Система контроля за реализацией управленческих решений

И опять все категории сотрудников единодушно считают, что не существует довольно частого принятия управленческих решений в срочном порядке, существуют недочеты.

Вопрос 3 Как много времени тратится на принятие и оформление управленческого решения?

Таблица 5 - Показатель затраты времени на принятие и оформление управленческого решения

Категории Сотрудников	Варианты ответа
	От нескольких минут до часа	От часа до нескольких часов	От нескольких часов до 1 рабочего дня	Несколько рабочих дней
управленческий состав	15%	30%	40%	15%
инженерно-технический состав	10%	35%	35%	20%
производственные и вспомогательные рабочие	20%	30%	30%	20%

 

Рисунок 7 - Показатель затраты времени на принятие и оформление управленческого решения

Анализ опроса управленческого персонала  показал, что большинство управленческих решений 40% принимаются во временном промежутке от нескольких часов до 1 рабочего дня, 30%  - от часа до нескольких часов и по 15% - от нескольких минут до часа и несколько рабочих дней.

Ответы инженерно-технического персонала разделились так: по 35% управленческих решений принимаются во временном промежутке от нескольких часов до 1 рабочего дня  и от часа до нескольких часов, 20% - несколько рабочих дней и 10% - от нескольких минут до часа.

По мнению производственных и вспомогательных рабочих по 30% управленческих решений принимаются во временном промежутке от нескольких часов до 1 рабочего дня  и от часа до нескольких часов и по 20% - несколько рабочих дней и от нескольких минут до часа.

Таким образом, в соответствии с проведенным анализом контроля за выполнением принимаемых управленческих решений было определено, что система контроля имеет следующие недостатки:

- не всегда сотрудник, принявший решение отслеживает его выполнение;

- необъективность принятия  решений (спешка) иногда существует;

- оформление управленческого  решения занимает очень много  времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3 Разработка рекомендаций по совершенствованию принятия управленческих решений и контролю за их выполнением в ООО «СТР»

Проведенный анализ существующей системы принятия управленческих решений и контролем за из выполнением в ООО «СТР» выявил много положительных сторон по данному вопросу, таких как:

- технически грамотное оформление  решений;

- принятие решений не одним  человеком, а группой специалистов;

- установление ответственных исполнителей  и сроков исполнения;

- грамотно ведется делопроизводство, имеется номенклатура дел;

- фиксирование всех документов в специальных журналах;

- выдача документов, строго под  роспись;

- оформление отчетов или актов  выполненных работ и т.д.

Но наряду с положительными сторонами используемой системой контроля за выполнением управленческих решений существуют и недостатки:

- принятие решений с необъективно  установленными сроками исполнения;

- на документе пишется резолюция  ответственному исполнителю, хотя  решение данного вопроса зависит  не только от него;

- не ведется анализ причин, по  которым вовремя не выполняются  решения директора;

- не учитываются результаты  невыполнения в установленный  срок решений и указаний директора;

- контроль за выполнением бывает  поверхностным.

1. В целях устранения выявленных недостатков системы контроля предлагается комплекс мероприятий:

- проводить анализ причин, по которым решения и указания директора не выполняются в срок;

- проводить анализ последствий, которые возникают из-за несвоевременного выполнения решений и указаний директора;

- ужесточить контроль за выполнением  поставленных задач.

2. Проводить диагностику рассматриваемых  ситуаций. Необходимо руководителю более правильнее и точнее оценивать состояние ситуации в процессе принятия решения, возможный характер ее изменения с тем, чтобы были приняты решения и предприняты действия, обеспечивающие достижение желательного состояния ситуации.

3. Руководителю для более адекватного понимания ситуации необходимо:

- четко определять основные  возникающие проблемы

- определять закономерности, в соответствии с которыми происходит развитие ситуации

- определять механизмы и действия, с помощью которых может быть оказано целенаправленное воздействие на развитие ситуации

- определять каких и сколько ресурсов необходимо для приведения этих механизмов в действие.

4. Необходимо, чтобы решения, принимаемые руководителем организации, были более реализуемыми. Для каждого решения необходимо предусматривать организацию его выполнения, стимулирование (мотивацию), контроля за его выполнением.

Организация выполнения решения может включать два аспекта:

- во-первых, это организация новой системы при решении крупной новой проблемы;

- во-вторых, это изменение функций, структуры, параметров уже существующей  системы. В данном случае я  считаю важным избежать в организации  линейно-функционального конфликта, который может возникнуть в результате несоответствия административного деления организации (перераспределение обязанностей) и используемых технологий. При этом происходит перераспределение функций подразделений, их специализации, соответственно, власти, ответственности, ролей отдельных менеджеров в организации, со всеми вытекающими отсюда последствиями.

5. Необходимо, чтобы при принятии  решений руководитель в ситуации  неопределенности имел возможность  получить и использовать дополнительную  информацию и еще раз проанализировать проблему. Этим действием удастся уменьшить новизну и сложность проблемы. Во-вторых, действовать в точном соответствии с прошлым опытом, суждениями или интуицией и сделать предположение о вероятности событий. Это необходимо когда не хватает времени на сбор дополнительной информации или затраты на нее чересчур высоки.

6. Руководителю и менеджерам, участвующим в процессе разработки и принятия решений, постоянно рассматривать и анализировать ранее принятые ими решения и результаты этих решений

7. Для контроля за принятием управленческих решений и их выполнением разработана таблица для ведения журнала (таблица 6).

Таблица 6 - «Журнал регистрации управленческих решений и контроля за их выполнением»

№, дата и название документа	Наименование управленческого решения	Автор решения	Сроки исполне ния	Ответст венный исполнитель	Контроль за выполнением
					Причина невыпол нения	Результат невыпол нения	Корректи ровка решения	Отметка о выполнении
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Для понимания предлагаемой системы контроля в «Журнале регистрации» приводится пример ее заполнения:

- столбец 1: служебная записка № 1 от 1 июня 2006 года;

- столбец 2: обеспечить приобретение  и доставку труб необходимого  диаметра;

- столбец 3: директор;

- столбец 4: срок 15 июня 2006 года;

- столбец 5: начальник базы;

- столбец 6: отсутствие оплаты;

- столбец 7: срыв сроков монтажа  трубопровода центрального отопления;

- столбец 8: продлить сроки до 20 июня 2006 года, дать указание главному  бухгалтеру оплатить приобретение  и доставку труб;

- столбец 9: выполнено 20 июня 2006 года.

Столбец 6  таблицы 2 является главным показателем  для проведения анализа причин невыполнения в установленный срок управленческих решений и принятия мер для их устранения.

Столбцы 6-9 таблицы 2 позволит ужесточить контроль за выполнением поставленных задач.

Разработанный «Журнал регистрации управленческих решений и контроля за их выполнением» (таблица 2) позволит проследить управленческое решение от формулирования его на бумажном носителе до полного выполнения.

8. Необходимо автоматизировать, компьютеризировать систему контроля за исполнением принятых управленческих решений. Для этого рекомендуется использование новых информационных технологий для организации системы контроля за выполнением принимаемых решений.

В качестве используемых для этого информационных технологий являются:

- новые технологии коммуникации  на основе локальных и распределительных  сетей ЭВМ;

- новые технологии обработки  информации на основе персональных  компьютеров и специализированных  рабочих мест;

- технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;

- новые технологии принятия  решений на основе средств  искусственного интеллекта –  без знаний, экспертных систем, систем  моделирования с различными формами  представления моделируемых ситуаций  и т.п.

Данная необходимость автоматизации системы контроля принятия управленческих решений и их выполнение обуславливается тем, что в организации ООО «СТР» существует огромный документооборот. Использование компьютеров, работа с базами данных, безбумажная обработка документов, а также коллективная обработка документации и пополнение баз данных - необходимые составляющие работы большой современной организации, стремящейся занять свое место на рынке и предпринимающей максимальные усилия для поддержания занятых позиций.

9. Предлагается на каждом компьютере ООО «СТР» установить стандартные элементы программного обеспечения, такие как:

• операционные системы MS-DOS, Windows –ХР2;
• среда пользователя Norton Commander;

Также стандартный набор необходимых программ:

• антивирус AIDStest с настойкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков  ежедневно.

Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.).

10. Всем сотрудникам организации, принимающим участие в процессе разработки и принятия управленческих решений, необходимо более внимательно изучить существующие модели принятия решений, существующие на практике. Для чего необходимо проведение в офисе организации курса лекций с рассмотрением моделей принятия решений и возможности более активного их применения в повседневной деятельности организации.

11. С целью восполнения пробелов в знаниях по теории управленческой деятельности и повышения квалификации необходимо порекомендовать руководителю и менеджерам организации принимать участие в семинарах, конференциях по вопросам управления.

В настоящее время интенсивно развиваются компании, ключевым направлением деятельности которых и является организация бизнес-семинаров и корпоративных тренингов.

 

 

 

 

 

 

Глава 4 Экономическое обоснование эффективности рекомендованных мероприятий по оптимизации процесса принятия решений в ООО «СТР»

 

Определение фактического результата от реализации решения с ожидаемым, определяет эффективность (результативность) решения. Оценка эффективности является одним из методов определения степени устойчивости внутренней и внешней среды при выработке решения, проявляемой как ответная реакция на определенные ее изменения. Это позволяет не только удостовериться в выполнении решения, но и в случае значительных расхождений между реальной отдачей и ожидаемой — принять необходимые действия по корректировке и уточнению процесса решения.

При этом необходимо добиваться того, чтобы окончательная формулировка решения отражала механизм измерения его эффективности. Если невозможно  определить и измерить эффективность решения, рекомендуется избегать его утверждения, ибо в этом случае, видимо, неверно определены его переменные в процессе анализа проблемы. Решение эффективно, если оно способствует приближению к поставленной цели. В случае же многоцелевой деятельности эффективным можно считать решение, при котором достигается положительный результат, и оно не противоречит другим целям или же значительно превалирует над некоторыми второстепенными целями.