Информационные технологии в системах управления на предприятиях индустрии гостеприимства

Управление  доходами – Управление доходами позволяет  гостинице вести гибкую ценовую  политику в зависимости от загрузки гостиницы, соотношения гарантированных и негарантированных броней, длительности проживания гостей и других показателей.

Встроенная  электронная почта. – Система  организует обмен сообщениями между  пользователями системы и ведет архив сообщений.[11]

 

 

 

1.8 Гостиничная системе Edelweiss/Medallion компании Рексофт

 

В настоящее  время мы наблюдаем бурное развитие информационных технологий и программных  средств в сфере гостиничного и туристического бизнеса. Это обусловливается  тем эффектом, который можно получить при их правильном использовании. Гостиницы, пансионаты, отели во всех регионах России нуждаются в современном  программном обеспечении и технологиях  для эффективного ведения бизнеса

Компания "СБА" представляет систему "Edelweiss", предназначенную для комплексной автоматизации всех рабочих мест гостиницы: службы портье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования, горничных, сервис-бюро, бизнес-центра, бухгалтерии проживания, телефонной службы гостиницы.

·           Ранний заезд, поздний выезд, почасовая оплата

·           Тарифы по дням недели;

·           Предоставление услуг по предоплате и в кредит;

·           Мультивалютность;

·           Сводные данные о номерном фонде и загрузке за любой период;

·           Черный список;

·           Жесткий контроль над персоналом

Основная  задача АСУ "Edelweiss" - автоматизация служб бронирования и размещения (Портье), коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем "Эдельвейс" является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:

·           бухгалтерская система гостиницы;

·           АСУ ресторана;

·           телефонная станция (с помощью тарификатора переговоров);

·           система контроля доступа (электронные замки);

·           система удаленного бронирования.

Полнофункциональный план гостиницы (электронная шахматка), резервирование по категориям номеров, быстрое размещение и переселение  гостей, удобная процедура въезда или выезда, мгновенный поиск гостя  по различным параметрам, гибкая система  тарифов и скидок позволяет качественно  производить работу с заявками и  гостями. В российских гостиницах широко распространена практика поселения  по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер, поэтому к системе предъявлены особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных номеров и мест.

Система "Edelweiss" позволяет быстро создавать групповое бронирование, корректно разделять оплату: гость-фирма, оформлять поздние приезды, досрочные выезды, отделение и присоединение к группе.

Для корректного  предоставления данных в бухгалтерию  система учитывает факты оплаты и предоставления услуг, отслеживает  связь между ними, отвечает на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена. "Edelweiss" ведет контроль дебиторской задолженности партнеров, имеет возможность разнесения услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами, автоматически заносит проводки на счета. "Эдельвейс" подходит и для отечественной системы налогообложения, которая имеет ряд уникальных особенностей.

Гостиничная система "Edelweiss" содержит набор обязательных отчетов, предназначенных для предоставления в налоговые органы, ОВИР, Госкомстат, а также формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года.

На сегодняшний  день "Edelweiss" - это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков.

"Описание  системы Edelweiss/Medallion"

Эдельвейс* – это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное  бронирование номера, максимально упростить  процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать  загрузку отеля, вести статистику, предоставлять  данные для формирования бухгалтерской  и управленческой отчетности и т.д.

·           Эдельвейс – это система автоматизации работы службы приема и размещения гостей.

·           Эдельвейс – это источник получения актуальной, достоверной и оперативной информации о состоянии дел в отеле.

·           Эдельвейс – это средство повышения качества обслуживания гостей отеля.

·           Эдельвейс – это инструмент постоянного контроля за действиями персонала отеля

·           Эдельвейс – это возможность быстрого реагирования на непрерывно меняющуюся конъюнктуру рынка гостиничных услуг

·           Эдельвейс – это ядро информационного комплекса всего отеля

Гостиничная система Эдельвейс - это стандартный  продукт, легко адаптируемый под  конкретную гостиницу (номерной фонд, услуги, тарифы и т.п.), требующий  минимального сопровождения), понятный в обучении и удобный в работе.

Эдельвейс оптимально подходит для любых организаций  в сфере гостеприимства, к которым  можно отнести отели, гостиницы, дома отдыха, пансионаты и санатории.

Более чем 5-летний опыт присутствия Эдельвейс/Medallion на российском рынке и реализованные  за это время проекты позволили  нам накопить огромный практический опыт, который сегодня мы можем  предложить нашим клиентам.

Эдельвейс - это залог успеха Вашей гостиницы!

"Преимущества  системы Edelweiss/Medallion"

·           Программа доработана специально под Российское законодательство

·           Простой и интуитивно понятый интерфейс. Рабочий стол представлен в виде электронной шахматки.

·           Имеется журнал, где отражены все действия персонала, причем сам персонал этот журнал увидеть не может.

·           Программа позволяет вести жесткий контроль за деятельностью предприятия. Например, он всегда может проверить сколько прошло по кассе и сравнить с данными, представленными в программе, какие скидки, кому, в каком размере и каким сотрудникам были сделаны.

·           В архиве программы храниться вся информация о клиенте и его посещениях, а также есть возможность вести учет пожеланий и предпочтений посетителей.

·           С помощью программы можно привязывать платежи к услугам.

·           В программе ведется статистическая отчетность, ОВИР, формы соответствуют отчетности Министерством Финансов РФ для гостиниц, в том числе автоматически формируется форма Ф7Г.

·           Так как в программе есть "Конфигуратор", настраивать различные изменения, необходимые для работы гостиницы, может управляющий, не имеющий специальных знаний программиста., т.е. системный администратор не нужен.

·           Программа импортирует данные в бухгалтерские программы, в том числе и в 1С.

·           Расчет с клиентами можно производить как в наличном, так и в безналичном порядке.

·           При помощи программы формируется необходимая аналитическая отчетность.

·           Техническая поддержка ведется компанией "СБА", которая находится в Екатеринбург, что значительно снижает стоимость услуг по поддержанию и обслуживанию программного продукта.[12]

 

1.9 Система автоматизации «Отель 2.3»

 

Комплексная автоматизированная система управления отелем, пансионатом "Отель 2.3" это  мощный инструмент в области информационных технологий, позволяющий вести полное управление и контроль всех бизнес-процессов  гостиницы, повысить производительность работы за счет эффективного выполнения оперативных задач.

Система "Отель 2.3" состоит из набора модулей, которые  легко добавляются в конфигурацию для конкретной гостиницы.

Встроенный  модуль настроек позволяет сделать  систему универсальной, удовлетворив пожелания различных отелей, как  по размеру, так и форме собственности.

Широкий спектр функциональных возможностей удовлетворит пожелания, как небольшого отеля, так  и крупного 5-звездочного комплекса.

Оптимальный набор модулей, позволит наращивать систему по мере необходимости, сократив при этом начальные инвестиции.

Модуль Интернет бронирования позволит бронировать  номера в Вашем отеле, как физическими  лицами, так и организациями, обеспечив, при этом, анализ и прогноз загрузки номерного фонда в реальном времени.

Мощный инструмент отчетности позволит определенным пользователям  легко превратить данные о работе отеля в отчеты для анализа  доходов, загрузки, затрат и множество  других показателей.

Контроль, за работой отеля или комплекса  отелей, может осуществляться из любой  точки мира.

Возможности системы:

Работа в  режиме реального времени.

• Результаты работы каждой службы или автоматических подсистем сразу же доступны во всех других службах. Технологические процессы (например, ночной аудит и ежесуточное  резервное копирование) происходят в фоновом режиме, не требуя перерывов  в работе отеля и надзора со стороны персонала.

• Процесс  работы с клиентами (оформление поселения, оплаты, выезда? и др.) оптимизирован  таким образом, чтобы занимал  по времени, как правило, не более 1-2 минут, создавая комфортные условия  для гостей.

• Передача данных во внешнюю бухгалтерскую  систему (например, кассовые отчеты, отчеты по безналичному расчету и кредитным  картам) происходит автоматически

Система полностью  адаптирована под законодательство Беларуси, Казахстана, России и Украины.

Персонификация  и контроль пользования.

• Система  позволяет контролировать и анализировать  работу персонала

Различные языковые среды отчетности и многовалютность.

2.5 Программный  комплекс автоматизации гостиничного  хозяйства KEI HOTEL

Система автоматизации  гостиницы KEI-Hotel – это программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.

Несомненным преимуществом системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей и эксплуатации проекта в целом.

В информационной системе гостиницы система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем - телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase , что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.

Особое внимание следует уделить такой особенности  программы, как гибкость настроек и  применимость к условиям гостиниц любых  типов и размеров.

Структура комплекса

KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности.

 

Рис. 2.3 –  Структурная схема комплекса  автоматизации гостиниц «KEI-Hotel»

1. Служба  размещения

Система позволяет  быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без необходимости оформления множества бумаг, как по предварительной  заявке - брони, так и без нее.

Данный модуль обладает следующими возможностями:

·           Быстрая регистрация гостей без предварительного бронирования

·           Размещение гостей по брони

·           Поиск гостя по истории проживания

·           Обработка групп, включая транзитные группы

·           Централизованный перенос данных о предоставленных услугах на лицевой счет гостя в автоматическом и ручном режиме.

·           Контроль начислений за предоставленные услуги.

·           Автоматический пересчет услуг при изменении тарифа, перемещениях, смене категории номера или местности размещения

·           Начисления почасовой оплаты на вторые сутки проживания, включая корректный расчет почасового проживания в отделе бронирования.

·           Автоматические расчеты тарифов в зависимости от сезона и тарифного плана

·           Редактирование и исправление данных после регистрации гостя (за исключением даты и времени прибытия)

·           Печать анкеты и регистрационной карты гостя как до, так и после прибытия гостя

·           Оперативный доступ к готовым для размещения комнатам (с указанием срока простоя номера)

·           Перемещение предоплаты, произведенной при бронировании, на лицевой счет при регистрации гостя

·           Начисление всех услуг на лицевой счет гостя или на номер, снижает финансовые риски и упрощает расчеты с клиентами