Анализ и оценка системы управления запасами на предприятии ОАО «Хлебпром»

Каждая из основных систем имеет  определенный порядок действий. Так, в системе с фиксированным  размером заказа заказ производится в момент достижения порогового уровня запаса, величина которого определяется с учетом времени и возможной задержки поставки. В системе с фиксированным интервалом времени между заказами размер заказа определяется исходя из наличных объемов запаса и ожидаемого потребления за время поставки.

Одним из вариантов таких систем является система с установленной  периодичность пополнения запасов  до установленного уровня. В данной системе, как и в системе с  фиксированной периодичностью заказа, входным параметром является период времени между заказами. Чтобы предотвратить завышение объемов запасов, содержащихся на складе, или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Таким образом, рассматриваемая система включает в себя элемент системы с фиксированным интервалом времени между заказами и элемент системы с фиксированным размером заказа.

Другим вариантом производных  систем контроля уровня запасов является так называемая система «минимум-максимум». Эта система содержит в себе элементы основных систем контроля уровня запасов. Система «максимум-минимум» ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов. Поэтому в рассматриваемой системе заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимально желаемого уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов - минимальным и максимальным.

 

1.4. Методы оценки  эффективности управления запасами.

 

Оценивать эффективность  управления товарными запасами можно разными способами. Наиболее простой способ - по двум показателям: коэффициент реализации и коэффициент предложения товара.

Коэффициент реализации (КР) показывает, какая часть товарных запасов была реализована за период. Коэффициент предложения (КП) показывает, какую часть из периода мы предлагали товар покупателю.

Если за период товары не закупались и на начало периода  остаток на складе был 0 (то есть, в знаменателе формулы - 0), то КР нужно считать равным "-1". Это специальное значение КР, означающее, что за период ничего не продано, но и на складе ничего не было.

 

КП =	Количество дней предложения  товара	(22)
	Количество рабочих дней в периоде

 

Коэффициент предложения, как и коэффициент распределения удобнее выражать в процентах, "КП в процентах" = КП*100.

"Предложение товара" означает, что потенциальный клиент  знает, что он может у нас  купить данный товар. Например, для розничной торговли, под "Предложением товара" мы можем подразумевать, что хоть одна единица товара есть на складе. Пример различных соотношений коэффициента реализации и коэффициента предложения отображен в таблице 1.

 

Таблица 1 - Возможные  соотношения коэффициентов реализации и предложения.

Коэффициент реализации, %	Коэффициент предложения, %	Комментарии
100	100	С точки зрения скорости получения  сиюминутной прибыли идеальное  сочетание КР=100% и КП=100%. Это означает, что за отчётный период были распроданы все товарные запасы и при этом товар, всегда был на складе и предлагался к продаже, то есть дефицита товара не было.
-100	0	Товар не предлагался к продаже  по причине отсутствия его на складе, соответственно, ничего продано и  не было.
0	0	Ничего не продано, но товар на складе был. Такая ситуация может быть, например, если "Предложение товара" предполагает наличие товара на витрине, а в отчётном периоде товар на витрину выставлен не был.
50	100	Очень серьёзно запаслись товаром, но наверно напрасно.
100	50	Не успели поставить на витрину, а уже всё продали. Может, дёшево продавали. Может, товара было мало. А  возможно, что это тот самый  товара, который принесёт очень неплохую прибыль.
50	50	Что-то было, что-то продано.
100	0	Невозможное сочетание. Означает, что товар продали, но покупателю его не предлагали. Если расчёты дают такое сочетание КР и КП, то либо расчёты неверны, либо система учёта товара работает неправильно.
0	100	Неходовой товар.

 

Оптимальные значения КП и КР зависят от продаваемого товара. Все товары можно классифицировать при помощи АВС - анализа на группы.

Сущность этого анализа  заключается в том, что производится классификация всех номенклатурных позиций, данные о запасах которых  поддерживаются по признаку относительной  важности этих позиций, и для каждой выделенной категории формируются свои методики управления запасами. Обычно прибегают к трехступенчатому ранжированию номенклатурных позиций: на классы A, B и C. Можно сказать также, что для различных категорий номенклатурных позиций устанавливаются различные уровни контроля за их запасами.

ABC-анализ базируется  на принципе Парето, сформулировавшего  правило, суть которого сводится  к следующему: контроль относительно  небольшого количества элементов  позволяет контролировать ситуацию  в целом. Часто еще сформулированное Парето правило именуют правилом 80/20, что можно истолковать следующим образом: надежный контроль 20% номенклатурных позиций позволяет на 80% контролировать систему (т. е. запасы в нашем случае).

Среди основных факторов, которые могут влиять на присвоение запасам номенклатурной позиции той или иной категории контроля, выделяют следующие.

• Годовой объем использования (потребления) номенклатурных позиций в стоимостном выражении.
• Цена единицы номенклатурной позиции.
• Дефицитность номенклатурной позиции.
• Доступность ресурсов для производства номенклатурной позиции.
• Длительность цикла для номенклатурной позиции.
• Требования к хранению номенклатурной позиции (специальные требования к температурному режиму, влажности и т. п.).
• Риск воровства.
• Срок хранения.
• Издержки вследствие отсутствия номенклатурной позиции на складе в требуемый момент времени.
• Степень стабильности конструкций изделий, в которых применяется номенклатурная позиция.
• Прочие факторы.

Если компания решила применять несколько признаков классификации одновременно, то номенклатурной позиции присваивается наивысшая из категорий.

После присвоения каждой номенклатурной позиции определенного  класса к каждому из классов применяются  свои правила контроля запасов.

Для номенклатурных позиций класса A рекомендуются следующие правила:

1. Частая оценка прогноза и метода прогнозирования. Любой построенный прогноз несет некоторую ошибку. Чем дороже и дефицитнее номенклатурная позиция, тем дороже обходятся эти ошибки. Как следствие, данное правило означает внимательное отношение к методам построения прогнозов потребности в номенклатурных позициях, мониторинг точности реализации уже построенных прогнозов.
2. Частый циклический подсчет запасов с жесткими допусками. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в информационной системе, от данных согласно проведенному подсчету.
3. Ежедневное обновление информации в базе данных. То есть для таких номенклатурных позиций необходимо использование системы с непрерывным обновлением данных о запасах.
4. Частое рассмотрение требований спроса, размеров партий, страхового запаса, обычно имеющее результатом относительно небольшие размеры заказов (партий). Необходимо тщательное отслеживание всех параметров планирования, выявление реальных потребностей в номенклатурных позициях. Стремление к небольшим размерам партий может быть продиктовано возможностью снижения как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением изделий в запасах.
5. Тщательное отслеживание и сокращение длительности цикла. Чем короче длительность цикла, тем ниже потребность в оборотных средствах. И так как основную долю потребности формируют запасы номенклатурных позиций класса A, то управление длительностью цикла для них существенно окупается.

Для номенклатурных позиций класса B применяются те же меры, что и для номенклатурных позиций класса A, но реже и с большими приемлемыми допусками.

Для номенклатурных позиций  класса C сформулированы следующие правила:

1) Основное правило: изделия должны быть в наличии. Будет обидно получить срыв исполнения плана сбыта или, что еще неприятнее, производственного плана из-за нехватки дешевых номенклатурных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышающих объем обычных потребностей предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребности в оборотных средствах.

2) Простая фиксация данных или вообще отсутствие фиксации данных в базе данных; возможно использование для контроля объема запасов процедуры периодического осмотра (обзора). Может применяться система с периодическим обновлением данных в системе, либо данные номенклатурные позиции выводятся за границы MRP-системы вообще.

3) Большие размеры партий (заказов) и большой страховой запас. Крупные партии не влекут за собой существенных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса C, поэтому имеет смысл экономить преимущественно на подготовительных издержках, заказывая помногу.

4) Хранение на территориях, немедленно доступных для персонала, использующего эти номенклатурные позиции в производственном процессе. Это упрощает процедуру отпуска запасов в производство и устраняет лишнюю бюрократическую бумажную работу, также влекущую за собой определенные затраты.

5) Нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или в полгода) с большими приемлемыми допусками (вплоть до, например, взвешивания вместо подсчета).

Анализ запасов не ограничивается одним методом. За ABC-анализом следует применять анализ XYZ. Именно после его проведения составляется итоговая матрица, оценка которой позволяет оптимальным образом сформировать запас на складе

Управление товарными  ресурсами в любой компании предполагает осуществление ежедневного анализа  большого количества информации по истории  продаж, товарных запасов, поставок, возвратов и т. д. Если внимательно анализировать информацию по каждому товару, то на это просто не хватит рабочего времени. Поэтому всегда стоит вопрос, по каким товарам проводить анализ ежедневно, а какие достаточно проверять раз в неделю или даже месяц. XYZ-анализ позволяет получить ответ на этот и многие другие вопросы.

Основная идея XYZ-анализа  состоит в группировании объектов по однородности анализируемых параметров, другими словами - по коэффициенту вариации.

В качестве объектов анализа  можно выбрать товар, товарную группу, поставщика и т. п. Затем необходимо определить параметр, по которому будет проводиться анализ. Как правило, анализ проводится по продажам товара или по отгрузке комплектующих со склада. Выбор единиц измерения при проведении данного анализа не имеет принципиального значения.

Следующий шаг - это группирование  товаров по величине коэффициента вариации:

В группу X попадают товары с коэффициентом вариации менее 10%.

В группу Y - товары с коэффициентом  вариации от 10% до 25%.

В группу Z - товары с коэффициентом вариации более 25%.

Данные границы групп  являются рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда  все товары компании попадают в группу Z. Этому может быть несколько  причин. Самая распространенная из них - сезонность продаж.

Таким образом, применение XYZ-анализа позволяет разделить  весь ассортимент на группы в зависимости  от стабильности продаж. По полученным результатам целесообразно провести работу по выявлению и устранению основных причин, влияющих на стабильность и прогнозируемость продаж. При комплексном анализе состояния системы управления товарными ресурсами наиболее продуктивно совмещение результатов АВС- и XYZ-анализов.

Совмещение АВС- и XYZ-анализов происходит по следующей схеме:

Сначала проводится ABC-анализ товаров по сумме полученного дохода или по сумме отгруженного товара за весь учетный период (например за год). Затем осуществляется XYZ-анализ этих товаров за весь этот же период (например по ежемесячным продажам за год). После этого результаты совмещаются.

При совмещении определяется девять групп товаров:

	A	B	C
X	АХ	ВХ	СХ
Y	AY	BY	CY
Z	AZ	BZ	CZ

Товары групп А и  В обеспечивают основной товарооборот компании. Поэтому необходимо обеспечивать постоянное их наличие. Общепринятой является практика, когда по товарам группы А создается избыточный страховой запас, а по товарам группы В - достаточный. Использование XYZ-анализа позволяет точнее настроить систему управления товарными ресурсами и за счет этого снизить суммарный товарный запас.