Отдел кадров на предприятии

9. График отпусков.

Работодатель обязан составить  график отпусков (ст. 123 ТК РФ) по форме  № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1. В соответствии с ним определяется очередность предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного  профсоюзного органа данной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.

При составлении графика  необходимо обеспечить соблюдение требований законодательства о том, что отдельные категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время или в определенное время (например, работникам моложе 18 лет, ветеранам войны и труда, супругам военнослужащих и т.п.). Кроме того, лицам, работающим по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.

10. Положение об оплате труда.

Внедрение на предприятии  эффективной системы оплаты и  нормирования труда с учетом его  специфики позволяет рациональнее использовать кадровые ресурсы и принимать оптимальные решения в конкретной производственной обстановке. Основным внутренним документом, регулирующим применяемую на предприятии систему оплаты работников, является «Положение об оплате труда». Содержательная часть и структура Положения зависит от многих обстоятельств, предопределяющих компетенцию работодателя в разработке условий оплаты. Это практически означает, что содержание данных документов строго индивидуальное [38].

11. Положение о премировании.

Положение о премировании (ст. 144 ТК РФ) утверждается приказом работодателя [38]. Под премированием понимается выплата работникам денежных сумм сверх основного заработка в целях поощрения достигнутых успехов по работе и стимулирования их дальнейшего возрастания. Премиальная система оплаты труда предполагает выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных условий премирования. В положении о премировании указываются круг лиц, подлежащих поощрению, показатели и условия премирования, размеры премий (конкретные по каждой профессии, должности или их предельные размеры). На основании положения о премировании у работников при выполнении ими показателей и условий премирования возникает право требовать выплату премии, а у работодателя – обязанность уплатить данную премиальную сумму. Положения о премировании составляются по категориям работников.

12. Табели учета рабочего времени.

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время  каждого работника за месяц при  работе с гибким графиком работы в  целях суммированного учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный  номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и для оплаты труда в бухгалтерии предприятия. Бланк табеля учета рабочего времени приведен в приложении Д.

13. Положение о защите персональных данных работников.

В Положении указываются  цели и задачи организации в области  защиты персональных данных, раскрываются их понятие и состав, а также в каких структурных подразделениях и на каких носителях информации накапливаются и хранятся эти данные. В Положении следует указать, каким образом осуществляется сбор персональных данных (п. 3 ст. 86 ТК РФ), кто в организации (по должностям) имеет к ним доступ, как обрабатываются и используются эти данные и как они защищены от несанкционированного доступа не только внутри организации, но и относительно представителей других организаций. Положение о защите персональных данных работника утверждается приказом руководителя организации [4].

 

3.2. Факультативные кадровые документы.

1. Должностные инструкции.

Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций (ст. 68 ТК РФ) для сотрудников. Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под расписку.  
Разработка должностных инструкций также очень важна для работодателя, так как в ней четко определены обязанности работника.  
Должностные инструкции позволяют работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности; служат основой для проведения аттестации сотрудников; помогают избегать дублирования обязанностей между работниками с похожими должностями; позволяют работодателю доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей.

2. Личное дело.

Факультативным для организаций является также наличие личных дел работников - совокупности документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит: личный листок по учету кадров; автобиографию; копии документов об образовании; копию документа об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой договор; копию приказа о приеме на работу; список научных трудов и изобретений и др.  
Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

3. Журнал учета личных дел. 

Личные дела учитываются в Журнале  учета личных дел, который является основным учетным документом.

4. Личная карточка работника. 

С каждой записью, вносимой на основании  приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) администрация обязана  ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке работника (форма Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В личной карточке работника дублируются записи, которые делаются в трудовой книжке работника, а также содержатся иные персональные данные работника, т.е. информация, касающаяся конкретного работника, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.

5. Положение о структурном подразделении. 

Положение устанавливает место  подразделения в структуре организации, структуру подразделения, выполняемые им функции, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, права и ответственность должностных лиц подразделения.

6. Регистрационные формы.

Отдел кадров ведет регистрацию  документов по личному составу и  использует следующие регистрационные  формы [21]:

- журнал регистрации трудовых  договоров; 

- журнал регистрации приказов  о приеме, переводе и увольнении  работников;

- журнал регистрации приказов  о предоставлении отпуска; 

- журнал регистрации приказов  о командировках работников;

- журнал регистрации командировочных  удостоверений; 

- журнал регистрации служебных  заданий; 

- журнал регистрации локальных  нормативных актов; 

- книга учета движения  трудовых книжек и вкладышей  к ним; 

- журнал регистрации приказов  о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

- журнал выдачи справок  по личному составу; 

- журнал учета больничных  листов.

 

Глава 4. Выполнение основных функций отделом кадров Смоленской АЭС.

4.1. Работа с приказами по личному составу.

На Смоленской АЭС, как и в каждой организации, издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

Приказами по кадрам оформляются также  предоставление отпуска, объявление поощрений  и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размера оплаты труда, командирование сотрудников и др.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 07.01.2011).

Приказы по кадрам - основные документы, определяющие служебное положение работников, являются основанием для внесения соответствующих записей в документы по учету труда и его оплаты [43].

Приказами по личному составу документально  оформляются:

• прием, перевод на другую работу, увольнение;
• изменение условий труда, присвоение разрядов;
• установление размеров оплаты труда;
• предоставление отпусков, командирование сотрудников;
• наложение дисциплинарных взысканий и др.

К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также  отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [52]:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (приложение В);

№ Т-2 «Личная карточка работника» (приложение Е);

№ Т-3 «Штатное расписание» (приложение Б);

№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (приложение Ж);

№ Т-7 «График отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" (приложение З);

№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (приложение И);

№ Т-10 «Командировочное удостоверение» (приложение К);

№ Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (приложение Л);

№ Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» и т. д.

При соблюдении правил работы с документами  приказы должны печататься на специальных  бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

Правильная подготовка приказа  включает в себя составление его  проекта. Компетенция лиц, подготавливающих проект, зависит от его содержания. Руководители структурных подразделений  предприятия направляют в кадровую службу представление, на основании  которого специалисты отдела кадров готовят соответствующий проект.

Проекты приказов о поощрениях и  взысканиях готовят руководители тех  подразделений, которые вносят предложение  о поощрении или наказании работников, входящих в их непосредственное подчинение.

Формулировка приказа должна соответствовать  действующему трудовому законодательству.

На работников, в связи с перемещением которых, издаются приказы вышестоящей организации (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы после того, как получена выписка из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или дата увольнения работника.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и  руководителями тех структурных  подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом юридического отдела.

Бухгалтером могут визироваться приказы  по вопросам увольнения, направления  в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются  руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с  приказом о распределении обязанностей между руководством.

Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном  экземпляре приказа и ставит дату. В случае отказа работника от подписи  факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела кадров, передаются в финансовый отдел предприятия  для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

В связи с тем, что приказы  о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные  сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Отдел кадров предприятия  подготавливает и оформляет приказы  об изменении анкетно - биографических данных, замещении временно отсутствующих работников (ст. 74 ТК РФ).

Отдел кадров также документирует  аттестацию персонала, сокращение штата и численности. Подготавливает документы, связанные с изменением режима рабочего времени: приказы о привлечении к работе в выходные дни; о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели.