Оптимизация деятельности службы закупок с учетом логистического подхода

• продуктовые (те, субстанцией которых являются конкретные продукты и средства труда);
• операционные (это потоки материальных ресурсов по отношению к отдельным логистическим операциям);
• участковые (совокупные потоки, рассматриваемые на отдельном участке логистической системы);
• системные (это материальные потоки, циркулирующие в целом по логистической системе) [10, c. 34].

Обобщая имеющиеся определения материального потока, можно сделать вывод, что в логистике материальные потоки представляют собой взаимосвязанную особым образом совокупность логистических операций, процессов, звеньев и предметов, начиная с добычи, переработки и заканчивая потреблением (перераспределением) материальных ресурсов, готовой продукции для достижения общих целей логистической системы.

Главным объектом внимания заготовительной логистики являются входящие материальные потоки, которые выступают важнейшим фактором производства. Материальные ресурсы, образующие материальные потоки, ограничены, поэтому большое значение в заготовительной логистике имеет их оптимальное приобретение, доставка и распределение в процессе производства [10, c. 57].

Центральное место в заготовительной логистике занимает проблема эффективной координации процессов продвижения материальных потоков. Ее решение предполагает создание гибкой системы централизованного оперативного руководства, регулирования и контроля процесса обеспечения производства необходимыми материальными ресурсами.

Координация процессов продвижения материальных потоков основывается на:

• контроле за планами закупок и принятии необходимых мер в случае их нарушения;
• контроле за непосредственным продвижением материальных потоков и погрузочно-разгрузочных работ;
• оперативном контроле за приемкой продукции и направлении материальных потоков на рабочие места [10, c. 58].

В зависимости от объема и характера производственно-хозяйственной деятельности перечисленные функции могут выполняться отдельными лицами, бюро, группами, оперативно-диспетчерскими отделами или другими подразделениями предприятия.

Процесс управления материальными потоками в заготовительной логистике состоит из двух основных частей:

• управление диспозицией (территориальным размещением) материально-технических ресурсов (запасов);
• управление поставками, т.е. регулярный анализ входящих потоков, выбор логистических цепей, по которым материально-технические ресурсы поступают на предприятие, и организация их функционирования [10, c. 58].

Управление поставками базируется на оптимизации следующих основных вариантов: собственное производство необходимых ресурсов и поставки от имеющихся поставщиков.

В логистических системах материальные потоки сопровождает определенный объем информации. Их взаимосвязь очевидна, так как в основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации. Однако соответствие одного потока другому является условным. Содержание информационного потока, как правило, отражает данные материального потока, но по временным параметрам они могут не совпадать. На практике материальные и информационные потоки нередко опережают или запаздывают по отношению друг к другу [10, c. 37].

Информационный поток — это поток сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме, генерируемый исходным МП в рассматриваемой ЛС, между ЛС и внешней средой и предназначенный для реализации управляющих функций [1, c. 23].

Формы проявления информационных потоков можно свести к четырем видам:

• бумажный документ.
• электронный документ.
• визуальный документ (фотографии, кинопленка, телевидение и т.д.).
• вербальные (устные) сообщения (разговор, радио, телефон) [10, c. 38].

Между МП и ИП не существует однозначного соответствия, т.е. синхронности во времени возникновения, направленности и др. ИП может опережать МП (проведение переговоров, заключение контрактов и т.д.) либо отставать от него (информация о получении поставленного товара). Возможным является наличие нескольких ИП, сопровождающих МП.

Финансовый поток в логистике понимается как направленное движение финансовых средств, циркулирующих внутри ЛС, между ЛС и внешней средой, необходимых для обеспечения эффективного движения определенного МП [1, c. 25]. Таким образом, специфика финансовых потоков в закупочной логистике заключается именно в потребности обслуживания процесса перемещения в пространстве и во времени соответствующего потока товарно-материальных или товарно-нематериальных ценностей. вида и за нашу эволюцию. 

Поток услуг. Помимо материального, информационного и финансового вида потоков выделяют также поток услуг, представляющий собой количество услуг, оказываемых за определенный временной интервал. Под услугой понимается особый вид деятельности, удовлетворяющей общественные и личные потребности (транспортные услуги, оптово-розничные, консультационные, информационные и т.п.).

Услуги могут оказываться людьми и оборудованием в присутствии клиентов и в их отсутствии, быть направленными на удовлетворение личных потребностей или нужд организаций. Необходимость введения понятия потока услуг обусловлена возрастающей важностью и развитием индустрии сервиса и концентрацией в ней все большего количества компаний и населения [1, c. 25].

Таким образом, в процессе поставок наблюдается взаимосвязь таких логистических потоков, как материальные, информационные, финансовые и потока услуг. Центральное место в заготовительной логистике занимает проблема эффективной координации процессов продвижения материальных потоков.

В логистических системах материальные потоки сопровождает определенный объем информации. Их взаимосвязь очевидна, так как в основе процесса управления материальными потоками лежит обработка информации.

Специфика финансовых потоков в закупочной логистике заключается именно в потребности обслуживания процесса перемещения в пространстве и во времени соответствующего потока товарно-материальных или товарно-нематериальных ценностей.

Помимо материального, информационного и финансового вида потоков выделяют также поток услуг, представляющий собой количество услуг, оказываемых за определенный временной интервал.

I.III. Оценка потребности в ресурсах и анализ процесса закупок

Переход к рыночной экономике определяет роль и возрастающее значение закупочной логистики в общественном производстве. Рыночные условия вызвали к жизни ряд существенных изменений в сфере материально-технического обеспечения производства. Среди них особенно важными оказались:

• давление быстро растущего ассортимента продукции, запрашиваемой рынком;
• сокращение времени внедрения в производство новой продукции, ускоряющей расширение ассортимента;
• сокращение длительности производственного цикла;
• обострение конкуренции между производителями на фоне насыщения рынка нужными товарами [28].

Все эти изменения привели к тому, что различные виды деятельности предприятия — производство, экономика, финансовая деятельность стали все больше зависеть от состояния материально-технического снабжения. Выяснилось, что в системе снабжения есть обширные зоны неэффективности, рационализация которых может дать большую экономию. Возникла необходимость реализации новых подходов к организации процессов материального обеспечения производства и управления им, особенно это актуально с точки зрения внешнеэкономической деятельности.

Процесс приобретения материалов (продукции) включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения:

• составление заявок,
• анализ заявок,
• выбор поставщиков,
• размещение заказов,
• контроль за выполнением заказов,
• завершение процесса приобретения [28].

Составление заявок. Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений торговой компании. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество продукции требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества продукции опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением продукции называется временем опережения. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки продукции с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя продукции.

Анализ заявок. Заявки на потребление продукции подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Цель анализа — обеспечение минимальных издержек по каждому виду продукции,. Методами исследования являются функционально-стоимостный анализ и конструирование стоимости.

Служба снабжения не имеет права заменять наименования продукции, указанные в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения продукции, которые могут привести к снижению стоимости заказов. Особенно это актуально в условиях внешнеэкономической деятельности компании.

Выбор поставщиков. С точки зрения внешнеэкономической деятельности очень важен грамотный выбор поставщиков, который включает сбор информации о поставщиках, создание банка данных о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками.

Наиболее распространенным методом выбора поставщика можно считать метод рейтинговых оценок. Выбираются основные критерии выбора поставщика, далее работниками службы закупок или привлеченными экспертами устанавливается их значимость экспертным путем [16, c. 124].

Поступающая информация о поставщиках позволяет формировать банк данных, который необходимо проанализировать на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество специальных критериев может варьироваться от одного до несколько десятков. Все зависит от самого предприятия, которое само определяет эти критерии. Как правил, используются критерии по цене, качеству, условиям поставки и их надежности. При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков и для получения наиболее выгодных условий поставок, могут использоваться дополнительные критерии:

• финансовое положение поставщика, его кредитоспособность;
• наличие резервных мощностей;
• сроки выполнения экстренных заказов;
• организация управлением качеством;
• удаленность поставщика от потребителя [29].

Из других методов выбора поставщиков можно отметить метод оценки затрат. Этот метод иногда называют затратно-коэффициентным методом или «методом миссий» [14, c. 38-40]. Он заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий) и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений (миссий). Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы (при этом учитываются логистические риски). Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодной (по критерию общей прибыли).

Метод доминирующих характеристик. Метод состоит в сосредоточении на одном выбранном параметре (критерии). Этот параметр может быть: наиболее низкой ценой, наилучшим качеством, графиком поставок, внушающим наибольшее доверие, и т.п. Преимущество этого метода — в простоте, а недостаток — в игнорировании остальных факторов — критериев отбора.

Метод категорий предпочтения. В этом случае оценка поставщика, в том числе и выбор способа его оценки, зависит от информации, стекающейся из многих подразделений фирмы. Инженерные службы дают свою оценку способности поставщика производить высокотехнологическую продукцию и могут компетентно судить о ее качестве. Диспетчерская докладывает о сроках доставки закупаемых материальных ресурсов. Производственные отделы — о простоте и удобстве пользования материальных ресурсов в производственном процессе.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводиться работа по заключению договорных отношений.

Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется разными методами в зависимости от вида продукции и комплектующих изделий. Основными методами закупок являются:

• оптовые закупки (одна большая партия за один раз);
• регулярные закупки материалов (покупатель заказывает необходимое количество материалов, которые поставляются ему мелкими партиями в течение определенного периода);
• ежедневные (ежемесячные) закупки (используется при закупках дешевых и быстро используемых материалов);
• получение материала по мере необходимости;
• единичные закупки (материал заказывается в том случае, если он требуется и вывозится со складов поставщиков в случаях, когда невозможно получать материал по мере необходимости) [28].

Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, то есть заключение контракта. Договорные отношения формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики.