Обучение специалистов использованию ИСУ в ВУЗах

 

Не всі блоки й пункти ДЕРЖСТАНДАРТ Р ИСО 9001-2001 сформульовані  як вимоги до конкретних процесів. Наприклад, «Закупівлі» (п.7.4) можна розглядати як процес, а зміст, наприклад, п.5.3 «Політика  в області якості», п.5.5.2 «Представник керівництва» і ін., не відбиває вимог  до процесів, проте їх виконання  слід перевіряти у відповідних підрозділах. Отже, об'єктами перевірки залишаються  структурні підрозділи вузу. Деякі  процеси охоплюють діяльність декількох  підрозділів вузу. Перевірка таких  комплексних процесів вимагає особливого підходу при плануванні аудита.

 

3.4.1 Планування процесу  «Внутрішні аудит (перевірки)»  у СФ РГУИТП

 

На етапі планування (етап циклу PDCA для менеджменту процесу) процесу «Внутрішні аудити» доцільно побудувати карту процесу, де вказуються, установлені цілі процесу, входи й виходи процесу, власник, керівник і учасники процесу, н ормативные документи, що регулюють процес, ресурси (фінансові, технологічні, матеріальні, трудові й інформаційні, за допомогою яких здійснюється перетворення входів у виходи). Схематичне зображення допомагає визначити процес і в лаконічній формі представити його як у цілому, так і по основним складовим і параметрам.

 

Карта процесу внутрішніх аудитів (перевірок) у СФ РГУИТП зображено на малюнку 13.

Ціль процесу  

Найменування процесу 

 

- оцінка відповідності  всієї СМК або окремих її частин вимогам ИСО 9001:2000 ( ДЕРЖСТАНДАРТ Р ИСО 9001-2001), Державним освітнім стандартам вищої професійної освіти й іншим установленим у СФ РГУТИП вимогам;

 

-оцінка відповідності всієї СМК або окремих її частин з погляду досягнення цілей в області якості, опреде-ленних Політикою в області якості в СФ РГУИТП;

 

- визначення можливості  й шляхів поліпшення СМК із метою поліпшення діяльності вузу;

 

- перевірка виконання  й визначення результативності  коригувальних дій і попереджуючих  дій за результатами попередніх  перевірок. 

 

 

 

  

Проведення внутрішніх перевірок 

 

Власник процесу  Керівник процесу  

Виконавці

 

Директор СФРГУИТП  

Заступник директора – 

 

Менеджер по якості  

Члени аудиторської

 

групи

 

Входи процесу  

Виходи процесу 

 

- документація СМК вузу;

 

- план проведення внутрішніх  аудитів; 

 

-наказ про проведення внутрішніх перевірок

 

споживачів,

 

-звіти про проведення попередніх перевірок  

-звіт про проведення внутрішніх аудитів;

 

-звіт про функціонування підрозділу або процесу;

 

-звіт про наявність документів СМК

 

Постачальники процесу  Споживачі процесу

 

Усі процеси СМК вузу  

- процес «Аналіз СМК із боку керівництва»;

 

-процес «Коригувальні дії»

 

Керування

 

Внутрішнє  

Зовнішнє 

 

Документована процедура  «Внутрішній аудит»  

- ДЕРЖСТАНДАРТ Р ИСО  9001-2001

 

- ДЕРЖСТАНДАРТ Р ИСО  19011-2003

 

- Державні освітні стандарти  вищої професійної освіти 

 

- ДЕРЖСТАНДАРТ Р 40.003-2005

 

Ресурси

 

Людські ресурси (аудитори, персонал підрозділів, що перевіряються)

 

Матеріальні ресурси ( засобу зв'язку, видаткові матеріали, оргтехніка, приміщення)

 

Тимчасові, адміністративні  й інформаційні ресурси 

 

Показники процесу й критерії його результативності

 

- виконання плану внутрішніх  перевірок 

 

- 100% виконаних коригувальних  і попереджуючих дій пройшли  інспекційний контроль і оцінку  результативності 

 

 

Малюнок 13 - Карта процесу  «Внутрішні аудити (перевірки)» 

 

Для визначення інформаційних  потоків між основними компонентами процесу «Внутрішні аудити» зручно використовувати методологію функціонального  моделювання IDEF 0 (див. малюнок 14).

 

 

Малюнок 14 – IDEF -модель процесу внутрішніх аудитів

 

Основні фактори, що впливають  на процес внутрішніх аудитів представлені на причинно-наслідковій діаграмі на малюнку 15.

 

 

Малюнок 15 – Причинно-наслідкова діаграма функціонування й результативності процесу внутрішніх аудитів 

 

3.4.2 Етап забезпечення  процесу «Внутрішні аудити (перевірки)»  у СФ РГУИТП

 

Зважаючи на те, що відповідно до вимог ДЕРЖСТАНДАРТ Р ИСО 9001-2001 «внутрішній аудит» (п. 8.2.2) - одна з 6 обов'язкових документованих процедур, на етапі забезпечення процесу «внутрішні аудити (перевірки)» вищому керівництву  СФ РГУИТП необхідно ухвалити рішення щодо розробки документованої процедури, що регламентує встановлені правила й порядок проведення аудитів (перевірок) усіх підрозділів і процесів у вузі, що й установлює вимоги до аудиторів.

 

3.4.2.1 Документування процесу  «Внутрішній аудит» 

 

Документування є засобом  закріплення знайдених в організації  розв'язків по виконанню необхідних дій по ідентифікації й опису  процесів, а також свідченнями  цих дій і досягнутих результатів. Ціль документування процесів полягає  в створенні нормативної організаційної основи для побудови, функціонування й постійного поліпшення, як системи  менеджменту якості, так і системи  керування організацією.

 

Документовані процедури  системи менеджменту якості –  це внутрішні документи, що регламентують  порядок здійснення якої-небудь діяльності (процесів системи менеджменту якості),

 

що забезпечують виконання  функцій керування шляхом визначення

 

форм і видів взаємодії  всіх підрозділів підприємства.

 

Документована процедура  системи менеджменту якості – 

 

установлений спосіб здійснення діяльності або процесу – містить:

 мети діяльності;

 область застосування;

 яка дія повинна  бути зроблене;

 ким; 

 як це повинне бути  зроблене ( у вигляді посилання  на робочий документ);

 які матеріали, документи  й устаткування повинні бути  використані; 

 яким образом це  повинне бути:

 проконтрольоване,

 зареєстроване. 

 

Згідно зі стандартом ISO / TR 10013:2001 « Рекомендації з документування систем менеджменту якості» структура й формат документованих процедур (на паперовому або електронному носії) повинні бути представлені організацією у вигляді текстів, схем, таблиць, їх комбінації або в іншій прийнятній формі залежно від потреб організації. Документовані процедури повинні містити необхідну інформацію й мати єдину ідентифікацію.

 

У документованих процедурах можуть бути зроблені посилання на робочі інструкції, що визначають порядок  виконання робіт. Документовані  процедури звичайно описують діяльність, що охоплює кілька функцій, у той  час як робочий інструкції звичайно ставляться до завдань у рамках однієї функції.

 

Розроблена й пропонована  мною вищому керівництву СФ РГУИТП документована процедура «Внутрішній аудит» (представлена в Додатку В) містить наступні підрозділи:

 зміст ;

 призначення й область  застосування ;

 

 нормативні посилання 

 перелік і розшифрування  використовуваних у документі  термінів, визначень, позначень і  скорочень 

 

 розділ « загальні  положення» містить: 

 опис процесу «Внутрішні  аудити (перевірки)» 

 порядок планування  проведення внутрішніх перевірок 

 порядок підготовки  й проведення планової внутрішньої  перевірки 

 вимоги до персоналу,  що здійснює внутрішні перевірки  СМК (членам групи внутрішнього аудита)

 умови заохочення й  покарання членів групи внутрішнього  аудита 

 пояснення по заповненню  бланків, використовуваних при  проведенні внутрішнього аудита 

 порядок виконання  процесу «Внутрішні аудити (перевірки)  СМК»

 відповідальність і  повноваження 

 документацію 

 «Аркуш внесення змін» 

 

 Додатка: 

 Форма графіка проведення  планових внутрішніх перевірок  СМК

 Форма бланка «Програма  внутрішньої перевірки» 

 Форма бланка «Протокол  невідповідності» 

 Форма бланка «Повідомлення» 

 Форма бланка «Зведені  дані по невідповідностях і  повідомленням, зафіксованим у  результаті планової/позапланової  внутрішньої перевірки» 

 Форма бланка «Аркуш  реєстрації виконання коригувальних  і попереджуючих дій» 

 

3.5 Рекомендації із проведення  самооцінки в СФ РГУИТП

 

Як уже було сказано  в спеціальній частині дипломного проекту, існує кілька способів проведення самооцінки. Застосування методу експрес-самооцінки й методу самооцінки по моделі, побудованої  по матричному принципу, до аналізу  діяльності СФ РГУИТП за критеріями якості були продемонстровані мною в спеціальній частині дипломного проекту.

 

На мій погляд, якщо процес самооцінки стане повсякденною роботою  в діяльності СФ РГУИТП, її процес може бути стандартизований настільки, наскільки буде зручно й результативно їм управляти в умови діяльності філії.

 

Я пропоную вищому керівництву  розглянути варіант проведення комплексної  самооцінки, а саме, поряд з використанням  методів проведення експрес-самооцінки, самооцінки на базі моделі внутрішнвузівської СМК вищої професійної освіти, запропонована Спбгэту «ЛЭТИ», використовувати більш складний метод (наприклад, метод імітації участі в конкурсі), що буде сприяти глибокому аналізу, у ході якого люди починають мислити системно, концентруючи увагу більше на взаємозв'язках між частинами, чому на самих частинах).

 

У зв'язку із цим уважаю потрібним  сформулювати й викласти типові правила, по яких може бути організований процес самооцінки в СФ РГУИТП.

 

До самооцінки слід ставитися  як до складного проекту, при реалізації якого необхідно використовувати  весь арсенал методів і засобів  менеджменту якості й ретельно планувати  всі роботи. До останніх належить:

 виділення відповідних  ресурсів ;

 ретельний розподіл  повноважень і відповідальності  між учасниками самооцінки, установлення  процедур взаємодії; 

 створення центральної  групи самооцінки й розробка  положення про її роботу;

 налагодження строгої  й повноцінної звітності по  самооцінці.

 

При проведенні самооцінки повинне переслідуватися три  мети:

 «почути голоси» керівників  вузу всіх рівнів і персоналу  й зіставити їхньої думки по  розглянутому колу питань;

 створити у вузі  клімат, що сприяє широкій участі  керівників вузу всіх рівнів  і персоналу в досягненні цілей  вузу й виховання в них почуття  приналежності до значимих подій; 

 створити передумови  для самонавчання й підвищення  діагностичної культури керівників  вузу всіх рівнів.

 

3.5.1 Планування процесу  самооцінки СФ РГУИТП

 

Аналогічно процесу внутрішнього аудита на етапі планування процесу  самооцінки для визначення його характеристик, входів, виходів і показників результативності зручно побудувати карту процесу (див. малюнок 16).

Ціль процесу  

Найменування процесу 

 

Оцінка рівня зрілості системи менеджменту якості вузу  

Аналіз із боку керівництва 

 

Власник процесу  

Керівник процесу  

Виконавці

 

Директор СФРГУИТП  

Заступник директора – 

 

Менеджер по якості  

Члени цільової групи 

 

Входи процесу  

Виходи процесу 

 

- Думки керівників усіх  рівнів про застосовувані принципи  й методах у діяльності вузу,

 

- Документація СМК і ін.

 

- Інформація про результати  діяльності вузу, заснована на  свідченнях (розв'язок директора,  Ради філії, результати анкетування  персоналу, споживачів, рекламації  від споживачів, звіти про аудитів,  звіти про виконання робіт  і інші свідчення поліпшень і результативності процесів)