Отдел кадров на предприятии

Порядок хранения и использования  персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса.

В соответствии со статьей 57 в трудовом договоре могут предусматриваться  условия о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны. В трудовые договоры с соответствующими работниками  следует включать условие о неразглашении  конфиденциальной информации о персональных данных работников, к которой они имеют доступ в силу своих должностных обязанностей.

При передаче персональных данных работника  работодатель должен соблюдать следующие  требования (статьей 88 ТК РФ):

• не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
• разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, ограничив их правом получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• передавать в установленном Трудовым кодексом порядке персональные данные работника представителям работников, ограничив эту информацию только теми сведениями о работнике, которые необходимы для выполнения указанными представителями своих функций.

Законом об информации предусмотрено  право граждан на доступ к документированной  информации о них, уточнение ее в целях обеспечения полноты и достоверности сведений. Граждане имеют право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту информацию. Ограничение доступа граждан и организаций к информации о них допустимо лишь на предусмотренных федеральными законами основаниях. Кроме того, владелец документированной информации о гражданах обязан бесплатно предоставить информацию по требованию тех лиц, которых она касается.

Статьей 90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.

Анализ некоторых положений  Трудового кодекса Российской Федерации  позволяет сделать вывод о  том, что на сотрудников кадровой службы накладывается серьезная  ответственность. Их компетентность в  вопросах законодательства, связанных  с защитой, хранением и обработкой персональных данных имеет большое значение и влияет на каждого работника в отдельности и на всю организацию в целом.

 

Глава 5. Автоматизации работы отдела кадров Смоленской АЭС. АСУ «Кадры».

Для автоматизации работы отдела кадров на Смоленской АЭС внедрена и используется АСУ - программа «Кадры».. Программа позволяет значительно повысить скорость и эффективность работы отдела кадров. (экономится время сотрудников отдела кадров за счёт автоматизации документооборота, необходимое на обработку информации и оформление кадровых приказов и документов).

 «Кадры» – это система  автоматизированного ведения кадровой  информации предприятий и учреждений. Система реализована на базе  новейших технологий, масштабируема  и пригодна к использованию  как в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест, так и в крупных компаниях, численность персонала которых достигает тысяч и десятков тысяч сотрудников.

Система «Кадры» позволяет  автоматизировать кадровое делопроизводство и процессы ведения:

• штатного расписания организации;
• картотеки личных карточек работников;
• информации о работниках, зачисленных в резерв на замещение должностей;
• приказов по личному составу;
• табеля учета использования рабочего времени;
• картотеки командировок;
• поиска необходимой информации по произвольно заданным критериям;
• формирования аналитических отчетов и справок.

В системе «Кадры» также  имеются функции, предназначенные  для:

• ведения справочников системы и настройки параметров ее работы;
• создания учетных записей пользователей и управления их правами;
• протоколирования действий пользователей;
• первичной загрузки данных в систему из файлов – документов Пенсионного фонда РФ;
• пакетного пересчета окладов и надбавок работников;
• контроля правильности ввода данных в личные карточки работников;
• экспорта/импорта штатного расписания, табеля учета рабочего времени и личных карточек работников.

Система использует 3 вида справочников: линейные, иерархические, общероссийские классификаторы. Все справочники  объединены в тематические группы. На рисунке 5.1. представлен пример иерархического справочника, используемого для внесения сведений в личную карточку работника.

Рис. 5.1. Пример иерархического справочника.

 

На рисунке 5.2. представлен пример загруженного в систему общероссийского классификатора для целей заполнения штатного расписания.

Рис. 5.2. Пример загруженного в систему общероссийского классификатора.

 

Система «Кадры» обеспечивает:

• ведение сведений о структуре организации, создание сложной структуры подразделений (рис. 5.3);

Рис. 5.3 Сведения о структуре организации, создание сложной структуры подразделений.

 

• хранение истории штатного расписания;
• печать штатного расписания по форме Т-13;
• представление информации справочного характера: просмотр списка работников, замещающих должности, просмотр личной карточки работника, замещающего должность, просмотр списка кандидатов на замещение должностей;
• копирование штатного расписания, экспорт/импорт штатного расписания;
• прикрепление файлов к карточкам штатного расписания.

Система может функционировать как в однопользовательском варианте (на одном компьютере), так и в сетевом многопользовательском варианте с единым сервером баз данных.

Система «Кадры», основанная на современных реалиях кадрового  делопроизводства, даёт возможность  пользователям решать множество  традиционно сложных проблем  кадрового учета. В частности, вести  учёт совместителей (внутренних, внешних, имеющих несколько трудовых договоров) и резерва на замещение вакантных должностей (рис 5.4), отслеживать историю изменения перемещений, предоставления отпусков, установки надбавок, повышения квалификации и др., динамично изменять штатное расписание.

Рис. 5.4. Сведения о резерве.

 

Система «Кадры» предоставляет  специалистам отдела кадров широкий спектр возможностей по подготовке самых разнообразных форм, отчётов и справок. Поиск необходимой информации в системе осуществляется более чем по 100 реквизитам личной карточки (ЛК) работника.

Эргономичный интерфейс  системы позволяет существенно  снизить трудозатраты персонала  при ведении кадровой работы. Эффективные  функции автоматизированного заполнения полей, склонение ФИО, предопределение окладов, расчёт надбавок по установленным на предприятии формулам и т. п. сокращают долю рутинных операций. Интуитивно-понятная организация форм ввода, а также подробная документация, написанная доступным языком, делают освоение системы быстрым и не утомительным процессом.

Несмотря на простоту в  использовании, программа кадрового  учета «Кадры» является многофункциональным  промышленным решением, эффективно применяемым для автоматизации кадровых служб крупных предприятий и организаций. Развитая система прав доступа позволяет выделить каждому сотруднику свой участок работы, ограниченный:

• перечнем доступных организаций;
• перечнем доступных подразделений в этих организациях;
• разделами личной карточки (так, сотруднику может быть закрыт доступ к любому разделу – например, к финансовой информации или сведениям о воинском учёте);
• функциями системы (такими, как редактирование сведений о сотрудниках и штатного расписания, формирование отчётов, ведение командировок, приказов и проч.).

Функции системы «Кадры» позволяют выполнять следующие операции:

1. Ведение организационно-штатной структуры.

Система позволяет вести  кадровый учёт в организации при наличие сложной внутренней структуры подразделений (управление, отделы, цеха и проч.) (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Регистрационная карточка подразделения.

 

Для любой структурной  единицы (подразделения или должности) указываются даты её создания и упразднения, к ней прикрепляются произвольные файлы (например, положение о подразделении, должностная инструкция и т. д.).

Карточка должности штатного расписания (рис. 5.6.) позволяет зафиксировать в ней значительное количество сведений, которые впоследствии могут быть использованы как при формировании отчётов, так и для заполнения личных карточек работников при их перемещении по «карьерной лестнице».

Рис. 5.6. Карточка должности штатного расписания.

 

Для каждой должности можно  указать:

• категорию должности и количество формируемых штатных единиц;
• вид оклада (фиксированный; по тарифной сетке; в процентном отношении к базовому окладу);
• полагающиеся по должности надбавки (фиксированные или в процентах)

2. Ведение картотеки личных карточек работников.

При помощи системы «Кадры»  можно создать список личных карточек всех работников организации (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Список личных карточек всех работников организации.

 

Все сведения личной карточки работника сгруппированы по разделам. Информация карточки может быть использована для печати разнообразных отчётов (например, унифицированной формы Т-2).

На рисунке 5.8 представлен раздел личной карточки работника «Основные данные».

Рис. 5.9. Личная карточка работника. Раздел «Основные данные»

 

На рисунке 5.10 представлен раздел личной карточки работника «Должность и перемещения».

Рис. 5.10. Личная карточка работника. Раздел «Должность и перемещения»

 

В личной карточке работника  ведётся учёт трудовых договоров, что  позволяет оформлять любую форму  совместительства, предусмотренную отечественным законодательством.

Система кадрового делопроизводства позволяет автоматически (с возможностью ручной корректировки):

• рассчитывать стаж работника (общий, непрерывный, северный и т.д.);
• вести историю изменения оклада работника (данные о текущем окладе, сумма надбавок и доплат, общая итоговая сумма оплаты);
• рассчитывать надбавки (по заранее определённым формулам), в том числе надбавки (доплаты) за выслугу лет, в зависимости от стажа и категории работника;
• вести график отпусков

Карточки уволенных сотрудников  не уничтожаются, а помещаются в  архив и остаются доступными для  просмотра.

3. Ведение приказов по личному составу.

Система «Кадры» обеспечивает формирования и ведения регистрационных карточек приказов по личному составу и вывода приказов на печать по унифицированным формам.

Данная версия системы  поддерживает работу с приказами  следующих форм:

• Т1, Т1а - о приеме работника(ов) на работу (рис 5.11),

Рис. 5.11. Регистрационная карточка приказа о приеме на работу формы Т1

 

• Т5, Т5а - о переводе работника(ов) на другую работу,
• Т6, Т6а - о предоставлении отпуска работнику(ам),
• Т8, Т8а - прекращении действия трудового договора с работником(ами),
• Т9, Т9а - о направлении работника(ов) в командировку,
• Т11, Т11а - о поощрении работника(ов),
• о взыскании.