Совершенствование системы управления учебного института на основе внедрения процессного подхода (на примере ИУИПП СЗТУ)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ 

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования 

СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЗАОЧНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 

Институт управления производственными  и инновационными программами 

Кафедра менеджмента 

РАСЧЕТНО-ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 

К ДИПЛОМНОУ ПРОЕКТУ 

Совершенствование системы  управления учебного института на основе внедрения процессного подхода (на примере ИУИПП СЗТУ)

по специальности 087507.65

Допустить к защите

Зав. кафедрой ________________________(________________)

Руководитель проекта _____________________ (________________)

Дипломник ______________________________(________________)

Дипломный проект выполнен с  оценкой______

Дата защиты_____________

Инв. _________________

Санкт - Петербург 

2009г. 

Содержание 

Введение 

Глава 1. Процессный подход в  системе управления 7

1.1 Понятие «процесс» 7

1.2 Организация процессного  подхода 10

1.3 Сущность процессного  подхода к управлению 11

1.3.1 Использование цикла  PDCA 18

1.4 Внедрение процессного  подхода и переход к управлению 

процессами 21

1.5 Понятие «система» 27

1.6 Сущность системного  подхода к управлению 29

Глава 2. Анализ системы управления институтом с выделением основных процессов 33

2.1 Структура Института  управления инновационными и  производственными программами  33

Анализ системы управления 33

2.2 Общие сведения об  институте 35

2.3 Основные функции ИУИПП  37

2.3.1 Образовательная деятельность 37

2.3.2 Учебно-методическая и  научно-исследовательская 

деятельность 39

2.4 Взаимодействие с другими  подразделениями и должностными 

лицами 41

2.5 Процессы ИУИПП и  их характеристика 45

2.6 Линейно-функциональная  система управления 

на примере ИУИПП 46

Глава 3 Рекомендации по совершенствованию  системы 

управления ИУИПП 48

3.1 Первый этап 50

3.2 Второй этап 52

3.3 Выводы по двум этапам 53

3.4 Использование матричных  структур управления 54

Заключение 

Приложение 1 Структура Института  управления инновационными и производственными  программами 

Приложение 2 Структура управления институтом

Приложение 3 Распределение  ответственности должностных лиц  ИУИПП 

Приложение 4 Структура процессов  организации 

Приложение 5 Диаграмма управления организацией

по процессам в долях 

Приложение 6 Матричная структура  управления

Введение 

Проблемы в области  предоставления образовательных и  научно-исследовательских услуг  высших и средних специальных  учебных заведений в последние  годы приобрели общепризнанную актуальность. Это определяется следующими тесно  взаимосвязанными между собой процессами, которые разворачиваются в настоящее  время в России:

Реальное снижение качества подготовки специалистов в российских вузах в 80 - 90 годы 20 века.

Переход к комплексной  оценке деятельности образовательных  учреждений (ОУ) на базе утвержденного  перечня показателей.

Усилие конкуренции между  ОУ на рынке образовательных услуг  и рынке трудовых ресурсов, включающих госзаказ на подготовку специалистов.

Вступление России в общее  Европейское образовательное пространство.

Качество образования  имеет определяющее значение для  успешного развития любой страны, в особенности России, в наступившем  веке. Революционное изменение технологий, опирающихся на высочайший уровень  интеллектуальных ресурсов с этим геополитическая  конкуренция ведущих стран мира за такие ресурсы, становиться важнейшим  фактором, определяющим не только экономику, но и политику нового века. Безусловно, такая глобальная проблема не может  решаться на уровне отдельно взятого  ОУ, она требует целенаправленных и скоординированных усилий государства, общества и каждого ОУ.

Государственный контроль и  надзор за качеством высшего профессионального  и среднего специального образования  направлен на обеспечение единой государственной политики в области  образования, повышения качества подготовки специалистов. Однако внешней оценки качества образования, как показывает мировой опыт, в настоящее время  оказывается недостаточно. Требуется  внутренние механизмы гарантии качества образования, обеспечиваемые самим  ОУ.

Для успешного функционирования организация должна определить и  управлять многочисленными взаимосвязанными видами деятельности. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая с целью  преобразования входов в выходы, может  рассматриваться как процесс. Часто  выход одного процесса образует непосредственно  вход следующего. Применение в организации  системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также их менеджмент процессов  могут считаться «процессным  подходом».

Идеи процессного подхода  к управлению организацией не являются каким-то новым изобретением последних  лет. Эти идеи были изложены еще в  книге Стенли Янга, изданной в СССР в 1972 г. Основной проблемой современных руководителей является поголовная загрузка «текучкой» и замыкание на себя всех связей и контактов. Янг показывает, что управленческая деятельность состоит из нескольких этапов, которые циклически повторяются до принятия стандартизованного решения и передачи полномочий решения на нижние уровни.

Поскольку основной обязанностью руководства высшего уровня является создание системы управления, то, очевидно, важно с самого начала установить сущность и характер такой системы. Это будет рассмотрено в теоретической  части дипломного проекта.

Целью дипломного проекта  является совершенствование системы  управления учебного института на основе внедрения процессного подхода  на примере ИУИПП СЗТУ.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

проанализировать систему  управления ИУИПП;

выявить основные процессы в  ИУИПП;

изучить процессный и системный  подходы к управлению;

разработать рекомендации по совершенствованию системы управления ИУИПП.

Объектом настоящего дипломного проекта является исследование Института  управления инновационными и производственными  программами.

Предмет исследования состоит  в изучении системы управления на основе внедрения процессного подхода.

Глава 1. Процессный подход в  системе управления

1.1 Понятие «процесс» 

Для того чтобы охарактеризовать однозначно какой-нибудь предмет или  явление, необходимо отнести его  к определенному типу, а также  выделить его особенности и характеристики, тип и набор которых делает этот предмет по-своему уникальным.

Процесс характеризуется  следующими свойствами:

протяженность во времени;

наличие переходных состояний, как следствия определенных действий;

наличие четко определенных событий начального и конечного;

наличие четко определенных ресурсов, поддерживающих выполнение процесса;

наличие четко определенных входных ресурсов;

наличие четко определенных выходных ресурсов.

Процесс относится к типу сущностей, отражающих определенное виденье  существования объективной реальности. Как уже отмечалось, специфика  данного виденья заключается  в рассмотрении всех явлений как  природных, так и искусственных  в виде логической последовательности действий. Схематически это выглядит таким образом (рисунок 1).

Рисунок 1 - Ключевые характеристики процесса

Таким образом, можно дать следующее определение процесса:

Процесс - это логическая последовательность действий, протяженная  во времени, приводящая к последовательной смене промежуточных состояний  системы, в которой этот процесс  протекает, и преобразовывающая  исходные (входные) ресурсы в конечные (выходные) (рисунок 2).

Рисунок 2 - Схема элементарного  процесса

Данное определение наиболее полно раскрывает понятие: «процесс». Оно довольно близко сочетается с  другими общепринятыми определениями.

Под логической последовательностью  действий мы понимаем взаимосвязанные  и взаимодействующие виды деятельности.

Следует рассмотреть еще  одно определение:

Процесс - это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат  потребителю.

Это определение имеет  привязку к процессам деятельности искусственных организационных  структур.

На основании последнего определения можно построить  схему типового процесса (рисунок 3).

Рисунок 3 - Схема типового процесса, привязанного к организационной  структуре 

Как видно на схеме, для  процесса определены вход и выход. Под входом в данном случае мы понимаем исходные ресурсы, под выходом результирующие ресурсы. Каждый исходный ресурс имеет своего поставщика. Поставщиком является объект или предыдущий процесс, производящий и/или передающий исходные ресурсы (входы).

В свою очередь выполнение любого процесса ведет какому-то определенному  результату. Данным результатом может  или должен воспользоваться какой-то объект. Также, результаты предыдущего  процесса может использовать последующий  процесс. Отсюда можно сделать вывод, что для каждого процесса есть определенный потребитель. Потребителем является объект или процесс. Потребитель  в обязательном или случайном  порядке воспринимает и использует результаты (выходы) процесса.

Особое внимание на схеме  рекомендуется обратить на обратные связи между процессом и поставщиком  входов, а также между потребителем выходов и процессом.

Как правило, обратные связи  подобного рода носят информационный характер, т.е. являются потоками информации между процессом и внешней  средой.

Цель процесса - это выраженный количественный показатель, к которому должен стремиться ответственный (хозяин) процесса путем управления и улучшения  процесса. У каждого процесса должна быть цель, причем у одного процесса их может быть несколько. Цели процессов  обязательно должны быть согласованны с видением и стратегическими  целями организации.

1.2 Организация процессного  подхода 

Процессный подход - это  подход, при котором все виды деятельности в организации рассматриваются  как процессы.

Процессы - это логически  упорядоченные последовательности шагов (работ, этапов, элементов), преобразующих  входные данные в выходные данные. Такое понимание процессов близко к представлению об алгоритмах, и  это дает возможность использования  информационных технологий для визуализации процессов и полученных результатов  для своевременного принятия управленческих решений.

Процессный подход ориентирован, в первую очередь, не на организационную  структуру предприятия, а на бизнес-процессы, конечными целями, выполнения которых  является создание продуктов или  услуг, представляющих ценность для  внешних или внутренних потребителей.

Под процессным подходом к  организации и управлению деятельностью  предприятия понимается ориентация:

деятельности предприятия  на бизнес-процессы,

системы управления предприятием на управление как каждым бизнес-процессом  в отдельности, так и всеми  бизнес-процессами в целом,

системы качества предприятия  на обеспечение качества технологий выполнения бизнес-процессов, в рамках существующей или перспективной  организационно-штатной структуры  и организационной культуры предприятия.

Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности предприятия, которые, вместе взятые, создают  результат (продукт, услугу), имеющий  ценность для потребителя, клиента  или заказчика. В качестве клиента  может быть другой бизнес-процесс.

1.3 Сущность процессного  подхода к управлению 

Процессный подход рассматривает  управление как непрерывную серию  взаимосвязанных управленческий функций.

Процессный подход был  впервые предложен приверженцами  школы административного управления, которые пытались описать функции  менеджера. Однако, эти авторы были склонны рассматривать такого рода функции как независимые друг от друга. Процессный подход, в противоположность этому, рассматривает функции управления как взаимосвязанные. Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций. Функции процесса управления. Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля.

1. Планирование. Функция планирования  предполагает решение о том,  какими должны быть цели организации  и что должны делать члены  организации, чтобы достичь этих  целей. По сути своей функция  планирования отвечает на три  следующие основные вопроса: 

1. Где мы находимся в  настоящее время? 

2. Куда хотим двигаться? 

3. Как мы собираемся  сделать это? 

Посредством планирования руководство  стремится установить основные направления  усилий и принятия решений, которые  обеспечат единство цели для всех членов организации. Другими словами, планирование - это один из способов, с помощью которого руководство  обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Планирование в организации  не представляет собой отдельного одноразового события в силу двух существенных причин.