Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Карточка  счета раскрывает информацию о хозяйственных  операциях в части формирования проводок, о суммах хозяйственных  операций, начальное сальдо счета  и сальдо на конец отчетного периода, дебетовый и кредитовый обороты. В главной книге раскрывается информация о начальном сальдо, дебетовым  оборотам в разрезе корреспонденции  с разными счетами и о конечном сальдо по месяцам. Эта информация используется в аудите при проверке тождественности учетных и отчетных данных.

     В бухгалтерской отчетности информация о расчетах с подотчетными лицами раскрывается в Бухгалтерском балансе (форма № 1) по строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой  ожидаются в течении 12 месяцев), в  Отчете о движении денежных средств (форма № 4) по строке 190 «Прочие расходы» и в Приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5) показывается отдельно краткосрочная дебиторская задолженность  – по строке 623 «Прочая», в пояснительной  записке – существенная информация о расчетах с подотчетными лицами, Не нашедшая отражения в других формах отчетности.  В состав дебиторской задолженности входит задолженность подотчетных лиц по выданным и не возвращенным в кассу фирмы подотчетным средствам, учтенная по дебету счета 71 «расчеты с подотчетными лицами», а так же работников организации по предоставленным им ссудам и займам, а также по возмещению материального ущерба, учтенная по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При аудите сопоставляется дебетовое сальдо по указанным счетам с данными бухгалтерского баланса (форма № 1), в отчете о движении денежных средств отражается суммы погашенной дебиторской задолженности за отчетный и аналогичный предыдущий период.

      Бухгалтерский баланс ОАО «НТЦИ»  представлен  в приложении № 1, Отчет о движении денежных средств – в приложении № 2, Приложение к бухгалтерскому балансу – в приложении № 3.

      На  основании рассмотренной информационной базы аудитор должен установить соответствие порядка ведения учета на предприятии  нормативным документам, действующим  в Российской Федерации, выразить мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, выявить нарушения установленных  правил учета и сделать предложения  по их исправлению.

2. .  Нормативное регулирование аудита с подотчетными лицами

     Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

     Существует  целый свод правил, по которым ведется  бухгалтерский учет. И отступление  от этих правил ведет к серьезным  ошибкам в бухгалтерской и  налоговой отчетности, в определении  финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных  лиц. 

     В Российской  Федерации система нормативного регулирования бухгалтерского учета и аудита состоит из четырех уровней:

• Законодательный
• Нормативный
• Методический
• Организационный.

     Законодательный уровень включает документы, регулирующие организацию бухгалтерского учета и аудита в Российской Федерации (Федеральные законы, постановления Правительства и т.д.). К документам первого уровня  относятся Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» № 307-ФЗ и Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, законодательные акты, регулирующие бухгалтерский учет и аудит: Налоговый, Гражданский и Уголовный кодексы РФ и Кодекс об административных правонарушениях. К первому уровню также относят Федеральный закон об акционерных обществах» № 208-ФЗ, который определят аудит как одну из форм контроля в акционерных обществах.

     Нормативный уровень включает Положения по бухгалтерскому учету отдельных участков учета. В ПБУ отражается информация по ведению  бухгалтерского учета хозяйственных  операций и его организации на предприятиях, правила составления, представления и публикации финансовой отчетности. К данному уровню нормативного регулирования относят различные Постановления Правительства, в частности постановление Правительства № 696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности».

     Нормативные документы третьего уровня включают Акты министерств и ведомств,  конкретизирующие отдельные положения  документов первого и второго  уровней, и методические указания и  рекомендации по организации и ведению  бухгалтерского учета отдельных  видов имущества. Обязательств и  других хозяйственных операций.

     Нормативные документы  четвертого уровня включают документы сформированные непосредственно организациями, которые составляют систему внутренних норм и инструкций, отражающих специфику данной организации, предусмотренных статьей 6 Закона «О бухгалтерском учете». [12]

     Анализ  нормативных документов аудита расчетов с подотчетными лицами представлены в приложении №  4. 

     Охарактеризуем  нормативные документы по отношению  к учету расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям.

     Гражданский кодекс Российской Федерации определяет правовые аспекты взаимодействия граждан, юридических лиц и других участников предпринимательской деятельности. ГК РФ определяет понятие и виды договоров, перечень работ, выполняемых по договорам, права и обязанности сторон, порядок оплаты выполненных работ и т.д., а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д. [1]

     Трудовой  кодекс Российской Федерации предусматривает  необходимые документы для отправки в командировку работника, а также  их оформление.

     Налоговый кодекс Российской Федерации устанавливает  построение налоговой системы, определяет виды взимаемых налогов и сборов и уровни их установления. Положения Налогового кодекса определяют формы и методы налогового контроля, устанавливают ответственность за совершенные налоговые правонарушения. По отношению к расчетам с подотчетными лицами НК РФ определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется. [2]

     В Федеральном Законе «О бухгалтерском учете»  определяется роль и место бухгалтерского учета в системе законодательных актов, его цели и задачи, общие методы ведения и нормативного регулирования, обязанности и ответственность за состояние бухгалтерского учета и отчетности. Закон «О бухгалтерском учете», утверждает оформление оправдательных документов (эти документы служат первичными учетными документами), при проведении всех хозяйственных операций организации,  и содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3). [4]

     План  счетов бухгалтерского учета, содержит перечень счетов и субсчетов синтетического учета. В инструкции к Плану счетов определяются правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. Согласно Плану счетов для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и при обретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). [25]

     В Плане счетов раскрыты принципы и  правила ведения бухгалтерского учета, содержащиеся в Положении  по ведению бухгалтерского учета.

     Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006) регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета. [18]

     Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) устанавливает правила формирования (выбора или разработки) и раскрытия учетной политики организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений). Учетную политику избирается организацией самостоятельно и после ее утверждения она применяется в течении отчетного года без изменений по инициативе организации. Факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (п.5 ПБУ 1/2008). [17]

     Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность» организации (ПБУ 4/99) устанавливает состав, содержание и методические основы формирования бухгалтерской отчетности организаций. В бухгалтерском балансе активы и обязательства должны представляться с подразделением в зависимости от срока обращения (погашения) на краткосрочные и долгосрочные. Дебиторская задолженность подотчетных лиц показывается в составе дебиторской задолженности. [19]

     Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. N 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (гл. 1, пункт 11).

     Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц" — в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

     По  командировкам в пределах Российской Федерации:

     Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утвержденное Постановлением Правительства  РФ от 13.10.2008 № 749 содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.

     Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

     По  командировкам за границу:

     Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037 "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.