Конспект лекций по "Управлению проектами"

3. Реализация и контроль стратегии проекта (исполнение стратегии всеми участниками проекта, а также ее корректировка в зависимости от изменившихся условий и целей хозяйствования).

Структура проекта (project structure) – это основные его части (элементы) необходимые и достаточные для эффективного осуществления процесса управления проектом. Для выявления и осознания целей, состава и содержания проекта, организации планирования и контроля процессов его осуществления необходимо определить и построить структуру работ проекта, используя методы декомпозиции.

Структура декомпозиции работ (work breakdown structure – WBS) является графическим представлением проекта, т. е. совокупностью взаимосвязанных элементов проекта различных степеней детализации. Количество уровней детализации зависит от класса и сложности проекта, а также от разработчиков и исполнителей.

Принятая структура проекта  с выделенной в ней иерархией  устойчивых элементов образует основу информационного языка проекта, на котором общаются все его участники и ведется документирование. В зависимости от вида проекта разрабатываются и используются различные структурные модели. Наиболее существенные из них:

1. Дерево целей и результатов (строится в соответствии с основным назначением проекта).

2. Бюджет проекта (строится на основе расчета потребности в финансовых ресурсах).

3. Матрица распределения работ во времени и по исполнителям (строится в соответствии с директивным временем реализации проекта и набором возможных исполнителей).

4. Сетевая модель проекта (строится на основе логической очередности выполнения работ проекта и алгоритмов разработки сетевых моделей).

5. Матрица распределения и минимизации рисков (указывает возможные риски и способы их минимизации).

6. График обеспечения ресурсами (структурная модель ресурсов, требуемых для выполнения работ).

7. График финансирования проекта (указывает сумму средств, необходимых для реализации проекта в определенный промежуток времени).

8. Матрица распределения ответственности (строится на основе матрицы распределения работ по исполнителям).

9. Структурная декомпозиция контрактов (строится на основе матрицы распределения работ по исполнителям).

10. Структурная модель организации проекта (представляет декомпозицию организационной структуры проекта).

К структуре проекта предъявляются следующие требования:

1. Уровни декомпозиции  должны различаться степенью детализации. Совокупность элементов каждого уровня должна представлять весь проект.

2. Исходя из первого  правила суммарные значения характеристик  проекта (объемы работ, стоимость,  потребляемые ресурсы и др.) на  каждом уровне структуры проекта должны совпадать.

3. Каждый уровень декомпозиции  должен содержать такие элементы  работ, на основе которых могут  быть определены количественные  значения характеристик работ,  необходимые и достаточные для  оперативного управления проектом  на данном уровне.

Ответственность за структурирование и декомпозицию работ возлагается  на заказчика, подрядные предприятия, консультантов и других участников проекта. Разделение работ на этапы  является основой для управленческого  контроля в процессе реализации проекта.

Каждый проект, программа  или отдельный товар имеют  определенные фазы (стадии) развития, известные  как фазы жизненного цикла, или жизненный  цикл. Четкое понимание этих фаз  позволяет управляющим и руководителям  более эффективно управлять ресурсами  для достижения целей и задач  проекта.

Жизненный цикл проекта (project life cycle) – это промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его завершения.

Любой проект в своем развитии проходит этот промежуток времени. Что принимать за момент появления (начало) проекта и момент его завершения (окончание)

зависит от участников проекта.

Началом проекта можно  считать:

• момент рождения идеи;
• дату начала выполнения работ проекта;
• начало его финансирования.

Окончанием проекта можно  считать:

• его ввод в эксплуатацию;
• достижение поставленных целей или результата;
• момент окончания срока окупаемости всех затрат;
• прекращение финансирования;
• расформирование команды и перевод ее на другую работу;
• ликвидацию проекта.

Обычно моменты начала работ над проектом и его ликвидации оформляют официальными документами. В последние годы наметилось определенное согласие по поводу фаз жизненного цикла продукта (product life cycle). Они включают научные исследования и опытно-конструкторские разработки (НИОКР), введение на рынок, рост, зрелость, старение и ликвидацию.

Рассмотрим следующие  фазы проекта: начальную, основную, завершающую  и фазу выполнения гарантийных обязательств. По окончании любой фазы проекта  осуществляют качественную проверку основных целей и степени выполнения проекта, чтобы определить, может ли данный проект перейти в следующую фазу, и исправить допущенные ошибки с  наименьшими затратами.

Начальная фаза. На этом этапе выполняются разработка концепции проекта (включая предварительное обследование и определение проекта), сравнительная оценка альтернатив, утверждение концепции. Фаза характеризуется относительно небольшой интенсивностью инвестиций. Если речь идет о проекте, основанном на конкурсных торгах, на этой фазе принимают решение о подаче заявки на торги. В случае положительного решения выполняют подготовку документации и необходимые технико-экономические расчеты для участия в торгах (определяют продолжительность проекта, затраты, строят график производства работ и др.).  Расчет будущих затрат является непростой задачей. Большая часть затрат по реализации проекта может быть разделена на две категории: единовременные (непериодические) и операционные (периодические). Единовременные затраты включают такие статьи, как строительство нового завода, закупка оборудования или проектирование. Операционные затраты включают повторяющиеся платежи, например заработную плату.

Основная  фаза. Отличительной особенностью этой фазы является максимальный объем инвестиций, благодаря которому выполняется наибольший объем работ по реализации проекта.

Завершающая фаза. На этой фазе достигаются конечные цели проекта и подводятся итоги. 

Фаза  гарантийных обязательств. На этой фазе осуществляется эксплуатация результатов проекта. Во время гарантийного периода выявленные недостатки поломки исправляются за счет предприятия, которое несет ответственность за соответствующие работы.

Очевидно, что затраты  проекта находятся в прямой зависимости  от его масштабов. Для больших  проектов необходимо привлечение работников на постоянной основе, тогда как  для относительно небольших проектов с тем же жизненным циклом могут  требоваться работники только на неполный рабочий день. Следовательно, один человек может быть ответственным  за множество проектов, которые находятся  на разных фазах жизненного цикла. Руководство  предприятия несет ответственность  за периодическую экспертизу наиболее важных этапов проекта, которая должна происходить как минимум в  конце каждой фазы жизненного цикла  или после ответственных технологических  этапов реализации проекта.

Среда проекта, порождающая  совокупность внутренних и внешних  сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта, составляет окружение проекта (project environment).

Принято выделять внутреннюю среду, в которой работает команда  проекта, и внешнюю среду (ближнее  окружение – предприятия, реализующие  проект; дальнее окружение – среда, в которой существуют предприятия, реализующие проект).

Внутреннюю  среду проекта определяют стиль руководства, методы и средства коммуникации, социальные условия проекта, команда и участники проекта.

Ближнее окружение проекта определяют руководство предприятия, сферы финансов, сбыта, производства, снабжения, инфраструктура, сфера очистки и утилизации.

Дальнее окружение проекта определяют экономические и социальные факторы культура, научно-технические, природно-географические, потребители продукции проекта, конкуренты, инфраструктура и т. д. Наиболее значимые факторы часто выделяют при помощи STEP-анализа. Особенно это касается факторов, которые максимально воздействуют на реализацию проекта: социальных (sociological), технологических (technological), экономических (economical) и политических (political).

Под участниками (стейкхолдерами) проекта понимают все организации и всех личностей, которых так или иначе (в положительном или отрицательном смысле) затрагивает проект и которые могут быть заинтересованы как в успехе проекта, так и в том, чтобы он вообще не состоялся.

Заказчик – главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и его успешности. Он будущий владелец и пользователь результатов проекта. Заказчик определяет основные требования и масштабы проекта, обеспечивает финансирование проекта за счет своих средств или средств привлекаемых инвесторов, заключает контракты с основными исполнителями проекта, несет ответственность по этим контрактам, управляет процессом взаимодействия между всеми участниками проекта. Он несет ответственность за проект в целом перед обществом и законом.

Инициатор – стейкхолдер проекта, который является автором главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложений по осуществлению проекта. Часто, хотя и далеко не всегда, инициатива исходит от заказчика. Но в любом случае для успеха проекта важно, чтобы заказчик был реально заинтересован в осуществлении проекта.

Инвестор(ы) – стейкхолдер(ы) проекта, вкладывающие средства в проект, например посредством кредитов. Цель инвесторов – максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации проекта. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации. Инвесторы вступают в контрактные отношения с заказчиками, контролируют выполнение контрактов и осуществляют расчеты с другими сторонами по мере выполнения проекта. Инвесторы являются полноправными партнерами проекта и владельцами всего имущества, которое приобретается за счет их инвестиций, пока им не будут выплачены все средства по контракту с заказчиком или по кредитному соглашению.

Руководитель проекта  – лицо, которому заказчик и инвестор делегируют полномочия по руководству работами по осуществлению проекта (планирование, контроль и координацию работ всех участников проекта). Состав функций и полномочий руководителя проекта определяются контрактом с заказчиком. Обычно перед руководителем проекта и его командой ставится задача всеобъемлющего руководства и координации работ на протяжении жизненного цикла проекта до достижения определенных в проекте целей и результатов при соблюдении установленных сроков, бюджета и качества.

Команда проекта – специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта. Задача команды проекта – осуществление функций управления проектом до эффективного достижения целей проекта. Состав и функции команды проекта зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта, однако во всех случаях состав команды должен обеспечить высокий профессиональный уровень всех возложенных на нее обязанностей.

Контрактор (генеральный контрактор) – участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком и берущий на себя ответственность за выполнение работ по контракту. Это может быть весь проект или его часть. В функции генерального контрактора входит заключение контракта с заказчиком (инвестором), отбор и заключение договоров с субконтракторами, обеспечение координации их работ, принятие и оплата соисполнителей. В качестве контрактора может выступать руководитель проекта или другие активные участники проекта.

Субконтрактор – это лицо (в т.ч. юридическое), которое вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Он несет ответственность за выполнение работ и ус-луг в соответствии с контрактом.

Проектировщик – юридическое лицо, выполняющее по контракту проектно-изыскательские работы в рамках проекта. Он вступает в дого-ворные отношения с генеральным контрактором проекта или непосред-ственно с заказчиком.

Генеральный подрядчик  – юридическое лицо, которое выбирается для реализации проекта. Он несет ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом, подбирает субподрядчиков для выполнения отдельных работ и услуг и заключает с ними договоры. В строительных проектах роль генподрядчика обычно выполняют строительные или проектно-строительные фирмы и организации.

Поставщики – субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе (материалы, оборудование транспортные средства и др.).

Лицензор – организации, выдающие лицензии на право владения земельным участком, ведения торгов, выполнения определенных видов работ и услуг и т.п.