Проектирование систем информационной поддержки кадрового менеджмента (на примере ОАО «Объединённые телесистемы»)

Частные задачи, решаемые информационными системами управления, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. При этом примерный перечень задач, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Он приведен в табл.2.

Таблица 2.

Основные задачи ИСУП

Уровни и службы управления	Решаемые задачи
Руководство предприятия	обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее;  обеспечение контроля за работой служб предприятия;  обеспечение четкой координации работ и ресурсов;  предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;  формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат
Финансово-бухгалтерские службы	полный контроль за движением средств;  реализация необходимой менеджменту учетной политики;  оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей;  контроль за выполнением договоров, смет и планов;  контроль за финансовой дисциплиной;  отслеживание движения товарно-материальных потоков;  оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности
Управление производством	контроль за выполнением производственных заказов;  контроль за состоянием производственных мощностей;  контроль за технологической дисциплиной;  ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты);  оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов
Службы маркетинга	контроль за продвижением новых товаров на рынок;  анализ рынка сбыта с целью его расширения;  ведение статистики продаж;  информационная поддержка политики цен и скидок;  использование базы стандартных писем для рассылки;  контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку
Службы сбыта и снабжения	ведение баз данных товаров, продукции, услуг;  планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;  оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;- компьютерное ведение контрактов
Службы складского учета	управление многозвенной структурой складов; оперативный поиск товара (продукции) по складам; оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения; управление поступлениями с учетом контроля качества;  инвентаризация

 

Рассмотрим основные типы информационных систем, обслуживающих каждый организационный уровень, и их значение в корпорации.

Можно выделить  исполнительные системы поддержки выполнения:

- Ехесutive Suрроrt Sуstems (ЕSS) на стратегическом уровне;

- управляющие  информационные системы - Маnаgеment Information Systems (МIS) и системы поддержки принятия решений - Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне;

- системы  работы знания – Кnowledge Work Systems (KWS) и системы автоматизации делопроизводства – Office  Automation  Systems (ОАS) на уровне знаний;

- системы  диалоговой обработки запросов – Тransaction Processing Systems (ТРS) на эксплуатационном уровне.

Таким образом, типичные системы разработаны для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

Необходимо отметить, что каждая из различных видов систем может иметь компоненты, которые используются различными организационными уровнями и одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно МIS или средний менеджер может нуждаться в данных анализа из ТPS.

Внутри каждого из уровней принятия решений исследователи классифицируют решения как неструктурированные (неформализованные) и структурированные (формализованные). В неструктурированных решениях принимающий решение должен обеспечить суждение, оценку и проникновение в прикладную область. Каждое из этих решений оригинально, важно, нет установившейся практики и проработанной процедуры для их принятия.

Структурированные решения, наоборот, являются повторяемыми и обычными. Отрабатывается определенная процедура для их принятия, чтобы они не рассматривались каждый раз как новые. Некоторые решения частично структурированы, т.е. только часть проблемы имеет четкий ответ, обеспеченный в соответствии с принятой процедурой.

Охарактеризую основные  информационные системы более подробно.

Системы диалоговой обработки запросов (ТРS) – основные деловые системы, обслуживающие эксплуатационный уровень организации. Система диалоговой обработки запросов - компьютеризированная система, которая выполняет и рассчитывает рутинные транзакции, необходимые для проведения бизнеса. Например - коммерческие расчеты продаж, платежные ведомости, хранение отчетов служащих,  отгрузка и пр.

В данном случае, на эксплуатационном уровне задачи, ресурсы и цели предопределены и высоко формализованы. Например, решение о предоставлении кредита клиенту принимается управляющим низшего уровня согласно определенным критериям. Все что должно быть определено - соответствует ли клиент заданным критериям.

Системы работы знания и автоматизации делопроизводства

Системы работы знания (КWS) и системы автоматизации делопроизводства (ОАS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания  типа научных или инженерных рабочих станций (мест), а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и гарантируют, что новые знания и технический опыт должным образом интегрируются в бизнес.

Обработчики данных, это  как правило секретари, бухгалтеры, делопроизводители или менеджеры, чья работа заключается, главным образом, в использовании, манипулировании или распространении информации.

Системы автоматизации делопроизводства (ОАS) – это информационные приложения, технологии, разработанные для увеличения производительности обработчиков данных в офисе, поддержания координирования и связей типичного офиса.

Управляющие информационные системы (МIS) обслуживают управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами и, в некоторых случаях, интерактивным доступом к текущей работе организации и отчетам. Обычно они ориентируются исключительно внутренние, не относящиеся к окружающей среде результаты. МIS прежде всего обслуживают функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне.

В основном МIS обслуживают менеджеров, заинтересованных в еженедельных, ежемесячных и ежегодных результатах. МIS, как правило, адресуют структурные вопросы, которые известны заранее. Эти системы вообще не гибки и имеют немного аналитических возможностей. Большинство МIS используют простую установившуюся практику типа резюме и сравнения. Основная задача МIS - следить за тем, насколько процесс соответствует заведенному порядку.

Кроме того, следует выделить системы поддержки принятия решений (DSS).  В 1970-е гг. ряд компаний начал развивать информационные системы, которые совершенно отличались от традиционных систем. Эти новые системы были интерактивными, разрабатывались, чтобы помочь конечным пользователям использовать данные и модели, обсуждать и решать слабоструктурированные и неструктурированные проблемы.

Системы поддержки принятия решений помогают принятию решений управления, объединяя данные, сложные аналитические модели и удобное для пользователя программное обеспечение в единую мощную систему, которая может поддерживать слабоструктурированное или неструктурированное принятие решений. DSS находятся под управлением пользователя от начала до заключительной реализации и используются ежедневно. Основная концепция  DSS - дать пользователям инструментальные средства, необходимые для анализа важных блоков данных, используя легко управляемые сложные модели.

DSS могут использоваться на разных уровнях организации. Главные менеджеры применяют финансовые DSS, чтобы предсказать пригодность общих фондов для инвестиции отделением. Средние менеджеры внутри отделов могут использовать эти оценки и ту же самую систему и данные, чтобы принять решения относительно распределения фондов отделения по проектам.

Система поддержки принятия решений имеет три основных компонента: базу данных, модель и систему программного обеспечения. Модель –  это собрание математических и аналитических моделей, которые могут легко быть сделаны доступными для пользователя.

Среди наиболее широко используемых моделей - модели анализа чувствительности, которые задают вопросы типа «что, если?» неоднократно, чтобы определить влияние изменений в одном или большем количестве факторизации на результатах. Работа анализа «что, если» на основании известных или принятых условий допускает, чтобы пользователь изменял некоторые значения результатов испытаний, чтобы лучше предсказывать результаты, если изменения появляются в этих значениях. Например, что случится, если мы поднимем цену на 5 % или увеличим смету расходов на рекламу на 100 000 руб. Что случится, если мы сохраним цену и смету расходов на рекламу теми же самыми?

В обратном направлении программное обеспечение анализа чувствительности используется для целевого поиска: если я желаю продать один миллион единиц изделия в следующем году, на сколько я должен снизить цену изделия? Таким образом, в соответствии с замыслом DSS,  имеют большую аналитическую мощность, чем другие системы, главное их достоинство - ряд моделей, предназначенных для анализа данных.

В настоящее время  информационные системы помогают создавать и распространять знания и информацию в организации через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру.

Основная цель информационных систем - обеспечение процесса принятия решений, а именно – предоставление нужной информации в нужном месте и в нужное время.

Организации используют информацию для достижения четырех основных целей  своего функционирования:

- создания  возможности функционирования, то  есть для роста прибыли и  расширения рынков;

- снижения  рисков и уменьшения неопределенности;

- получения  власти и средств воздействия  на других;

- контроля  и оценки производительности  и эффективности своей фирмы.

Потенциальные выгоды от информационных систем приведены в таблице 3.

Пользу от улучшения процесса обмена информацией можно описать как  совершенствование взаимоотношений с клиентами и поставщиками, совершенствование внутриорганизационной технологии, более быстрый доступ к ресурсам и услугам  специалистов.

Таблица 3.

Стратегические выгоды от использования информационных систем

Параметр	Эффективность использования информационных систем
Добавленная стоимость	За счет высокого качества информации, передаваемой и получаемой от внутренних и внешних источников
Эффективность	Оптимальная скорость транзакций
Денежные потоки	Ускоряются
Рентабельность	Увеличивается за счет меньших издержек на обработку документов.
Конкурентная стратегия	За счет разработки более качественных, своевременных и выгодных предложений клиентам благодаря использованию информационных технологий, возможно работать с большим количеством партнеров
Доступ	К информации о возможностях на рынке, поставщиках, ценах, предложениях и ресурсах.

Специалистами замечено, что все преуспевающие организации имеют хорошие информационные системы, как автоматизированные, так и неавтоматизированные.

Преимущество от внедрения различных информационных систем идет не от самой системы. Нельзя говорить «плохая» или «хорошая» программа, система. Основное преимущество проявляется от повышения эффективности бизнес-процессов, которые поддерживает информационная система предприятия. Информационная система должна быть настроена на достижение стратегических и тактических целей организации, иначе, несмотря на бесспорные преимущества, принципиальных улучшений в бизнесе может и не наступить.

Вместе с тем,  нельзя не учитывать концепции построения тех или иных информационных систем.

В настоящее время мировой рынок информационных и телекоммуникационных технологий (ИКТ) включает в себя сегменты аппаратного обеспечения, программного обеспечения, ИТ-услуг, а также сегмент телекоммуникаций.

Сегодня объем мирового рынка ИКТ по величине затрат превысил 2,5 трлн. долл. Большая его часть приходится на телекоммуникационные услуги - почти 1,5 трлн. Долл. Около 25% общего объема было потрачено в прошлом году на ИТ-услуги. Доля затрат на аппаратные средства составила порядка 15%. Минимальный показатель - 4% - составили затраты на программное обеспечение. В целом расходы на ИТ в мире (без телекоммуникаций) в 2008 г. достигли более 1 трлн. долл.