Отдел кадров на предприятии

На Смоленской АЭС должностные  инструкции разработаны для всех специалистов отдела кадров.

Основными должностными обязанностями  начальника отдела кадров являются:

• руководство работой отдела;
• обеспечение выполнения работ;
• разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
• обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
• проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;
• обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
• создание условий для роста и повышения квалификации персонала;
• контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
• внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
• обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
• нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
• основы экономики, организации труда и управления;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Для примера должностная инструкция начальника отдела кадров Смоленской АЭС приведена в приложении А.

Численный состав отдела кадров и  перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

Должностные инструкции других специалистов отдела кадров содержат «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации», «Права» и «Обязанности» определенные их функциональным предназначением и производственной деятельностью.

 

Глава 3. Документирование трудовых отношений.

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд  документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители несут персональную ответственность за правильную организацию  делопроизводства в своей организации [23].

 Под обобщающими понятиями  «кадровая документация» или  «документация по личному составу»  подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках  предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные [23].

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами  включены в «Общероссийский классификатор управленческой документации» (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

 Любое юридическое лицо, вне зависимости от того, в какой организационно-правовой форме оно создано, в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с осуществлением работы по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. В первом приближении кадровой документацией является комплекс документов, обеспечивающих внутрикорпоративное регулирование трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника. Следует отметить, что более широким понятием можно считать кадровый документооборот, который включает в себя не только документы, но и процедуры (например, процедуру привлечения работников к дисциплинарной ответственности).

Весь пакет кадровых документов целесообразно разделить на два  крупных блока: обязательные кадровые документы, наличие которых необходимо для компании организации любой организационно – правовой формы и сферы деятельности, и факультативные кадровые документы.

 

3.1. Обязательные кадровые документы.

1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ).

Необходимым условием, предшествующим подбору работников в организацию, является составление и утверждение штатного расписания. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы, утверждается приказом работодателя или уполномоченным им лицом.

Штатное расписание позволяет  определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. Не менее важным представляется тот факт, что в случае увольнения кого-либо из сотрудников в связи с сокращением штата (п.2 ст. 81 ТК РФ) работодатель, ссылаясь на штатное расписание, докажет в суде невозможность трудоустройства данного работника и законность его увольнения. В случае возникновения трудового спора с работником судьей обязательно будет истребовано штатное расписание, и в том случае, если оно не будет представлено суду либо будет составлено ненадлежащим образом, работодатель вряд ли сможет выиграть такой спор. Как показывают данные судебной практики Верховного Суда РФ, за последние 3 года более 80 % трудовых споров разрешены судами именно в пользу работников. Образец бланка штатного расписания Смоленской АЭС приведен в приложении Б.

2. Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1), изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Унифицированная форма приказа о приеме на работу № Т-1 приведена в приложении В.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ должен быть доведен до сведения структурных подразделений работодателя [21].

Именно приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и личных карточек, - 75 лет.

 

 

3. Трудовой договор.

Трудовой договор - это  соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с  которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т.д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Содержание трудового договора, его срок, особенности заключения срочного трудового договора, форму трудового договора можно найти в Постановлении Министерства труда РФ от 14.07.93 г. № 135 «Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)».

Примерная форма трудового договора приведена в приложении Г.

4. Трудовая книжка.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69).

Все записи, внесенные в  трудовую книжку на последнем месте  работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью [27].

6. Книга учета трудовых  книжек и вкладышей в них.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета  трудовых книжек и вкладышей в  них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью [27].

7. Правила  внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего  трудового распорядка работников 
филиала ОАО «Концерн Росэнергоатом» «Смоленская атомная станция» разработаны в соответствии с   ТК РФ,    Федеральным законом «Об использовании атомной энергии», Уставом о дисциплине работников организаций с особо опасным производством в области использования атомной энергии      в   части, не противоречащей законодательству РФ, нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, корпоративным соглашением в сфере труда   и   социальных   отношений   и   локальными   нормативными   актами, содержащими нормы трудового права.

Правила    регламентируют     порядок     приема    и    увольнения 
работников филиала «Смоленская атомная станция», основные права и  обязанности работника и руководителя,  ответственность сторон трудового договора, режим работы и  время  отдыха,  применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также  иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Дополнительно в  Правилах прописаны условия содействия обеспечению надежности и безопасности работы объектов с особо опасным производством в области использования атомной энергии, а также потребность своевременного получения разрешения органов государственного регулирования безопасности на право ведения работ в области использования атомной энергии, для должностей, входящую в перечень должностей, определяемый Правительством Российской Федерации;

Правилами определено, что согласно статье 39 Федерального закона «Об использовании атомной энергии», работникам Смоленской АЭС запрещается:

• проведение несанкционированных собраний, митингов, демонстраций, других несанкционированных общественных мероприятий на территории ядерных установок или пунктов хранения и в их санитарно-защитных зонах;
• организация и проведение митингов, демонстраций, пикетирования, блокирования транспортных коммуникаций и других общественных мероприятий за пределами территории ядерной установки или пункта хранения, а также забастовок, если в результате этого может произойти нарушение работоспособности ядерной установки или пункта хранения, будет затруднено выполнение работниками ядерной установки или пункта хранения своих служебных обязанностей либо будут иметь место иные угрозы безопасности населения, окружающей среды, здоровью, правам и законным интересам других лиц.

Установленный правилами  внутренний трудовой распорядок должен способствовать укреплению трудовой, производственной (технологической) и исполнительской дисциплины, рациональному использованию рабочего времени работниками, повышению производительности труда, улучшению качества труда, культуры производства, поддержанию благоприятного морально-психологического климата среди работников филиала.

Исполнение   требований,   определяемых   правилами   внутреннего трудового распорядка, является обязательным для  всех работников филиала «Смоленская атомная станция».

Ознакомление  работников под роспись при приеме на работу (до 
заключения трудового договора) с Правилами является обязательным.

Правила      внутреннего      трудового      распорядка      работников 
филиала «Смоленская атомная станция» утверждаются работодателем по согласованию с первичной профсоюзной организацией Смоленской атомной станции и являются приложением к Коллективному договору.

8. Договор о полной материальной ответственности.

Среди документов, которые  должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. 243, 244 ТК РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовой договор о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28 декабря 1977 г. [35].