Отдел кадров на предприятии

- копия свидетельства  о рождении ребенка;

- свидетельство о заключении  брака;

- справка о заработной плате;

- копия военного билета;

- пенсионное удостоверение;

- фото 3х4.

В отдел назначения пенсии вышеперечисленные документы можно  предоставить не раньше, чем за месяц  до дня рождения, т.е. исполнения 55 лет  – женщинам, 60 лет – мужчинам.

После того, как все документы  собраны, специалист отдела кадров передает их в отдел назначения пенсии.

Если работник выведен  на группу инвалидности, он обязательно  должен явиться в отдел кадров со справкой ВТЭК для оформления пенсии.

Родственники умершего кормильца  должны явиться в отдел кадров со свидетельством о смерти умершего, для оформления пенсии по случаю потери кормильца. Работник отдела кадров обязан в течение 10 дней со дня поступления  заявления о назначении пенсии подготовить  необходимые документы:

- предоставление к назначению пенсии, где указывается трудовой стаж (копия трудовой книжки);

- справка о заработной плате.

К заявлению о назначении пенсии по случаю потери кормильца  должны быть приложены документы:

• свидетельство о смерти или документ, удостоверяющий безвестное отсутствие кормильца;
• свидетельство о рождении лица, которому назначается пенсия;
• справка из домоуправления, подтверждающая родственные отношения члена семьи с умершим или пропавшим без вести кормильцем;
• документы, подтверждающие трудовой стаж кормильца;
• справка о заработной плате кормильца.

Основным документом, подтверждающим трудовой саж работника, является трудовая книжка, а в особых случаях справка о стаже работы. Такая справка подписывается директором организации, который несет ответственность за правильностью ее выдачи, а также главным бухгалтером.

4.8. Оформление документов при увольнении.

Заявление об увольнение работник пишет за две недели до предполагаемого  срока увольнения с работы. В заявлении указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается руководителем Смоленской АЭС. На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. В соответствии с резолюцией директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.

На основании оформляемого приказа делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении [53].

На основании этого  же приказа делается запись в трудовой книжке, дата и причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.

В соответствии с п.5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке (приложение О):

в графе 1 раздела «Сведения  о работе» ставится порядковый номер  записи;

в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового  договора);

в графе 3 делается запись о  причине увольнения (прекращения  трудового договора) со ссылкой на пункт и статью закона (Трудового кодекса РФ);

в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, его дата и номер.

Датой увольнения работника  считается последний день его  работы (ст.77 ТК РФ). Например, последним  днем работы работника является 10 января 2011 г. В этом случае в графе 2 раздела «Сведения о работе» необходимо указать дату «10 01 2011».

При прекращении трудового  договора по основаниям, предусмотренным  ст.77 ТК РФ (за исключением случаев  расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п.4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, при увольнении работника по собственному желанию в качестве основания увольнения в трудовую книжку вносится п.3 ст.77 ТК РФ, а не ст.80 ТК РФ.

При расторжении трудового  договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст.81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.

При прекращении трудового  договора по обстоятельствам, не зависящим  от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст.83 ТК РФ.

Следует помнить, что при  расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (п.5.6 Инструкции).

Сведения об увольнении (прекращении  трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность).

При увольнении работника  в связи с его переводом  на другую постоянную работу к другому  работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки необходимо указать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

Затем делается запись о  выдаче трудовой книжки в книге учета  движения трудовых книжек.

Трудовой договор, заключенный  между работником и работодателем  может быть расторгнут по разным причинам. Основание для прекращения трудового  договора устанавливает Трудовой кодекс Российской Федерации.

Документы комплектуются  для передачи в архив, затем личная карточка перемещается в картотеку  уволенных работников.

 

4.9. Формирование и хранение дел в кадровой службе.

Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28) .

Формирование дел –  группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой  дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
• помещать положения вместе с основными документами;
• приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
• документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
• соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
• включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки проверяется  правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно  оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела [48].

Дела постоянного и  долговременного сроков хранения оформляются  в твердые обложки, на которых  делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в  начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела – заверительная надпись. Листы  внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+».

4.9.1. Номенклатура дел отдела кадров.

Номенклатура дел предназначена  для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения  сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и  утверждается его руководителем.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов [41].

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые  участки работы отдела кадров. Заголовки  дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей  последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название организации или структурного подразделения (автор документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется  на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.

С момента заведения и  до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных  шкафах, картотечных ящиках. На время  прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в архив Смоленской АЭС.

 

4.10. Защита персональных данных работников в кадровой службе.

Работа кадровой службы непосредственно  связана с персональными данными  работников. Основная часть информации, с которой связана деятельность сотрудников отдела кадров, носит конфиденциальный характер. Поэтому важным направлением деятельности кадровой службы является обработка, защита и хранение такого рода информации [55].

В соответствии с ФЗ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод.

Работодатели, владеющие информацией  о гражданах, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Статьей 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина предусмотрено соблюдение работодателем и его представителями следующих общих требований при обработке персональных данных работника:

• обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
• все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника представляется возможным получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
• работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
• защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем в установленном порядке за счет его средств;
• работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
• работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.