Совершенствование системы управления учебного института на основе внедрения процессного подхода (на примере ИУИПП СЗТУ)

2. Сложность - система состоит  из множества разнородных компонентов,  объединенных взаимосвязями различного  характера. Уровень сложности  системы зависит от количества  компонентов, а также от наличия  внутренних и внешних связей  и их динамичности.

3. Делимость - каждую систему  можно разбить на несколько  подсистем, имеющих свои автономные  задачи.

4. Целостность - система  представляет собой определенное  органическое единство, удаление  хоть одного из элементов которого, приводит к изменению всей  системы. 

5. Разнородность элементов  - в системе могут существовать  элементы, относящиеся к различным  типам (экономические, социальные, технические объекты).

Состояния системы как  результат выполнения процессов:

Каждая система в определенный момент времени пребывает в конкретном состоянии.

1.6 Сущность системного  подхода к управлению 

Применение теории систем к управлению облегчило для руководителей  задачу увидеть организацию в  единстве составляющих ее частей, которые  неразрывно переплетаются с внешним  миром. Эта теория также помогла  интегрировать вклады всех школ, которые  в разное время доминировали в  теории и практике управления.

Системные концепции. Теория систем была впервые применена в  точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 50-х годов явилось важнейшим  вкладом школы науки управления. Системный подход - это не есть набор  каких-то руководств или принципов  для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и  управлению. Чтобы осознать, как  системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более  эффективно достичь целей. Понятие  «Система» было рассмотрено в  параграфе 4 главы 1.

Поскольку люди являются, в  общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для  выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации части ее взаимосвязаны.

Существуют два основных вида систем: закрытые и открытые.

Закрытая система имеет  жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей системы. Часы - знакомый пример закрытой системы.

Открытая система характеризуется  взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это  объекты обмена с внешней средой проницаемые границы системы. Такая  система не является само обеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающий из вне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами.

Крупные составляющие сложный  систем, таких как организация, человек  или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимосвязаны, неправильное функционирование даже самой  маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом.

Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют, какое из средств арсенала управления может оказаться успешным.

Системный подход требует  координации всех аспектов деятельности, постоянного планирования и доведения  планов до каждого рабочего места, с  тем, чтобы можно было анализировать  и корректировать их выполнение по ходу дела. Этот принцип предполагает представление организации как  системы взаимодействующих динамических процессов.

К числу важнейших задач  системного подхода относятся:

1. разработка средств представления исследуемых и конструируемых объектов как систем;

2. построение обобщенных  моделей системы, моделей разных  классов и специфических свойств  систем;

3. исследование структуры  теорий систем и различных  системных концепций и разработок.

Принципы системного подхода:

1. Целостность, позволяющая  рассматривать одновременно систему  как единое целое и в то  же время как подсистему для  вышестоящих уровней. 

2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней  мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня - элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

3. Структуризация, позволяющая  анализировать элементы системы  и их взаимосвязи в рамках  конкретной организационной структуры.  Как правило, процесс функционирования  системы обусловлен не столько  свойствами ее отдельных элементов,  сколько свойствами самой структуры. 

4. Множественность, позволяющая  использовать множество кибернетических,  экономических и математических  моделей для описания отдельных  элементов и системы в целом. 

Но эти принципы системности  только тогда могут быть полезны  и эффективны, могут отражать действительно  системный подход, когда они сами будут учитываться и использоваться системно, т.е. во взаимозависимости  и в связи друг с другом. Принципы системности надо использовать тоже системно.

Таким образом, системный  подход - это совокупность принципов, определяющих цель и стратегию решения  сложных проблем, метод, основанный на представлении объекта-носителя проблемы в качестве системы, включающий с одной стороны разложение сложной  проблемы на ее составляющие, анализ этих составляющих, вплоть до постановки конкретных задач, имеющих отработанные алгоритмы  решения, а с другой стороны, удержание  этих составляющих в их неразрывном  единстве.

Применение системного подхода  позволяет наилучшим образом  организовать процесс принятия решений  на всех уровнях в системе управления. Комплексный подход предполагает учитывать  при анализе как внутреннюю, так  и внешнюю среду организации.

Глава 2. Анализ системы управления институтом с выделением основных процессов 

2.1 Структура Института  управления инновационными и  производственными программами 

Анализ системы управления

Для эффективного внедрения  процессного подхода очень важно  иметь оптимальную работоспособную  организационную структуру, правильно  выбрать тип управления работниками. В настоящее время применяют  два основных типа управления - иерархический  и органический. Первый тип управления с жесткой вертикальной системой управления с постоянно закрепленными  обязанностями каждого элемента системы. Второй тип отличается высокой  адаптивностью к условиям работы, здесь больше горизонтальных связей управления, обязанности участников процесса могут достаточно часто  меняться. Обе системы управления имеют свои плюсы и минусы, необходимо в каждом конкретном случае искать свой вариант системы управления, сочетающий элементы обоих типов.

В исследуемом институте  тип организационной структуры  управления линейно - функциональный (Приложение 1).

Институт работает по структуре показанной в приложение 2.

Координация деятельности института  как структурной единицы Университета, организация его взаимодействия с другими подразделениями осуществляется ректором Университета и проректорами по направлениям деятельности.

Управление и координация  деятельности структурных подразделений  института, их взаимодействие с подразделениями  Университета осуществляется директором и его заместителями.

В структуру института  входят:

- управление института 

- директор и его заместители,  деканат; 

- кафедры. 

Для решения конкретных задач  в составе института или при  кафедрах могут формироваться временные  творческие коллективы, а так же создаваться межинститутские, межкафедральные лаборатории и центры.

Управление всей деятельностью  института осуществляет директор, который, в соответствии с должностной  инструкцией:

- избирается из числа  наиболее авторитетных, имеющих  ученую степень доктора либо  кандидата наук, педагогов; 

- несет ответственность  за результаты деятельности института; 

- в соответствии с законодательством  и в пределах доверенности  ректора Университета действует  от имени института, представляет  его во всех организациях и  учреждениях; 

- вносит предложения ректору  по распределению внебюджетных  средств института и организует  их расход в соответствии с  утвержденной сметой;

- издает в пределах  своей компетенции распоряжения, обязательные для всех работников  и студентов (слушателей) института; 

- представляет ректору  предложения по кандидатурам  для назначения и смещения  своих заместителей.

Оперативное управление деятельностью  института осуществляют заместители  директора. Распределение обязанностей между ними утверждает директор.

Для обеспечения коллегиальности  управления деятельностью института  создается совет института, который  имеет полномочия и действует  на основании положения о Совете института.

2.2 Общие сведения об  институте 

Деятельность института  регламентирована следующими нормативными документами:

- Федеральным Законом  " О высшем и послевузовском  профессиональном образовании»  от 22 августа 1996 года 125-ФЗ (с изменениями  на 01.09.2007 г.);

- Типовым положением об  образовательном учреждении высшего  профессионального образования  (высшем учебном заведении) Российской  Федерации (Утверждено Постановлением  Правительства РФ 14.02. 2008 г. 77);

- Трудовым Кодексом Российской  Федерации (Утв. Президентом РФ 30.12.2001 г. 197-Ф3);

- Приказом Министерства  образования Российской Федерации  от 26 ноября 2002 г. 4114 "Об утверждении  Положения о порядке замещения  должностей научно-педагогических  работников в высшем учебном  заведении Российской Федерации";

- Рекомендациями МО РФ "О порядке замещения должностей  ППС на условиях внутреннего  совместительства" от 14.11.2003 г. 32ю-50-2197/32-05;

- Уставом ГОУ ВПО «Северо-Западный  государственный заочный технический  университет».

Институт в своем составе  имеет:

- деканат, 

- кафедру логистики, 

- кафедру менеджмента, 

- кафедру управления финансами, 

- кафедру экономики и  управления на предприятии, 

- кафедру экономической  теории,

- кафедру иностранных  языков,

- кафедру социально-гуманитарных  наук,

- кафедру физической культуры,

- лингвистический центр, 

- отдел информационных  технологий.

Цели и принципы управления качеством в Государственном  образовательном учреждении высшего  профессионального образования  «Северо-Западный государственный  заочный технический университет» (ГОУ ВПО «СЗТУ») отражены в Политике Университета в области качества, выработанной в соответствие с общеевропейским  подходом в этой сфере деятельности. Настоящее Положение является документом системы качества, определяющим содержание и структуру института управления производственными и инновационными программами (ИУП и ПП), цели, задачи, основные функции института, а также  права и ответственность его  сотрудников и взаимодействие их с другими подразделениями и  должностными лицами СЗТУ.

Институт является основной учебной, учебно-исследовательской, и  научно-методической структурной единицей Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования  «Северо-Западный государственный  заочный технический университет» (далее Университет), осуществляющей обучение по закрепленным направлениям и специальностям (специализациям), научную, предпринимательскую, хозяйственную и иную деятельность в соответствии с Уставом Университета.

Институт, в соответствии со статьей 12, п. 7 Федерального Закона «О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации "Об образовании"» и Положений  Устава Университета, обладает частичными правомочиями юридического лица, выполняет  все виды обучения по программам высшего, среднего специального и дополнительного  профессионального образования  в рамках закрепленных за ним направлений и специальностей по выданной Университету лицензии.

Функционирование института  обеспечивается:

- исполнением всеми его  структурными подразделениями решений  Ученого совета Университета, приказов  и распоряжений ректора, распоряжений  проректоров, распоряжений директора  института и решений Совета  института; 

- обязательным участием  всех структурных подразделений  института в реализации образовательных  программ, научно-исследовательской,  методической деятельности, обеспечении  учебного процесса.

Институт является основной учебной, учебно-исследовательской, и  научно-методической структурной единицей Университета и функционирует как  единый учебно - научно - методический комплекс.

Координация деятельности института  как структурной единицы Университета, организация его взаимодействия с другими подразделениями осуществляется ректором Университета и проректорами по направлениям деятельности.

Управление и координация  деятельности структурных подразделений  института, их взаимодействие с подразделениями  Университета осуществляется директором и его заместителями.