Проектирование систем информационной поддержки кадрового менеджмента (на примере ОАО «Объединённые телесистемы»)

При организации проекта внедрения необходимо четко разделять виды деятельности:

- консультационное  сопровождение внедрения КИС;

- непосредственное  внедрение корпоративных информационных  систем.

Под консультационным сопровождением внедрения понимается обучение и консультации сотрудников предприятия по различным вопросам (настройке модулей КИС, особенностям их использования для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения и т. д.).

Консультационное сопровождение выполняется нанимаемыми предприятием внешними специалистами. Опыт внедрений корпоративных информационных систем (особенно западных) на российских предприятиях показывает, что "самовнедрение" часто приводит просто к потере времени (а, следовательно, и денег).

Таким образом,  надо приглашать внешних специалистов. В России уже есть компании, специализирующиеся только на внедрении корпоративного ПО. И число таких компаний постоянно увеличивается.

Непосредственным внедрением (формированием базы нормативно-справочной информации, моделированием процессов деятельности, проведением опытной эксплуатации КИС и вводом ее в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники предприятия, входящие в группу внедрения.

В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую корпоративных информационных систем, но и профессионально подготовленных своих сотрудников, способных самостоятельно сопровождать КИС.

Внедрение корпоративных информационных систем всегда сопровождается определенной корректировкой (оптимизацией) как организационно-штатной структуры предприятия, так и процессов его деятельности.

При этом основным критерием необходимости изменений следует считать их целесообразность с точки зрения обеспечения эффективности процесса управления предприятия в целом. Руководство предприятия должно понимать, к чему приведут эти изменения и последовательно реализовывать их.

Таким образом, разработке информационных технологий управления предприятиями  предшествуют, возможно, более детальное обследование и анализ управляемого объекта, задач и структуры управления, содержания и потоков информации. На основе анализа материалов обследования разрабатывается информационная модель управления предприятием, фиксирующая связь между задачами обработки данных и новыми потоками информации.

На основе информационной модели управления производится выбор технических средств и разрабатывается соответствующая информационная технология. Часто конкретная технология управления создается путем адаптации той или иной универсальной программной среды к условиям конкретного предприятия.

С учетом изложенного весьма рациональной представляется следующая схема поэтапной автоматизации управления предприятием.

Первый этап включает приобретение тиражного программного обеспечения с встроенными средствами развития или набора необходимых модулей комплексной ИС. На этом этапе также производится первичное обучение работников предприятия. Все это должно осуществляется в рамках единого договора на поставку, внедрение в опытную эксплуатацию, обучение и первичное сопровождение программного продуктов.

Этот этап предъявляет наименьшие требования к компьютерной грамотности сотрудников. Они могут быть начинающими пользователями. Под начинающими пользователями понимаются сотрудники, умеющие работать с текстовым редактором и электронными таблицами.

Второй этап связан с относительно быстрым (не более года) внедрением в эксплуатацию купленного программного обеспечения (собственными силами или, что чаще, с участием специалистов фирмы-разработчика) и первичной адаптацией программ к специфике конкретного клиента (возможны небольшие доработки на месте).

При этом вполне допустимо, что сразу начнут реально работать не все возможные функциональные подсистемы, а лишь их часть (ведение бухгалтерского и складского учета, кадры и т.д.). Важно лишь, чтобы необходимые в данный момент участки работы были автоматизированы в первую очередь.

На втором этапе сотрудники предприятия становятся пользователями автоматизированных рабочих мест (АРМ). Они должны выполнять расчеты с конкретными проблемными программами: расчет зарплаты, учет основных фондов и т. п.

Часто компании недооценивают время и средства, необходимые для интеграции программного обеспечения. Важно понимать, что корпоративная система должна быть так или иначе связана с первичным программным обеспечением бизнес-процессов, которое занимается предварительной обработкой данных. Иначе перенос информации будет занимать слишком много времени и обладать очень низкой эффективностью.

Скрытые издержки имею свойство проявляться и при начальной обработке системой реальных данных. Это связано с тем, что имеющуюся информацию необходимо конвертировать в формат новой системы. Однако в процессе конвертации данные могут устаревать, что требует дополнительных усилий для их обновления. Для минимизации таких издержек стоит заранее выделить кадры, в обязанности которых будет входить проверка оперативности внесенной информации, а при необходимости и ее обновление.

Еще одной статьей расходов станет оплата консалтинга. Не следует считать, будто справиться со столь объемным массивом работ можно, используя лишь собственные активы, так или иначе, даже самые толковые специалисты могут столкнуться с незнакомыми условиями и вопросами, для решения которых понадобится внешний специалист.

На третьем этапе постепенно идет наращивание информационной системы: компьютерная техника заменяется на более мощную, осуществляется автоматизация вспомогательных участков, разрабатываются специальные программные средства, в базах данных накапливается архивная и аналитическая информация. Этап может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет и в его конце предприятие по сути уже имеет собственную комплексную ИС.

На данном этапе обязательно должны быть опытные пользователи. Они обязаны обладать следующими знаниями и навыками:

- быстро  освоить работу пользователя  любого АРМа;

- четко  различать свои ошибки и сбои  компьютера и программного обеспечения;

- восстановить  информацию после сбоев любого  АРМа.

Немаловажно убедиться, что за руководство процессом отвечает специалист, хорошо разбирающийся не только в компьютерных технологиях, но и в бизнес-процессах, а также способный видеть проект в целом, а не его составляющие. В противном случае может оказаться, что временные задержки и отсутствие оперативного реагирования на изменения плана приведут к полному краху внедрения.

Четвертый этап - приобретение КИС при четком понимании целей и задач в бизнесе, стоящих перед корпоративной системой автоматизации.

Для внедрения КИС на предприятии необходима группа продвинутых пользователей. Данные пользователи должны уметь настраивать работу конкретного рабочего места на базе имеющихся возможностей конфигурирования ИС, уметь производить инсталляцию новых версий программ и баз данных, восстанавливать базы данных ИС после сбоев.

Тестировать систему следует до ее запуска. Лучше всего, если перед внедрением глава проекта некоторое время поработает с демоверсией данного продукта, примененного на узком, не особенно важном участке работы. Свое тестирование должны провести и сотрудники, обслуживающие специфические бизнес-процессы, так как после внедрения системы полностью поменять ее функциональность в любой из специализированных областей будет довольно сложно.

Весьма важным аспектом является обучение персонала. Неправильно думать, что кадры необходимо лишь научить пользоваться новой системой. Людей нужно подготовить к изменениям, которые несет глобальное внедрение, мотивировать их отдачу и принять новые формы контроля: ведь, сколько бы денег не было вложено в автоматизацию, она не достигнет цели, если будет отторгнута персоналом.

Данный алгоритм внедрения позволит сэкономить время и деньги, а также страхует от  ошибок при построении КИС. Работая поэтапно, получая новые результаты каждый месяц, можно вовремя остановиться, и исправить возможные ошибки.

Выводы по 3 главе

1. Для того чтобы иметь хорошую информационную систему, отвечающую требованиям бизнеса, необходимо планировать как ее создание, развитие, так и ее замену или модификацию. При этом, такая работа должна проходить постоянно, одновременно с развитием организационной и функциональной структуры организации. Вместе с тем, внедрение современных ИТ-решений, в том числе и корпоративных, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным, а зачастую и рискованным процессом.

2. Применение грамотной стратегии внедрения КИС, основанной на тщательном анализе всех возможных расходов и преимуществ, возникающих на предприятии в результате этого внедрения, позволит избежать ситуаций, когда на первый взгляд относительно не дорогая и устраивающая по всем параметрам КИС, при ее покупке и внедрении оборачивается большими затратами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения дипломного проекта была рассмотрена теоретическая часть, даны общие понятия о роли информационного обеспечения  в управлении фирмой.

В процессе выполнения практической части были предложены основные рекомендации по внедрению и использованию информационных технологий управления.

Заканчивая работу можно сделать следующие теоретические выводы и практические предложения:

1. Одной  из главных движущих сил происходящих  сегодня революционных изменений  в управлении являются информационные  технологии. Они стали незаменимым  средством взаимодействия всех  субъектов рынка, инструментом ведения  бизнеса, применяемым для осуществления  большинства бизнес-процессов компаний. Современные условия хозяйствования  требуют новых технологий управления. Сегодня невозможно и представить  себе компанию без информационных  технологий.

2. Под термином «информационные технологии» понимается совокупность программно-технических средств вычислительной техники, а также приемов, способов и методов их применения для выполнения функций сбора, хранения, обработки, передачи и использования информации в конкретных предметных областях

3. Информационная технология управления предприятиями - это совокупность приемов сбора, аккумулирования, сохранения, систематизации, обработки и создания новой информации и данных, необходимых для организации управления предприятием.

4. Роль информационных технологий в реализации целей бизнеса сегодня закономерно увеличивается, что вызвало изменение взглядов на их роль в корпорациях. Информационные технологии стали восприниматься не только как вспомогательный, а как стратегический ресурс, ресурс, способный трансформировать бизнес.

 Информация  позволяет:

- осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

- определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

- принимать обоснованные и своевременные решения;

- координировать действия подразделений в достижении целей.

5.  Можно выделить несколько составляющих, развитие и которых в наибольшей степени определяет применение информационных технологий для успешного ведения бизнеса:

- Появление  и повсеместное распространение  глобальной компьютерной сети  Интернет;

-  Создание аппаратных и программных комплексов, обеспечивших автоматизацию бизнес процессов компаний;

-  Развитие стандартов и средств взаимодействия информационных систем.

6. Современная информационная система корпорации должна отвечать всем нововведениям в теории и практике менеджмента. В настоящее время широко используются информационные системы, построенные на концепции ERP (Enterprise Resource Planning) - планирование ресурсов предприятия.

К классу ERP-систем относится управленческое программное обеспечение, которое обеспечивает интегрированность автоматизации управленческих функций и рабочих процессов в рамках единой корпоративной информационной системы, т.е. позволяет осуществить «сквозную» информатизацию деятельности компании.

7. ERP-системы позволяют решить следующие задачи:

- организовать  эффективное планирование всей  финансовой и хозяйственной деятельности;

- повысить  доверие инвесторов путем формирования  максимальной прозрачности бизнеса;

- снизить  риски и увеличить прибыль  за счет оперативного принятия  решений и их точности, интуитивности  системы управления, разграничения  доступа к информации в соответствии  с должностями сотрудников, и  реализации функций ее безопасности;

- сократить  количественный аспект потерь  рабочего времени за счет исключения  дублирования данных разными  службами и организации беспрепятственного  обмена данными между отделами  компании.

Унифицированная природа ERP предоставляет значительные преимущества, включая уменьшение количества ошибок, большую скорость и эффективность доступа к информации. В свою очередь, корректно организованный доступ поможет руководителям быстро ориентироваться в любой ситуации, имеющей место на предприятии, и повысить вероятность принятия правильного решения за счет оперативного информирования о проблеме и ее точного определения.