Совершенствование организационной структуры управления малым бизнесом в сфере торговли

- математико-статистические модели  зависимостей между исходными  факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях.

Процесс проектирования организационной  структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от ее характера, а также возможностей для проведения соответствующего исследования. Таким образом, предлагается следующий алгоритм диагностики организационной структуры, рекомендованный Гурковым⁵³:

Этап 1. Оценка конкурентоспособности  фирмы

Этап 2. Определение стратегического  типа фирмы

Этап 3. Установление соответствия стратегии, стиля и структуры управления

Этап 4. Анализ отдельных функциональных подсистем (маркетинг, производство, кадры, инноватика, финансы).

Этап 5. Диагностика отдельных функций

 

Вывод по главе II:

Организация малого бизнеса – это группа как минимум  двух людей, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и др. условий ради решения стоящих перед нами проблем и сознательной координации деятельности для достижения общей цели.

           Под организационной структурой  управления организацией малого  бизнеса понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. ОСУ определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

         Построение структуры управления  организацией малого бизнеса  — это важная составная часть  общей функции управления —  организовывания, одной из центральных задач которой является создание необходимых условий для выполнения всей системы планов организации. Ее реализация может потребовать реструктуризации, как самой организации, так и ее управляющей системы, а также создания условий для формирования высокочувствительной к изменениям культуры организации. Культура как сложившаяся в организации система ценностей, убеждений, образцов и норм поведения отражает характер отношений между работающими, т.е. прямо связана с организационной структурой. Как правило, мероприятия по проектированию или изменению состава самой организации (разукрупнение, объединение, слияние с другими организациями и др.) вызывают необходимость соответствующих перемен в структуре управления.

          В результате получили следующие выводы:

- перед тем, как  выбрать методы, нужно хорошо  изучить основные концепции организационного  проектирования;

- для того чтобы  начать проектирование, сначала  выбираются цели, а затем механизм  их достижения;

- важным элементом  методологии организационного проектирования является обоснование основных стадий данного процесса;

- существуют методы  организационного проектирования, которые однозначно можно отнести  к тому или иному виду организаций  и, которые определяются в зависимости  от обстоятельств;

- оценка эффективности  является важным элементом разработки  проектных и плановых решений,  позволяющим определить уровень  прогрессивности действующей структуры,  разрабатываемых проектов плановых  мероприятий;

- правильность выбранных  методов организационного проектирования говорит о рентабельности предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава III. Практические аспекты реализации управления организационной структурой предприятия малого бизнеса на примере ИП Зарипов А.А.

 

&3.1 Организационно-экономическая характеристика  предприятия

 

 

           Объектом исследования является  индивидуальный предприниматель  Зарипов А.А. ИП Зарипов А.А.  зарегистрирован  на основании  Федерального закона от 8 августа  2001 г. N 129-ФЗ "О государственной  регистрации юридических лиц  и индивидуальных предпринимателей".

ИП Зарипов  А.А. .имеет в собственности обособленное имущество, может от своего имени  приобретать и осуществлять имущественные  и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и  ответчиком в суде. ИП Зарипов А.А. имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законами.

Сфера деятельности частного предпринимателя  – производство и продажа электробытовых товаров.

Общество осуществляет свою деятельность на коммерческой основе в целях получения прибыли. Размер уставного капитала общества составляет 60 000 руб. Уставный капитал состоит из вклада единственного учредителя – физического лица.

Руководство текущей  деятельностью Общества, исполнение решений учредителя осуществляет единоличный исполнительный орган в лице директора Общества.

На данный момент среднесписочная численность ИП Зарипов А.А. составляет 25 человек. Общая  структура предприятия представлена на рисунке 3.1.

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3.1 - Общая структура управления ИП Зарипов А.А.

 

На основании  представленной схемы управления (рисунок 3.1) можно сказать, что все структуры, составляющие ИП Зарипов А.А. отвечают за определенный участок стабильной работы общества.

Функции и роли управления обществом выражены необходимостью централизованного заключения договоров с покупателями и заказчиками, юридического и правового сопровождения договорных отношений, необходимостью обработки сводной документации и выработки путей стратегического развития организации, повышения уровня внутреннего контроля, грамотного учета и достоверной отчетности.

         По данным таблицы 3.1 можно судить о том, что в 2011 году по сравнению с 2009 годом значительно возросла эффективность деятельности. Наблюдается рост всех показателей деятельности. Объем выручки возрос на 274 %, себестоимость продаж возросла на 237 %, то есть практически в 3 раза увеличился объем выполняемых работ.

Рентабельность  продаж в 2009 году составила всего 3,2 %, а в 2011 году уже достигла 12,8 %. Это достаточно высокий показатель, тем более для недавно образованной организации. Положительным также является то, что рост выручки превышает темп роста себестоимости на 37,3 %, также растет производительность труда, по сравнению с 2010 годом она увеличилась на 20,6 %. Стоимость основных производственных фондов увеличилась на 826 тыс. рублей в основном за счет увеличения запасов сырья. На конец сентября 2010 года запасы сырья составили 7521 тыс. рублей. По итогам 2011 года на балансе предприятия числится запасов на сумму 8735 тыс. рублей. Фондоотдача также увеличилась.

Таблица 3.1

Анализ основных показателей деятельности

№ п/п	Наименование  показателей	2009 год	2010 год	2011 год	Темп роста, Гр.4/гр 3*100%
1	Выручка от продаж, тыс. руб.	114739	31273	117142	374,5
2	Себестоимость продаж, тыс. руб.	88437	30277	102113	337,2
3	Прибыль от продаж, тыс.руб.	24782	996	15029	1508,9
4	Чистая прибыль, тыс. руб.	19177	757	12023	1588,24
5	Текущий налог  на прибыль, тыс. руб.	116	239	3006	1257,7
6	Среднесписочная численность работников, чел	70	95	195	310,5
7	Стоимость производственных фондов, тыс. руб.	6867	10708	11534	107,7
8	Стоимость оборотных  средств, тыс. руб.	84420	21645	34959	161,5
9	Стоимость основных фондов	2915	3187	3842	120,6
10	Удельные затраты, %	93,5	96,8	87,2	90,1
11	Производительность  труда	313,7	329,2	397,1	120,6
12	Фондоотдача	1,8	2,9	10,2	351,7
13	Оборачиваемость оборотных средств	1,9	1,4	3,3	235,7
14	Рентабельность  продаж в %	3,8	3,2	12,8	400
15	Общая рентабельность в %	2,1	2,4	10,3	429,2

 

В 2011 году увеличилась на 135% оборачиваемость оборотных средств, что говорит об улучшении эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств. На динамику данного показателя оказало влияние увеличение выручки от выполнения работ.

Организация ИП Зарипов А.А. стабильно развивается. Существует множество заключенных договоров на производство и продажу электробытовых товаров, что говорит о том, что и в дальнейшем эффективность деятельности организации не будет ухудшаться, что особенно ценно в период кризиса. Также организация не только не сократила в 2011 году численность работников, как многие предприятия в период экономического кризиса, но наоборот, увеличила эту численность на 20 человек, что способствует не только развитию данной организации, но и снижению социальной напряженности в городе, так как сокращается количество безработных. Таким образом, можно сделать выводы о положительной тенденции развития деятельности организации в 2011 году.

Для анализа  системы внутреннего контроля расчетов с клиентами, проведем оценку системы внутреннего контроля в целом и определим степень ее надежности. Для этого воспользуемся тестами, применяемыми для оценки системы внутреннего контроля (таблица 3.2). Оценка будет проведена по количеству баллов.

Контроль за доходами, полученными от выполнения работ, оказания услуг является частью системы внутреннего контроля ИП  Зарипов А.А. Он включает в себя контроль за полнотой отражения выручки от продаж, контроль за погашением дебиторской задолженности и полнотой зачисления денежных средств покупателей.

 

 

 

 

 

 

                                                                                                              Таблица 3.2

Оценка системы  внутреннего контроля ИП Зарипов  А.А.

Фактор	Слабое влияние (1 балл)	Среднее влияние (2 балла)	Сильное влияние (3 балла)	Кол-во баллов
Управленческие  и оперативные решения	Единоличное руководство	Умеренное разделение полномочий	Широкое разделение полномочий и ответственности	2
Обращение к  аудиторам за консультацией по вопросам учета	Случаи обращения  отсутствуют	Руководство иногда проводит консультации с аудиторами	Широкое использование  практики проведения консультаций	2
Статус системы  внутреннего контроля в организации	Низкий	Промежуточный	Высокий	2
Ответственность служащих (включая особые обязанности)	Ответственность не устанавливается	Ответственность устанавливается частично и оформляется  документально	Ответственность устанавливается полностью и  документально оформляется	2
Образование, практические навыки, квалификация и комплектация персонала организации	Низкий уровень	Средний уровень	Высокий уровень	2
Обучение и  повышение квалификации	Не проводится	Проводится  ограниченное обучение	Проводится  всестороннее обучение	2
Соблюдение  графика документооборота	Отсутствует	Частично соблюдается	Постоянно соблюдается	1
Документ об учетной политике	Отсутствует	Составлен формально	Составлен детально по всем участкам учета	2
Соблюдение  нормативных изменений в учете  и налогообложении	Изменения выявляются плохо	Изменения выявляются недостаточно хорошо	Изменения выявляются хорошо, предпринимаются соответствующие  меры для обеспечения согласованности	2
Утверждение политики по развитию и усовершенствованию системы  учета и контроля	Не проводится	Проводится  неформально или частично	Проводится  формально и полностью	2
Разработка  деловой стратегии организации  и кодекса поведения	Разработки  отсутствуют	Разработки  выполняются неформально и не охватывают все сферы хозяйственной  деятельности	Разработки  оформлены документально	1

 

Все заказы, поступившие в ИП Зарипов А.А., регистрируются   торговым отделом в книге учета заказов. При этом осуществляется контроль наличия:

- разборчивой  подписи и указания должности  лица, составившего заказ;

- четкого оттиска печати  организации-покупателя;

- точного указания юридического адреса и банковских реквизитов покупателя;

- конкретности заказа (вид  работ, количество, цена и т.д.).

Все заказы номеруются и подшиваются для хранения в  журналах учета поступивших заказов. Копии заказов передаются начальнику торгового отдела, принимающему решение о возможности их выполнения. При предоставлении коммерческого кредита проводится анализ финансового состояния и надежности покупателя, а именно: анализируются финансовые отчеты, банковские справки и т.п. В целях контроля покупателей, при заключении договоров запрашиваются нотариально заверенные копии устава, учредительного договора, свидетельства о регистрации покупателя, выясняются полномочия лиц, подписавших договоры и заказы.

Письма, направленные покупателями ИП Зарипов А.А. , а также выставленные счета на предоплату, подшиваются в отдельные журналы и регистрируются в хронологическом порядке для анализа доли покупателей, с которыми были заключены хозяйственные договоры. Оперативный учет выполнения договоров ведет отдел сбыта. Договоры, заключенные с покупателями ИП Зарипов А.А. , в большинстве своем имеют типовую форму.

В случае если сроки, предусмотренные для оплаты договором, нарушены, работниками торгового отдела пишется предупреждение о возможных мерах со стороны ИП Зарипов А.А. в случае несвоевременной оплаты. Если оплата покупателем не будет произведена в сроки, указанные в письме-предупреждении, то данные по покупателю, не выполняющему договорные обязательства, передаются в бухгалтерию для составления предарбитражного напоминания и дальнейшей передачи дел в арбитражный суд Ульяновской области.

 

 

 

 

 

 

 

&3.2 Анализ организационной структуры управления предприятием. Возможности усовершенствования организационной структуры управления предприятием малого бизнеса

 

 

 

Миссия, генеральная  цель, цели и задачи предприятия представлены на рис. 3.2:

МИССИЯ: УДОВЛЕТВОРЕНИЕ ПОТРЕБНОСТЕЙ НАСЕЛЕНИЯ В  ТНП, И  МАКСИМАЛЬНОЕ ПОЛУЧЕНИЕ ПРИБЫЛИ

цель: удовлетворение потребностей населения в продукции высокого качества по доступным ценам и получение прибыли