Информационные технологии в системах управления на предприятиях индустрии гостеприимства

Товар описывается в системе как  объект прихода от поставщиков. Он может  принадлежать той или иной группе товаров, входить или не входить  в калькуляцию рецептов, для него определяются складские и рецептурные  единицы.

Блюдо — объект продаж, имеющее название и номер. Для каждого блюда  существует рецепт приготовления. Любое  блюдо, имеющее рецепт, может входить  в рецепт другого блюда.

Рецепт  — список товаров или подрецептов  с указанием количества потребления. Рецепт однозначно привязан к блюду, без него рецепт существовать не может. Рецепт имеет себестоимость. В нем  может быть указан для каждого  товара фактор потерь, склад для  списания, а также способ приготовления  блюда.

Точка продажи — бар, ресторан, кафе или  столовая, где будут продаваться  блюда. Точке продажи может быть определен склад для списания.

Система Fidelio F&B имеет интерфейсы с системами Fidelio FO и Fidelio eng, а также с системой Micros. Наибольший интерес представляет программный интерфейс с системой Micros, который позволяет переносить данные о продажах блюд в систему Fidelio F&B.

После проведения ночного аудита в системе Micros данные о проданных блюдах в ресторанах и барах копируются в систему Fidelio F&B. Далее, используя функцию  автоматического списания, пользователь запускает программу для расчета потребления. Товары, входящие в рецепты к проданным блюдам, автоматически списываются со складов в количестве, указанном в рецепте и в соответствии с числом продаж.

Данные о  продажах, потреблении товаров с  детализацией по точкам продажи и  по складам можно получить из отчетов  системы Fidelio F&B.

В системе  предусмотрено наличие программного интерфейса с бухгалтерскими программами, в которые переносятся следующие  данные: о приходах товаров на склад; о возвратах товаров поставщику; о передаче товаров в производство; о возврате товаров из производства; о списании испорченных товаров; о списании себестоимости проданных  блюд. Система Micros как программа является программной частью программно-аппаратного комплекса, производимого американской фирмой Micros, которая недавно купила компанию Fidelio.

Система Micros предназначена для автоматизации  управления процессами реализации товаров  и услуг и состоит из аппаратной части (кассовые аппараты) и программной (программа). Кассовый комплекс представляет собой портативные компьютеры (кассовые аппараты (IBM-совместимые), ролл- и слипприн-теры). Клавиатура (в зависимости от версии системы) может подключаться отдельно, или экран служит активной клавиатурой, а на экране отображаются функциональные кнопки и служебная информация. Нажимая кнопки на экране, пользователь активизирует те или иные функции.

Программная часть комплекса работает под  операционной системой UNIX (ее разновидность SCO), которая является одновременно и сетевой оболочкой. Так как  в большинстве случаев все  остальные программные приложения, используемые в гостинице (бухгалтерские  системы, гостиничные системы, например Fidelio8, и т.д.), работают под операционной системой Windows, то для системы Micros требуется свой сервер.

Через центральный  терминал системы заводится следующая  информация: определяются точки продажи; настраиваются меню пользователей; заводятся пользователи системы; идентифицируются все кассовые терминалы; определяются объекты продаж (блюда, услуги и т.д.); определяются цены на них; определяются периоды продаж (например завтрак, обед, ужин); определяются различные виды налогов с продаж; данные по продажам проходят через основной терминал (сервер), где они могут анализироваться; представляется большое число отчетов  на основе данных о продажах.

Разграничение доступа во всех системах достигается  путем идентификации пользователя и соответствующим для него списком  разрешенных операций. Каждый пользователь прикрепляется к какой-либо группе, которой определены права в системе.

Вход в  систему возможен следующими способами:

для системных  администраторов и настройщиков — традиционный (ввод персонального  имени и пароля);

для непосредственно  пользователей системы (барменов, официантов, кассиров) идентификация осуществляется путем считывания кода с персональной карточки, которую они перед началом  работы в системе проводят через  специальную щель в кассовом аппарате.

Система Micros позволяет принимать несколько  видов оплаты, в том числе: наличные; кредитные карты (система считывает  вид карты, номер, фамилию владельца, а при наличии соответствующего интерфейса через процессинговый центр  автоматически списывает нужную сумму со счета клиента); отнесение  суммы счета на счет номера клиента  в гостинице (это возможно, если в  гостинице установлена система Fidelio FO и работает интерфейс между  указанными системами).

Как в системе Fidelio8, так и в системе Micros перевод даты (закрытие операционного Дня) производится путем проведения специальных процедур. Для начала проведения ночного аудита в системе Micros необходимо, чтобы подвели итоги дня все кассиры (сверили наличие денег у них и по системе, распечатали свои отчеты по смене и т.д.).

Во время  проведения ночного аудита печатаются отчеты о прошедшем дне (отчеты о  проданных блюдах, видах оплат, выручке  и т.д.), если есть интерфейс с системой Fidelio F&B, то готовят данные о продажах для проведения автоматического  списания ингредиентов проданных блюд в соответствии с заведенными  рецептами. К основным преимуществам систем Fidelio и Micros относятся:

• возможность интегрирования многих отдельных участков в один глобальный комплекс;
• наличие версий программ на русском языке;
• широкая функциональность данных систем;
• удобство и быстрота работы для пользователей;
• удобства и быстрота обслуживания, наглядность и различные формы
• выставленных счетов для клиентов;
• конфиденциальность хранения информации.

Данными преимуществами не обладает ни одна из систем, присутствующих на российском рынке.

2.4 Требования к аппаратному обеспечению

Компьютеры Pentium 6/1Ггц/512 Мб, а Могут использоваться матричные, а также лазерные и струйные принтеры.

Стоимость системы  зависит от числа номеров в  гостинице и от набора модулей  системы. Для гостиницы, имеющей  порядка 100 номеров, стоимость системы  составляет примерно 1 млн рублей. В эту сумму входят установка, настройка, поддержка системы, обучение пользователей.

Компьютерная  система Fidelio — одна из самых популярных систем, используемых в гостиничном хозяйстве. Число ее пользователей в мире превышает 7,5 тыс. В России, СНГ и странах Балтии имеется 95 установок, в отелях Marriott («Марриотт»), «На-циональ», Sherraton («Шератон»), Balchug Kempinsky, Holiday Inn, «Ренессанс», «Золотое кольцо», «Ирис», «Рэдиссон Славянская», «Пекин» и других в Москве, «Европа», «Невский Палас», «Прибалтийская» и других в Санкт-Петербурге, а также в других городах России.

Рассмотрим  недостатки системы управления Fidelio. Как непосредственный пользователь Fidelio я выявил следующие недостатки:

1. Интерфейс перегружен . Настроить его (т.е. убрать с экрана ненужные поля) не представляется возможным. Точнее представляется, но при длительной и интенсивной работе системного администратора.

2. Слишком  много ручной работы. Т.е. калькулятор,  просто, обязан прилагаться к  каждому рабочему месту. Например, если гость поселен, скажем, на 5 суток, а оплатить желает за четверо, цифру, сколько же он должен, в итоге заплатить за четверо суток. можно посчитать только вручную. Или менять дату заезда и, затем, возвращать ее обратно.  
 3. Вопрос почасовой оплаты не решен. Хотя, здесь могу ошибаться, и данная функция где-то зарыта.

4. Поселение  группы в разнотипные номера, для рядового пользователя превращается  в задачу по высшей математике. Вообще, такое ощущение, что не система адаптируется под работу гостиницы, а наоборот.

Резюмируя недостатки можно сделать вывод, что Fidelio – это мощный комплекс автоматизированной системы управления гостиницей, для обеспечения эффективной работы которого необходимы определенные ресурсы, как человеческие так и информационные. В отделе IT , который занимается Fidelio, должен работать специально обученный, квалифицированный персонал, своевременно реагирующий на возникающие проблемы

Из плюсов хочется отметить техническую поддержку Fidelio. Работники HRS выполняют свою работу отлично..

Заключение

Подведем  итог курсовой работы. На примере гостиницы  «Ринг Премьер Отель»  были рассмотрены, классифицированы и проанализированы  основные информационные автоматизированные системы управления гостиницей. Показаны роль и влияние информационных технологий на развитие туристического и гостиничного бизнеса.. Показаны направления использования мультимедийных технологий в социально-культурном сервисе и туризме. Изложены существующие подходы в области автоматизации гостиничного бизнеса. Рассмотрены наиболее известные зарубежные и отечественные разработки по комплексной автоматизации деятельности гостиничных комплексов. Решены поставленные задачи и достигнута цель работы.

В заключении хотелось бы сказать, что  внедрение современных информационных технологий должно обеспечивать выполнение ряда требований, в том числе наличие  удобного и дружественного интерфейса, обеспечение безопасности с помощью  различных методов контроля и  разграничения доступа к информационным ресурсам, поддержку распределенной обработки информации, использование  архитектуры клиент-сервер, модульный  принцип построения систем, поддержку  технологий Интернет и т.д. Использование  современных информационных технологий позволяет гостинице «Ринг Премьер Отель» достигать высокого уровня сервиса и удовлетворять растущие потребности своих гостей.

Рекомендации  к более эффективному использованию  информационной автоматизированной системы управления гостиницы «Ринг Премьер Отель»:

1. Общей целью работы любого предприятия является получение прибыли. Для оценки результатов деятельности гостиничного комплекса необходима определенная точка отсчета, с которой можно сравнивать реальные показатели. Чаще всего для сравнения используют данные бюджета гостиницы или результаты деятельности отеля за предшествующие периоды, результаты деятельности конкурентов. Ключевым моментом при таких сравнениях является то, что все сравниваемые значения должны иметь единую унифицированную основу, которая позволит проводить адекватное сопоставление.

В качестве такой метрики может  выступать система USALI (The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), являющаяся одним из  стандартов построения финансового планирования и отчетности для предприятий гостиничной индустрии. Единая система отчетности в индустрии гостеприимства  USALI  разработана в США в 1926 году. С тех пор USALI претерпела несколько редакций, однако принципы, которыми руководствовались составители единой системы, всегда остаются неизменными. 

Основным  понятием в USALI является «центр ответственности», который может быть двух видов: «центр доходов»  и  «центр затрат».  Гостиничный комплекс разделяется на подразделения, каждое из которых отвечает за свой блок доходов и/или расходов. На базе отчетов о деятельности подразделений рассчитывается ряд стандартных показателей, включающих в себя себестоимость единицы услуг, точку безубыточности и т.п. В системе управления финансами можно получать как текущие отчеты о деятельности подразделений, так и рассчитывать основные показатели оперативной деятельности подразделений.

Например, как  узнать, что ресторан при гостинице  убыточен? Существует вероятность того, что директор ресторана может  преподнести данные несоответствующие  действительности, умышленно фальсифицировать  показатели  деятельности ресторана. Система USALI с ее понятием «центра ответственности» позволяет получить итоговые показатели о финансовом состоянии ресторана не от его директора, а от экономиста в виде данных управленческой отчетности. Что позволяет принимать объективные управленческие решения.

Отчетность USALI:

• Учет по всему учреждению
• Разделение учета по отделам и статьям
• Распределение фиксированных затрат
• Распределение косвенных затрат
• Структура затрат отдела
• Ежедневная отчетность для отделов
• Программная система для  управления по стандартам USALI.

Я считаю необходимым  ввод этой системы в гостинице  «Ринг Премьер Отель», так как  оценка результатов деятельности гостиничного комплекса , на мой взгляд , не является объективной.

2. Так же считаю целесообразным приобретение и ввод в эксплуатацию мобильных сенсорных коммуникаторов для более эффективной работы официантов. На экране коммуникатора может выводится меню с описанием блюд ,видами и временем приготовления  Так же могут выводится данные «стоп – листа»по кухне  и т.д. Официант , находясь непосредственно рядом с гостем, видит все необходимые ему данные и делает заказ непосредственно на кухню, которая в свою очередь информирует его о готовности. Все это позволяет сократить время приема заказа , а самое главное - наладить связь «официант – кухня» , чтобы избежать различных коммуникационных ошибок и повысить производительность труда обоих подразделений.