Отдел кадров на предприятии

В 2010 году на атомную станцию  принято 119 молодых специалистов и работников до 35 лет. Средний возраст персонала составил 43 года, более 72% работающих имеют стаж свыше 10 лет. 59 % работающих на станции имеют высшее и среднее профессиональное образование. Подбор компетентного и квалифицированного персонала для объектов атомной энергетики возлагает большую ответственность на специалистов кадровой службы предприятия, так как ядерная или радиационная авария может иметь трагические последствия для всей страны.

Глава 2. Место кадровой службы в системе управления предприятия.

2.1. Базовые основы деятельности кадровой службы.

Современное трудовое законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Рострудинспекцией. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия [25].

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки - ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка - ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных - Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»  или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей - Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках») [2].

Учет труда и заработной платы в организации ведется  на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо  поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как  бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность  оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового  кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи. Служба по подбору персонала и управлению им представляет собой самостоятельное структурное подразделение организации, главными направлениями деятельности которой являются:

• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;
• формирование стабильно работающего трудового коллектива;
• создание кадрового резерва;

• организация системы  учета кадров.

• организация труда работников;
• заключение трудового договора и прием на работу;
• перевод на другую работу;
• предоставление работникам отпусков;
• поощрение работников;
• наложение на работников дисциплинарных взысканий;
• аттестация работников;
• ведение штатного расписания;
• учет использования рабочего времени;
• привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
• оформление служебных командировок;
• прекращение трудового договора и увольнение с работы.
• документирование трудовых отношений;

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом [31].

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия  должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что  документация по личному составу  подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства [32].

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Кадровая документация служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять  особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все  особенности работы с кадровыми  документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько  профессионально организованно  ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

Организация деятельность кадровой службы регламентируется кадровой политикой организации, положение о кадровой службе и должностными инструкциями специалистов [32].

2.2. Заявление руководства Смоленской АЭС о кадровой политике.

Основные  тенденции работы с персоналом определены в «Заявлении руководства Смоленской АЭС о кадровой политике».

«Руководство Смоленской АЭС, основываясь на принципе создания единой профессиональной команды работников, которая понимает приоритетное значение надежности и безопасности эксплуатации атомной станции, заявляет о следующих основных направлениях кадровой политики:

1) планирование кадровой  работы на основе стратегии  Смоленской АЭС;

2) комплектование Смоленской  АЭС работниками необходимых  профессий и специальностей для  обеспечения эффективной деятельности  предприятия в соответствии с  нормативными документами, с учетом  предъявляемых квалификационных и психофизиологических требований;

3) обеспечение персоналу  равных условий и возможностей  для осуществления и планирования  своей карьеры с учетом потребностей  производства, профессиональных, психофизиологических и личностных качеств работника;

4) выявление потенциала  развития управленческих компетенций  работников, обладающих лидерскими  качествами, путем проведения оценки кандидатов на руководящие должности с целью достижения управления эффективностью, замещения вакантных должностей из категории работников, включенных в резерв, прошедших подготовку и имеющих необходимую квалификацию для достижения цели;

5) создание условий для  формирования надежного кадрового  резерва, профессионального роста, самореализации и мотивированного перемещения персонала (ротация кадров) с целью повышения эффективности работы атомной станции;

6) развитие системы наставничества  для заинтересованности молодых специалистов (работников) в перспективе карьерного роста, повышении образовательного уровня, профессионального становления;

7) обоснованность наказаний  персонала за неисполнение или  ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей и поощрений за действия и предложения, приведшие к повышению безопасности, надежности и экономической эффективности эксплуатации Смоленской АЭС;

8) повышение личной заинтересованности  работников в безопасной и  эффективной работе на основе  систематической оценки результатов  производственной деятельности, материального  и морального стимулирования, предоставления социальных льгот и гарантий.

Кадровая политика Смоленской АЭС направлена на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала вместе с развитием предприятия, создание высокопроизводительного, сплоченного  коллектива, формирование новых мотивационных  механизмов, повышение заинтересованности и удовлетворенности трудом».

2.3. Положение о кадровой службе Смоленской АЭС.

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность [54]. 

Численный состав и структура  кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. По штатному расписанию отдел кадров Смоленской АЭС состоит из 13 сотрудников, которые подчиняются начальнику отдела кадров. В состав отдела входят группы комплектования, учета, развития персонала и пенсионного обеспечения. Организационная структура отдела кадров Смоленской АЭС представлена на рисунке 2.1.

 

 

 

 

Рис.2.1. Организационная структура отдела кадров САЭС.

 

Функциональные обязанности  кадровой службы заключаются в следующем: 

•разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;

• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной 
  комиссии;
• подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации  кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения  направляются:

• сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
• копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
• копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
• сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей  силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию  сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба наделена следующими полномочиями:

• требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
• взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

2.4 Должностная инструкция сотрудника кадровой службы.

Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций (ст. 68 ТК РФ) для сотрудников. Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под расписку [18].  
Разработка должностных инструкций также очень важна для работодателя, так как в ней четко определены обязанности работника. Что касается должностной инструкции работника отдела кадров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».