Конспект лекций по "Управлению проектами"

Под содержанием работ понимают описание работ, которые должны быть выполнены, и ресурсов, которые должны быть обеспечены. С другой стороны, для эффективного управления содержанием необходимо определить:

• работы для выполнения;
• последовательность работ;
• продолжительность работ;
• потребность в ресурсах и стоимость работ.

В любом случае описание/определение  работ и ресурсов для их выполнения является важным этапом при управлении содержанием работ.

Определение работ включает в себя идентификацию и документальное

оформление отдельных  работ, которые должны быть выполнены  для достижения целей проекта, определенных в структуре разбиения работ. В данном процессе необходимо определять работы таким образом, чтобы цели проекта могли быть достигнуты.

Инструментарий для определения  работ включает:

• декомпозицию, которая представляет собой разделение элементов проекта на более мелкие и управляемые компоненты.  Основная разница между применением декомпозиции и определением содержания проекта состоит в том, что результаты здесь описываются в терминах работ, а не целей;
• список работ или часть подобного списка из предыдущего проекта часто используется как шаблон для нового проекта.

Список работ для элемента СРР из текущего проекта может  быть использован как шаблон для  схожих элементов СРР.

Результатом определения  работ являются:

• список работ, который должен включать в себя все работы, которые будут выполнены в ходе проекта. Он должен быть оформлен как расширение СРР для удостоверения в том, что он является полным и не включает работы, которые не требуются для реализации содержания проекта;
• дополнительные детали для списка работ (например, ограничения), которые должны быть задокументированы для их дальнейшего использования;
• модернизация структур разбиения видов деятельности. При использовании СРР для определения работ, команда проекта может определить отсутствующие предметы цели или выявить необходимость в корректировке описания целей.

 

Лекция 12. Управление ресурсами проекта. Процессы управления ресурсами проекта. Основные принципы планирования ресурсов. Управление закупками ресурсов. Управление поставками. Управление запасами.

Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических.

Планирование (описание) ресурсов включает в себя определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Планирование ресурсов непосредственно связано с составлением сметы. Планирование потребности в ресурсах осуществляется на основании:

• определения содержания проекта;
• разработки СРР;
• опыта ранее реализованных проектов;
• нормативной или проектной документации;
• описания существующих в организации запасов ресурсов.

Описание включает в себя определение потенциально имеющихся  ресурсов в организации, которые  будут учитываться при планировании ресурсов;

политики в отношении  набора персонала, закупки материалов, аренды оборудования и т. д.

Методы управления планированием  ресурсов сводятся к методам, позволяющим  оптимально планировать потребность  и распределение ресурсов между  работами.

Возможны ситуации, когда  ресурсы, назначаемые на конкретную работу, являются основным фактором, определяющим сроки ее начала и окончания. В  этом случае ресурсы имеют собственные  ресурсные календари, согласно которым  осуществляется выполнение работы.

При назначении работам ограниченных ресурсов необходимо учитывать их пределы  потребления, что в дальнейшем позволит проводить анализ профилей их использования. Существующие программные продукты для календарно-сетевого планирования поддерживают от одного до двух пределов потребления: нормальный и максимальный. Нормальный предел потребления характеризует то количество ресурса, которое может быть предоставлено для выполнения работы при нормальных условиях в единицу

времени (например, для работника  это 8 чел./часов в день). Максимальный предел потребления характеризует  то количество использования ресурса  в единицу времени, которое при  дополнительных затратах может быть обеспечено (10-12 чел./часов в день).

 

Рис. Пример процесса планирования ресурсов

 

При анализе профилей использования  ограниченных ресурсов определяется соответствие между пределами их потребления (возможностью) и потребностью для  выполнения работы. В ряде случаев  возникает ресурсный конфликт, когда  потребность в каком-либо ресурсе  превышает его максимальный предел потребления (например, одновременно выполняемые  работы используют один и тот же ресурс).

Рис. Пределы потребления  ресурсов

 

 

Как правило, используются следующие методы выравнивания:

• нормальное - работа планируется на более поздний срок за счет резерва времени до появления необходимого количества ресурса;
• разбиение - работа разбивается на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо требуемое количество ресурса;
• растяжение - уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы;
• сжатие - в случае избытка ресурса - уменьшение продолжительности выполнения работы за счет увеличения интенсивности использования ресурса.

 

Рис. Пример ресурсного выравнивания

 

Рис. Структура материально-технического обеспечения проектов

 

Управление ресурсами  предусматривает ряд основных процессов, в т. ч.

закупки, поставки, распределение  ресурсов и управление запасами ресурсов.

Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами - т. е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с

конкретным проектом.

Закупки и поставки взаимосвязаны  и, по сути, являются двумя сторонами  процессов материально-технического обеспечения проекта.

Управление закупками включает процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций-поставщиков. Оно состоит из планирования обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.

Управление поставками выделяется наряду с управлением закупками в качестве самостоятельной подсистемы. Включает в себя:

• планирование поставок;
• организацию бухгалтерского учета;
• доставку, приемку и хранение товара;
• учет и контроль доставки.

Планирование  и организация закупок и поставок - первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоит из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за

поставками.

Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Размещение заказов  — совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов; последнее производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками - осуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта; все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности. Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки. Приведем ряд основных понятий в логической последовательности.

Среда, влияющая на закупки, - сочетание внутренних и внешних сил, как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.

Стратегия закупок  по проекту - система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.

Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям  проекта - формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.

Планирование  закупок по контракту - процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта), детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.

Предварительная оценка возможностей закупок - оценка опыта, производственных показателей (в ретроспективе), возможностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщиков.

Выбор источников закупок - процесс выбора организации и/ или индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок.

Оценка источников закупок - общее изучение возможных поставщиков

для отправки им запроса  о предложениях либо для начала переговоров  с ними с целью заключения контракта.

Проверка (оценка) поставщиков для закупок по проекту - квалификационные проверки соответствия конкретных поставщиков целям проекта на стадии переговоров на контрактной фазе проекта.

Рассмотрение  технической компетентности поставщиков  на этапе закупок (обеспечения проекта)- оценка соответствия поставщиков и их продукции (материалов, услуг) техническим требованиям проекта.

Переговоры по закупкам (поставкам) - этап проекта, включающий оценки поставщиков, обсуждения условий поставок, проекты контрактов по поставкам. Часть системы поддержки процессов закупок.

Рассмотрение  стоимости закупок - рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.

Оценка выполнения закупок по проекту - система слежения, оценок процессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью будущих применений в других проектах.

 

Лекция 13. Управление командой проекта. Команды и проекты. Формирование команды проекта. Квалификационные требования к персоналу проекта. Организация эффективной деятельности команды. Управление персоналом проекта. Оценка деятельности команды проекта. Управление коммуникациями.

При организации работы над  проектом необходимо решить две главные  задачи:

• формирование команды проекта;
• организация эффективной работы команды.

Команда проекта — это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю последнего Количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренным проектом.

Лидеры групп — это  руководители, координаторы усилий всех членов группы; члены группы — непосредственные исполнители.

У членов команды необходимо наличие следующих навыков:

• технические и/или функциональные, т. е. профессиональные, навыки;
• навыки по решению проблем и принятию решений;
• навыки межличностного общения (принятие риска, полезная критика, активное слушание и т. д.).

Команда обладает такими существенными признаками, как:

• внутренняя организация, состоящая из органов управления, контроля и санкций;
• групповые ценности, на основе которых формируется чувство общности в команде и создается общественное мнение;
• собственный принцип обособления, отличающий ее от других команд;
• групповое давление, т. е. воздействие на поведение членов команды общими целями и задачами деятельности;
• стремление к устойчивости благодаря механизму отношений, возникающих между людьми в ходе решения общих задач;
• закрепление определенных традиций.