Лекции по "Менеджменту"

Чтобы быть успешной в течение долгого  времени, организация должна быть как  эффективной, так и результативной. Результативность является следствием того, что «делаются нужные и правильные вещи», а эффективность является следствием того, что «правильно создаются эти самые вещи».

Эффективность можно измерить и  выразить количественно, потому что  можно определить денежную оценку ее входов (потребляемых ресурсов) и выходов (выпускаемых продуктов). Относительная эффективность организации выражается производительностью. Производительность — это отношение количества единиц на входе к количеству единиц на выходе.

2. Лидерство и роль менеджера в управлении.

В гарвардской школе бизнеса  считают, что понятие менеджер и  лидер не идентичны. Главные качества, отличающие лидера: четкое видение  цели основное качество менеджера, управляющего – эффективно и наименьшими потерями реализовать увиденную цель.

Семь требований, которые должны предъявляться человеку, претендующему  на то, что бы быть эффективным лидером::

обладает видением. Люди хотят идти за теми, кто знает куда идти.

Доверяй своим подчиненным.

Будь хладнокровен.

Не бойся рисковать.

Будь экспертом.

Стимулирует появление разных точек  зрения .

Лидер обладает способностью находить элегантные простые решения самых  сложных проблем.

Важнейшим свойством неформальных групп является способность выделять лидера из своей среды.

Лидер неформальный руководитель группы, чьи указания и распоряжения часто  выполняются более добросовестно  и охотно, чем распоряжения формального  руководителя.

Основные функции лидера неформальной группы:

определение групповых целей и  планирование деятельности группы;

наблюдение за исполнением.

Представительство во внешней среде 

Функция эксперта.

Регулирование отношений внутри группы.

Лидер источник групповых ценностей  и норм

Лидер эмоциональный центр группы.

Для укрепления положения лидера формальный руководитель должен создавать и  поддерживать хороший морально-психологический  климат в коллективе:

формирование хорошего впечатления  о будущей работе и коллективе во время приема на работу.

Справедливое распределение материальных поощрений за хороший труд

Полная информированность работника  о льготах 

Сознание важности выполняемой  работы и профессиональная гордость

Уважительное отношение к заслуженным  людям.

 

 

Лекция 15

Тема 6. Организация труда менеджера. 2ч.

Характер, условия и  содержание труда менеджера.

Организация рабочего места  менеджера.

 Самоменеджмент, его  роль в организации труда и  рационального использования рабочего  времени. 

Организационная культура предприятий.

 

1) Самоменеджмент – совокупность рациональных методов и организационных рычагов управления менеджером собственным трудом.

Система самоменджмента направлена на реализацию следующих направлений:

- планирование собственной деятельности;

- взаимодействие и интегрирование  собственной работы в систему внешнего окружения;

- обучение и саморазвитие;

- организация труда;

- мониторинг содержания собственной  работы и ее результатов;

- контроль соответствия аспектов  личной работы с требованиями  внешней и внутренней среды;

- стимулирование собственной деятельности.

Эффективная реализация данных направлений  возможна посредством овладения навыками техники личной работы – совокупность технологий, методов и приемов организации труда, обеспечивающих эффективную работу менеджера.

Техника личной работы направлена на оптимизацию затрат времени, имеющегося в распоряжении менеджера. Эффективное использование временного ресурса обеспечивается за счет:

Сокращения времени  на выполнение отдельных видов работ  и операций;

Сокращение прямых потерь рабочего времени;

Планирование и контроль  использования временных ресурсов;

Перераспределение и  делегирование работ.

 

Сокращение времени  на выполнение отдельных видов работ  напрямую связаны с повышением производительности труда и научной организацией труда руководителя.

Составляющие повышения производительности труда и научной организации труда менеджера:

Эффективная организация рабочего места, которая определяется средствами труда и рациональным их размещением  и условиями труда. Средства труда: а) мебель и оборудование; б) технические средства. Условия труда: а) площадь помещений; б) санитарные условия; в) норма освещенности; г) температура помещения; д) уровень влажности; е) уровень шума; ж) цветовая гамма помещения.

Анализ затрат рабочего времени  и разработка нормативов его использования. Наиболее часто используемые методы диагностики рабочего времени являются хронометраж и фотография рабочего дня. Хронометраж проводится при изучении затрат времени, существенная доля которого уходит на выполнение рутинных, часто повторяющихся, стандартных видов работ. На его основе разрабатываются нормативы затрат времени на выполнение отдельных видов работ и операций.

Процедура хронометража:

Подготовительный этап

– формулирование цели, выбор объекта  наблюдения, определение характера  получаемых данных;

- определение перечня операций;

- определение формы записи результатов  замеров;

- определение даты начала наблюдения, частоты и сроков наблюдения;

- подготовка средств проведения  хронометража.

Первый этап

- проведение замеров и заполнение  документации. Занесение полученной информации в специальный документ – хронокарту.

Второй этап

- анализ и обобщение полученных  данных. Анализ направлен на выявление  нерациональных действий и определение  оптимального времени, необходимого  для выполнения оставшихся или новых элементов операции. В результате определяется оптимальное при данных условиях время, необходимое для выполнения данной операции.

Фотография рабочего времени проводится для определения структуры его  затрат. Для получения объективной  информации наблюдение ведется в течение всего рабочего дня на протяжении 2-3 недель подряд (если цикл выполнения работ руководителем не содержит более длительного временного интервала) от 1 до 3-х раз в год. Процедура проведения фотографии рабочего дня включает примерно те же этапы, что и процедура хронометража. Если процедуру проводит исследователь, данные могут регистрироваться непрерывно, если руководитель проводит самонаблюдение, записи проводятся через определенные промежутки времени – раз в 15 – 20 минут. Систематизация и обобщение полученной информации проводится на основе критериев, выбранных исходя из цели исследования с учетом существующих классификаций рабочего времени менеджера:

По характеру выполняемых  работ различают время, затраченное на служебно-коммуникационную, распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, индивидуальную, творческую, вспомогательную деятельность, время на отдых и личные нужды;

В соответствии с функциями  управления выделяется время, расходуемое на планирование, организацию, координацию, стимулирование и контроль;

В соответствии с формами  работы различают время, расходуемое на проведение и участие в совещаниях и встречах, участие в переговорах, работу с корреспонденцией, телефонные разговоры, управленческое общение, контроль работы подчиненных и т.д.;

Исходя из методов  проведения работы выделяют время, затрачиваемое на выполнение организационно-административной, аналитико-конструктивной и информационно-технической работы.

На основе усредненных данных фотографии рассчитываются: а) продолжительность рабочего дня руководителя; б) доля затрат времени на каждую группу и вид выполняемых функций.

По соотношению затрат времени  на выполнение определенных видов работ  можно сделать вывод о стиле  работы руководителя.

Для проведения анализа затрат рабочего времени менеджер должен ответить на следующие вопросы:

- Была необходимость  в проделанной работе?

- Можно ли было работу  делегировать?

- Соответствует ли  затраты времени значимости и  целесообразности проделанной работе?

- Соответствуют ли затраты времени значимости и целесообразности проделанной работе?

Расчет коэффициента эффективности  использования рабочего времени

К_э = О/Ф = (Ф – П)/Ф = 1- П/Ф, где

К_э - коэффициент эффективности использования рабочего времени;

О – оптимальные затраты времени;

Ф – фактические затраты времени;

П – потери времени.

 

Таблица 1-Структура затрат рабочего времени

 

Наименование затрат рабочего времени	Затраты времени
	фактические	Подлежат сокращению	оптимальные
Деловое общение: - участие в совещаниях и их  проведение - работа с партнерами по бизнесу - служебные разъезды - представительские функции -прочие деловые встречи - посещение рабочих мест - беседы с подчиненными - прием посетителей - служебные телефонные разговоры
Планирование и организация  работы подразделения: - аналитическая работа - рассмотрение проектов планов  и их утверждение - организация трудовых процессов - контрольные функции - проведение организационно-технических  мероприятий - подготовка решений и документации - согласование и подписание  документации - оперативные вопросы
3.Сбор и обработка информации: - обработка поступающей и возникающей  информацией - изучение текущих (нормативных  и директивных) документов - поиск и работа с экономической  информацией - работа с информацией о партнерах - работа с корреспонденцией - разбор заявлений, жалоб.
4.Самоконтроль: - проверка правильности выполненных  работ - исправление ошибок.
5.Повышение своей  квалификации - самообучение (чтение специальной  литературы) - повышение квалификации на  курсах - участие в конференциях, семинарах - прочее
6. Выполнение общественных функций
7. Обслуживание рабочего места
8.Поиск или ожидание: - документации - партнеров по бизнесу - подчиненного - потери времени в пути
9.Время перерывов - посторонние разговоры - отдых и личностные надобности - позднее начало и раннее  окончание работы - уход с рабочего места по  личной надобности - принятие пищи - разговоры и встречи по личным  вопросам - прочие потери
Итого

Выбор метода нормирования труда руководителя определяется спецификой выполняемых работ:

- виды деятельности, поддающиеся  нормированию (составление конкретного  документа, контроль определенных  результатов, обслуживание рабочего  времени);

- виды деятельности, не поддающиеся  нормированию (аналитическая работа, разработка мероприятий по совершенствованию процессов, некоторые виды делового общения, работа с информацией).

Другие методы нормирования труда руководителей:

метод микроэлементного нормирования. Разработка нормативов управленческих работ осуществляется исходя из норм времени на определенные элементы движения  человека, стандартные операции («набрать номер телефона»).

метод аналитического нормирования. Расчет норм времени основывается на классификации видов работ, в  разрезе которых подбираются методы исследования. Методика использована Центральным  бюро нормативов по труду при НИИ труда при разработке типовых нормативов времени по бухгалтерскому учету, комплектованию и учету кадров, материально-техническому снабжению, но данные нормативы устарели.

метод статистического нормирования, Разработка нормативов осуществляется на основе моделирования зависимости  затрат времени от ряда факторов, оказывающих  непосредственное влияние на величину норматива. Применение метода требует  выявления статистической зависимости (уравнение регрессии) между основными функциями и факторами, влияющими на трудоемкость выполнения основных функций.

метод экспертного нормирования. Предполагает использование для разработки нормативов высококвалифицированных экспертов  на основе оценки ряда факторов, влияющих на величину норматива (условий работы, особенностей персонала, технических средств, информационных технологий и прочих факторов).

 

Таблица 2 -Пути сокращения затрат рабочего времени менеджера 

в разрезе наиболее распространенных видов работ

 

Наименование видов деятельности	Возможные пути сокращения затрат времени
1. Чтение специальной литературы	Отбор наиболее информативных источников Совершенствование техники чтения
2. Служебные телефонные разговоры	Отбор и планирование Нормирование продолжительности Методика ведения разговора Делегирование
3. Работа с корреспонденцией	Обработка Поиск и хранение Делегирование
4. Работа с документацией и  информацией	Поиск и хранение Регулирование информационных потоков
5. Проведение совещаний	Владение техникой проведения совещаний Нормирование продолжительности Использование приемов, активизирующих работу Делегирование
6. Общение с посетителями, подчиненными	Техника разговора
7. Ведение переговоров	Владение современными методами ведения переговоров
8. Служебные разъезды	Планирование, минимизация потерь в результате ожиданий