Проектирование систем информационной поддержки кадрового менеджмента (на примере ОАО «Объединённые телесистемы»)

Признание доходов.

      Средства модуля позволяют отражать  доходы будущих периодов и  признавать выручку в правильном  периоде. Кроме того, можно использовать  метод начислений и кассовый  метод учета при переносе проводок  в «Oracle Главная книга».

Интернет дебиторы.

      «Oracle Интернет дебиторы» представляет собой программное решение для управления процессами реализации, в частности кредитования заказчиков и поступлением денежных средств. Это решение позволяет заказчикам и работникам выполнять ряд функций «Дебиторов» через стандартный веб-браузер в режиме самообслуживания. «Интернет дебиторы» полностью интегрированы с модулем «Дебиторы». В дополнение к разнообразным интерактивным запросам вы и ваши заказчики можете использовать систему «Интернет дебиторы» для распечатки счетов-фактур, предъявления претензий по выставленным счетам и просмотра текущего сальдо по расчетам. Предъявление претензии по счету из системы «Интернет дебиторы» автоматически вызывает окно «Запрос Кредитового авизо». Решение «Интернет дебиторы» обеспечивает возможность поиска заказчиков фактически на основе любого элемента данных о заказчике. Все операции, доступные через систему «Интернет дебиторы» защищены стандартными средствами защиты приложений системы Oracle, а также средствами защиты, свойственными всем самообслуживаемым веб-приложениям системы Oracle.

► Oracle Кредиторы и Интернет расходы

Oracle Payables, iExpenses

      Модуль «Oracle Кредиторы» оптимизирует все процессы управления закупками, обеспечивая жесткий финансовый контроль расходования средств и стратегическую финансовую информацию.

Оптимизация операций по расчету с кредиторами.

      Оптимизация рутинных операций  по расчетам с кредиторами, таких  как обработка счетов-фактур и  запросов поставщиков, существенно  сокращает временные циклы снабжения  и снижает административные расходы. Освобождение специалистов, ведущих  расходы с кредиторами, от административных  задач, позволяет профессиональным  бухгалтерам уделять больше внимания  аналитической работе, связанной  с внутренним контролем и аудитом, а также анализу издержек.

Обработка счетов-фактур.

      Средства электронной обработки  позволяют эффективно автоматизировать  обработку счетов-фактур. Модуль  «Oracle Кредиторы» поддерживает промышленный стандарт электронного обмена данными (EDI и XML), расчеты по поступлениям (ERS) и прямую электронную торговлю между предприятиями. Отсутствие необходимости обрабатывать счета-фактуры вручную позволяет компании более тесно сотрудничать со стратегическими поставщиками. Средствами модуля «Oracle Кредиторы» можно легко управлять повторяющимися операциями, такими как платежи за аренду помещений и коммунальные услуги. При этом интеграция с модулем «Oracle Управление недвижимостью» обеспечивает автоматическую передачу платежного поручения по договору аренды из отдела недвижимого имущества для оплаты в модуле «Oracle Кредиторы». Ввод данных при ручной обработке счетов-фактур производится в простом, легко настраиваемом окне. Например, для удобства пользователя можно изменять расположение любых полей, переименовывать их или вообще не показывать ненужные поля на экране.

Сокращение затрат в результате применения средств самообслуживания.

      Благодаря возможностям  Интернета, многие традиционно административные функции финансовых отделов могут выполняться внутренними и внешними пользователями в режиме самообслуживания. Интернет приложения, разработанные Oracle, позволяют инициаторам операций самостоятельно вводить данные в систему. При этом утверждение документов выполняется автоматически в соответствии с заданными правилами. В результате существенно сокращается время и затраты на обработку операций, повышается уровень достоверности информации и улучшается качество обслуживания.

Интернет расходы (Авансовые отчеты в режиме самообслуживания).

      Модуль «Oracle Интернет расходы» представляет собой рациональное решение по организации учета командировочных, представительских и иных аналогичных расходов. Используя стандартный веб-браузер, сотрудники могут вводить, сохранять и отправлять на согласование авансовые отчеты. Возмещение денежных средств в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами, производится в модуле «Oracle Кредиторы».

 

Oracle Интернет расходы обеспечивает следующие преимущества:

• Снижение затрат на обработку операций
• Использование интуитивного веб-интерфейса для ввода данных
• Доступ из любой точки мира: Поколение беспроводных устройств
• Повышение эффективности (копирование аналогичных отчетов, редактирование и т.д.)
• Загрузка операций с кредитной карты
• Создание авансовых отчетов оффлайн
• Повышение гибкости и точности бухгалтерского учета (сокращение ошибок при переносе информации и необходимая степень детализации отчетов)
• Возможность делегировать обязанности по заполнению и утверждению отчетов
• Интеграция с «Oracle Поток операций»
• Возможность  самостоятельного  просмотра  статуса авансовых отчетов
• Поддержание  специфических требований компании к содержанию авансового отчета
• Расчет НДС и других налогов
• Соответствие международным требованиям (иностранные валюты, языки и т.д.)
• Интеграция с Oracle E-Business Suite

Создание счетов и обработка запросов поставщика в режиме самообслуживания.

      «Oracle Кредиторы» также интегрирован с «Oracle веб-портал поставщиков». С помощью портала авторизованные поставщики могут выставлять счета онлайн в пределах сумм утвержденных заказов. Простой настраиваемый интерфейс позволяет поставщикам просматривать информацию о состоянии их баланса, об утвержденных заказах, выбирать количество, на которое выставляется счет, и вводить минимально необходимые данные, например, номер счета. Автоматическая онлайн проверка гарантирует, что поставщик выставил счет на обоснованную сумму.

Контроль платежей и управление денежными средствами.

      Интеграция с модулем «Oracle Движение денежных средств» обеспечивает возможность прогнозирования денежных потоков и предоставляет информацию для эффективного управления платежами поставщикам. Система позволяет инициировать и отслеживать выполнение платежей из одного центрального окна, которое называется "Рабочее место платежей". В целом средства модуля «Oracle Кредиторы» предотвращают повторные и несанкционированные платежи и обеспечивают использование всех доступных скидок.

Многовалютная отчетность.

      С помощью средств  Многовалютной отчетности можно создавать несколько        отчетных бухгалтерских книг, что позволяет просматривать операции со счетами кредиторов и выдавать по ним отчеты в различных валютах. Модуль «Oracle Кредиторы» поддерживает функцию расчета налогов и подготовки налоговой отчетности в соответствии с требованиями налоговых органов. В том числе модуль «Oracle Кредиторы» позволяет автоматически рассчитывать и делать проводки в бухгалтерском учете в отношении налога на добавленную стоимость и налога на доходы.

Гибкая поддержка бизнеса.

• Настройка интерфейса для каждого пользователя или группы пользователей
• Конфигурация на основе требований пользователя

Счета.

• Поступление электронных счетов через «Oracle Шлюз» EDI (шлюз электронной торговли)
• Поступление электронных счетов через «Oracle Портал поставщиков»
• Автоматическое создание циклических счетов-фактур
• Утверждение данных через систему согласования и использование направляемого «Потока операций» при утверждении счетов
• Отслеживание дубликатов счетов-фактур
• Автоматическое создание проводок по начислению процентов по кредиторской задолженности
• Применение последовательной нумерации
• Сверка счета-фактуры с заказом и приемной накладной
• Расчеты налогов (НДС, налог на доходы) и налоговая отчетность
• Ведение реестра поставщиков и онлайн обработка их запросов
• Интеграция с «Oracle Интернет расходы»

Выводы по 2 главе

1.  «Объединенные телесистемы» — крупнейший оператор цифровой связи, предоставляющий клиентам полный спектр услуг современной фиксированной связи. Компания создана в мае 2004 года на базе трех операторов — «МТУ-Информ», «Comstar» и «Телмос».

2. Результаты аудита, проведенного силами специалистов компании показал, что ИТ-служба в основном занята решением сиюминутных задач. Кроме того, вследствие слияния компаний значительно увеличилось количество центров ответственности за предоставляемые данные, усложнился маршрут движения данных. Серьезные требования выдвинуты бизнесом в связи с открытием филиалов и развитием в регионах.

Следующая глава настоящего исследования будет посвящена разработке рекомендаций по внедрению и использованию систем информационной поддержки кадрового менеджмента в ОАО «Объединенные  Телесистемы».

 

 

 

 

 

Глава 3. Основные рекомендации по внедрению и использованию систем информационной поддержки кадрового менеджмента в

ОАО «Объединенные  Телесистемы»

 

3.1 Повышение эффективности внедрения корпоративных информационных систем в деятельности

ОАО " Объединенные  Телесистемы"

 

За последние несколько лет в экономики России было отмечено устойчивое развитие и рост деловой активности. Можно отметить, увеличение объемов производства крупных предприятий. Финансовое положение корпораций улучшилось по всем основным параметрам: уровню рентабельности, обеспеченности собственным оборотным капиталом, платежеспособности.

Так же имело место продолжение устойчивого роста реальной заработной платы, стимулирующее расширение оборота розничной торговли по широкому аспекту товаров и услуг.

Эти факторы, для многих предприятий диктуют переход от программ старого образца, которые в основном специализированы на ведении бухгалтерского учета к новым, в том числе к системам управления предприятием и корпоративным системам - КИС.

Можно выделить следующие свойства и особенности корпоративных информационных систем:

- имеют  общую цель управления для  систем любого уровня;

- характеризуются  наличием большого числа системных  элементов, связанных между собой  каналами передачи данных;

- функционирование  систем всех уровней осуществляется  в условиях их взаимодействия  с внешней средой;

- в процессе  реализации функций управления  имеет место постоянное взаимодействие  пользователей и технических  средств;

- информационная  система ориентируется на автоматизацию  обработки информации;

- управление  реализуется с использованием  системы обратной связи.

Для того чтобы иметь хорошую информационную систему, отвечающую требованиям бизнеса, необходимо планировать как ее создание, развитие, так и ее замену или модификацию. При этом, такая работа должна проходить постоянно, одновременно с развитием организационной и функциональной структуры организации. Вместе с тем, внедрение современных ИТ-решений, в том числе и корпоративных, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным, а зачастую и рискованным процессом.

КИС выступают как связующее звено при выработке стратегии бизнеса, изменении управления, организации целенаправленной работы с персоналом, играют значимую роль в успешной реализации стратегии предприятия в целом.

Диктуемые бизнесом потребности в повышении качества управления, соответствия информационных процессов реальным бизнес-процессам, в том числе ускорения документооборота и подготовки принятия управленческих решений, являются ключевыми для развития современных информационных систем.

Автоматизация предприятия зачастую приводит к повышению эффективности бизнеса, его конкурентоспособности, стратегической координацию всех сторон бизнеса. Она так же способствует оптимизации бизнеса, в том числе объединению возможностей управления деятельностью, трудовыми ресурсами и информационными технологиями для комплексного улучшения результатов работы. Именно поэтому проблемы реинжиниринга становятся все более актуальными не только для зарубежных, но и для российских предприятий.

Для оценки необходимости внедрения информационной системы на предприятии необходимо ответить на следующие вопросы:

Какие показатели производительности бизнеса (стратегические или тактические) будут использоваться?

Поможет ли система достичь или превзойти уровень эффективности работы конкурентов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система улучшить планирование и контроль исполнения финансовых и оперативных планов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система улучшить взаимоотношения с клиентами? Как, насколько и когда?

Поможет ли система увеличить объем продаж? Как, насколько и когда?

Поможет ли система уменьшить время исполнения заказов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система уменьшить инвестиции в запасы товаров? Как, насколько и когда?

Основными причинами создания информационных систем обычно выступают следующие: