Оптимизация деятельности службы закупок с учетом логистического подхода

Основные элементы контракта.

Предложение и принятие предложения. Контракт составляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной цене, а другая сторона принимает это предложение.

Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т.е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные предприятием и действующие от его имени.

Законность. Контракт обязан быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны [28].

Структура контракта предусматривает определение предмета контракта, указание качества и количества товара, сумму контракта, порядок поставки и приемки товара, ответственности сторон порядок разрешения споров.

Договор включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля [29].

Привлечение профессиональных юристов именно на этапе обсуждения условий будущего внешнеэкономического контракта наиболее полно отвечает интересам обеих сторон сделки. Это могут быть как наемные юристы сторон, так и привлеченные юридические компании. Причем в случае значительных объемов, стоимости и сложности сделки внешняя юридическая компания оказывается значительно эффективнее в связи с возможностью распределения ресурсов, объединения опыта различных специалистов и значительного количества подобных сделок в активе [31].

Контроль за выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.

Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, т.е. учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.

Завершение процесса приобретения. Получение заказанных материалов в точном соответствии с условиями контракта — необходимый признак завершения сделки. Важное значение имеет приемка продукции, в процессе которой необходимо удостовериться, что поставлен материал:

• нужного качества;
• в нужном количестве;
• в обусловленное время;
• за оговоренную цену [28].

Купля-продажа соответствующим образом документально оформляется. Документальное оформление поставок предполагает получение от поставщика уведомления об отгрузке и сопроводительного письма, в которых указывается количество товаров и время поставки. Поступление материалов на склад оформляется соответствующими накладными и фиксируется в книге регистрации товаров.

Отправной точкой в закупочной деятельности является определение потребности в том или ином товаре (МР или ГП). Данные, предоставляемые непосредственными потребителями закупаемой продукции — МР или ГП (т.е. отделом производства промышленной компании или службой продаж торгового предприятия), — в сочетании с эффективной системой учета расхода МР или объемов продаж обеспечивает необходимую информацию для определения объемов закупки [12, c. 206].

В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполняется расчет потребности в материальных ресурсах. При этом устанавливаются потребности к весу, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатываются планы — графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры или формируются номенклатурные группы [29].

Под потребностью в сырье и материалах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов [28].

Определение потребности на основе фактического расхода (спроса) продукции основано на использовании ряда методов прогнозирования. Прогнозирование потребности в МР для производства продукции чаще всего основано на нормативном подходе, т.е.е расчете удельных норм расхода МР: на одну позицию, единицу веса, длины, определенный объем выпуска ГП и т.д. [12, c. 206].

Потребность в материалах на определенный период называется периодической потребностью. Она складывается из первичной, вторичной и третичной.

Под первичной понимается потребность в готовых изделиях, узлах и деталях, предназначенных для продажи, а также в покупных запасных частях. Расчет первичной потребности осуществляется с помощью методов математической статистики и прогнозирования, дающих ожидаемую потребность. Риск неправильной оценки или неточного прогноза потребностей компенсируется соответствующим увеличением страхового запаса.

Первичная потребность является основой управления материальными потоками на предприятиях, работающих в сфере торговли. Для промышленных предприятий первичную потребность следует раскладывать на вторичные составляющие.

Под вторичной понимается потребность в комплектующих узлах, деталях и сырье, необходимых для выпуска готовых изделий.

При расчете вторичной потребности предполагаются заданными: первичная потребность, включающая сведения об объемах и сроках; спецификации или сведения о применяемости; возможные дополнительные поставки; количество материалов, находящихся в распоряжении предприятия. Поэтому для определения вторичной потребности используются детерминированные методы расчета. Если такой способ установления потребности невозможен из-за отсутствия спецификаций или незначительной потребности в материалах, то ее прогнозируют, используя данные о расходе сырья и материалов.

Под третичной понимается потребность производства во вспомогательных материалах и изнашивающемся инструменте. Она может быть определена исходя из вторичной на основе показателей использования материалов путем проведения стохастических расчетов на основе расхода имеющихся материалов или экспертным путем.

В зависимости от учета наличных запасов различают брутто- и нетто-потребности в материалах [28].

Под брутто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период без учета запасов на складе или в производстве. Соответственно под нетто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период с учетом наличных запасов. Она определяется как разность между брутто-потребностью и наличными складскими запасами к определенному сроку.

Соотношение различных видов потребностей в материалах показано на.

 

 

Рисунок 2. Соотношение различных видов потребностей в материалах

 

Необходимым условием эффективного управления материальными потоками является знание потребности на перспективу. Методы, используемые для ее определения, представлены на рис. 3.

Детерминированные методы расчета служат для расчета вторичной потребности в материалах при известной первичной. При аналитическом методе расчет идет от спецификации изделия по ступеням иерархии сверху вниз. Синтетический метод предполагает проведение расчетов для каждой группы деталей исходя из степени их применяемости на отдельных ступенях иерархии.

 

 

Рисунок. 3. Классификация методов определения потребностей

 

Стохастические методы расчета позволяют установить ожидаемую потребность на основе числовых данных, характеризующих ее изменения на протяжении определенного промежутка времени. С этой целью используют аппроксимацию средних значений, метод экспоненциального сглаживания и регрессионный анализ.

Аппроксимация средних значений используется в условиях, когда потребность в материалах колеблется по месяцам при устойчивом среднем значении. Прогнозирование этим методом представляет собой процедуру усреднения известных значений потребности в материалах.

Метод экспоненциального сглаживания применяют в том случае, когда прогнозирование процесса изменения потребности в материальных ресурсах производится на основе уровней ряда динамики, веса которых убывают по мере отдаления данного уровня от момента прогноза. Для этой цели в расчеты вводится постоянный коэффициент сглаживания а, значение которого подбирается таким образом, чтобы свести ошибку прогноза к минимуму.

Регрессионный анализ предполагает приближение известных тенденций потребления материальных ресурсов с помощью математических функций, которые могут быть экстраполированы на будущий период [28].

Анализ логистической функции (процесса) закупок компании с точки зрения внешнеэкономической деятельности должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы. Традиционно такой анализ включает:

• анализ условий закупок и рынка поставщиков;
• контроль бюджета закупок;
• анализ финансовой деятельности;
• контроль и анализ качества закупаемой продукции;
• контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции;
• анализ системы прогнозирования потребности и т.д. [30].

Необходимо регулярно наблюдать за состоянием рынка поставщиков основных видов материальных ресурсов. Это обеспечивает фирму- покупателя информацией о возможностях закупки необходимых товаров в зависимости от колебаний рыночных цен.

Финансовый анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное внимание уделяется долгосрочным соглашениям о поставках материальных ресурсов / готовой продукции, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее выделять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки [12, c. 210-211].

Каждая торговая компания формирует систему отчетности по закупкам, исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом, в частности, на основе логистической стратегии. Торговой компании, ориентированной на внешнеэкономическую деятельность целесообразно использовать отчетные формы и системы показателей, которые отражают:

Рыночные и экономические условия и цены:

• тенденции движения цен на основные закупаемые товары и сравнение со средними затратами;
• изменения в соотношении спроса-предложения на рынке основных закупаемых товаров: прогнозы динамики рынка основных закупаемых товаров).

Изменения вложений в товарные запасы:

• инвестирование в товарные запасы, классифицируемые по основным группам МР/ГП;
• дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарно-сырьевым группам;
• отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж фирмы;
• оборачиваемость основных видов закупаемых товаров;
• общая площадь складов, используемая для хранения запасов.

Закупочные операции и их эффективность:

• сокращение издержек в результате изучения рынка и анализа данных;
• допустимые уровни качества закупаемых МР/ГП;
• доля закупок, осуществленных вовремя;
• число изменений, внесенных в заказы (учет по каждой причине внесения изменений);
• число полученных и обслуженных заявок;
• производительность труда и загруженность работников;
• транспортные издержки.

Операции, влияющие на управление и финансовую деятельность:

• сравнение фактических затрат по отдельным видам закупочной деятельности с предусмотренным бюджетом;
• выгоды от полученных скидок и потери от упущенных продаж;
• соглашения о закупках (классифицируют по типам действующих контрактов и в зависимости от ожидаемой даты поставки);
• изменения, внесенные поставщиками в предоставленные скидки;
• время доставки;
• доля просроченных заказов;
• доля случаев, когда задержка доставки повлекла ощутимое отсутствие материалов на складе;
• цены, уплаченные за МР/ГП;
• анализ форвардной закупочной деятельности и др.

Надежность поставщика/продавца:

• доля просроченных доставок и отказов;
• доля несанкционированных поставок;
• доля заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией;
• качество услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное временем в пути и числом повреждений грузов [12, c. 211-212].

Таким образом, мы можем сделать вывод о том, что оценка потребности в ресурсах и анализ процесса закупок с точки зрения внешнеэкономической деятельности несколько отличается.

Процесс приобретения материалов (продукции) включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, контроль за выполнением заказов, завершение процесса приобретении.