Отдел кадров на предприятии

Кадровая служба оформляет  наложение на работника дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, и т. д.

Основанием для издания  приказов служат различные виды документов. Это: заявления работников об отпуске и увольнении по собственному желанию; акты; объяснительные записки; докладные записки на имя руководителя; акты, фиксирующие, например, нарушения трудовой дисциплины.

По запросу работника  для предъявления в сторонние  организации отдел кадров выдает справки о месте работы, времени  работы в организации, занимаемой должности; копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу.

Отдел кадров ведет переписку  о высылке трудовых книжек, которые  направляются по почте только на основании  запроса работника, восстановлении трудового стажа при выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия и местонахождения работника при неявке на работу и т. д.

Кадровая служба должна выполнять  весь порядок работы с приказами по личному составу, так как эти документы имеют большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

4.2. Оформление трудового договора.

Содержание  трудового договора, его срок, особенности  заключения срочного трудового договора, форма трудового договора определены разделом 3 ТК РФ [56].

В соответствии со статьей 56 ТК РФ трудовой договор – это  соглашение, сторонами которого являются работодатель и работник, берущие на себя следующие обязанности:

- работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату;

- работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Трудовой договор заключается  в письменной форме, составляется в  двух экземплярах, каждый экземпляр  подписывается обеими сторонами. Но даже если трудовой договор не был оформлен в письменной форме, он считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. Примерная форма трудового договора приведена в приложении Г.

Статья 57 ТК РФ устанавливает  обязательные условия, которые подлежат включению в трудовой договор, в частности:

фамилия, имя, отчество работника  и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор;

сведения о документах, удостоверяющих личность работника  и работодателя – физического лица;

идентификационный номер  налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей –  физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

сведения о представителе  работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

место и дата заключения трудового договора;

место работы;

трудовая функция;

дата начала работы, а  в случае, когда заключается срочный  трудовой договор, – также срок его  действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора;

условия оплаты труда (в том  числе размер тарифной ставки или  оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

режим рабочего времени и  времени отдыха (если для данного  работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

условия, определяющие в  необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

условие об обязательном социальном страховании работника.

Трудовой договор может  содержать и ряд дополнительных условий, например, об испытании, о неразглашении  охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя и пр. Чтобы в дальнейшем не возникло споров по содержанию трудового договора, рекомендуется проставлять подписи сторон на каждой странице трудового договора.

Постановлением Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 135 утверждена типовая форма трудового договора, которую следует применять в части, не противоречащей ТК РФ.

4.3. Ведение трудовых книжек.

Согласно ст.66 Трудового кодекса  РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе [27].

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового  кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

Согласно «Правилам…» работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу.

Чтобы пресечь хождение поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (п.3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), а работодателей - обеспечить учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (разд. VI «Правил…»).

4.3.1. Правила заполнения трудовой книжки.

В трудовую книжку вносятся следующие  сведения:

• о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении работника;
• основания прекращения трудового договора;
• о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту  работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью или пункт.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами  или пастой черного, синего или фиолетового цвета.

При оформлении трудовой книжки сначала  заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя  и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Сведения об образовании – начальное, начальное профессиональное, среднее, среднее профессиональное или высшее профессиональное - указывается только на основании документов (свидетельства, аттестата, удостоверения, диплома) (приложение М).

Запись о незаконченном среднем  или незаконченном высшем образовании  также может быть произведена  на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа  об образовании или другого надлежаще  оформленного документа.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу трудовой книжки подписывает  лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые заполняется трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках  о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов (приложение М).

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

Ссылки на соответствующие документы  записываются на внутренней стороне обложки и заверяются руководителем предприятия или специалистом отдела кадров и печатью предприятия. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

4.3.2. Занесение сведений в трудовую книжку.

В графе 3 раздела «Сведения  о работе» в виде заголовка  пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: «принят  или назначен в...» с указанием  конкретного наименования подразделения, а также наименование работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производиться по желанию работника  администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству. В таком же порядке производиться запись об увольнении с этой работы.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия  изменяется, об этом отдельной строкой  в графе 3 трудовой книжки делается запись: «предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение), его дата и номер. Примеры внесения сведений в трудовую книжку представлены в приложение Н.

В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о поощрениях»  вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в  учреждении, организации, предусмотренных  правилами внутреннего трудового  распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой предприятия, занесения в  Книгу почета и др.), а также  о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством.

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника). В графе 2 ставиться дата награждения или поощрения, в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

4.3.3. Вкладыш в трудовую книжку.

В тех случаях, когда в  трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется  администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен [50].

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник.