Оптимизация деятельности службы закупок с учетом логистического подхода

2. С отказам от использования при работе с крупными производителями и поставщиками схем «предоплата за продукцию — отгрузка продукции», поскольку из-за кризиса ликвидности и затруднения доступа к финансовым ресурсам ООО «КП Стиль» вероятно не будут иметь возможности привлекать заемные средства для закупки необходимых товаров;

3. С кризисными явлениями увеличиваюшими риск приостановки деятельности и даже распада инфраструктуры поддержки малых предприятий. Так, в случае сокращения активности малых предприятий и их спроса на информационные, маркетинговые, образовательные и иные бизнес-услуги, которые предоставляются организациями инфраструктуры поддержки, некоторые организации инфраструктуры могут прекратить свое существование;

4. С уход ряда предприятий в теневой сектор в условиях отсутствия средств и платежеспособного спроса.

В условиях отсутствия средств и платежеспособного спроса ООО «КП Стиль» возможно тоже будет вынуждено сокращать масштабы деятельности. Чтобы высвободить дополнительные средства, руководство компании будет стараться минимизировать налоговые поступления, принимать максимальные усилия по экономии издержек, в том числе укрывать собственные доходы.

Для решения указанных проблем и предотвращения негативного влияния кризисных явлений на деятельность торговой организации, руководством «КП Стиль» должны быть приняты меры, направленные на создание финансовой базы и снижение издержек бизнеса.

Возможными мерами, направленными на снижение влияния кризисных явлений на деятельность «ООО «КП Стиль» могут выступать меры в области увеличения финансовой и имущественной поддержки; меры, направленные на стимулирование спроса на товары и услуги малых предприятий; реинжиниринг логистической системы предприятия.

 

III.III. Анализ процесса закупок в торговой компании ООО «КП Стиль»

 

Деятельность по организации и управлению закупками в ООО «КП Стиль» направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.

Значение деятельности по организации и управлению закупками в ООО «КП Стиль» можно рассматривать в двух аспектах — тактическом и стратегическом.

Снабжение в тактическом, оперативном плане — ежедневные операции специалистов отдела закупок ООО «КП Стиль», традиционно связанные с закупками коллекций женской одежды и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара — необходимого ассортимента, расцветок, количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги. Поэтому специалисты отдела закупок ООО «КП Стиль» оценивают степень выполнения функций отдела количеством претензий потребителя. Основная трудность состоит в том, что в компании ООО «КП Стиль» менеджеры среднего звена, занимающиеся организацией процесса закупок, ничего большего от функции снабжения не ожидают, поэтому ничего большего в этом плане и не получают.

Стратегическая сторона снабжения — собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. В ООО «КП Стиль» в полной мере не используется и не развивается потенциал стратегической сферы закупок. Специалисты по закупкам в компании часто не обращают внимания на имеющиеся стратегические возможности и не привлекают к ним внимание высшего исполнительного руководства компании. В организации часто упускается возможность более эффективного перераспределения ресурсов. В связи с этим важным элементом повышения эффективности работы ООО «КП Стиль» будет выступать анализ логистической функции закупок, на основании которого в дальнейшем могут быть разработаны предложения по совершенствованию системы закупочной логистики компании.

Процесс закупки в ООО «КП Стиль» представляет собой организованное приобретение продукции для последующей перепродажи. Анализ логистической функции (процесса) закупок ООО «КП Стиль» должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы. По-мнению автора дипломного проекта, в процессе анализа процесса закупок компании ООО «КП Стиль» необходимо произвести: анализ условий закупок и рынка поставщиков; контроль бюджета закупок; анализ финансовой деятельности; контроль и анализ качества закупаемой продукции; контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции; анализ системы прогнозирования потребности и т.д.

В ООО «КП Стиль» менеджеры отдела закупок наблюдают за состоянием рынка поставщиков большинства основных видов материальных ресурсов, что обеспечивает компанию информацией о возможностях закупки необходимых товаров и дает возможность принимать оптимальные решения в зависимости от колебаний рыночных цен. Однако анализ рынка поставщиков в компании проводится нерегулярно. Специалисты отдела закупок объясняют это наличием долгосрочных контрактов с двумя основными поставщиками — итальянской компанией «FIAC» и белорусской компанией «Ремеза». К сожалению, в ООО «КП Стиль» не учитывается вероятный риск дефицита основных видов материальных ресурсов, который может привести к сбоям производственного процесса, росту издержек и снижению прибыли.

Поставка товара из Италии осуществляется на условиях FCA. «FIAC» в соответствии с договором купли-продажи предоставляет ООО «КП Стиль» товар и коммерческий счет-фактуру. В соответствии с условиями FCA поставки у компании «FIAC» нет обязательств по договорам перевозки и страхования. Итальянская компания доставляет прошедший таможенную очистку товар указанному ООО «КП Стиль» перевозчику до названного места и несет все риски потери или повреждения товара до момента его поставки. Компания ООО «КП Стиль» обязана уплатить предусмотренную договором купли-продажи цену товара. ООО «КП Стиль» за свой счет и на свой риск получает импортную лицензию и выполняет, все таможенные формальности для импорта товара, а «FIAC» оказывает предприятию всяческое содействие. ООО «КП Стиль» обязана нести все риски потери или повреждения товара с момента, когда товар поставлен ему и с согласованной даты или с момента истечения согласованного срока для поставки, которые возникают либо при невыполнении им обязанности указать перевозчика. «FIAC» несет все расходы, связанные с товаром до момента его поставки и в случае необходимости оплачивает все пошлины, налоги и другие сборы, а также расходы на выполнение таможенных формальностей, подлежащих оплате при экспорте. ООО «КП Стиль» в свою очередь несет все расходы, связанные с товаром, с момента поставки товара и все дополнительные расходы либо при невыполнении им обязанности указать перевозчика или другое лицо, либо потому, что указанный им перевозчик или другое лицо не мог принять товар в свое распоряжение в согласованный срок или он сам не мог дать извещения.

«FIAC» несет расходы, связанные с проверкой товара (например, проверкой качества, размеров, веса, количества), необходимой для поставки товара. Компания за свой счет оплачивает расходы, связанные с упаковкой, необходимой для перевозки товара. А ООО «КП Стиль» обязано нести расходы, связанные с любым предпогрузочным осмотром товара.

В настоящий момент ООО «КП Стиль» сотрудничает с российской транспортной организацией «Атланта». Так как поставка осуществляется не в помещении продавца, «FIAC» за отгрузку товара ответственности не несет.

Как видно, условия FCA поставки более легки для продавца и более трудо- и ресурсоемки для покупателя ООО «КП Стиль».

Также компания ООО «КП Стиль» имеет контракт на поставку коллекций моделей женской одежды с белоруской компанией «Ремеза».

Фирма REMEZA была основана в 1989 году, как текстильное производство. Изначально предприятие ставило целью создание доступного по цене ассортимента женской одежды с использованием тканей лучших мировых производителей. В настоящее время компания «Ремеза» выпускается широкий ассортимент женской одежды, расположенное в Республике Беларусь, выпускает доступные по цене, модные  и высококачественные модели коллекции женской одежды.

• ООО «КП Стиль» закупает у компании «Ремеза» последние коллекции женской одежды.

Основная цель приобретения и последующей перепродажи моделей из коллекции женской одежды компании «Ремеза» заключается в увеличении товарооборота компании.

Доставка товара осуществляется на условиях DDP, предполагающих сто компания «Ремеза» предоставит прошедший таможенную очистку и неразгруженный с прибывшего транспортного средства товар в распоряжение покупателя в названном месте назначения указанном в условии DDP поставки. При этом ЗАО «Ремеза» несет все расходы и риски, связанные с транспортировкой товара, включая любые сборы для импорта в Россию как это требуется согласно условий DDP поставки. Условия «Поставки с оплатой пошлины» предполагают максимальные обязанности продавца — компании «Ремеза».

В таблице 9 проанализированы показатели надежности основных поставщиков компании ООО «КП Стиль».

                                                                                                        Таблица 9

 Анализ показателей  надежности поставщиков ООО «КП Стиль»

за 2012 - 2013 гг.

Показатели	2011	2012	2013	Отклонение, +; -		Темп роста, %
				2012 к 2011	2013 к 2012	2012 к 2011	2013 к 2012
А	1	2	3	4	5	6	7
1. Доля просроченных доставок  и отказов, % - «FIAC» - «Ремеза»	6 8,5	6,1 8,6	5,9 8,6	+0,1 +0,1	-0,2 +0,0	- -	- -
2. Доля некондиционных поставок, % - «FIAC» - «Ремеза»	3,2 11,6	3,3 12,3	3,2 12,5	+0,1 +0,7	-0,1 +0,2	- -	- -
3. Доля заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией,% - «FIAC» - «Ремеза»	16,8 7,9	15,8 7,7	16,0 7,1	+1,0 -0,2	+0,2 -0,6	- -	- -
4. Качество услуги транспортировки - «FIAC» - «Ремеза»	89 87	93 90	93 92	+4 +3	+0 +2	104,5 103,5	100,0 102,2

 

Как видно из таблицы 9 в 2012г. доля просроченных доставок и отказов как в компании «FIAC», так и в ЗАО «Ремеза» увеличилась. В 2013 г. Данный показатель у поставщика «Ремеза» стабилизировался и составил на конец исследуемого периода 8,6%, а у «FIAC» снизился на 0,2 и составил на конец исследуемого периода 5,9%. По данному показателю компания «FIAC» по сравнению с ЗАО «Ремеза» является более надежным поставщиком современной и стильной женской одежды.

Доля некондиционных поставок «FIAC» составляет в 2011 г. 3,2%, в 2012 г. — 3,3% , в 2013 г. — 3,2%. Изменение данного показателя в 2012 г. Связано с увеличением товарооборота между «FIAC» и ООО «КП Стиль», что повлекло за собой незначительный прирост некондиционных поставок. У поставщика ЗАО «Ремеза» показатель доли некондиционных поставок значительно выше (11,6% в 2011 г., 12,3% в 2012 г., 12,5% 2013г.), что связано с невысоким качеством поставляемого товара. Важную роль при этом играет и ценовой фактор: модели белорусской компании ЗАО «Ремеза» более чем в три раза дешевле продукции итальянской компании «FIAC».

Доля заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией у компании «FIAC» значительно выше, чем у их белорусских конкурентов. В ЗАО «Ремеза» данный показатель составил 7,9% в 2011 г., 7,7% в 2012 г., 7,1% в 2013г., а в «FIAC» — 16,8% в 2011 г., 15,8% в 2012 г., 16,0% в 2013г. Для ООО «КП Стиль» показатель доли заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией, с компанией «FIAC» имеет существенное значение, так как увеличивает расходы компании на транспортировку.

Качество услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное временем в пути и количеством повреждений грузов у компаний «FIAC» и ЗАО «Ремеза» является довольно высоким и варьируется на близких уровнях. Однако, учитывая различные условия поставки товаров из Белоруссии и Италии, компании необходимо уделить особое внимание по отношению к «FIAC», так как одежда поставляется в Россию из Италии своей Российской компанией «Атланта».

Для оценки исследования оборотных средств в процессе закупки товара проведен анализ объема закупок компании.

                                                                                                    

 

   Таблица 10

 Анализ объемов  закупок компании ООО «КП Стиль» за 2011 - 2013 гг.

Показатели	2011	2012	2013	Отклонение, +; -		Темп роста,%
				2012 к 2011	2013 к 2012	2012 к 2011	2013 к 2012
А	1	2	3	4	5	6	7
1. Блузки женские «Fiac» (арт. 765), тыс. руб.,	6926,76	8004,91	7151,99	1078,15	-852,92	15,56	-10,66
2. Блузки женские «Fiac» (арт. 2513).	7183,31	8516,20	8906,80	1332,89	390,60	18,56	4,59
3. Юбки женские «Fiac» (арт. 1053), тыс. руб.	3591,65	4358,10	3993,24	766,45	-364,86	21,34	-8,37
4. Платья женские «Fiac» (арт. 378), тыс.руб.	2052,37	2690,35	2303,69	637,98	-386,66	31,08	-14,37
5. Брюки женские «Fiac» (арт. 148), тыс. руб.	5387,48	6937,15	6498,00	1549,67	-439,15	28,76	-6,33
6. Костюмы женские «Fiac» (арт. 148)., тыс. руб.	3078,56	3735,52	3037,49	656,96	-698,03	21,34	-18,69
7. Джемперы женские «Ремеза» (арт. р981), тыс.руб.	2007,12	2230,58	2171,61	227,46	-58,97	11,36	-2,64
8. Туфли женские «Ремеза» (арт. р250), тыс. руб.	4243,34	5248,86	4689,59	1005,52	-559,27	23,70	-10,66
9. Бриджи женские «Ремеза» (арт. р140), тыс. руб.	3254,09	3748,51	3727,79	494,42	-20,72	15,19	-0,55
итого	37724.68	45470.2	42480,2	7749,5	-2989,9	186,9	-67,68

 

     Анализ динамики связанных в закупленных товарах оборотных средств ООО «КП Стиль» помогает выявить тенденцию, определяющую политику фирмы в отношении их пополнения, а также изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок. В настоящее время ООО «КП Стиль» сконцентрировано на продаже стильной женской одежды итальянского производства под маркой «Fiac», с товаров данного производителя компания получает наибольшую долю прибыли. Сотрудничество же с белорусским предприятием «Ремеза» направлено в основном на расширение сбытового рынка, увеличение товарооборота.

По-мнению автора дипломного проекта,  ООО «КП Стиль» необходимо повысить внимание к эффективности вложений в товарные запасы и управлению ими, что обусловлено сложившейся в настоящий момент кризисной ситуацией в экономике, невозможностью получения долгосрочных кредитов с низкими процентными ставками.

           В таблице 10 представлен анализ объемов закупок компании ООО «КП Стиль» за 2011-2013 гг. в сопоставимых ценах. Как видно объем поставок женской одежды компании «FIAC» в среднем в 2 раза выше, чем в ЗАО «Ремеза». По всем товарным позициям в 2011 г. наблюдается рост объемов закупок, составляющий в среднем 21, 98%. Снижение объемов закупок в 2012 г. наблюдается только по позиции «Сумки женские «Ремеза» (арт. р870)» на 8,72%, что связано со снижением спроса на данный товар ввиду его технологического устаревания. В 2013 г. компания ООО «КП Стиль» начинает испытывать на себе влияние мирового финансового кризиса, что отражается в снижении объемов продаж одежды, а следовательно в снижении объемов закупок. Общая валовая прибыль в 2013 г. не снизилась лишь благодаря заключенному в декабре 2012 г. государственного контракта на поставку партии одежды «Fiac» в марте 2013 г. с фиксированной ценой контракта. Как видно из таблицы  10 по данной товарной позиции наблюдается прирост на 4,59%. В январе 2013 г. основной поставщик ООО «КП Стиль» уменьшил цену на данную продукцию для сохранения уровня продаж, поэтому в итоге в 2013 г. наблюдается прирост валовой прибыли. Однако по остальным товарным позициям за 2013 г. в связи мировым экономическим кризисом произошел спад спроса, и как следствие уменьшение объемов заказов и поставок.

Далее представлен расчет участия коммерческих затрат и оборотного капитала в товарообороте компании ООО «КП Стиль».

     

   Коммерческие расходы  на 1 рубль товарооборота.

        2011                                   2012                                     2013

   =0.21руб. или 21%     =0.24 руб. или 24%

Затраты оборотных средств на 1 рубль товарооборота.

=0.0168                             =0.0170                                   =0.174 руб.

      Сравнительная оценка фактических затрат на 1 рубль товарооборота показывает, что наибольшие расходы в создании прибыли от реализации готовой продукции приходятся на процесс доведения товара до конечного потребителя и его организацию, в которой не последнее место занимает проблема недостаточного информационного обеспечения при планировании товарооборота и закупочной деятельности. Данная проблема заключается во-первых, в том, что базы данных отражают функциональный подход к деятельности предприятия, а не широкое управленческое понимание бизнеса. Во-вторых, истолкование собранных данных находится под влиянием предрассудков и запретов, сковано шаблонами представлений о прежних успехов. В-третьих, специалисты всех служб действуют исключительно как получатели и хранители информации, обработкой информации занимается высший менеджерский состав при составлении плана экономического развития. Поэтому менеджеры ООО «КП Стиль» при осуществлении закупок полагаются не на плановые показатели, а на собственный опыт и интуицию. Несмотря на то, что в компании «КП Стиль» основное внимание уделяется долгосрочным соглашениям о поставке женской одежды, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями, недостатки системы информационного обеспечения закупок не позволяют финансовому отделу заранее выделять необходимые средства на закупки и в полной мере планировать денежные потоки. Отрицательно на закупочную деятельность предприятия сказывается и отсутствие учета полученных и упущенных скидок и прочих выгод.