возмещать командировочные расходы своим работникам в меньшем размере, чем определенные Правительством РФ для бюджетных учреждений нормы.

Разработка внутренних нормативов при оплате организацией командировочных в повышенном размере является необходимой, поскольку такие нормы дисциплинируют персонал и позволяют бухгалтерии осуществлять жесткий контроль при рассмотрении авансовых отчетов. Решение об установлении нормативов принимается полномочным органом, состоящим из представителей собственников (правление, собрание учредителей и т.п.), или руководителем организации и оформляется соответствующим распорядительным документом (протокол, приказ, распоряжение и т.п.), имеющим законную силу для бухгалтерии.

Оформление командировок за границу регулируется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 года № 812 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (в ред. 24.12.2008 года № 1019).

По зарубежным командировкам  работнику возмещаются следующие  расходы:

- по получению загранпаспорта;

- по получению виз;

- по прописке загранпаспорта;

- по покупке в банке  валюты страны командировки или  обмену чека на иностранную валюту;

- по найму жилого  помещения, подтвержденные документально;

- на провоз багажа;

- суточные за каждый  день пребывания в командировке.

Документально подтвержденные расходы по найму жилья, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

Суточные выплачиваются  в рублях или в валюте этих государств (если они не используют рубль в  качестве платежного средства) по соотношению  рубля с национальной валютой  в данном государстве.

С 1 января 2005 года размеры суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены Приложением к Приказу Минфина России от 02.08.2004 года № 64н (в ред. от 09.12.2008 года № 139н).

За день до выезда в  командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда, в валюте, если граница пересекается в день отъезда, дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте).

Работникам, выехавшим  в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней суточные выплачиваются, начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.

При принятии к учету  авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов следует учитывать, что за рубежом отели обычно предоставляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются из суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем организации, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.

Порядок, установленный  для оплаты проезда к месту  загранкомандировки и обратно, немного  отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Так, в зависимости  от должности направляемого в  командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям организаций и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всем остальным - по тарифу второго класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы  по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг - независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым пользуется работник).

Следует отметить, что  оплата страховых сборов входит в  проездные расходы.

Возмещение работникам командировочных расходов ниже установленных  норм или не возмещение их целиком рассматривается как нарушение законодательства о труде.

Расчеты с персоналом по прочим операциям предполагают:

- расчеты по предоставленным  займам;

- расчеты по возмещению  материального ущерба;

- расчеты по проданным  товарам в кредит и т.д.

Такие расчеты производятся в соответствии с заключенными договорами, с согласия работника организации.

 

 

 

 

1.2. Нормативное регулирование учета расчетов

с подотчетными лицами и с персоналом

по прочим операциям

 

Основными нормативными и законодательными актами, регулирующих учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям являются:

1) Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 года № 197-ФЗ (в ред. от 10.11.2009 года).

Согласно данному законодательному акту служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления  работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

При направлении работника  в служебную командировку ему  гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Определены также возмещаемые работнику расходы.

В случае направления  в служебные командировки работодатель обязан возмещать работникам, а также  работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок  возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.