Социально–управленческая ситуация: понятие, методы анализа и регулирования

Один из способов определения окружения и облегчения учета влияния внешней среды на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основные группы: среды прямого и косвенного воздействия на организацию. Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают их влияние на себе. К этим факторам относятся поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них. Сюда можно отнести такие факторы, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

В определенной степени самостоятельной является задача поиска методов, дополняющих существующую структуру управления производственной организации ситуационными элементами, которые позволяют реализовывать новые организационно-экономические связи, возникающие при решении всей совокупности ситуаций или наиболее значимых из них.

Основное преимущество ситуационного подхода состоит в возможности привязки форм и методов организации управления к характеристикам управленческих ситуаций, возникающих в результате деятельности производственной организации. Несомненным достоинством различных концепций ситуационного управления является принимаемая исходная позиция о том, что производственные организации - открытые развивающиеся системы, эффективность функционирования которых тесно связана с возможностью адаптации к изменяющимся условиям внутренней и внешней среды. Однако эта позиция должна обеспечиваться возможностью проектирования динамичных структур и процессов управления.

 

3 Методы анализа и регулирования социально-управленческой

ситуации

Каждому типу конкретной ситуации, возникающей в производственной организации, должны соответствовать своя последовательность процедуры управления с ее информационным обеспечением, специфические формы взаимодействия элементов производственной организации, свои критерии и методы принятия решений, а также свои объекты реализации управленческих воздействий. Вследствие этого обеспечивается возможность адаптации структуры управления к меняющимся условиям функционирования производственной организации, внешней среды и их элементов.6

Таким образом, регулирование управленческой ситуации состоит в разработке комплекса методов и средств, направленных на выявление и решение проблем, возникающих на всех этапах функционирования организации. Эти методы и средства включают классификатор управленческих ситуаций, типологию процедур управления, структуру системы информационного обеспечения и т.д.

Выявление и разрешение ситуации в организации осуществляться следующим образом:7

1. Необходимо исследовать причины  и источники возникновения ситуаций, а также объекты, на которые может быть направлено управленческое воздействие с целью разрешения ситуаций.

2. Необходимо разработать методы  формирования процедур управления, адекватные целям разрешения всей совокупности ситуаций и соответствующим циклам управления:

- по возможности хранения: финансируемая может храниться практически бесконечно, не подвергаясь искажению и не фиксируемая используемая, используемая в момент получения, подвержена постепенному искажению;

- по степени готовности для  использования: первичная – совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего; промежуточная – сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная – информация, используемая для обоснования решения;

-  по полноте: частичная и комплексная  (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте, первая используется только в совокупности с другой информацией);

-  по степени надежности: достоверная и вероятностная (вероятностный характер обусловлен невозможностью получить надежные сведения).

Для выделения состояния системы относительно  выбранной в организации цели необходимо сформировать массив достаточной и достоверной информации о состоянии ее ключевых параметров. Именно на этом этапе реализуется принцип постепенного увеличения информации.

На основании информации, полученной в результате выполнения операций первого этапа, происходит оценка ситуации. Возникающие ситуации являются результатом различных взаимодействий, происходящих в механизме, структуре и процессе управления, и связаны со статикой и динамикой внешней и внутренней среды организации. Ситуации могут иметь как внешний, так и внутренний источник, то есть являться результатом нарушения взаимодействия подсистем организации между собой и с внешней средой.

3. Необходимо выявить последовательность, объем и содержательное разнообразие информационных процессов, совершаемых в рамках процедур разрешения ситуаций, так как они должны являться основанием для разработки системы информационного и технического обеспечения процессов решения ситуационных задач управления.

При выявлении признаков возникающих ситуаций главным элементом должна стать целевая направленность в описании деятельности объекта. Все ситуации связаны, в первую очередь  либо с реализацией ранее установленной цели, либо с формированием новых целей. Однако существует еще и третий вид процессов, которыеусловно называют адаптивными или переходными. В таких процессах различаются определенные этапы накопления проблем и знаний, необходимых для их решения.

После выявления признаков ситуации, следующим шагом является ее корректное описание. В этой связи необходимо найти приемлемую для этой цели классификацию информационных потоков.

Первым признаком классификации является разбиение информации по шкалам:

- номинальная, позволяющая определить  черты объекта в множестве  других сообщений;

- порядковая, дающая представление  о доминировании объектов в  ряду сообщений;

- количественная, которая устанавливает  единицы измерения объектов.

Второй признак  - логическое содержание сообщений об объектах, их свойствах и отношениях.

Третий признак – отношений информационных потоков к целевой функции хозяйственной системы.

Четвертый признак – отношение информационных потоков к данной системе управления. По этому признаку выделяют внутренние и внешние сообщения.

Пятый признак – характер преобразований относительно рассматриваемой системы. На его основе все сообщения относятся к следующим видам процедур: эврестическим, расчетным, моделирования; параметрам: времени, субъектам и объектам управления; типу преобразований: агрегирование, фильтрование и др.

Шестой признак – временной, он характеризует состояние хозяйственных систем относительно времени событий, цикла управления и периодичности поступления сообщений.

Приведенная классификация позволяет описать как формальные, так и содержательные характеристики управленческих ситуаций.

Для полного раскрытия содержания и определения класса ситуаций возникает необходимость их моделирования. Разработка моделей возникновения и развития управленческих ситуаций позволяет заранее оценивать их возможные параметры и выбирать пути разрешения ситуаций.

Учитывая иерархическую природу возникновения и развития ситуаций в целях адекватного отображения функционирования организации необходимо формирование набора иерархических связных моделей управленческих ситуаций. При этом можно использовать три вида стратегии:8

- стратегии «Снизу вверх» - моделирование  процессов возникнове-ния ситуаций, начиная с нижнего уровня;

- стратегии «Сверху вниз»  - формирование моделей ситуации высшего уровня, а затем их разукрупнение и детализации;

- комбинированная стратегия –  создание моделей как сверху, так и снизу. Она требует особого  внимания к понятийному единству  и совместимости моделей всех уровней иерархии.

Для выбора адекватной стратегии моделирования ситуации необходимо четко представлять к какому типу они относятся. Для этого необходимо провести классификацию ситуаций по ряду признаков:

- по отношению к источникам  возникновения: ситуации внешней  среды, ситуации внутренней среды и ситуации взаимодействия микросреды и внешнего окружения;

- по причине появления: ситуации, связанные с сохранением нормального  функционирования объекта; с появлением  новой цели; возникновением случайных обстоятельств; ситуации, связанные с искусственно создаваемыми трудностями (например конкурентами);

- по содержанию: производственные, экономические, технические, организационные, социальные и психологические;

- по масштабу: общественные, подсистемные  и элементные;

- по сложности: простые и сложные;

- по степени структуризации: структурированные  и трудно поддающиеся анализу;

- по времени: краткосрочные, среднесрочные  и долгосрочные;

- по оценке субъекта управления: удовлетворительные и проблемные.

Проблемная ситуация характеризует реальные несовпадения желаемого и действительного уровней удовлетворения потребностей субъекта. Таким образом, проблемная ситуация выступает с одной стороны как совокупность целей субъекта, а с другой стороны – как состояние субъекта, объекта и внешней среды. Для разрешения подобной ситуации необходимо решить возникшие проблемы.

Таким образом, некоторые методы анализа социально-управленческой ситуации заключаются в:9

- изучении всей доступной информации;

- выделении того, что показалось  важным;

- попытке охарактеризовать ситуацию, выделить главное – записать выводы (основную проблему, подчиненные);

- формулировке критерия для  проверки правильности предложенного  решения;

- пробе найти альтернативные  варианты решения;

- разработке перечня практических  мероприятий по реализации вашего решения.

4 Методы прогнозирования ситуаций

Среди методов прогнозирования выделяют:

- эвристические, использующие мнение экспертов,

- математические. В математических методах используются моделирование процессов развития и экстраполяция  или статистические методы. Методы экстраполяции находят довольно широкое применение в прогнозировании ситуаций, а именно – в предсказании количественных параметров ситуаций.

Экспертные методы прогнозирования развития сложных систем наиболее широко распространены в такой области, как прогнозирование научно-технического прогресса. Простейшей разновидностью экспертных методов в ситуационном управлении является проведение традиционных совещаний по анализу каких-либо проблем.

Перспективным методом формирования прогнозных моделей сложных ситуаций и моделей их разрешения является метод «дерева целей», позволяющий давать последующую количественную оценку параметров структурных компонентов ситуации. Большинство подходов, связанных с построением «дерева целей», не содержит процедур или принципов, облегчающих построение «деревьев». Построение «деревьев целей» концентрирует внимание на тех событиях, которые должны осуществляться для наступления желаемого конечного события, т.е. этапа разрешения ситуаций. При всех достоинствах этого метода, он не отражает те причины и проблемы, которые являются источниками возникновения ситуаций или препятствуют их разрешению. Не учитываются структурные горизонтальные и вертикальные связи управления, необходимые как для прогнозирования ситуаций, так и для выработки решений.

Одним из методов, эффективно решающих эту проблему, является метод «дерева неполадок». Он основан на сочетании экспертных и количественных оценок – вероятностей выхода из строя элементов системы.

«Дерево неполадок» строится в результате экспертной процедуры и показывает, каким образом конечное событие (вершина «дерева») может возникнуть из последовательностей и комбинаций отказов элементов системы. После разработки «дерева неполадок» выясняется процедура его качественного анализа – выявление аварийных сочетаний наборов событий, приводящих к появлению нежелательного корневого события. Вычисление вероятности различных путей, приводящих к корневому событию, позволяет ранжировать эти пути.

 

5 Методы решения проблемных ситуаций

Кроме рассмотренных методов, заслуживает внимания подходы к формированию процедур решения проблемных ситуаций. Часто выделяют два наиболее характерных подхода:10

1. При первом подходе используется процедурная схема: получение и подготовка данных, формулировка проблемной ситуации, постановка задачи, разработка модели и метода решения, разработка альтернатив, прогноз и оценка, определение критериев выбора, выбор, оформление решения. Логически эта схема не имеет недостатков, однако она остается лишь общим алгоритмом решения проблемы до тех пор, пока отсутствует механизм связи характеристик ситуаций (проблем) с разработкой моделей их разрешения, видов процедур, используемых при их построении критериев и т.д.
2. Другой подход рассматривает блок-схему, в которой представлено 12 этапов:

- обнаружение проблемной ситуации;

- постановка задачи;

- подготовка к принятию решения;