Информационные технологии в системах управления на предприятиях индустрии гостеприимства

·           Оперативный учет и контроль гостей с отрицательным балансом или отсутствием гарантии оплаты

·           Автоматическая блокировка гостевых ключей по окончанию оплаченного срока проживания доступа в номер непосредственно с компьютера службы приема и размещения без необходимости манипуляций с замками специальными картами-ключами.

·           Занесение деталей пребывания любого гостя в память компьютера на сколь угодно большой срок

·           Паспортный стол и электронные журналы регистрации по категориям

·           Создание сообщений гостю, электронная побудка, управление замками номерного фонда.

Все операции с гостями выполняются через  единую форму - карту гостя.

Карта гостя  предназначена для хранения информации о госте и выполнения следующих  операций:

·           Размещение гостя

·           Поиск гостя в базе постоянных клиентов

·           Изменение личных данных

·           Изменение сроков проживания

·           Перемещение из номера в номер

·           Выполнение операций с электронным ключом

·           Управление доступом гостя в номер

·           Автоматический расчёт стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических скидок, почасовая оплата

·           Каждая карточка гостя в системе уникальна, что позволяет вести учет не только количества приездов гостя, но его заселение от различных источников.

Система позволяет  хранить информацию как об индивидуальных гостях, которые когда-либо проживали  в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что  позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями  наиболее выгодно иметь дело. Кроме  того, эта функция значительно  облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как есть возможность  автоматического переноса данных о  госте во вновь создаваемую заявку.

 

2. Модуль  Службы бронирования

В системе  полностью автоматизирован процесс  бронирования номеров и анализа  предстоящей загрузки гостиницы  по различным категориям и критериям  оценки.

Модуль бронирования системы KEI-Hotel отличается следующими характеристиками:

·           Удобное индивидуальное и групповое бронирование (Бронирование номеров, классов номеров, мест и услуг, обработка транзитных групп)

·           Бронирование номеров и блоков на неограниченно удаленный период времени

·           Квотирование номерного фонда

·           Модуль визовой поддержки, с ведением журнала регистрации

·           Установок метода оплаты и тарифа как автоматически, так и вручную

·           Возможность редактирования готовых заявок в любое время по любому из параметров

·           Возможность аннуляции заявок и их последующего восстановления в любое время

·           Автоматическая привязка разрешенного для компании тарифа к карточке бронирования.

·           Синхронизация и рассинхронизация брони по количеству гостей и времени заезда

·           Гибкая система предоставления отчетов позволяет получать информацию по многим параметрам.

·           Анализ загрузки - информация о наличии комнат в любой момент времени и любой период, с учетом почасовой оплаты категории возможного продления проживания и может быть представлена в виде текстового или графического отчета

·           Быстрое размещение примечаний и пожеланий клиентов или службы бронирования в карточке бронирования

·           Анализ заезда и не заезда по номерам, классам, персонам, фирмам и туроператорам.

·           Возможность ведения учета и статистики бронирования по различным показателям

·           Наличие отчета «История брони», отображающего все операции персонала с заявками и поселенными гостями позволяет анализировать действия персонала.

 

 

3. Расчетный  центр

Расчетный центр  комплекса KEI-Hotel позволяет вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп. Услуги при проживании гостя, такие как поселение, переезд в номер другого класса, смена тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д. рассчитываются и включаются в лицевой счет автоматически при выполнении этих операций службой размещения. При использовании в системе фискального принтера функции кассира может выполнять администратор службы приема и размещения.

При открытии сервиса телефонные переговоры, платное  телевидение, ресторан, мини-бар и  т.д., на лицевой счет гостя будут  автоматически добавляться оказанные  услуги, согласно описанных в системе  тарифов.

Модуль обладает удобными опциями:

·           Ведение расчетов в нескольких валютах

·           Ведение истории курсов валют

·           Детализация и объединение счета

·           Отслеживание задолженностей гостей с автоматической или ручной блокировкой гостевых карт ключей (при установке системы управления замками)

·           Система обладает неограниченными возможностями по разделению и перегруппировке счетов и платежей – одной комнаты на другую и с одного счета на другой

·           Формирование отчета по «реализации» услуг на период или фиксированную дату для бухгалтерии.

·           Автоматическое закрытие дня, месяца, периода

·           Поддержка автоматической авторизации кредитных карт через процессинговый центр компании Объединенных Кредитных Карт (United Card System).

Система позволяет  начислять на счет гостя любые  платежи за услуги или товары. Вся  информация о телефонных переговорах, услугах питания, платного телевидения  и других систем централизованно  обрабатывается в KEI-Hotel. При выписке клиент расплачиваться за использованные услуги по одному счету, либо, наоборот, разделить общий счет на несколько счетов, оплатив каждый из них отдельно, с различными видами оплаты, по которым автоматически рассчитываются все налоги и сборы согласно законодательству Украины.

4. Доступ  в номерной фонд и управление  номерами.

Принципиально новым решением является система  электронных замков KEI-Biser (система  контроля доступа в номерной фонд реального времени), интегрированная  в комплекс KEI-Hotel и разработанная специально для гостиниц. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень учет и контроль за использованием номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности, этажной службы, обслуживание в номерах. Кроме того, контролируются такие события, как факт входа или выхода из номера, время открытия и закрытия двери, плохо закрытая дверь, попытка открытия «чужой» картой и т.д. В каждом таком случае сигнал поступает службе безопасности.

В зависимости  от пожелания заказчика система  поставляется с различными видами ключа (идентификатора доступа), которым может  выступать магнитная, штрих кодовая  или проксимити (бесконтактная) карта. Возможно использование идентификаторов Dallas, которые применяется в качестве ключа от домофона.

Существует  ряд функционально законченных  устройств системы KEI-Biser для управления сервисом в номерах разного уровня:

·           контроль состояния дверей номерного фонда (KEI-Biser-Light);

·           электронные замки серии KEI-S450Nх;

·           интеллектуальное устройство управления номером KEI-S450Rх;

·           устройство учета материалов и рабочего времени персонала KEI-S450WT

Следует отметить, что система позволяет гибко  сочетать комбинации этих устройств  исходя из возможностей и запросов гостиницы.

Дополнительные  возможности:

Система имеет  возможность изменения функций  без замены оборудования методом  изменения программы контроллеров с центрального сервера системы  управления гостиницей по запросу администрации  гостиницы на изменение сервисов и функций контроллеров. Для повышения  качества технической поддержки  в систему внедрена фирменная  технология "nonstop in system download". Эта  технология позволяет изменять программу  управления, находящуюся в микроконтроллере без остановки работы системы  и какого либо механического вмешательства KEI-Biser, кроме того позволяет:

·           автоматически блокировать просроченные карты и предотвращать доступ в гостиницу лиц с просроченными гостевыми картами

·           дистанционно открывать помещения при возникновении экстремальных ситуаций

·           управлять электрооборудованием номера по сценарию заселен/не заселен/готов к заселению

·           извещать сотрудника службы безопасности о сдаче помещения под охрану

·           получать различные отчёты по событиям за произвольный период времени

·           формировать резервные карты для нештатных ситуаций

При помощи дополнительных терминалов сбора данных, подключённых к системе управления гостиницей, можно организовать систему  оказания дополнительных платных услуг  с автоматическим включением их в  лицевой счет клиента.

Уборка номера:

Система отслеживает  ситуацию "гость выехал из гостиницы" и может выдавать списки комнат, в которых необходимо произвести уборку сразу же после их освобождения. Это позволяет менеджерам спланировать уборку номеров и организовать контроль времени уборки номера. После завершения уборки, горничная при открытой двери  номера активизирует свою карточку-ключ, тем самым оповещает портье о  готовности номера к заселению. Система  автоматически меняет статус номера в состояние убран и готов  к заселению.

5. Служба  безопасности

Использование возможностей системы контроля доступа  в помещение реального времени KEI-Biser позволяет значительно повысить эффективность работы службы безопасности. Это достигается за счет оперативного получения информации о состоянии  номерного фонда, автоматического  отслеживания и оповещения о нештатных  ситуациях, таких, например, как попытка  не санкционированного проникновения  в номер, незакрытую дверь, блокирование замка номера и т.д. В частности, сигнал тревоги включается в номере и в службе безопасности и активируется камера видеонаблюдения расположенная  в непосредственной близости от охраняемого  помещения, в случаях:

·           Попытка открытия двери с помощью инструмента или другого ключа

·           Открывание окна или появление в номере людей в отсутствии клиента

·           Забытая карточка-ключ в считывателе

·           Не закрытая или плохо закрытая дверь

Сотрудник службы безопасности имеет возможность  дистанционного открытия любой двери  или группы дверей в экстремальной  ситуации, например при пожаре. С  применением системы в служебных  помещениях снимаются вопросы поиска сотрудника на территории предприятия  и учет рабочего времени.

6. Аналитические  средства

Аналитические средства комплекса KEI-Hotel позволяют расширить возможности администрации и руководителей служб по управлению гостиничным хозяйством. При этом есть возможность оперативного получения аналитических данных и информации о состоянии номерного фонда, в том числе и удаленно, через Internet или непосредственно на мобильный телефон.

Раздел «БУХГАЛТЕРИЯ» позволяет руководству гостиницы и бухгалтерии получать финансовый результат и аналитические отчеты по результатам финансовой деятельности. Кассовые отчёты по видам оплаты анализ доходов по выбранной услуге, анализ доходов по услуге «Проживание», анализ доходов по услугам с возможностью анализа счетов на оплату и предполагаемые доходы, получение информации о гостях, которые не оплатили услуги, внесённые в лицевой счёт, экспорт данных в бухгалтерские системы 1С, Парус, БЭСТ.

Раздел «КЛИЕНТЫ» позволяет руководству гостиницы и службе маркетинга получать следующие данные:

·           справку по клиентам гостиницы, которая выполняет анализ постоянных клиентов с группировкой по количеству приездов и срокам проживания

·           расширенная информация о проживании и полученных средствах постоянного клиента справку о доходах, поступивших от клиентов гостиницы

·           статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов, сроков проживания и сумма полученных доходов.

Все данные предназначены для анализа информации о постоянных клиентах и установления с ними индивидуальных ценовых отношений.

Раздел «ПЛАНОВЫЙ ОТДЕЛ» позволяет руководству гостиницы и экономистам получать следующие данные:

·           полный расчёт по проживающим гостям с учётом тарифов и местностью размещения, который можно выдать в нескольких вариантах, в зависимости от необходимой детализации

·           аналитические данные о проживании по странам статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов , сроков проживания и сумма полученных доходов