Совершенствование системы управления учебного института на основе внедрения процессного подхода (на примере ИУИПП СЗТУ)

Во-первых, хотя некоторые  организации прекращают существование  после достижения цели, ради которой  они первоначально создавались, многие стремятся продлить существование  как можно дольше. Поэтому они  заново определяют или меняют свои цели, если полное достижение первоначальных целей практически завершено.

Вторая причина, по которой  планирование должно осуществляться непрерывно, - это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут разворачиваться  не так, как это предвидело руководство  при выработке планов. Поэтому  планы необходимо пересматривать, чтобы  они согласовывались с реальностью.

2. Организация. Организовывать - значит создавать некую структуру.  Существует много элементов, которые  необходимо структурировать, чтобы  организация могла выполнять  свои планы и тем самым достигать  своей цели. Одним из этих элементов  является работа, конкретные задания  организации. Поскольку работы  выполняют люди, другим важным  аспектом функции организации  является определение, кто именно  должен выполнять каждое конкретное  задание из большого количества  таких заданий, существующих в  рамках организации, включая и  работу по управлению. Руководитель  подбирает людей для конкретной  работы, делегируя отдельным людям  задания и полномочия или права  использовать ресурсы организации.  Эти субъекты делегирования принимают  на себя ответственность за  успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю.

3. Мотивация. Руководитель  всегда должен помнить, что  даже прекрасно составленные  планы и самая совершенная  структура организации не имеют  никакого смысла, если кто-то не  выполняет фактическую работу  организации. И задача функции  мотивации заключается в том,  чтобы члены организации выполняли  работу в соответствии с делегированными  им обязанностями и сообразуясь  с планом. Руководители всегда  осуществляли функцию мотивации  своих работников, осознавали они  это сами или нет. Раньше  считалось, что мотивирование  - это простой вопрос, сводящийся  к предложению соответствующих  денежных вознаграждений в обмен  за прилагаемые усилия. На этом  основывался подход к мотивации  школы научного управления. Исследования  в области поведенческих наук  продемонстрировали несостоятельность  чисто экономического подхода.  Руководители узнали, что мотивация,  т.е. создание внутреннего побуждения  к действиям, является результатом  сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. В  настоящее время мы понимаем, что для того, чтобы мотивировать  своих работников эффективно  руководителю следует определить, каковы же на самом деле  эти потребности, и обеспечить  способ для работников удовлетворять  эти потребности через хорошую  работу.

4. Контроль. Непредвиденные  обстоятельства могут заставить  организацию отклониться от основного  курса, намеченного руководством  первоначально. И если руководство  окажется неспособным найти и  исправить эти отклонения от  первоначальных планов, прежде чем  организации будет нанесен серьезный  ущерб, достижение целей, возможно  даже само выживание, будет  поставлено под угрозу. Контроль - это процесс обеспечения того, что организация действительно  достигает своих целей. 

Существуют три аспекта  управленческого контроля.

Установление стандартов - это точное определение целей, которые  должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования.

Второй аспект - это измерение  того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и  сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами.

Если обе эти фазы выполнены  правильно, то руководство организации  не только знает о том, что в  организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного  осуществления третьей фазы, а  именно, - стадии, на которой предпринимаются  действия, если это необходимо, для  коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных  действий - пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реалистичными  и соответствовали ситуации.

Связующие процессы. Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного  решения и сделать это решение  понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают  все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений  часто называют связующими процессами.

Принятие решений. По сути, чтобы организация могла четко  работать, руководитель должен сделать  серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор  одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие решения - это  выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это  составляет основное содержание деятельности руководителя. Основным требованием  для принятия эффективного решения  или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие  адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Коммуникация - это процесс  обмена информацией, ее смысловым значением  между двумя или более людьми. Поскольку организация представляют собой структурированный тип  отношений между людьми, она в  значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения  эффективного функционирования. Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что  составляет предпосылку существования  организации как таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли  приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они  могли выполняться. Коммуникация также  важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты цели организации.

Для успешного функционирования организация должна определить и  управлять многочисленными взаимосвязанными видами деятельности. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая с целью  преобразования входов в выходы, может  рассматриваться как процесс. Часто  выход одного процесса образует непосредственно  вход следующего.

Применение в организации  системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также их менеджмент процессов  могут считаться «процессным  подходом».

Преимущество процессного  подхода состоит в непрерывности  управления, которое он обеспечивает на стыке отдельных процессов  в рамках их системы, а также при  их комбинации и взаимодействии.

При применении внутри системы  менеджмента качества такой подход подчеркивает важность:

понимания требований и соответствия им;

необходимости рассмотрения процессов с точки зрения добавления ценности;

достижения результатов  в рабочих характеристиках процессов  и эффективности;

постоянного улучшения процессов, основанного на объективном измерении.

Основными преимуществами процессного  управления являются:

повышение качества управления за счет проектирования и согласования процессов;

высокое качество принимаемых  решений;

обеспечение стратегической направленности деятельности.

Отмечаются и другие преимущества, которые привносит в деятельность организации процессный подход:

возникновение языка описания деятельности, доступного и понятного  всем участникам процесса;

возможность простой и  наглядной графической интерпретации  деятельности; выделение зон ответственности, что облегчает формулирование требований к персоналу, привлеченному к  определенным работам, и составление  более точного и прицельного  штатного расписания организации;

более простое и надежное определение точек контроля в  процессе благодаря разбивке его  на подпроцессы;

процессный подход придаёт  единую направленность менеджменту  и производству, которое, независимо от того, как структурируется организация, имеет, как правило, горизонтальную направленность и носит строго процессный характер;

переход от функционального  подхода к процессному позволяет устранить часто проявляющуюся обособленность подразделений и должностных лиц;

переход к процессному  подходу позволяет рассматривать  деятельность в системе менеджмента;

процессный подход акцентирует  внимание менеджмента на взаимодействии подразделений и должностных  лиц, что даёт возможность устранять  участки деятельности, выпадающие из-под  влияния системы менеджмента  качества;

процессный подход характеризуется  большей по сравнению с функциональным подходом способностью к совершенствованию  менеджмента;

процессный подход расширяет  возможности организаций в её развитии.

Для более глубокого понимания  процессного подхода необходимо применять цикл Деминга - Шухарта «Plan - Do - Check - Act» (PDCA) (рисунок 4). Это «планирование - осуществление - проверка - действие».

Рисунок 4 - цикл Деминга - Шухарта

1.3.1 Использование цикла  PDCA

Цикл (Plan - Do - Check - Act) - известная модель непрерывного улучшения процессов.

1. Планирование. Оцените свои  возможности и спланируйте желаемое  изменение. 

2. Выполнение. Осуществите  запланированные мероприятия и  оцените полученное изменение. 

3. Проверка. Проанализируйте  результаты контроля и сделайте  выводы.

4. Действия. Действуйте на  основе выводов, сделанных на  предыдущем этапе. Если изменение  оказалось успешным, используйте  полученный опыт для проведения  более значительных изменений.  Если нет, еще раз повторите  цикл, но по другому плану. 

Цикл PDCA известен также под  двумя другими названиями: цикл Шухарта и цикл Деминга.

У. Шухарт впервые описал концепцию PDCA в 1939 г. в своей книге «Статистические методы с точки зрения управления качеством». Идея цикличности, отметил он, отражает ту мысль, что основой успешного развития предприятия является постоянная оценка практики управления, совмещенная с готовностью менеджеров поддерживать оригинальные идеи и отказываться от неудачного опыта.

Э. Деминг первым назвал цикл PDCA циклом Шухарта - в честь своего наставника и учителя. Э. Деминг пропагандировал использование этого цикла в качестве основного способа достижения непрерывного улучшения процессов. Он также ввел модификацию цикла PDCA - цикл PDSA ( - изучать).

В 1950 г. Э. Деминг вдохновил японцев на использование цикла PDCA, и они назвали этот цикл циклом Деминга.

Использование этого цикла  позволяет на практике реализовать  непрерывное улучшение процессов, направленное на повышение эффективности  работы организации.

В институте должен происходить  непрерывный цикл Деминга PDCA, в ходе которого повышается качество образовательного процесса. Поскольку назначением процессного подхода является повышение результативности функционирования организации, применительно к институту, это означает повышение результативности выхода процесса - повышение удовлетворённости заинтересованных сторон. Согласно теории, для того чтобы обеспечить высокое качество выхода, необходимо обеспечить высокое качество процесса и обязательно входа, поскольку без высокого качества хотя бы одной их этих составляющих не будет обеспечено высокое качество выхода.

В данном аспекте входом образовательного процесса, помимо требований заинтересованных сторон, будет являться качество ресурсов института. Очевидно, что для подготовки высококвалифицированного специалиста  и удовлетворения тем самым требований государства и в некоторой  степени работодателей и семей  студентов, необходимо достаточное  материальное обеспечение учебного процесса литературой, методическими  разработками, оборудованными лабораториями, компьютерными классами, канцелярскими  принадлежностями, и т.п.

Одним из элементов входа  являются также и студенты, от качества которых во многом зависит дальнейший учебный процесс. Всё это и  ещё многое другое является входом образовательного процесса, высокое  качество которого является непременным  условием повышения качества выхода.

Образовательный процесс, протекающий  в институте, должен являться объектом внутреннего мониторинга, поскольку  при аккредитации института его  изучению уделяется большое внимание. Актуальным вопросом повышения качества учебного процесса института, может  быть проведение внутреннего мониторинга, или внутреннего аудита, института  специально на то уполномоченным подразделением. Поскольку цель - повышение качества образования, которое может быть достигнуто повышением качества учебного процесса, за образец берутся требования государства, предъявляемые к высшим учебным заведениям. В ходе внутреннего  мониторинга будет изучаться  фактическое положение дел в  этой области и сравнение с  образцом - требованиями государственных  стандартов.

Таким образом, внутренний мониторинг является одним из инструментов повышения  качества процесса. Осуществляемый в  соответствии с процессным подходом комплекс мероприятий позволит повысить качество входа и процесса, в результате чего на выходе будет повышение удовлетворённости  различных категорий обучаемых  и заинтересованных сторон, а институт укрепит свой авторитет.