Обучение специалистов использованию ИСУ в ВУЗах

 

Дані про витрати можуть бути виділені з існуючої системи  фінансового контролю й доповнені  оперативними даними. Дані, виділені з  інших джерел, можуть бути визначені  кількісно й використані організацією. Витрати, які не можна легко зв'язати  з окремими елементами вартості, слід оцінювати. Якщо такі витрати значні, їх випливає відповідним чином зафіксувати.

 

У цей час існує кілька підходів до класифікації витрат, а  саме:

 Модель витрат на  якість PAF ( Prevention - Appraisal — Failure, або Запобігання-Оцінка-Відмова);

 Модель вартості процесу; 

 Модель витрат, пов'язаних  з поганою якістю.

 

Для визначення й класифікації витрат на вдосконалювання менеджменту  процесів керування я вважаю за доцільне застосувати PAF -модель.

 

4.1 Оцінка витрат, пов'язаних  з якістю, по моделі PAF

 

4.1.1. Класифікація витрат, пов'язаних з якістю 

 

Класифікація витрат, пов'язаних з якістю, використовувана в моделі PAF, наведено на малюнку 18. Загальні витрати на якість по цій моделі діляться на дві групи:

 витрати на досягнення  відповідності по якості ( їх слід  розглядати як інвестиції, корисні  витрати);

 витрати, пов'язані  з невідповідністю по якості (втрати, шкідливі й пошуки витрати).

 

Перша група — «Витрати на досягнення відповідності по якості»  — ділиться на дві категорії:

 Витрати на оцінку  якості — вартість оцінки досягнутого  якості. У цю групу витрат входять  вартість контролю, випробувань  і т.п., проведених у процесі  виробництва й після його завершення;

 Витрати на попередження  невідповідностей — вартість  будь-яких дій, пов'язаних з  дослідженням, попередженням або  зменшенням дефектів і відмов.

 

Друга група — «Витрати, пов'язані з невідповідністю по якості» — підрозділяється на наступні дві категорії :

 

•  Витрати, пов'язані  з відмовами внутрішніми, — внутрішні  витрати, які несе виробнича організація  у зв'язку з невдачею в досягненні встановленого якості (коли відмови  проявляються усередині організації  до відправлення продукції споживачеві);

 

•  Витрати, пов'язані  з відмовами зовнішніми, — зовнішні витрати, що виникають за межами виробничої організації (після зміни власника) у результаті невдачі в досягненні встановленого якості.

 

 

Малюнок 18 - Класифікація витрат на якість по моделі PAF

 

У рамках мого дипломного проекту  слід розглядати витрати на попередження невідповідностей, а саме: витрати  на проведення внутрішнього аудита й  самооцінки.

 

4.2 Створення економічної  моделі для ідентифікації й  моніторингу витрат на процес 

 

Економічна модель може бути створена для будь-якого процесу  в організації. Вона може бути використана  для ідентифікації й моніторингу  витрат на процес відносно окремих  аспектів організації, таких, як підготовка персоналу, аналіз системи менеджменту  якості або проектування нової продукції. Порядок формування й застосування в організації економічної моделі процесу наведено на малюнку 19. При  цьому перше, що необхідно зробити  після того, як визначений склад  процесів системи менеджменту якості, - це визначити основні характеристики кожного процесу.

 

 

Малюнок 19 - Порядок застосування в організації економічної моделі процесу 

 

Після того, як визначені  характеристики процесів і побудована процессная модель (модель взаємодії процесів системи менеджменту якості), необхідно ідентифікувати й класифікувати витрати на процес.

 

Витрати на процес складаються  з витрат на відповідність процесу  й витрат внаслідок невідповідності  й становлять повну вартість процесу. Витрати на відповідність – витрати, необхідні для виконання всіх установлених і пропонованих потреб замовників при відсутності недоліків  в існуючому процесі. Витрати  внаслідок невідповідності –  вартість

 

витрачених часу, матеріалів, ресурсів, пов'язаних із процесом вступу, виробництва, відвантаження й виправлення  незадовільної продукції й послуг (британський стандарт BS6143:1992 " Посібник з економіки якості").

 

Витрати, що виникають понад  витрати на процес, ефективність якого  максимальна, є витратами внаслідок  невідповідності процесу. Удосконалювання  процесу приведе до підвищення його ефективності,

 

а виходить, до зміни співвідношення "витрати на відповідність –  збитки внаслідок невідповідності". Усі витрати, її складові, будуть класифікуватися  за принципом "корисності".

 

Наступними етапами застосування економічної моделі процесу будуть одночасний моніторинг і аналіз витрат на процес, результативності й ефективності процесу з метою визначення можливостей  поліпшення. При виявленні такої  можливості необхідно провести економічний  аналіз впровадження поліпшення процесу з погляду його доцільності. Принцип постійного поліпшення є фундаментальним принципом побудови СМК, і згідно зі стандартом ИСО 9000:2000, "постійне поліпшення діяльності організації в цілому слід розглядати як незмінну мету". Відповідно цьому ж стандарту, під поліпшенням якості в першу чергу слід розуміти "поліпшення результативності, ефективності й поліпшення прослеживаемости", а при збільшенні вартості процесу ефективність може знижуватися. Тому етап оцінювання економічної доцільності поліпшень є одним з найважливіших.

 

4.2.1 Розробка економічної  моделі процесу "Внутрішній  аудит" у СФ РГУИТП

 

Метою процесу «внутрішній  аудит» є забезпечення впевненості  в тому, що система менеджменту  якості відповідає встановленим вимогам, ефективно впроваджена й підтримується  в робочому стані.

 

Види діяльності, що становлять процес:

 планування аудитів  (складання програми й планів  аудиторських перевірок),

 проведення аудиторських  перевірок, 

 реєстрація результатів  аудиторської перевірки, 

 контролювання аудитів  (дотримання строків аудиторських  перевірок, правильності проведення  аудиторських перевірок, виконання  коригувальних і попереджуючих  дій),

 аналіз і оцінювання  результатів аудита.

 

Таким чином, результатами процесу  будуть:

 виконання всіх видів  діяльності, що становлять процес;

 досягнення мети аудита, а виходить, виконання програм  і планів аудитів (це підтверджує  виконання діяльності по проведенню  аудитів) і відсутність невідповідностей  при проведенні зовнішніх аудитів  або повторних внутрішніх аудитів  (це підтверджує досягнення мети  процесу).

 

Що стосується показників ефективності, те це, як було сказано  вище, відносний ефект процесу, обумовлений  як відношення ефекту (економічного результату) до витрат, що обумовили (, що забезпечили) його одержання. А отже, для того, щоб визначити ефективність процесу, необхідно знати вартість процесу ( тобто повні витрати на процес) і прибуток організації, отриману в  результаті функціонування процесу.

 

Вартість процесу «внутрішні аудити» буде складатися з:

 заробітної плати аудиторів  на час проведення аудита;

 бонусів і інших  винагород аудиторам; 

 заробітної плати керівника  служби внутрішнього аудита (або  керівника процесу) на час проведення  перевірки; 

 витрат на придбання  стандартів і інших документів, необхідних для роботи аудиторів; 

 витрат на навчання  й перепідготовку аудиторів; 

 витрати на тиражування  документів аудиторської перевірки; 

 витрати на інформування  персоналу про результати аудиторської  перевірки; упущеної вигоди у  зв'язку з відволіканням персоналу  від виконання основних обов'язків; 

 витрат на контроль  виконання процедур аудита й  витрат на повторні аудитів,  проведені через порушення процедур  аудита або низкою компетентності  аудиторів при проведенні первинної  перевірки (принцип класифікації  й визначення витрат на якість  буде розглянутий нижче).

 

Приблизно по такій же схемі  можна побудувати економічну модель і для процесу самооцінки СФ РГУИТП.

 

Економічним результатом  діяльності по проведенню внутрішніх аудитів буде сумарна вигода від  поліпшення процесів (регулярне проведення внутрішніх аудитів допоможе уникнути дублювання функцій керування, скоротити  непродуктивність витрат тимчасових і  інтелектуальних ресурсів) і додатковий отриманий прибуток від того, що невідповідності процесу були усунута  в результаті проведення аудитів.

 

Взагалі, п роведение попереджуючих заходів, до яких ставляться процеси внутрішнього аудита й самооцінки, коректує характер і розподіл витрат на забезпечення якості (див. малюнок 20).

 

 

 

Малюнок 20 - Зміна витрат на якість у міру його поліпшення

 

Відношення результату до витрат і буде показником ефективності процесу. При цьому, чим більше буде значення показника ефективності, тем  краще (ефективніше) функціонує процес внутрішнього аудита (критичне значення показника ефективності буде 1, при ефективності менше або рівній одиниці процес не ефективний). Економічна модель процесу внутрішнього аудита може бути представлена у вигляді карти, наведеної в статті Скрипко Л.В. « Економічні аспекти в системах менеджменту якості: результативність і ефективність» (малюнок 21).

 

 

 

Малюнок 21 - Економічна модель процесу внутрішнього аудита

 

Як видне, сформулювати показники  результативності й ефективності не настільки складно. Найбільші складності викликає визначення чисельних значень  показників результативності й ефективності процесу, особливо для допоміжних процесів і процесів менеджменту організації, до яких і ставиться процес «внутрішньо  аудити». Ці складності обумовлені тим, що на підставі даних бухгалтерського  обліку не для всіх процесів можливо  визначити їхню вартість, особливо коли з'являються оцінні статті витрат, такі як, наприклад, упущена вигода або витрати на інформаційне забезпечення.

5 Екологічна частина:  застосування методів оцінки  якості до системи безпеки  й охорони праці СФ РГУИТП

 

5.1 Опис існуючої системи  забезпечення безпеки й охорони  праці СФ РГУИТП

 

Безпека освітньої установи - це умови збереження життя й  здоров'я, що навчаються, вихованців і  працівників, а також матеріальних цінностей освітньої установи від  можливих нещасних випадків, пожеж, аварій і інших надзвичайних ситуацій.

 

Система керування охороною праці – це частина загальної  системи керування (менеджменту) в  організації, що забезпечує керування  ризиками в галузі охорони праці, пов'язаними з діяльністю організації.

 

Як уже було сказано, СФ РГУИТП базується на території Новгу, тому система забезпечення безпеки й охорони праці філії й Новгу є загальною.

 

Система забезпечення безпеки  й охорони праці в Новгу представлено двома структурними підрозділами: керування безпеки й зв'язки й керування охорони праці.

 

5.1.1 Загальні відомості  про управління безпеки Університету 

 

Управління безпеки й  зв'язки є структурним підрозділом  університету, підлеглим безпосередньо  ректорові новгородського Університету .

 

  Керування складається  з: 

загального відділу;

відділу зв'язку;

відділу пожежно-охоронної  сигналізації.

 

Керування у своїй діяльності керується законодавством Російської Федерації, Статутом Новгу, правилами внутрішнього розпорядку Новгу, Положенням про Керування, і іншими локальними актами Університету.

 

5.1.1.1 Основні завдання  Керування: 

 Захист життя й здоров'я  працівників, що й навчаються  в Університеті, у тому числі  персональна охорона керівників  Університету.

 Забезпечення внутрішньої  охорони об'єктів Університету, у  тому числі, що представляють  наукову, виробничу й фінансову  цінність.

 Забезпечення пропускного  режиму працівників, що й навчаються, проживають у гуртожитках. 

 Забезпечення належного  порядку при проведенні заходів  у Новгу (конференцій, нарад, вечорів відпочинку і т.д.)

 Охорона майна Університету, у тому числі й при його  транспортуванні. 

 Збір аналіз і використання  інформації з питань, що стосуються  безпеці Університету.

 Консультування й підготовка  рекомендацій усім структурним  підрозділам Університету з питань  правомірного захисту від протиправних  зазіхань, збереження службової  й державної таємниці, безпека  об'єктів. 

 Установка й експлуатація  засобів пожежно-охоронної сигналізації, забезпечення телефонним зв'язком  усіх структурних підрозділів. 

 Забезпечення дотримання  в Університеті вимог протипожежної  безпеки, у тому числі протипожежної  профілактики.

 

5.2 Аудит системи керування  безпекою й охороною праці 

 

Розроблена мною й рекомендована  до використання документована процедура  «Внутрішній аудит» може застосовуватися  й до системи керування охороною праці, тому що вона розроблена на основі стандарту ИСО 19011, що носить назву « Провідні вказівки по аудиті систем менеджменту якості й/або систем екологічного менеджменту». Крім того, міжнародний стандарт МАРНОТРАТ-СУОТ 2001 (ILO-OSH 2001) « Р уководство по системах керування безпекою й охороною праці», який СФ РГУИТП може використовувати як унікальний і потужний інструмент для встановлення на довгостроковій основі культури безпеки й охорони праці, містить розділ «Перевірка/Аудит», який містить у собі наступні пункти: