Разработка системы автоматизации бухгалтерского и управленческого учета

Предприятие может вести розничную торговлю с использованием одной или нескольких торговых точках, в роли которых  могут выступать магазины, находящиеся  в собственности предприятия  или взятые в аренду, павильоны, киоски, арендуемые торговые секции в универсальных магазинах и т. д. Система обеспечивает автоматизацию учета розничных продаж и товарных остатков на каждой торговой точке. «1С:Бухгалтерия 8.0» рассчитана на то, что торговые точки предприятия могут быть обеспечены разными комплектами торгового оборудования, что торговые точки могут различаться степенью автоматизированности и автономности.

В интересах  отражения розничных продаж в  информационной базе торговые точки  разделяются на следующие две  категории:

• неавтоматизированные торговые точки;
• автоматизированные торговые точки.

Автоматизированная  торговая точка означает более высокую  точность и оперативность учета. Продавец-кассир оформляет завершение каждой кассовой смены в соответствии с действующими правилами использования  контрольно-кассовой техники. В частности, из контрольно-кассовой машины выводится  так называемый «z-отчет», который регистрируется его в бумажной «Книге кассира-операциониста». При завершении смены в информационную базу вносится документ «Отчет о розничных продажах». Документ содержит сводку товаров, проданных в течение кассовой смены.

В неавтоматизированной торговой точке контрольно-кассовые машины используются только для регистрации  денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих  правил использования контрольно-кассовой техники. Предполагается, что контрольно-кассовые машины не связаны с информационной базой, оперативный учет отпуска  товаров покупателям не ведется. При большом товарном обороте  это приводит к тому, что через  некоторое время реальные количественные остатки товаров в торговой точке  становятся неизвестными.

Для устранения расхождений между данными об остатках товаров, содержащимися в  информационной базе, и их реальными  остатками, периодически проводятся инвентаризации. Результаты инвентаризации вносятся в  информационную базу документом «Инвентаризация товаров на складе».

Отклонения, выявленные инвентаризацией, скорее всего  будут означать объемы продаж за период времени после предыдущей инвентаризации.

Из экранной формы документа «Инвентаризация товаров на складе» можно сформировать документ «Отчет о розничных продажах», куда автоматически внесутся данные о выявленных недостачах. С помощью документа «Отчет о розничных продажах» продажи регистрируются в информационной базе.

Документ  «Отчет о розничных продажах» можно вносить в информационную базу непосредственно, без предварительного формирования документа «Инвентаризация товаров на складе».

Реальные  недостачи и излишки товаров, выявленные инвентаризацией, можно  зарегистрировать в информационной базе соответственно документами «Списание товаров» и «Оприходование товаров». Эти документы также могут быть сформированы на основании документа «Инвентаризация товаров на складе».

Учет  товаров в ценах продажи

Для повышения  оперативности учета товаров  в неавтоматизированных торговых точках в настройках учетной политики можно  указать, что товары в этих точках оцениваются в ценах продажи. При этом на счетах бухгалтерского учета будет оперативно отражаться общая стоимость товаров в  неавтоматизированных торговых точках. (Чтобы установить оперативный количественный контроль за остатками товаров, неавтоматизированную торговую точку необходимо преобразовать  в автоматизированную).

При указанной  настройке учетной политики продажи  товаров регистрируются документом  «Приходный кассовый ордер», который теперь формирует проводки не только регистрации поступления розничной выручки в кассу организации, но и проводки списания товаров в торговой точке на общую сумму в ценах продажи без детализации по их номенклатуре.

Для восстановления информации о количественных остатках товаров в неавтоматизированной торговой точке требуется проводить  инвентаризации, результаты которых  вводятся в информационную базу документами  «Инвентаризация товаров на складе».

Учет  поставок и запасов

Контроль  за наличием и движением товарно-материальных ценностей предприятия — это  одна из задач бухгалтерского учета, пересекающаяся с задачами складского учета.  Эта задача решена.

Реализован  учет материалов, продукции и товаров  на складах. Товарно-материальные ценности учитываются  в разрезе позиций  номенклатуры, партий и складов. Предусматривается  проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и автоматическая обработка  их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница  между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы  списания (в случае недостачи) или  оприходования (в случае выявления  излишков).

Инвентаризация

Залогом сохранности имущества предприятий  является регулярное проведение инвентаризаций.

Конфигурация  обеспечивает эффективную поддержку  инвентаризаций товарно-материальных ценностей на складах, в процессе которых количество товарно-материальных ценностей на складах сверяется  с остатками ценностей по данным информационной базы, определенными  с учетом всех поступлений и выбытий. Для подготовки инвентаризации и  регистрации ее результатов в  информационной базе используется документ «Инвентаризация товаров на складе».

Конфигурация  поддерживает различные порядки  проведения инвентаризации. Так, для  ускорения работы можно до проведения инвентаризации можно автоматически  заполнить документ «Инвентаризация товаров на складе» сведениями об остатков товаров на складе, содержащимися в информационной базе, и затем распечатать на бумаге типовую форму ИНВ-19 «Сличительная ведомость». При большом размере складского хозяйства можно сформировать целый комплект документов «Инвентаризация товаров на складе» — по отдельному документу для каждой группы товарно-материальной ценности и места хранения — и распечатать соответствующий комплект сличительных ведомостей. После этого инвентаризационной комиссии останется провести осмотр имущества и вручную внести в сличительную ведомость данные о фактическом наличии ценностей.

После завершения работы инвентаризационной комиссии полученные данные о фактическом наличии  запасов вносятся в информационную базу путем исправления или повторного заполнения документа «Инвентаризация товаров на складе». При выявлении излишков товарно-материальных ценностей можно автоматически сформировать документ оприходования этих ценностей, при выявлении недостачи — документ списания на основании документа «Инвентаризация товаров на складе».

Конфигурация  обеспечивает автоматическое формирование инвентаризационной описи и других документов, необходимых для оформления итогов инвентаризации.

Поступление и списание товарно-материальных ценностей

В системе полностью автоматизированы операции поступления и списания товарно-материальных ценностей.

Поступление

Для регистрации  факта поступления товарно-материальных ценностей на склад используется документ «Поступление товаров и услуг». С помощью этого документа в информационную базу вводятся сведения о стоимости, номенклатуре и других характеристиках материальных ценностей.

Информация  о стоимости товарно-материальных ценностей на складах хранится в  информационной базе в разрезе партий. Партия — это совокупность товарно-материальных ценностей, поступивших по одному документу. Партия является источником информации о документе, образовавшим партию, о  контрагенте, при взаимодействии с  которым образовалась партия, о договоре, по которому производятся взаиморасчеты, связанные с партией, о цене единицы  номенклатуры и др.

Информацию  об остатках товаров, их поступлениях и выбытиях в течение заданного  периода времени можно просмотреть  с помощью отчета «Ведомость по партиям товаров на складах».

Списание

Выбытие ценностей со склада может быть оформлено с помощью документа «Перемещение товаров».

При выбытии  ценностей со склада в результате их продажи используется документ «Реализация товаров и услуг», в результате передачи в производство — документ «Требование-накладная».

В общем  случае одинаковые ценности, относящиеся  к разным партиям, могут иметь  разные стоимости. Поэтому в настройках учетной политики предприятия следует  выбрать правило определения  стоимости товарно-материальных ценностей  при их выбытии со склада.

Для определения  стоимости материальных ценностей  при их выбытии «1С:Бухгалтерия 8» может использовать следующие способы списания материальных ценностей:

• по себестоимости первых по времени поставок (ФИФО);
• по себестоимости последних по времени поставок (ЛИФО);
• по средней себестоимости.