Информационные технологии в системах управления на предприятиях индустрии гостеприимства

Для построения системы необходимо решить ряд вопросов:

Во-первых, финансовое положение предприятия на каждый день - информация, необходимая для  управления - не характеризуется одной  цифрой, например, величиной капитала. Остаток средств на счетах, кредиторская и дебиторская задолженность, средства в товарных запасах не могут быть просто суммированы. Для товарного  запаса сумма оценки вообще принимается  условно, т.к. учетная цена может  быть определена различными способами, и при этом выражаться в разных цифрах; часть товарных запасов может  быть нереализуема в принципе; в  целом, для его реализации требуется  длительный срок.

Однако, условная цифра, в некоторой степени приближения  отражающая величину капитала, может  быть получена через применение связывающей  формулы, которая в той или  иной мере учитывает “классические” финансовые показатели. Использование  такой формулы, являющейся продуктом  соглашения о методе расчета, необходимо для управления, т.к. строгие финансовые показатели - оборачиваемость капитала, ликвидность, и т.д., хотя и дают более полную картину в сумме, но могут быть использованы только хорошо знакомыми с теорией финансов руководителями. Единая цифра, показывая величину условного (возможно, далекого от реальной величины) капитала, тем не менее, отражает реальную эффективность его использования, адекватно фиксируя приращение за период.

Во вторых, для определения реальной эффективности  деятельности подразделений, что необходимо для управления, требуется не менее  реальное отнесение затрат по месту  их возникновения. Это также является предметом соглашения, т.к. универсального однозначного способа привязки затрат не существует. Величина распределенных затрат не сравнивается напрямую с  “прибыльностью” подразделений, т.к. поступление средств идет, в основном, через сбыт, однако, знание структуры  затрат позволяет их оптимизировать. Иногда впервые выполняемая “привязка” дает весьма неожиданную для руководства  картину, обнаруживает положение дел, далекое от ожидаемого.

В-третьих, необходимо принять компромисс между точностью  данных и скоростью их интерпретации. Для управления часто важнее скорость: устаревшие на неделю данные, пусть  и очень точные, означают запаздывание управляющего воздействия на ту же неделю. Принятие описанной серии  решений позволяет определить объем  нужной информации и требования к  ее обработке. Как правило, подготовка информации невозможна без применения автоматизации, и требует затрат значительных усилий, сопоставимых с  ведением баланса. При наличии финансово-экономической  службы, функция подготовки может  быть распределена следующим образом: разработка и контроль выполнения - финансовый директор; разнесение затрат - экономист; ввод данных - бухгалтерия. Отсутствие развитого финансового  подразделения заставляет использовать для всех задач бухгалтерию, что  проблематично, т.к. принципы бухгалтерского учета значительно отличаются от принципов постановки управленческой финансовой информации и противоречат всему предыдущему опыту бухгалтеров. Эффективность использования финансовой информации значительно повышается, если управление на ее основе распределено горизонтально, между основными  подразделениями. Мы уже рассматривали  применение формулы условной прибыли  для стимулирования оптимизации  товарных запасов. Ее использование  имеет смысл на уровне руководства  сбытом-закупкой, а не на уровне высшего  руководства. Аналогичным образом, использование финансовой информации целесообразно на уровне менеджерского  звена. Информация, поступающая руководству  подразделений, на высшем уровне интегрируется  в суммарный показатель.

Схематично  это можно представить следующим  образом:

 

Рис. 2.2 –  Управленческая финансовая информация

Для контроля структуры капитала (контроль необходим  при использовании условных цифр) рассчитываются допустимые граничные  цифры отдельных показателей: дебиторской  задолженности, товарного запаса, и  т.д., которые отслеживаются автоматически. При достаточном уровне автоматизации  планирование торговых операций производится через компьютерную систему, которая  сразу проверяет влияние сделки на основные показатели и выдает прогноз  прироста капитала и ожидаемой эффективности.[2]

 

1.6 Программные продукты компании HRS

 

Компьютерная  система автоматизации гостиниц Fidelio

Система FIDELIO — продукт немецкой фирмы HRS, которая  является производителем автоматизированных систем для гостинично-ресторанного бизнеса. Главный офис находится  в Мюнхене.

Фирма Fidelio является производителем таких систем, как Fidelio FO (Fidelio Front Office), Fidelio F&B (Fidelio Food & Beverage) и Fidelio ENG. Система Fidelio является составной  частью глобальных компьютерных систем бронирования, таких, как AMADEUS, SABRE, GALILEO, WORLDSPAN, таким образом, все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически  загружаются в эти глобальные компьютерные системы бронирования.

Интересы  фирмы Fidelio в России представляет фирма HRS (Hotel AND Restaraunt Systems), которая не только реализует и настраивает программные  продукты фирмы Fidelio, но и оказывает  техническую поддержку этих систем, проводит 'обучение пользователей. У  фирмы HRS есть «Горячая линия», по которой  можно получить разъяснения и  советы в любое время суток.

Компьютерная  система Fidelio является одной из самых  популярных систем для гостиничного хозяйства. Она установлена (если брать  Россию) в таких гостиницах как Balchug Kempinsky, Sherraton, Holiday Inn, Marriott, Золотое кольцо и другие.

Аппаратные  требования не очень высоки — вполне достаточно иметь компьютеры с процессорами 486 с частотой 120 Мгц и оперативной  памятью от 16 Мб.

Стоимость системы  зависит от количества номеров в  гостинице и от набора модулей  системы. В сумму входит установка, настройка, поддержка системы, обучение пользователей.

Система FIDELIO FO производит:

-          бронирование и заселение гостей,

-          начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей,

-          аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж,

-          выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами,

-          учет информации о безналичных расчетах,

-          получение финансовых и статистических отчетов.

Opera – комплексная  система управления отелем

OPERA Enterprise Solution - принципиально новое, не имеющее аналогов на рынке решение для гостиниц от мирового лидера в производстве автоматизированных систем управления - корпорации Micros-Fidelio.

OPERA Enterprise Solution - это не просто новый продукт, это новая концепция управления, уникальная по своей идее и замыслу. В отличие от традиционных систем для гостиниц, OPERA Enterprise Solution представляет собой самое полнофункциональное на сегодняшний день решение управления, предназначенное как для независимых отелей, так и для гостиничных сетей; как для небольших отелей с ограниченным набором услуг, так и для шикарных 5-тизвездочных гостиниц.

Основанная  на базе СУБД Oracle, самой надежной и  универсальной платформе управления данными, OPERA Enterprise Solution предлагает новую концепцию работы и улучшения уровня обслуживания гостей, сочетая в себе такие несомненные преимущества как скорость, надежность, функциональность и в то же время простоту использования.

OPERA Enterprise Solution - это система, состоящая из модулей, которые с легкостью могут быть настроены и добавлены в зависимости от пожеланий конкретного отеля. Она включает в себя систему автоматизации службы приема и размещения гостей (Property Management System); систему автоматизации отдела продаж и маркетинга (Sales and Catering); систему управления качеством обслуживания (Quality Management System); систему оптимизации прибыли (Revenue Management); систему управления мероприятиями (OPERA Activity Scheduler); систему централизованного бронирования (OPERA Reservation System); модуль бронирования через Интернет (Web-Self Service); централизованную информационную систему по клиентам (Customer Information System).

Новое удобное  мобильное решение системы OPERA Enterprise Solution, OPERA-Palm, позволит Вашему персоналу, находящемуся практически в любой точке отеля, производить все необходимые операции (поселение и выписку гостей, проверку статуса номера, управление мероприятиями и многое другое).

Новейшие  технологии OPERA Enterprise Solution предоставляют отелям уникальную возможность работы как в режиме клиент-серверного приложения, так и через Интернет-броузер ("Тонкий Клиент"). Использование технологии "Тонкий Клиент" позволит Вам значительно сократить затраты на каждом этапе жизненного цикла IT системы отеля, включая приобретение, установку, поддержку и обновление.

OPERA Enterprise Solution совместима со всеми операционным системами, и сервер может работать на базе Microsoft Windows NT/2000, AIX и Sun Solaris.

Web Self Service, новое  Интернет-приложение системы OPERA Enterprise Solution, позволит Вашим клиентам осуществлять бронирование непосредственно с Вашей Интернет-страницы.

OPERA Multi-Property - теперь у Вас появилась возможность создать единый информационный центр и осуществлять управление сразу несколькими гостиничными предприятиями в единой базе данных.

Специальная упрощенная версия системы, Opera Xpress, разработанная для небольших отелей, позволит Вам значительно снизить издержки, используя лишь тот функционал системы, который Вам необходим.

Удобный графический  интерфейс, возможность работы через  Интернет-броузер, надежная функциональность, возможность настройки экранов  и параметров - вот лишь краткий  перечень преимуществ, который делает OPERA Enterprise Solution универсальной системой, подходящей для отеля любого размера, типа и формы собственности![2]

 

1.7 Система управления гостиницей Еpitome PMS

 

Система управления гостиницей epitome PMS для платформы Microsoft® Windows — это новейшее поколение систем автоматизации компании Hotel Information Systems, входящих в семейство программных продуктов epitome Solutions. Система epitome PMS сертифицирована Microsoft, проста в использовании и обладает необходимой гибкостью для применения в управлении гостиницами любого типа, категории и размера. Мощный функциональный инструментарий epitome PMS позволит создать успешную технологию ведения бизнеса гостиницы, повысить финансовые показатели и достичь высокого уровня сервиса для гостей.

Еpitome PMS построена  по модульному принципу, что позволяет  гостиницам приобретать и настраивать  систему в соответствии со своими потребностями. В зависимости от набора модулей система успешно  функционирует как в небольших  гостиницах, так и в крупных  гостиничных комплексах и цепочках. Модули системы разработаны в  едином техническом и технологическом  стиле и имеют общий функциональный инструментарий и взаимосвязь.

Интегрированные модули системы epitome PMS включают:

Базовый модуль (Портье, Бронирование, Кассир, Управление номерным фондом, Управление тарифами, Отчетность)

-          Групповые продажи

-          Управление туристическими агентствами

-          История гостя / История компании

-          Подарочные сертификаты

-          Счета к получению

-          Модуль отчетности

Основываясь на наиболее передовых технологиях, система управления гостиницей epitome PMS функционирует в среде Windows, обладает 32-битной архитектурой и открытой структурой данных под управлением мощной СУБД MS SQL Server.

Основным  модулем системы является Базовый модуль, предназначенный для автоматизации наиболее важных производственных операций. Контроль доступа пользователей осуществляется с помощью системы паролей и прав.

Функциональные  возможности базового модуля включают:

Бронирование  – Система анализирует наличие  комнат на указанный период, предлагает на выбор различные тарифные планы, обращается к архиву договоров с фирмами, позволяет вносить информацию по месту и времени встречи гостя и автоматически распечатывает подтверждение брони.

Поселение –  Система анализирует состояние  и атрибуты комнат, позволяет зарегистрировать паспортные данные гостя и автоматически распечатывает регистрационную карту гостя.

Выписка –  Система контролирует до шести балансов расчетной карточки гостя с распечаткой детальных и/или итоговых счетов.

Ведение счетов гостей – Система отслеживает  начисления основных и дополнительных услуг гостиницы на расчетную карточку гостя, позволяет корректировать и перемещать начисления с одного счета на другой, а также учитывает курс пересчета валют при многовалютной настройке.

Контроль  состояния номерного фонда –  Контроль состояния номерного фонда  осуществляется по статусу комнаты (убрана — не убрана), виду уборки (текущая — выездная) и виду ремонта (с возможностью поселения — без возможности поселения).

Ночной аудит  – При ночном аудите система начисляет  на счета гостей стоимость проживания, производит изменения статуса комнат, обрабатывает информацию по незаезду, изменяет тарифы гостей в соответствии с сезонами и днями недели и рассчитывает итоговые показатели работы гостиницы за прошедший финансовый день.

Консьерж  – Функции консьержа позволяют  хранить в системе и распечатывать для гостей информацию о близлежащих достопримечательностях и прочих объектах, представляющих интерес для постояльцев (рестораны, центры развлечений, банки, аренда автомобилей и т. п.).

Ведение кассовых операций – При ведении кассовых операций система ведет фискальный учет наличных поступлений и формирует все виды кассовой отчетности (персональной, сменной, календарной).

Пакетная  организация тарифов – Пакетная организация тарифов в системе позволяет управляющему персоналу гостиницы получать статистику доходности по всем включенным элементам проживания.

Учет дополнительных услуг – Учет дополнительных услуг  позволяет вести в системе инвентаризацию предметов дополнительного оборудования комнат (кровати, фены, вентиляторы, холодильники), повышая при этом оперативность и качество обслуживания гостей.