Оценка делового общения

Обобщая, можно сказать, что все вышеизложенное свидетельствует о сильной не благоприятности социально - психологического климата в коллективе. В коллективе есть масса проблем и неурядиц. Основной проблемой является выбор руководителя. Только хороший руководитель сможет изменить ситуацию в лучшую сторону. Поэтому, при выборе руководителя важно учитывать умение руководить, а также личные качества человека, поскольку моральная рабочая обстановка в группе, как представлено, – сказывается на работе организации. Если запустить производительность в одном звене – оно непременно отразится и на другом, тем самым, разрушая цепочку производства и подвергая опасности всю деятельность предприятия.

 

 

 

 

 

 

3 РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ, НАПРАВЛЕННЫХ НА

ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Задача  повышения этики делового общения, как и вообще этики бизнеса, во многих странах сегодня выдвигается  как одна из важнейших. Поэтому организации, фирмы, руководители и предприниматели  всех уровней должны приложить максимум усилий для повышения эффективности  делового общения. Существуют  различные средства и способы  повышения уровня делового общения.

Начать усовершенствование делового общения нужно, прежде всего, с организации своего рабочего места. Рекомендуется прийти пораньше на свое рабочее место, проверить исправность  всей техники, наличие бумаги, необходимых  справок, бланков, чтобы ничего вас  не отвлекало от общения с клиентами, партнерами, поставщиками.

Во  время деловой беседы, нужно свести к минимуму все отвлекающие факторы, такие как печатающий принтер, звонки по телефону, хождение из кабинет в кабинет и другие. Рекомендуется запретить общение по сотовому телефону и установить на рабочем телефоне кнопки "занято" или "переадресация". Во время беседы нужно смотреть в сторону собеседника, а не заниматься посторонними делами: чтением нового приказа директора, заполнением договора, набором текста на компьютере и другими. Иначе, все ваши старания могут быть напрасны.

Для того, чтобы общение по телефону было более приятным для звонящей стороны, можно установить музыкальную мелодию во время ожидания ответа. Мелодия должна быть спокойной, с вокалом или без.

Для более удобного общения по телефону, следует сделать единую телефонную линию на предприятии, и сделать переадресации в кабинет директора, менеджера и остальные отделы. Желательно, чтобы на телефонные звонки отвечал человек с приятным голосом. Во время общения не следует делать поспешных выводов.

Совещания, проводимые в Обществе, созываются по каждому поводу, и часто представляют собой доведение обычной информации. В таких случаях, для экономии времени следует использовать другие методы и каналы распространения. Можно  эту информацию раздавать в напечатанном виде, распространять как сообщение  через программы общения в  компьютере, или сообщать с помощью  громкоговорителя, при его наличии. Такие изменения позволят более  рационально использовать свое и  чужое рабочее время.

Немаловажную  роль в деловом общении играет деловая переписка. Первоочередное внимания требует уделить фирменному бланку организации. Бланк фирмы во многом характеризует ее, по нему может сложиться первое впечатление. На бланке должны присутствовать название фирмы, номер бланка, адрес, телефон и факс, адрес электронной почты. На бланке может находиться логотип фирмы, что будет выгодно отличать его от других. При этом важно соблюсти соразмерность и сбалансированность рисунка и текста. Логотип должен быть простым, легко узнаваемым и выполненным на профессиональном уровне.

Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его  оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее  бланк, тем официальнее должен быть стиль письма. Поэтому по возможности  не стоит экономить на фирменных  бланках - следует использовать лучшую бумагу, прибегнуть к услугам хорошей  типографии.

Деловая переписка отличается разнообразным  содержанием документов, каждый из которых должен быть грамотно составлен  и иметь приятный внешний вид. Не запрещено использовать логотип  компании, различные шрифты и рамки. Для документов, состоящих из нескольких листов для прошивки можно использовать не нитки, а цветные ленты.

Но при серьезном подходе к обучению персонала этого не достаточно. Необходимо постоянно заботиться о подготовке нового персонала и  повышении квалификации сотрудников, давно работающих в компании. Образование  и повышение квалификация персонала  стоят дорого. Подобные затраты не всегда возможны, особенно в малом и среднем  бизнесе. Для Гомельского РАЙПО можно предложить использование обучающих тренингов на компакт-дисках, единовременная покупка которых обойдется компании значительно дешевле, чем приглашение тренера-преподавателя.

Тренинги – это активные методы обучения, которые позволяют в короткие сроки освоить приемы эффективного общения. Они помогают заметно повысить инициативность и деловую активность персонала, изменить стереотипы поведения сотрудников. В основе этих методов – интенсивная тренировка, в ходе которой имитируются реальные ситуации из практики делового общения.

Бизнес-тренинги – это:

• специально разработанные учебные видеофильмы и отдельные сюжеты;
• звуковые комментарии специалистов, объясняющие, промахи и удачи в деловом общении;
• практические упражнения и задания, контролирующие усвоение материала и закрепление навыков;

Для начала рекомендуется провести тренинг по навыкам успешной коммуникации, цель которой является: развитие коммуникативных навыков и умений в деловом общении, повышение их эффективности, расширение поведенческого репертуара участников. Если руководству понравится такой способ обучения, то после можно периодически покупать компакт-диски по другим, более конкретным видам делового общения, например "Правила телефонных переговоров".

В программе бизнес-тренинга "Навыки успешной коммуникации" представлены:

• способы установления и поддержания контакта;
• техники и приемы ведения беседы, способствующие пониманию собеседника;
• методы избегания потерь информации в ходе беседы;
• использование различных видов вопросов, применение вопросных ловушек;
• преодоление психологических барьеров в коммуникации;
• типы людей по ведущему каналу восприятия, определение и особенности взаимодействия;
• методы снятия эмоционального напряжения, техники перевода агрессии клиента в конструктивное русло;
• выявление потребностей клиента;
• понимание и использование невербальных сигналов в коммуникации: интонация, поза, жесты, мимика.

Преимущества  бизнес-тренингов:

• проведение обучение "здесь и сейчас" без привлечения специалистов извне;
• экономия времени и денежных средств;
• не требуют специальных знаний и профессиональной подготовки;
• обеспечивают постоянный доступ сотрудников к учебному материалу.

При проведении групповых занятий предпочтительно  использовать телевизор с телеприставками или проекционный телевизор с системным блоком.

Одним из наиболее эффективных способов обучения деловому общению – является использование игровых методов обучения, в частности деловые (бизнес) игры. Деловая игра – средство моделирования разнообразных условий профессиональной деятельности (включая экстремальные) методом поиска новых способов ее выполнения. Деловая игра имитирует различные аспекты человеческой активности и социального взаимодействия. Проведение деловой игры занимает не мало времени, от двух часов до нескольких дней, в зависимости от игры. Необходимо заранее предупредить весь персонал и подготовить все необходимое. Очень важна продуманность и организованность её хода, правильный выбор временного режима проведения игры, воссоздание реальной обстановки.

Различают три фазы проведения деловой игры:

• мотивационная фаза: повод для игры, распределение ролей и поручений для наблюдении;
• фаза действий: ролевая игра;
• фаза рефлексии (подведения итогов): опрос и дискуссия - обобщение.

Опыт, полученный в игре, может оказаться  даже более продуктивным в сравнении  с приобретенным в профессиональной деятельности. Информация, которой пользуется человек в реальности, неполная, неточная. В игре ему предоставляется хотя и неполная, но точная информация, что повышает доверие к полученным результатам. В игре формируются установки профессиональной деятельности, легче преодолеваются стереотипы, корректируется самооценка.

 Для Гомельского РАЙПО можно предложить деловую игру, которая носит название «Красивый бизнес». Игра моделирует взаимодействие предприятий с клиентами и поставщиками. В рамках мероприятия участники делятся на представителей различных предприятий и клиентов, поставщиков. У всех предприятий есть стандартный перечень продукции и начальный капитал. На эти деньги можно «внедрить» дополнительную продукцию. Предприятиям предлагается привлечь как можно больше клиентов (тем самым игровых денег), путем предоставления наибольшего количества продукции и наилучшего обслуживания. Но у каждого клиента есть своя особенность, которая может повлиять на выбор предприятия. Напрямую открывать свои особенности нельзя, зато можно и нужно демонстрировать их своим поведением. Так как представители предприятий знают, что у каждого клиента есть своя особенность, они различными способами пытаются это выяснить, непроизвольно начинают обращать внимания на невербальные знаки общения, пытаются соответствующим образом выстроить свою речь, чтобы клиент заказал продукцию именно в их предприятии.

Деловая игра строится при активном участии  в ней самих обучаемых. Каждый участник деловой ситуации анализирует  её, принимает решения, делает выводы. Непринуждённость, соревнование, наличие ярких эмоциональных  переживаний, возникающие во время  игры, способствуют мобилизации имеющихся  знаний.

И последнее, а также самое главное что хотелось бы предложить Гомельскому РАЙПО – это проведение дней вежливости. Например, в последнюю пятницу месяца проводить "день имени собственного", когда все работники будут начинать свое обращение с имени того, к кому обращаются. Первый четверг месяца можно сделать "день улыбки", и так далее. Таким образом, совокупность этих мероприятий будет способствовать повышению уровня делового общения на предприятии.

Все предложенные варианты могут показаться мелочами на первый взгляд, но в совокупности все это помогает преуспеть предприятию в своем деле, оказывает влияние на ее репутацию и имидж и достичь успеха в бизнесе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Обобщая все вышесказанное, можно сказать, что хорошо организованное деловое общение в организации является одной из весомых причин эффективного функционирования и даже выживания предприятий в условиях жесткой конкуренции. Овладение навыками делового общения является необходимым для всех будущих деловых людей. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Знания в области делового общения могут сыграть важную роль и стать конкурентным преимуществом. Для конечного успеха делового общения большое значение имеет совпадение целей сторон. Полное совпадение не всегда возможно, однако правильный выбор форм, инструментов и методов делового общения позволяет максимально сблизить цели. У каждого человека индивидуальные позиции, интересы, потребности и ценности, поэтому нет единого шаблона эффективного общения. Преуспевающий руководитель, работник должен интуитивно находить такое оптимальное сочетание различных методов делового общения, которое бы приводило к успеху в деле. Поставленная цель и задачи в курсовой работе выполнены. Проведенные исследования позволили обобщить и систематизировать понятия, изучить факторы, влияющие на деловое общение.

Объектом исследования выступало Гомельское РАЙПО. Положительными тенденциями развития Гомельского РАЙПО на протяжение 2009-2011 годов являются: рост розничного товарооборота, среднегодовой стоимости основных фондов, фондоотдачи и производительности труда. Отрицательно влияют - замедление оборачиваемости оборотных средств, превышение темпов роста средней заработной платы над темпами роста производительности труда, превышение темпов роста фонда заработной платы над темпами роста розничного товарооборота.

За изучаемый период времени наблюдается рост среднесписочной численности работников. Но при этом существуют высокие показатели коэффициентов приема и выбытия кадров, а по состоянию на 2010 год в организации 39,4% из общей численности сотрудников работают в организации на протяжении пяти лет.

Также можно отметить, что фонд заработной платы вырос на 93,2 процентных пункта, доля принятых на работу в отчетном году снизилась по сравнению с предшествующим годом, что связано с сокращением рабочих мест. Т.к. численность принятых работников и численность выбывших работников снижается, то существует проблема текучести кадров.

На примере Гомельского РАЙПО были исследованы ситуации делового общения, методы обучения правилам делового общения, и сделан вывод о том, что организация уделяет недостаточно внимания этим аспектам. Выработаны предложения по совершенствованию делового общения предприятия. В настоящее время добиться успеха, игнорируя проблему делового общения, нельзя. Осуществление программ обучения деловому общению всегда требует больших затрат, но эффект, который они могут принести, значительно больше. Ведь именно сотрудники являются главным ресурсом любой компании. Эффективность их общения определяет результат деятельности всей организации. И именно от сотрудников зависит успех организации.