Совершенствование системы управления учебного института на основе внедрения процессного подхода (на примере ИУИПП СЗТУ)

Суть матричного управления и важнейшее требование к организации  управления в этом случае как раз  и опирается на строгое согласование интересов нескольких начальников, претендующих на доступ к одним и  тем ресурсам. Такое требование разрешается  на основе гибкой диспетчеризации доступа.

Нужно обратить внимание на следующее обстоятельство: Независимо от того, каким образом разные начальники разделяют во времени процессы управления одним и тем же подчиненным, но у последнего всегда должен быть один постоянный руководитель. На практике это решается очень просто: структурная  единица (например, отдел), возглавляемый  таким руководителем, постоянно  включен в другой, более общий  элемент организационной структуры (например, в управление). Иначе с  неизбежной периодичностью будет возникать  ситуация, когда такой подчиненный  окажется вне потоков команд, то есть, станет фактически неуправляемым. В крайнем случае, как это иногда и бывает на практике, он подчинен непосредственно  самому директору.

На структурных схемах института с матричным принципом  построения хорошо видно, что один и  тот же элемент схемы может  получать приказы от разных руководителей. Схема сама по себе не исключает  возможность одновременного (одномоментного) получения таких приказов.

В то же время, нормальная организация  управления требует, чтобы такие  приказы не отдавались в одно и  то же время и, тем более, не могли  противоречить друг другу. Основной сложностью в реализации матричного принципа, как раз, и является необходимость  гармоничного совмещения нескольких потоков  команд, которые, в принципе, конечно, могут пересечься в одной точке  структуры в один и тот же момент времени.

Из приведенных рассуждений  можно сделать вывод, что для  достижения большего эффекта от реализации процессного подхода, хозяева процессов  должны быть освобождены от управления функциональными подразделениями  и концентрировать свои усилия на управлении вспомогательными процессами.

Переходя к целеполаганию для процессов, важно отметить сбалансированность вида деятельности. Речь идет о балансе основных и вспомогательных процессов, включая приоритетность решаемых задач и потребления ресурсов.

Заключение 

В первой части дипломного проекта рассмотрены основные принципы управления организацией с применением  процессного подхода, теоретические  основы организации управления социально-экономическими системами. Так же, подробно изложены методические аспекты процессного  подхода, с упоминанием системного.

Выводом по первой главе является:

Процессный подход - это  один из основных инструментов, которые  может использовать руководитель, планируя реорганизацию системы управления.

Процессный подход лучше  внедрять «сверху» (через принятие решения, осознание и лидерство  руководства предприятия), а не «снизу» (по инициативе службы информационных технологий «для построения информационной системы»). Как всегда, если это инициатива снизу, то процессный подход не будет  восприниматься всерьёз и ожидаемого эффекта его «внедрение» не даст (скорее всего, внедрение будет формальным).

Для лучшего понимания  процессного подхода необходимо провести обучение всего персонала, включая руководство. Многие заблуждаются, что знают все необходимое  для успешного управления организацией (особенно это касается руководителей  высших учреждений). Необходимо изменить мышление персонала, привить навыки командной работы.

Нельзя «поручать внедрение» процессного подхода какому-либо отделу организации. Должны быть вовлечены  все участники процессов организации (по сути, весь персонал).

Система процессного управления должна быть согласована с уже  существующими системами в организации (такими как, система стратегического  управления и система мотивации). То есть, в любой организации должна быть единая, например матричная, система  управления.

Вторая часть дипломного проекта включает:

анализ системы управления ИУИПП;

Институт работает по следующей  структуре:

Во главе института  стоит директор, в подчинении которого находятся:

заместитель по учебно-организационной  работе;

заместитель по учебно-методической работе (контроль работы деканата);

помощник по общим вопросам и вспомогательной деятельности;

помощник по научной работе;

заведующие кафедр и отделов института.

выявлены основные и вспомогательные  процессы в ИУИПП:

1 Образовательный процесс 

2 Реализация основных  образовательных программ (ОП)

2.1 Учебная работа 

2.2 Методическая работа 

3 Воспитательная работа 

4 Управление кадрами (персоналом)

5 Информационное обеспечение  повседневной деятельности 

6 Обеспечение безопасности  жизнедеятельности 

7 Социальная поддержка  сотрудников и студентов 

8 Мониторинг, изменение, анализ  и улучшение (по всем процессам).

Так же составлена их характеристика и матрица ответственности должностных  лиц.

В третьей части дипломного проекта включены основные предложения  с подтверждением экономической  целесообразности во внедрении их в  практику.

Предложены рекомендации по совершенствованию системы управления учебного института.

Кратким и основным выводом  главы 3 является, что для достижения большего эффекта от реализации процессного  подхода в учебном институте  является переход от линейно-функциональной структуры управления к матричной  структуре.

Приложение 1

Структура Института управления инновационными и производственными  программами 

Приложение 2

Структура управления институтом

Приложение 3

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОТВЕТСТВЕННОСТИ  ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ИУИПП 

Основные процессы ИУИПП 

Измеряемые характеристики и показатели Директор Зам. по учебно - организационной работе Зам. по учебно - методической работе Помощник по общим вопросам и вспомогательной работе Помощник по научной работе Заведующие кафедр 1. Образовательный процесс, в т.ч.:

Соответствие учебных  планов и программ требованиям ГОС (по управлению и содержанию), в т.ч. потенциальных работодателей Р  О Си Си Си 2. Реализация основных образовательных программ (ОП)

Учебная работа Спектр реализуемых  основных образовательных программ (ОП):

- число укрупненных групп  специальностей;

- оценка ОП и отдельных  дисциплин по результатам анкетирования:  работодателей; студентов; ППС,  сбалансированности и организации  обучения.

Оценка результата проверки знаний и навыков студентов в  процессе: текущего контроля; промежуточной  аттестации; итоговой аттестации. Р  О Си Си Си О-1 Методическая работа - документально - методическое обеспечение ОП

- количество мероприятий,  проведенных с использованием  информационных технологий / ТСО 

Р Си О О-1 3. Воспитательная работа - количество мероприятий по ВР, в которых, приняли личное участие руководители (ректорат / управления / институты / кафедры);

- количество проведённых  мероприятий. Р И И О Си 4. Управление кадрами (персоналом) Количество педагогических работников:

- с учеными степенями,  званиями;

- доктора, профессора;

Укомплектованность УВП.

Укомплектованность АХР. О О-1 5. Информационное обеспечение 

повседневной деятельности - кол-во информационных знаков (стендов, указателей), обеспечивающих доступ к  расписанию занятий, поиск учебных  помещений, должностных лиц и  инфраструктуры института. Р О 6. Обеспечение безопасности жизнедеятельности - наличие пропускного режима;

- обеспечение средствами  защиты;

-нал. ППЖС (противопожарных  средств);

-профилактические меры  борьбы с наркотиками. Р 7. Социальная поддержка Студентов Наличие:

- медицинского обеспечения; 

- пунктов (мест) питания; 

- условий занятия спортом  и отдыха. Р Сотрудников Наличие:

- медицинского обеспечения; 

- условий для питания; 

- условий для занятия  спортом и организации отдыха. Р 8. Мониторинг, изменение, анализ и улучшение

(по всем процессам) - периодичность  контроля и фиксирования данных;

- наличие результатов  анализа данных (приказы, доклады);

- кол-во статистических  методов; 

- наличие системы периодических  докладов ректору. Р Си Си Си Си Си

Р - общее руководство процессом и контроль Си - соисполнитель

О - ответственный за процесс (главный ответственный исполнитель) И - получатель информации

О-1 - ответственный исполнитель 1-го уровня

Приложение 4

Структура процессов организации 

- Выход 

- Вход 

Приложение 5

Диаграмма управления организацией по процессам в долях 

Приложение 6

Матричная структура управления

2

Лингвистический центр 

Отдел информационных технологий

Персонал технической  поддержки 

Кафедра менеджмента (8)

Заведующий 

Инженер

Лаборант 

Кафедра логистики (7)

Заведующий 

Зам. заведующего 

Методист 

Кафедра управления финансами (6)

Заведующий 

Зам. заведующего 

Доцент 

Старший преподаватель 

Кафедра социально -гуманитарных наук (5)

Заведующий 

Методист 

Старший лаборант

Кафедра физической культуры (4)

заведующий 

Кафедра иностранных языков (3)

Заведующий 

Инженер

Лаборант 

Кафедра экономической теории (2)

Заведующий 

1й зам. заведующего 

2й зам. заведующего 

Кафедра экономики и управления на предприятии (1)

Заведующий 

Зам. заведующего 

Инженер

Лаборант 

Помощник по общим вопросам и вспомогательной деятельности

Помощник по научной работе

Зам. по учебно-методической работе

Деканат

Методисты

Зам. по учебно-организационной  работе

Директор 

Отдел информационных технологий

Лингвистический центр 

Деканат

Кафедра менеджмента 

Кафедра социально-гуманитарных наук

Кафедра логистики 

Кафедра физической культуры

Кафедра управления финансами 

Кафедра иностранных языков

Качества экономической  теории

Кафедра экономики и управления на предприятии 

Институт управления инновационными и производственными программами (ИУИПП)

Информационное обеспечение 

повседневной деятельности

Образовательный процесс 

Реализация основных образовательных  программ (ОП)

Обеспечение безопасности жизнедеятельности 

Управление кадрами (персоналом)

Социальная поддержка 

Воспитательная работа

Мониторинг, изменение, анализ и улучшение 

(по всем процессам) 

Директор 

Зам. по учебно-организационной 

работе 

Зам. по учебно-методической работе

Помощник по

общим вопросам и вспомогательной

деятельности 

Помощник по

научной работе

Зам. кафедры (1)

Ответственный за процесс 1

Одел информационных технологий

Лингвистический центр 

Ответственный за процесс 8

Зам. кафедры (8)

Зам. кафедры (...)

Зам. кафедры (2)

Ответственный за процесс 8

Ответственный за процесс (...)

Ответственный за процесс (...)

Ответственный за процесс 1

Ответственный за процесс 8

Ответственный за процесс (...)

Ответственный за процесс 1

Ответственный за процесс 1

Ответственный за процесс (...)

Ответственный за процесс 8

Деканат