Оптимизация деятельности службы закупок с учетом логистического подхода

Анализ логистической функции (процесса) закупок компании с точки зрения внешнеэкономической деятельности должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы.

Традиционно такой анализ включает: анализ условий закупок и рынка поставщиков; контроль бюджета закупок; анализ финансовой деятельности; контроль и анализ качества закупаемой продукции; контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции; анализ системы прогнозирования потребности и т.д.

Выводы по первой главе

Закупочная логистика — это деятельность по управлению МП в процессе снабжения предприятия МР: сырьем, материалами, комплектующими, товарами. Она занимается организацией всех видов деятельности, связанных с получением МР и услуг от поставщиков: закупку, доставку, приемку, временное хранение МР и др. В структуре большей части российских торговых компаний имеются отделы (службы) закупок.

Цель закупочной логистики — создание надежного и беспрерывного МП в организацию с максимально возможной экономической эффективностью. К основным задачам закупочной логистики относят: информационные; задачи реализации; задачи интеграции и координации закупок с производством, сбытом, складированием, транспортированием, а также с поставщиками.

Важнейшей комплексной функцией заготовительной логистики является планирование, организация и контроль обеспечения основного производства необходимыми материально-техническими ресурсами в установленном временном режиме с минимальными совокупными затратами.

Особенность закупочного процесса для торговых компаний заключается в том, что предприятия торговли закупают товары для последующей продажи промышленным фирмам, оптовым компаниям, предприятиям розничной торговли или населению. Без закупочной логистики невозможна нормальная деятельность предприятия. Она является связующим звеном между разными товаропроизводителями и координаторами их работы.

В процессе поставок наблюдается взаимосвязь таких логистических потоков, как материальные, информационные, финансовые и потока услуг. Центральное место в заготовительной логистике занимает проблема эффективной координации процессов продвижения материальных потоков.

В логистических системах материальные потоки сопровождает определенный объем информации. Их взаимосвязь очевидна, так как в основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации. Специфика финансовых потоков в закупочной логистике заключается именно в потребности обслуживания процесса перемещения в пространстве и во времени соответствующего потока товарно-материальных или товарно-нематериальных ценностей. Помимо материального, информационного и финансового вида потоков выделяют также поток услуг, представляющий собой количество услуг, оказываемых за определенный временной интервал.

Оценка потребности в ресурсах и анализ процесса закупок с точки зрения внешнеэкономической деятельности несколько отличается. Процесс приобретения материалов (продукции) включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, контроль за выполнением заказов, завершение процесса приобретении.

Анализ логистической функции (процесса) закупок компании с точки зрения внешнеэкономической деятельности должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы. Традиционно такой анализ включает: анализ условий закупок и рынка поставщиков; контроль бюджета закупок; анализ финансовой деятельности; контроль и анализ качества закупаемой продукции; контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции; анализ системы прогнозирования потребности и т.д.

Глава II. Методы управления закупочной логистики

 

II.I. Механизмы закупочной логистики

 

Управление системой закупок на предприятии преследует следующие цели:

1) расширение номенклатуры продукции;

2) снижение общих затрат ресурсов  и исключение убытков;

3) избавление от устаревших  и медленно реализуемых запасов  продукции;

4) контроль над специальными  заказами;

5) контроль над упущенными продажами;

6) увеличение доли закупок, осуществляемых  по процедуре стандартного заказа.

Существуют следующие основные формы снабжения сырьем и материалами:

1) складская, при которой поставка  продукции осуществляется через  промежуточные и распределительные  складские комплексы и терминалы;

2) транзитная, при которой продукция  поставляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей;

3) поступление закупленной продукции  в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков.

Транзитная форма снабжения будет рентабельной для поставщика и потребителя при следующих условиях:

1) количество реализуемой продукции  достаточно велико, чтобы окупить  затраты на прямой сбыт;

2) потребителей немного, и они  расположены на относительно  небольшой территории;

3) продукция требует высокоспециализированного  обслуживания.

Активная политика предприятия в области условий поставки заключается в том, что при продаже продукция должна быть доставлена как можно ближе к складу покупателя. При покупке продукция должна быть получена в собственность как можно с более близкого расстояния от склада продавца. Это способствует лучшему планированию бизнеса и контролю цепи поставки.

Преимущества активной политики условий закупки:

• лучший контроль цепи поставки;

• планирование бизнеса с точки зрения обслуживания потребителей в соответствии с закупками.

Для осуществления функции закупок на предприятии совершается ряд операций.

1. Анализ рынка.

2. Изучение тенденций цен и  анализ стоимости производства  поставщика. Это позволяет сделать  вывод о том, что покупка совершается  при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время.

3. Получение и оценка предложения  поставщика.

4. Выбор поставщика.

5. Согласование стоимости обслуживания  и заключение договора.

6. Проверка соответствия закупаемой  продукции определенным требованиям или спецификации покупателя.

7. Проведение предварительных переговоров  между поставщиком и покупателем.

8. Размещение заказа.

9. Делегирование полномочий  и оценка последствий закупочной  политики.

10. Установление единой политики  в отношениях с поставщиками.

11. Выработка методов учета продукции.

12. Сокращение времени  проверки и одобрения спецификации  продукции.

13. Ускорение оплаты продукции.

14. Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации  заказов и установления стандартов запаса.

15. Поиск более дешевых заменителей  продукции без ущерба для ее  потребительских свойств.

16. Отбор, классификация и анализ  данных, необходимых для поиска  альтернативного вида продукции.

17. Прогноз снабжения, спроса и  цен на основные виды закупаемой  продукции.

18. Анализ ценности и возможностей  поставщика.

19. Разработка новых методов  обработки необходимых данных  для эффективного функционирования системы закупок.

Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической деятельности на предприятии:

1) определение масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.);

2) формирование плана закупок, предварительная  оценка поставщиков. Составляется  список всех будущих закупок  для проекта, а также график  закупок каждого вида продукции;

3) размещение объявлений о подаче  предложений;

4) оценка предложения;

5) окончательные переговоры;

6) составление документации;

7) поставка и контроль качества;

8) обсуждение спорных вопросов  и гарантийных обязательств.

Таким образом, первым, основополагающим этапом процесса закупок является планирование закупок. Планирование закупок товаров и материалов определяет потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок предприятия.

Планирование закупок продукции имеет следующие цели:

1) снижение уровня сверхнормативного  запаса продукции;

2) поддержание требуемого уровня  обслуживания потребителей;

3) координация графика доставки  и плана по производству.

При разработке плана закупок продукции учитываются следующие факторы:

1) минимальная партия заказа, отпускаемого  поставщиком;

2) скидки при изменении объема  поставляемой продукции;

3) ограничения по времени (сроку  годности) и объему хранения сырья, упаковки и готовой продукции  в складских помещениях производственного  предприятия;

4) местонахождение поставщика. Если  поставщик – зарубежный, нецелесообразно осуществлять частые поставки небольших партий сырья или упаковки, так как при этом значительно возрастает уровень логистических затрат. В то же время с местным поставщиком можно оговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать минимальный уровень запаса сырья, материалов или упаковки;

5) надежность поставщика. В случае  если поставщик надежный, производственное предприятие получает возможность организовать доставку точно в срок;

6) ассортимент и номенклатура  материалов и сырья, закупаемых  у одного поставщика. Всю продукцию, закупаемую у одного поставщика, целесообразно поставлять одновременно  во избежание роста расходов  на транспортировку. Особенно это  актуально для зарубежных поставщиков;

7) сроки поставки сырья и материалов  с момента заказа (чем больше  срок поставки, тем больший запас  данного материала должен быть  на предприятии).

Рассмотрим основные компоненты системы планирования потребности в материалах:

1) график основного производственного  или торгового процесса, определяющий количество готовой продукции с разбивкой по времени;

2) данные об оптимальных нормах  запасов товаров и материалов;

3) данные о запасах для каждого  компонента, агрегата и детали (имеющееся количество, ожидаемые поступления, а также число израсходованных деталей, еще не списанных с учета);

4) данные об основных изделиях, которые закупаются, и всех изделиях, которые производятся самим предприятием;

5) прогноз потребности в материалах  в соответствии с графиком  основного производственного процесса;

6) структурированный перечень сырья  и материалов;

7) данные о запасах, открытых  заказах и сроках выполнения  заказов для расчета времени  и объема заказов материалов.

Планирование потребностей в товарах, сырье и расходных материалах придерживается следующих принципов:

1) согласование потребностей в  материалах (комплектующих) и плана  производства готовой продукции;

2) разбивка по времени.

Еще одной важной логистической задачей является ответ на вопрос, у кого закупать. К ней относится принятие одного из двух решений:

• самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы непосредственно у изготовителя;

• закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.

Рассмотрим возможные причины, по которым закупка у посредника может оказаться более выгодной, чем непосредственно у изготовителя:

1) закупая товарные ресурсы у  посредника, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести  широкий ассортимент относительно  небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента;

2) цена товара у посредника  может оказаться ниже, чем у  изготовителя. Предположим, изготовитель  реализует товар по следующим  ценам:

• для мелкооптовых покупателей – 10 руб. за единицу;

• для крупнооптовых покупателей – 8 руб. за единицу.

Посредник, закупив крупную партию по 8 руб. за единицу, разукрупняет ее и реализует мелкооптовым покупателям с 12 %-ной наценкой, т. е. по 8,96 руб. за единицу. Посредник может позволить себе это, так как он специализируется на разукрупнении партий. Изготовителю разукрупнение обходится дороже, и он вынужден продавать мелкооптовые партии по 10 руб., а не по 8,96 руб.;

3) изготовитель товара может  располагаться территориально на  более отдаленном расстоянии, чем посредник. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника.

После того как решена данная задача и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупать, решают задачу выбора поставщика. При выборе условий поставки, в частности способа транспортировки, учитывается, какой из сторон в сделке более выгодно организовать доставку продукции.

Использование сторонних организаций для замещения внутренних организационных структур предприятия целесообразно, когда:

1) функция может быть выполнена  лучше или дешевле специалистами  сторонней организации;

2) это снижает риск предприятия  в случае перехода на новые  технологии или изменения потребительских  предпочтений;

3) это способствует организационной  гибкости предприятия, уменьшает  продолжительность цикла обслуживания  потребителей и ускоряет принятие  решений;

4) это позволяет предприятию  сосредоточить внимание на основном  бизнесе и заниматься тем, что у него лучше всего получается.