Отдел кадров на предприятии

В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и  конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту. Шкафы  или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки  и оформляется для передачи на хранение.

 

4.5. Оформление отпусков.

Оформление ежегодного основного  оплачиваемого отпуска.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику в соответствии с утвержденным руководителем Смоленской АЭС графиком отпусков. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для работника (ст.123 ТК РФ). Для оформления и учета отпусков применяется форма Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (приложение Ж) [38].

Текст унифицированной формы  Т-6 начинается с фразы: «Предоставить отпуск…», затем указываются в дательном падеже фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, где он трудится, его должность или специальность, профессия, обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе. Указывая эти данные, менеджеру по персоналу следует использовать личную карточку работника.

Затем проставляется начальная  и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право  на отпуск.

Далее нужно заполнить  в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме Т-6. Поскольку ст.15 ТК РФ установлено, что продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, заполнение пункта А не вызывает вопросов.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на части. При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ).

Статьей 120 ТК РФ предусмотрено, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число  календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Несмотря на то, что при  составлении графика отпусков учитываются  не только действующее законодательство и специфика деятельности организации, но и положения работников, в реальной жизни график соблюдается не всегда и работники нередко обращаются к руководителю с просьбой о перенесении отпускного периода на другое время. Следует отметить, что возможность перенесения отпуска предусмотрена самой унифицированной формой графика отпусков.

Информация о перенесении  отпуска вносится в графу 8, где  указывается наименование документа  – основания для изменения  отпускного периода. Как правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска и приложением при необходимости медицинских справок или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств (состояния здоровья, положение в семье).

Принятое работодателем  решение отражается в резолюции, проставляемой на заявлении работника. При этом оговаривается дата предполагаемого отпуска, которая вносится в графу 9 графика отпусков.

Таким образом, график, составляемый не позднее чем за 2 недели до наступления  календарного года, заполняется при  необходимости в течение всего  текущего календарного года (графы 8 и 9). Кроме того, в течение года постепенно заполняется графа 7, в которую вносится информация о фактически использованном очередном ежегодном оплачиваемом отпуске.

Необходимо отметить, что  перенесение отпуска может быть вызвано не только личными обстоятельствами работника. Как указано в ст.124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала.

В исключительных случаях, когда  предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Предоставление отпуска  без сохранения заработной платы  определено ст.128 ТК РФ. На Смоленской АЭС административный отпуск предоставляется работнику по его письменному заявлению по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Его продолжительность определяется соглашением между работником и работодателем.

Есть ряд случаев, когда  работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска без  сохранения заработной платы. Он обязан предоставить отпуск при наличии письменного заявления работника:

- работающим пенсионера  по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;

- родителям и женам  (мужьям) военнослужащих, погибших или  умерших вследствие ранения, контузии  или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

- работающим инвалидам  – до 6 календарных дней в году;

- работникам в случаях:

- рождения ребенка –  до 5 календарных дней;

- при регистрации брака  – до 5 календарных дней;

- смерти близких родственников  – до 5 календарных дней.

 

4.6. Оформление документов по воинскому учету и бронированию граждан.

Как только организация сформировалась, для военкомата заполняется карточка учета [52]. В ней содержатся следующие пункты:

- полное наименование  организации;

- Ф.И.О. и телефон (факс) руководителя;

-Ф.И.О. и телефон (факс) ответственного за воинский учет  и бронирование;

- номер, дата, место регистрации  (перерегистрации);

- юридический адрес;

- фактический адрес;

- почтовый адрес;

- вышестоящая организация;

- код ОКПО;

- организационно-правовая  форма;

- форма собственности;

- основные виды экономической  деятельности, продукции и услуг;

- ИНН;

- сведения о работающих;

- перечень должностей  и профессий, по которым бронируются  граждане, пребывающие в запасе;

- дополнительная информация.

В задачи отдела кадров при оформлении документов по воинскому учету и бронированию граждан входят:

1. Внесение в личные  карточки граждан, пребывающих  в запасе, и граждан, подлежащих  призыву на военную службу  данных об изменении семейного положения, состава семьи, адреса места жительства, образования, специальности и должности. Контроль за сообщением гражданами этих изменений в учетный орган по месту состояния на воинском учете.

2. Представление сведений  в военный комиссариат о гражданах,  пребывающих в запасе, и гражданах,  подлежащих призыву на военную  службу, заявивших об изменении  состояния здоровья.

3. Сверка данных учета  личных карточек с данными  военных билетов (удостоверений) граждан, подлежащих призыву на военную службу и отметка об этом на лицевой стороне карточки.

4. Представление в военный  комиссариат личных карточек  на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу для сверки их с учетными данными военного комиссариата.

6. Представление в военные  комиссариаты именных списков  на юношей, подлежащих приписке  к призывным участкам. Производить  соответствующие отметки в личных карточках (раздел 2, воинский учет) лиц, достигших предельного возраста пребывания в запасе.

7. Представлять в военные  комиссариаты сведения о принятых  и уволенных гражданах, пребывающих  в запасе, и гражданах подлежащих  призыву на военную службу  и происшедших изменениях в  учетных данных.

8. Оформление удостоверений  и извещений об отсрочках от  призыва по мобилизации и в  военное время на граждан, пребывающих в запасе и подлежащих бронированию.

9. Высылка извещений о  зачислении граждан на специальный  воинский учет в военные комиссариаты, где эти граждане состоят на воинском учете.

10. Сообщение в военный  комиссариаты по месту состояния  на воинском учете граждан,  о всех внесенных изменениях  и исправления в удостоверениях об отсрочке от призыва по мобилизации и в военное время.

11. Сообщения в военкоматы  по месту состояния на воинском  учете граждан, в случае аннулирования  отсрочек от призыва по мобилизации  и в военное время. 

12. Представление в военкомат  по месту нахождения предприятия  удостоверений об отсрочках от  призыва по мобилизации и в военное время для внесения исправлений при перемещении граждан внутри предприятия на другие должности при изменении раздела и пункта перечня (изменения производственной квалификации, военно-учетных признаков, дающих право на бронирование)

13. Представление в военный  комиссариат для уничтожения  и списания с лицевого счета испорченных бланков специального учета и удостоверений об отсрочке от призыва на граждан, утративших право на отсрочку.

14. Представление отчет  о наличии работающих и забронированных  граждан. 

15. Представлять сведения  в военкомат о ходе реализации  нужд и запросов, работающих на данном предприятии, воинов-интернационалистов и лиц, принимавших участие в ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС.

Под воинским учетом понимается государственная система учета  и анализа имеющихся в стране призывных и мобилизационных  ресурсов. Функционирование системы  воинского учета обеспечивается Министерством обороны РФ, Министерством внутренних дел РФ и органами местного самоуправления.

Воинский учет должен осуществляться постоянно и охватывать все категории  граждан, подлежащих воинскому учету.

Основными требованиями, предъявляемыми к воинскому учету, являются полнота  и достоверность данных, характеризующих  количественное и качественное состояние призывных и мобилизационных ресурсов.

4.7. Оформление пенсии.

Условия, необходимые для  назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях  в Российской Федерации».

Данная статья предусматривает  два условия, при выполнении которых возникает право на трудовую пенсию по старости. Первое условия – достижение определенного возраста – 60 лет для мужчин и 55 лет для женщин. Второе условие – наличие определенной продолжительности страхового стажа – не менее 5 лет. Указанный страховой стаж исчисляется по нормам ст.10-13 Закона о трудовых пенсиях.

Следует отметить, что названные  условия должны выполняться одновременно. Если у лица, достигшего установленного возраста, отсутствует необходимая продолжительность страхового стажа (менее 5 лет), право на трудовую пенсию по старости не возникает.

Для лиц, которые не имеют  требуемой ст.7 Закона о трудовых пенсиях продолжительности страхового стажа, а также для лиц, которые вообще не имеют страхового стажа, действующим пенсионным законодательством предусмотрено назначение социальной пенсии в соответствии с Федеральным законом от 15.12.01 №166 – ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации».

Однако социальная пенсия таким лицам назначается только по достижении возраста 65 лет мужчинами и 60 лет женщинами.

Условия назначения трудовой пенсии по старости, установленные  Законом о трудовых пенсиях, несколько  отличаются от условий, которые были необходимы для назначения пенсии по старости в соответствии с Законом РФ от 20.11.90 №340-1 «О государственных пенсиях в Российской Федерации», действовавшим до 1 января 2002 г.

В начале каждого года на всех работников Смоленской АЭС, которые в следующем году достигают пенсионного возраста, составляется специальный список по установленной форме. В список должны быть включены все работники организации, приобретающие право на пенсию на общих основаниях.

Государственные пенсии назначаются:

• по старости;
• по инвалидности;
• по случаю потери кормильца;
• за выслугу лет;
• за работу в районах Крайнего Севера.

Для оформления трудовой пенсии по старости, отделу кадров нужны следующие  документы работника:

- заявление об установлении  пенсии;

- копия трудовой книжки;

- паспорт; 

-страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;