Система контроля за реализацией управленческих решений

а) временных рамок плана;

б) скоростью измерений и оценок;

в) временем, необходимым для анализа полученных результатов и подготовки предложений для руководства организации;

Гибкость контроля - он должен учитывать и приспосабливаться к происходящим изменениям в деятельности организации:

• простота контроля – наиболее эффективным является тот контроль, при котором используются простейшие методы и делаются выводы, понятные для исполнителей, деятельность которых контролируется;
• экономичность контроля - в руководствах подчеркивается, что если суммарные затраты на систему контроля чересчур велики, то надо отменить контроль вообще или же ввести менее тщательный контроль.

Система контроля включает систему мер по разъяснению значения и смысла управленческих решений, закрепленных в нормативных документах, в плане и программах; проверку того, соответствует ли реальный процесс их реализации тем идеям, которые в них заложены, нет ли необходимости в дополнительной работе с персоналом, нет ли необходимости во внесении корректив, устранении ошибок, имеющих место в этих документах [18, c. 49].

Контрольная деятельность руководителя – это сложное искусство. Именно по умению наладить эффективный контроль часто делают вывод об уровне зрелости руководителя на любом уровне управления [21, с. 126].   

В соответствии с подходом в узком смысле цель контроля – информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений. При  этом, в понятии информационной прозрачности объекта управления отражено представление о степени управляемости данного объекта, т.е. о том, в какой степени  в результате управления обеспечивается (обеспечивалось или будет обеспечиваться) поддержание требуемого состояния или действия объекта управления в соответствующий момент (период) времени. Вполне очевидно что без предельной  информационной прозрачности объекта управления адекватное его восприятие невозможно, управленческое воздействие не будет приносить желаемый результат и управленческая связь с объектом теряется, что и обуславливает особую важность контроля в процессе управления. К функциям контроля можно отнести оперативную, упорядочивающую, превентивную, коммуникативную, информативную и защитную [14, с. 240].

В широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить  как систему, состоящую из элементов входа  (информационного обеспечения контроля), элементов выхода (информационном объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности  следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета [31, с. 115].

Эффективная система контроля предусматривает определенные цели и задачи. Основными целями контроля являются:

- сохранение и эффективное использование  разнообразных ресурсов и потенциала организации;

- своевременная адаптация организации  к изменениям во внутреннем  и внешней среде;

- обеспечение эффективного функционирования  организации, а также ее устойчивости  и максимального  развития в  условиях многоплановой конкуренции [31, с.264].

Достижение целей системы контроля, как известно, обеспечивается реализацией задач, которые, на мой взгляд, заключаются в достижении основных показателей эффективности управления организацией:

- соответствие деятельности организации  принятому курсу действий (т.е целевым установкам и ориентирам) и стратегиям;

- устойчивость организации с  финансово-экономической, рыночной  и правовых точек  зрения;

-  сохранность ресурсов и  потенциала организации;

- должный уровень  полноты и  точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;

- показатели безошибочности регистрации  и обработки финансово-хозяйственных  операций   организации — наличие, полнота, арифметическая точность, формальная разрешенность,  временная определенность, представление и покрытие данных в отчетности;

-  рациональное и экономное  использование всех ресурсов;

- соблюдение работниками организации установленных администрацией  требований, правил и процедур — положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;

- соблюдение требований федеральных  законов и  подзаконных актов, данных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления [32, с.78].

 Эти и многие другие задачи  обуславливают создание в организации  эффективной контрольной системы. Результативность контроля характеризует экономия потерь, т.е. ущерба, обусловленная функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия  контроля и при его наличии). Очевидно, что систему контроля организуют с итогом отдачи от ее функционирования или, точнее говоря, затраты на создание и держание функционирования системы определенной степени сложности вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств, направленных на ее создание  и поддержание, не должны превышать ожидаемых убытков от ее отсутствия [8, с. 63].

Очевидно, что с изменением условий хозяйствования контроль приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления организацией, обеспечивает оптимальных ход процесса на всех других его стадиях (планирование, организация, регулирование, учет, анализ). При этом особенность контроля заключается в его двойной роли в процессе управления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления  на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем.  Любая управленческая функция (функция планирования, учета и тому подобное) обязательно интегрирована с контрольной, поэтому правомерно утверждать, что контроль организации является:

- неотъемлемым элементом каждой  стадии процесса управления;

- «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях  [16, с.15].

Для того  чтобы глубже понять сущность контроля  как важнейшей составной части понятия управления (или как управленческой теории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ее отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную подсистемы управления организацией.

Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить  как систему, состоящую из элементов входа  (информационного обеспечения контроля), элементов выхода (информационном объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности  следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета [31, с.115].

Чтобы быть эффективным, контроль должен быть еще и экономичным, т. е. преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Контрольная информация должна поступать к руководителям и исполнителям в сроки, необходимые для своевременного принятия решений,  а также в достаточных объемах и форме, удобной для использования. При оценке информации каждый руководитель должен оценить необходимость и важность данных, используемых в процессе контроля.     

Контроль за ходом выполнения управленческого решения начинается с первых шагов его реализации. Однако любой контроль невозможен без точного, детального учета работы. При этом  используются самые различные виды учета: статистический, бухгалтерский, оперативный и другие [21, с.129].   

Процесс осуществления контроля можно разделить на три четко различных этапа:

- выработка показателей, критериев и стандартов;

- сопоставление с ними достигнутых результатов;

- принятие необходимых корректирующих действий.  

При осуществлении контроля нельзя ограничиваться только констатацией фактов. Необходимо также провести анализ возможных мероприятий, направленных на изменение и улучшение достигнутых результатов. Это даст возможность использовать контроль не только для оперативного руководства, но и для воспитания подчиненных.  

При разработке системы и процедуры контроля руководитель должен принимать во внимание поведение людей, так как оно оказывает очень сильное стимулирующее воздействие на поведение организации. Непродуманная система контроля может привести к тому, что поведение руководителей и исполнителей будет ориентировано не на достижение целей организации, а на удовлетворение требований контроля. В этом случае подчиненные чаще всего делают    то, что руководитель хочет увидеть в процессе  контроля, и пренебрегают той частью работы, которая не контролируется. Другой отрицательный эффект непродуманной системы контроля заключается в том, что эта система может побуждать работников выдавать недостоверную информацию, утаивать одни сведения и приукрашивать другие.

Каждый руководитель считает, что в ходе выполнения решений он должен контролировать деятельность своих подчиненных. Однако не каждый понимает, что в первую очередь подчиненные контролируют своего руководителя, его работу, его отношения с людьми, его решения и оценивают их по важнейшим критериям – своевременности, обоснованности, соответствию практике. Этот процесс начинается с момента передачи решений подчиненным. 

Отсутствие контроля приводит к тому, что исполнитель перестает чувствовать необходимость выполняемой работы и, в конце концов, выполняет ее с низким качеством или старается совсем не выполнять.

Руководитель должен вести строгий и точный учет работы, но не тонуть в мелочах. Следует выбирать главные показатели, характеризующие основные результаты работы.

Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Контроль необходим и для поддержания успеха. Контроль эффективен тогда, когда он всеобъемлем.

Характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.
2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.
3. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
4. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.
5. Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.
8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала [18, c. 236].

Хорошо организованный контроль представляет собой обратную связь, без которой немыслим процесс управления. Поэтому в системе управления любой организации должна вестись серьезная, квалифицированная информационно-аналитическая работа, одним из направлений которой  является осуществление контрольной деятельности  [21, с.134].  

В связи с предложенными взглядами одной из основных задач в области исследования управленческого контроля является разработка типовых программ организации, развития и совершенствования контрольных систем для организаций, различных в плане организационно-правовых форм, видов и масштаба деятельности, размеров, организационных структур управления. Данные программы должны быть многочисленны и разнообразны, так как они зависят от различных начальных условий и возможностей организаций. Многое также определяют тенденции развития экономики страны в целом, действующие механизмы ее функционирования, сложившиеся национальные и местные традиции. В этих программах также должен учитываться менталитет персонала. Со временем в России должны быть созданы «библиотеки» таких программ для различных типовых начальных условий [13, с.48].

 

 

 

 

Глава 2 Анализ системы контроля за реализацией управленческих решений в ООО «СТР»

2.1 Характеристика деятельности  ООО «СТР»

Общество с ограниченной ответственностью «СТР», создано в соответствии с Решением № 1 от 23 марта 2000 года. Общество руководствуется в своей деятельности Гражданским Кодексом Российской Федерации, а также ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью, Решением № 1 от 23 марта 2000 года о создании Общества и Уставом (приложение А).

Местонахождение Общества: Россия, 432071, г. Ульяновск, ул. Л. Толстого, дом 38. Общество является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, круглую печать со своим наименованием, штампы и бланки.

Общество самостоятельно осуществляет финансово-хозяйственную деятельность, заключает и контролирует исполнение хозяйственных и других договоров. Самостоятельно определяет формы, систему и размер оплаты труда, а также другие виды доходов работников.

Общество самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы развития, исходя из спроса на производимую продукцию (услугу, работу) и необходимости обеспечения производственного и социального развития общества, повышения личных доходов.

Общество отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

Общество вправе открывать филиалы и представительства на территории Российской Федерации и за рубежом.