Контрольная работа по курсу "Информационные технологии управления"

Значки быстрого форматирования выделенного участка текста -выравнивание по левому краю, центру, правому краю и обоим краям одновременно.

Кнопка нумерации абзацев. Ею удобно пользоваться при подготовке списков. Выделив нужный фрагмент страницы и нажав эту кнопку — абзацы послушно обзаведутся номерами и сдвинутся чуть вправо.

Кнопка Маркеров. Практически это то же самое, что нумерация абзацев, только вместо номеров перед выделенными абзацами ставится жирная точка, вставляющая перед каждым новым абзацем значок в виде жирной точки.

Кнопка установки межстрочного интервала.

Кнопки оперативного уменьшения и увеличения отступов (расстояние между границей текстов столбца и краем страницы).

Кнопка установки внешних границ. Позволяет заключить выделенный фрагмент текста в «рамочку».

С помощью кнопки можно «закрасить» нужным цветом выделенный фрагмент текста. Логичнее было бы назвать этот инструмент маркером, да только это имя уже закреплено за другой кнопкой. Цвет фона выбирается из палитры, которая открывается при нажатии на стрелку справа от кнопки.

В отличие от предыдущей, эта кнопка меняет цвет не фона текста, а цвет самого шрифта.

Линейка.

С помощью линейки и обитающих на ней бегунков можно установить ширину текста и величину абзацного отступа. Нижние бегунки — правый и левый — отвечают за отступ основного текста от границ страницы, а верхний бегунок — за абзацный отступ.

По умолчанию регулировка параметров страницы с помощью бегунков распространяется только на один абзац — тот, на котором в данную минуту установлен курсор. Если же нужно изменить параметры сразу нескольких абзацев или всего текста, нужно просто выделить нужный фрагмент мышкой или выполнить команду Правка/Выделить все текстового меню.

А вот границы полей, обозначаемые серыми участками линейки, устанавливаются для раздела. Для того чтобы расширить или, наоборот, сузить правое или левое поле, наведите мышку на границу нужного поля на линейке. Если вы точно указали на границу, курсор мышки примет вид горизонтальной двусторонней стрелки. Теперь можно нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, «потянуть» границу в нужном вам направлении.

Точно так же регулируется, с помощью вертикальной линейки в левой части экрана, и размер отступов вверху и внизу страницы.

Область задач.

Область (или, вернее, Панель) задач открывается в правой части экрана сразу после запуска Word. С ее помощью можно создать новый документ Word, а также загрузить текст, с которым вы уже работали ранее (список этих документов будет вам услужливо предложен самой Областью). Кроме того, здесь же можно получить доступ к готовым шаблонам документов, включенным в комплект Microsoft Office.

Стрелка рядом с надписью Создание документа в верхней части панели дает возможность сменить облик Области задач, выбрав одну из многочисленных панелей инструментов:

Буфер обмена. Вывод содержимого текстовых отрывков, спрятанных в Буфер обмена. С помощью этого же меню можно либо полностью очистить Буфер, либо, наоборот, вставить все его содержимое в текущий документ.

Поиск. С помощью этой панели можно найти нужное слово, словосочетание или фразу либо в текущем документе, либо (в режиме Расширенного поиска) во всех документах Microsoft Word, сохраненных на вашем компьютере.

Вставка картинки. Переключившись к этой панели, получаем доступ к громадной коллекции картинок из библиотеки Microsoft Office, любую из которых можно вставить в документ. При первом открытии этой панели Word производит инвентаризацию и индексацию своей «картинной галереи». Зато потом получаем возможность не просто отбирать картинки «на глазок», но и делать выборку по «ключевым словам».

Создание и открытие документа Microsoft Word.

Создать новый файл Microsoft Word можно несколькими способами. Первый — откройте в Проводнике (или с помощью папки Мой компьютер) папку, в которую хотите поместить создаваемый документ. Затем вызовите Контекстное меню и выберите пункт Создать/ Документ Microsoft Word.

После создания нового документа необходимо дать ему новое имя вместо безликого Новый документ Microsoft Word и открыть его для редактирования, щелкнув по значку левой кнопкой мышки.

Создать новый документ можно и с помощью кнопки Пуск: после установки Microsoft Office в верхней части меню Пуск появится команда Создать документ Office.

На мой взгляд, проще всего запустить редактор Microsoft Word, напечатать в нем нужный текст и лишь потом, при сохранении, указать в качестве места сохранения документа нужную папку (а еще лучше первый раз сохранить документ еще до набора текста).

Однако не стоит пренебрегать и сервисом кнопки Пуск: дело в том, что команда Создать документ Microsoft Office позволит воспользоваться одним из самых удобных сервисов Word — шаблонами.

Шаблон — это своего рода готовый «костяк» типового документа, на который остается только нарастить подходящую для данного случая «словесную плоть».

При выборе пункта Создать документ Microsoft Office меню Пуск автоматически входишь в библиотеку шаблонов Microsoft Office. Шаблоны в ней рассортированы по группам, так что найти нужный будет нетрудно. В коллекцию включены шаблоны не только Word'a, но и других программ, входящих в Microsoft Office 2003, — Excel и PowerPoint. Шаблоны Word легко отличить по значкам, украшенным литерой W.

Любой из подготовленных документов можно сохранить как шаблон и в дальнейшем пользоваться им, как своеобразным бланком. Для этого необходимо выбрать пункт меню Файл «Сохранить как» и выбрать в графе Тип файла пункт Шаблон документа.

Открыть уже готовый файл Microsoft Word, как и любой другой документ Windows, можно, просто щелкнув по значку документа в любом файловом менеджере, например в Проводнике.

Есть еще одна возможность добраться до наиболее часто используемых документов Microsoft Office (в том числе и документов Word): нажав кнопку Пуск открыть меню Документы.

Наконец, третий способ: запустив Microsort Word и нажав кнопку Открыть на Панели инструментов или зайти в меню Файл и выбрать команду Открыть. Этот способ применяется в тех случаях, когда необходимо открыть в Word текстовые файлы форматов, отличных от *.doc, например файлы с расширением *.txt, гипертекстовые документы *.htm, файлы, созданные в редакторах Write, WordPerfect, Works, Wbrd для DOS и ряде других. Если требуется открыть в Word файл любого из этих форматов, то следует установить в графе Тип файла (меню Открыть) соответствующее значение. По умолчанию меню открытия Word «видит» только файлы, имеющие расширение *.doc.

Выделение участка текста.

Форматирование — это не одна, а множество самых разнообразных операций. К ним относятся изменение шрифтового оформления документа, изменение размера и расположения текста на странице, разбивка текста на части и придание каждой из них особого стиля.

Для того чтобы проделать с кусочком текста какую-либо операцию (в данном случае форматирование), этот самый кусочек необходимо выделить. Выделение осуществляется с помощью левой кнопки мышки (либо нажатой кнопкой Shift на клавиатуре и четырех кнопок со стрелочками).

Чтобы выделить строку нужно щелкнуть левой кнопкой мышки слева от нее, а для выделения всего текста проделать ту же операцию, держа нажатой кнопку Ctrl.

В последних версиях Word появилась поистине замечательная возможность выделения сразу нескольких независимых участков текста, с тем, чтобы далее применить к ним одну и ту же операцию форматирования. Делается это так: выделив первый кусок текста, нажать клавишу Ctrl, а уж затем передвинуть курсор мышки на начало нового фрагмента и выделить его обычным порядком. Клавишу Ctrl нужно держать нажатой во время всей процедуры.

Копирование участков текста. Буфер обмена.

Часто бывает, что нужно перенести фрагменты текста из одною участка документа в другой. Или же скопировать на одну страничку выдержки из разных документов. Как это сделать? Можно, конечно, просто перетащить выделенный абзац или строку мышкой, но это удобно делать лишь в том случае, если и исходный, и конечный участок текста находятся перед глазами...

Обычно гораздо проще воспользоваться «Буфером обмена», своеобразной копилкой, в которую можно спрятать практически любой объект, а затем перенести его на нужный участок.

Для начала выделив нужный кусок текста с помощью мышки или курсора. Если требуется выделить весь текст документа целиком, проще всего нажать комбинацию «горячих клавиш» Ctrl и А.

Теперь нужно спрятать выделенный фрагмент в карман. Для этого можно вызвать правой кнопкой мышки Контекстное меню и выбрать пункт Копировать (или нажать комбинацию клавиш Ctrl и С) — в этом случае текст останется на месте, а в Буфере появится его копия.

Можно не скопировать, а «вырезать» текст, полностью переместив со страницы в Буфер: для этого служит пункт Вырезать Контекстного меню или комбинация клавиш Ctrl и X.

Переводим курсор на то место, куда нужно вставить текст, вызываем Контекстное меню и выбираем пункт Вставить, или же комбинацию клавиш Ctrl и V.

В последних версиях Word (начиная с Word 2003) в Буфер можно скопировать не один, а сразу несколько фрагментов текста. Для управления Буфером служит панель Буфер обмена — она обязательно откроется в правой части экрана после того, как поместим в Буфер второй фрагмент. Для вставки нужного кусочка достаточно просто щелкнуть по нему мышкой. А можно, накопив в Буфере нужные фрагменты, вставить их все в документ разом — для этого нажмите кнопку Вставить все.

Работа со шрифтами.

Добавление и удаление шрифтов в Windows производится с помощью иконки Шрифты на Панели управления.

Замена шрифта в выделенном участке текста производится через Меню шрифтов в Панели форматирования. Щелкнув мышкой по стрелочке в правой части Меню — и перед взором предстанет полный список установленных в системе шрифтов. Остается только выбрать нужный шрифт.

В Word встроена очень полезная возможность «предварительного просмотра»: названия шрифтов в Меню отображаются с помощью гарнитуры самого шрифта.

Выбор шрифтового оформления — еще один важный прием форматирования. И здесь нужно быть очень внимательным. Конечно, хочется выбрать для своего текста шрифт покрасивее и поизысканнее, однако в большинстве случаев куда лучше воспользоваться самым простым, стандартным шрифтом, например Times New Roman или Arial. Изысканный шрифт очень часто отвлекает читателя, не давая ему возможности сосредоточиться на смысле текста.

Каждый шрифт имеет целых четыре основных начертания — нормальное, курсивное, полужирное и подчеркнутое. Кроме того, можно использовать самые разнообразные комбинации этих начертаний: полужирный курсив, подчеркнутый курсив и т. д. Для этого после выделения фрагмента следует нажать не одну, а сразу две (или три) кнопки начертания на Панели форматирования.

При необходимости можно заменить и цвет шрифта. Конечно, шрифтовая «радуга» не слишком уместна в официальных документах (разве что для оформления «шапки»), а вот в поздравлениях, объявлениях или визитках она придется как нельзя кстати.

Для того чтобы изменить цвет слова (или даже отдельной буквы), выделите предназначенный для «раскрашивания» элемент текста и нажмите кнопку Цвет шрифта на Панели форматирования. Теперь остается только выбрать из палитры цветов требуемый оттенок.

Наконец, последний элемент шрифтового оформления, который можно менять, — размер шрифта, или кегль. Его можно выбрать с помощью меню Размер шрифта на Панели форматирования. Как правило, для обычного текста используется кегль в диапазоне 10-12, а для заголовков можно подобрать кегль и покрупнее.

Выравнивание текста. Границы абзацев.

Word позволяет выбрать несколько способов выравнивания границ текста: по левому или правому краю, по обоим краям или по центру. В большинстве случаев, для того чтобы текст выглядел аккуратно и приятно для глаз, стоит остановиться на выравнивании по обоим краям. Выравнивание по центру применяется в том случае, когда нужно составить изысканный текст, расположенный своеобразной «елочкой». Этот стиль редко применяется в официальных документах, но для объявления, письма или списка может вполне подойти.

За эти операции, отвечает специальный управляющий элемент Word — Линейки с тремя регулирующими бегунками.

Границы тексnа определяют два нижних бегунка, а одинокий верхний отвечает за абзацный отступ. Не стоит пытаться устанавливать абзацный отступ, яростно нажимая на клавишу пробела: нажав на клавишу Enter, Word сам сообразит, что следующее предложение нужно начинать «с красной строки».

Использование стилей.

Каждый стиль содержит всю совокупность параметров текста, которые необходимо изменить в том или ином случае. Так, применив к выделенному фрагменту стиль Заголовок, одновременно задается команда изменить тип шрифта, размер кегля и начертание, а заодно — и параметры расположения текста на странице (выравнивание по центру).

Стили Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д. предназначены не только для видимого выделения заголовков — они позволяют упорядочить текст, создав его логическую структуру. Воспользовавшись «заголовочными» стилями при разметке текста, можно затем автоматически создать его оглавление, а также вывести структуру документа в панели Схема документа в левой части экрана.

Для работы со стилями предусмотрена специальная панель Стили и форматирование; чтобы открыть ее, необходимо выбрать одноименный пункт в меню Формат. Эта панель введена не просто для красоты — благодаря ей в распоряжении окажутся совершенно новые инструменты для работы со стилями.

Здесь же вы можно создать новый стиль, удалить старый, ставший по какой-то причине ненужным, или изменить параметры любого существующего стиля, щелкнув по стрелочке справа от его названия. Эта же операция выполняется и с помощью пункта Стиль меню Формат.

Вставка изображений.

Возможность графического оформления текста — одна из основных особенностей, отличающих простой текстовый редактор от мощной издательской системы. И в этом смысле Word выглядит весьма достойно, имея в своем распоряжении действенные инструменты для работы с изображениями. Впрочем, в Word нет двух самых главных преимуществ издательской системы — цветоделения и встроенной «жесткости» графической структуры каждой страницы. Именно поэтому он и непригоден для верстки серьезных изданий, таких как журнал или книга.