Совершенствование организационной структуры (городской, сельской) администрации

- организационные  мероприятия, проводимые администрацией  в масштабе муниципального образования.

В планы  включаются перечни конкретных мероприятий  с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается  еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или  его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые  не позволили достичь планируемых  результатов, по мере необходимости  в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных  планом работы администрации, возлагается  на руководителя аппарата администрации.

Важное  направление деятельности администрации - ее взаимодействие с представительным органом муниципального образования, подготовка проектов нормативных и  других документов, требующих рассмотрения в представительном органе согласно законодательству и уставу муниципального образования. В качестве субъекта правотворческой  инициативы в этих вопросах выступает  глава администрации.

Администрация обычно составляет перечень нормативно-правовых актов, требующих рассмотрения в  представительном органе, и график их разработки. Разработчиками проектов отдельных актов являются профильные структурные подразделения администрации, а общая организация работ  и контроль их хода возлагаются на руководителя аппарата.

Проекты нормативных актов должны быть в  обязательном порядке согласованы  с руководителем аппарата и с  юридической, а также финансовой службой администрации (если требуется  финансирование) и другими заинтересованными  службами.

Представители администрации участвуют в предварительном  рассмотрении проектов нормативных  актов в комитетах и комиссиях  представительного органа, в работе согласительных комиссий. Депутаты представительного  органа могут участвовать в подготовке проектов нормативных актов.

Закон устанавливает  право граждан на индивидуальные и коллективные обращения в органы и к должностным лицам местного самоуправления, которые обязаны  в течение месяца дать ответ по существу обращений. За нарушение сроков и порядка рассмотрения обращений  граждан законами субъектов РФ может  быть установлена административная ответственность.

Регламентом работы администрации предусматривается  определенная система приема граждан  руководителями администрации. Устанавливаются  дни и часы приема посетителей  каждым руководителем (обычно 1 - 2 раза в месяц), а также порядок записи на прием. Организуются встречи руководителей  с населением, в том числе для  разъяснения вопросов, наиболее часто  поднимаемых в письмах и обращениях.

В приемной все устные и письменные обращения  граждан регистрируются, а затем  направляются, в зависимости от значимости вопроса, главе администрации, его  заместителю либо в структурное  подразделение. Приемная также осуществляет контроль (иногда компьютеризированный) соблюдения сроков рассмотрения обращений  граждан. В некоторых крупных  городах создана сеть общественных приемных в районах, могут создаваться "горячие" телефонные линии.

Для неотложных обращений граждан (например, по поводу аварий в системах жизнеобеспечения) в администрациях создается срочная  диспетчерская служба (круглосуточная). В выходные и праздничные дни, а также ночью устанавливаются  дежурства ответственных работников администрации.

В некоторых  местных администрациях начали внедряться прогрессивные технологии работы с  клиентами (гражданами и юридическими лицами), целью которых является повышение качества муниципальных  услуг, оказываемых структурными подразделениями. К числу таких услуг относится  выдача различных справок, разрешительных и согласовывающих документов, ответов  на просьбы и обращения и др. Основными компонентами новых технологий являются следующие.

1. Составление  перечня (реестра) муниципальных  услуг, предоставляемых структурными  подразделениями администрации.  Примерами могут быть выдача  справок по социальным льготам,  справок из архива, согласование  выделения земельных участков  для различных нужд, согласование  архитектурно-планировочной документации, прием заявок на участие в  конкурсах на приобретение муниципального  имущества, участие в выполнении  муниципального заказа и т.д.

2. Разработка  информационной карты на каждую  услугу, в которой указывается:  структурное подразделение администрации,  ответственное за решение данного вопроса, указание конкретного лица, номера его кабинета и телефона. Перечень документов, которые необходимо представить заявителю для решения вопроса; нормативные акты, на основании которых должен быть решен данный вопрос; стоимость предоставления услуги (если она платная) и способ оплаты; место подачи документов; нормативный срок решения вопроса; порядок обжалования решения; другая информация (при необходимости).

3. Разработка  технологической карты процесса  решения данного вопроса внутри  администрации (последовательность  процедур). Технологическая карта  определяет алгоритм действий  работников администрации.

4. Создание  единого пункта обслуживания  клиентов по предоставлению муниципальных  услуг (лучше всего на первом  этаже здания администрации). В  нем принимаются все обращения  клиентов и выдаются все ответы  на обращения. Там можно ознакомиться  с реестром муниципальных услуг,  предоставляемых в администрации,  информационными картами по любой  услуге, получить бланки формуляров  для заполнения требуемых заявительных  документов, а также необходимую  консультацию.

Внедрение такой технологии позволяет кардинально  улучшить работу администрации с  населением, обеспечить ее соответствие международным стандартам качества.

Еще одним  механизмом организации деятельности местной администрации являются совещания, семинары и другие подобного  рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации, её структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений.

Семинары  проводятся с целью обучения сотрудников  новым формам и методам управленческой деятельности. К участию в них  целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских  организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей  мере ориентированы на свободный  обмен мнениями по вопросам, выносимым  на обсуждение.

1.2.Информационное обеспечение системы управления

Информационное обеспечение системы  управления - это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее представления и организации в пространстве и во времени, обеспечивающая решение необходимых задач в системе управления.

Особенно  важно разделение информации на внутреннюю (по отношению к органу местного самоуправления) и внешнюю. К внутренней относятся решения представительного органа муниципального образования, постановления и распоряжения главы администрации, его заместителей. Протоколы заседаний коллегии, ведомости учета изданных муниципальных правовых актов, отчеты о работе структурных подразделений администрации, справки о ходе рассмотрения обращений граждан и т.д. Подобная информация дает возможность более полно представлять фактическое положение дел в администрации, рационально распределять силы и рабочее время, эффективно организовывать работу. Организация внутренних потоков информации - задача руководства муниципального образования.

В отношении  внешней информации местная власть не всесильна, но может при грамотной  постановке работы получать более полную информацию из различных источников.

Население выражает свое отношение к деятельности муниципальной власти путем выборов, референдумов, опросов, правотворческих  инициатив, обращений к органам  и должностным лицам, мирных массовых акций. Особое значение имеют личные встречи руководителей муниципального образования с жителями, прием  избирателей депутатами представительных органов. На этих встречах должна быть создана атмосфера откровенного диалога, позволяющего обеспечить доступ к информации, которую нельзя получить никаким другим способом. Муниципальная  власть учитывает мнение населения  в своей работе.

Общественные  объединения граждан выражают отношение  к деятельности муниципальной власти отдельных групп населения, местных  сообществ, имеющих общие интересы. Администрация обязана иметь  информацию о позиции различных  общественных объединений при принятии важных решений.

Органы  государственной власти РФ и субъектов  РФ в пределах своей компетенции  издают нормативные акты и принимают  решения, обязательные для исполнения органами местного самоуправления, а  по другим вопросам вырабатывают методические рекомендации и инструктивные материалы, полезные для муниципальной власти.

Союзы и  ассоциации муниципальных образований  вырабатывают рекомендации по отдельным  аспектам муниципальной деятельности. Они должны изучаться и учитываться  при составлении планов социально-экономического развития территории.

Немуниципальные хозяйствующие субъекты на территории муниципального образования также  выражают свое отношение к решениям органов местного самоуправления, затрагивающим  их интересы, направляя в администрацию  предложения по различным местным  вопросам. Многие органы муниципальной  власти сделали союзы промышленников и предпринимателей своими деловыми партнерами.

Финансовые  и кредитные организации снабжают органы местного самоуправления важной информацией о финансовом состоянии  муниципалитета и хозяйствующих  субъектов.

Органы  государственного и муниципального контроля и надзора поставляют ценную информацию о ходе выполнения тех  или иных решений, выявленных нарушениях.

Особенно  важна информация, получаемая от органов  статистики. Вопросы организации  муниципальной статистики рассматриваются  в следующем разделе.

Задача  органов местного самоуправления - использовать все каналы информации, получить достоверные сведения об отношении  всех слоев общества к своей деятельности, анализировать их и на их основе корректировать свои действия.

Практически все поставщики информации для органов  местного самоуправления одновременно являются и потребителями информации о деятельности этих органов. К числу  потребителей муниципальной информации относятся государственные, региональные и муниципальные органы власти, должностные  лица местного самоуправления, граждане, общественные объединения, союзы, ассоциации, финансовые и кредитные организации, органы статистики, муниципальные предприятия  и учреждения, иные хозяйствующие  субъекты, предприниматели, инвесторы.

Информация, поступающая в органы местного самоуправления по разным каналам, к разным должностным  лицам, в разной форме и в разное время, требует создания продуманной  системы ее приема, хранения, обработки  и использования.

Вся поступающая  в органы местного самоуправления информация фиксируется на определенном носителе в виде документа. Особенностью систем документированной информации является: наличие операций по составлению; приему; передаче; регистрации; визированию; подписанию; копированию; хранению и уничтожению документов. Совокупность всех операций, выполняемых с документами, называется делопроизводством. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату представляет собой документооборот. Рациональная организация документооборота в органах местного самоуправления обеспечивает оперативное прохождение документов.

Документооборот представляет собой потоки документов, движущихся между пунктами обработки  информации (руководители и специалисты  органа управления) и пунктами технической  обработки (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и  т.п.). Он разделяется на входящие, исходящие  и внутренние потоки документов. К  основным параметрам потоков документов относятся: направление, определяемое пунктами отправления и назначения; объем, характеризующийся количеством  документов, проходящих в единицу  времени; структура, характеризующаяся  разновидностью документов, авторством и другими признаками; режим, определяемый периодичностью движения информации через  пункты обработки.

Порядок работы с документами в органах  муниципального управления регламентируют такие нормативные акты, как "Общие  требования к документам и службам  информационного обеспечения Государственной  системы документационного обеспечения  управления" (ГСДОУ), "Унифицированная  система организационно-распорядительной документации" (УСОРД), государственный  стандарт УСОРД, а также инструкции по делопроизводству, издаваемые на основе этих актов органами муниципального управления.

Номенклатура  дел - утвержденный в установленном  порядке, систематизированный список наименований дел, образующихся в органе муниципального управления. Она используется в качестве схемы распределения  и группировки документов в делах (схема классификации), указателя  индексации документов и дел, сроков хранения, а также как схема  построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел позволяет находить документы  по их видам и содержанию. От качества ее построения зависит оперативность  работы с документами и их сохранность.

При использовании  информации для принятия управленческих решений необходимо учитывать следующие  особенности исходной информации: