Контрольная работа по курсу "Информационные технологии управления"

С помощью Word можно создать по-настоящему красивый документ, украшенный изысканными картинками и оформительскими элементами.

Для вставки фигур и изображений (звездочек, кругов, прямоугольников, указателей, рамок и т.д.) можно воспользоваться разделом Автофигуры. Для выполнения любой из этих операций необходимо обратиться к меню Вставка и выбрать нужный пункт из раздела Рисунок.

Коллекция Автофигур доступна через пункт Вставка/Рисунок/Автофигуры. После выбора этого пункта на экране появится панель Автофигур, из разделов которой можно выбрать нужный объект.

Расположение картинки в тексте. Теперь нужно определить, как будет располагаться картинка по отношению к тексту — ляжет ли она поверх текста или останется за ним в качестве подложки. Кроме того, необходимо определить вид обтекания текстом картинки. Все эти и многие другие параметры устанавливаются с помощью Контекстного меню картинки.

Выберите пункт Формат рисунка Контекстного меню вставленной картинки. Войдите во вкладку Обтекание и установите нужный параметр ее расположения. Текст может обтекать картинку по контуру, сверху и снизу, по любому из краев, а может разместиться на ней.

С помощью вкладки Положение можно установить привязку вставленной картинки к конкретному абзацу текста. В случае если этот абзац будет перемещен в другое место, картинка переместиться вместе с ним.

Изменение размеров картинки. Размеры вставленной в текст Word картинки не постоянны. Можно легко изменить их, сжав или растянув картинку до требуемых величин. Для этого следует щелкнуть по картинке левой кнопкой мышки, чтобы обозначить ее рамку. После этого, «зацепив» мышкой один из «узелков» на рамке, растягивать или сжимать мышкой рамку рисунка.

Вставка надписей и заголовков.

При всем многообразии шрифтов, которые можно использовать в Word, и при всех возможностях форматирования иногда нам все-таки требуется нечто большее. Например, необходимо создать по-настоящему красивый, фигурный заголовок для письма или рекламы.

Сделать это поможет встроенный в Word инструмент WordArt, доступный через меню Вставка/Рисунок/Объект WordArt.

Для создания красивого заголовка выберите в меню устраивающий вид надписи WordArt и щелкнуть по нему мышкой. В открывшемся текстовом окне набрать текст надписи и нажать кнопку ОК.

Однако с созданной надписью можно проделать еще множество операций. Для этого необходимо воспользоваться Инструментальной панелью WordArd.

С помощью кнопок Инструментальной панели WordArd можно изменить формат и внешний вид надписи, развернуть ее под нужным углом, расположить текст вертикально и изменить шрифт.

Вставка таблицы.

Инструменты работы с таблицами в Word 2003 значительно усовершенствованы по сравнению с предыдущими версиями этой программы. Теперь создать таблицу в тексте Word можно буквально двумя движениями мышки.

Самый простой способ — нарисовать таблицу.

Войдите в меню Таблица и выберите пункт Нарисовать. Курсор мыши приобретет вид карандаша, которым можно вычертить таблицу в тексте с такой же легкостью, как на бумаге.

Создать таблицу в тексте Word можно и другим способом. Зайдите в меню Таблица и выберите пункт Создать таблицу. Укажите точное число нужных столбцов и строк, после чего нажмите кнопку ОК.

Рамки таблицы раздвигаются автоматически, по мере заполнения ячеек текстом.

Воспользовавшись пунктом Сортировка меню Таблица, можно расположить строки таблицы в нужном порядке. Предварительно выделив таблицу, воспользовавшись правой кнопкой мыши.

Вызвав Контекстное меню таблицы, появится возможность удалять и добавлять столбцы и строки. С помощью пункта Автоформат меню Таблица можно также придать таблице более изысканный вид, воспользовавшись Библиотекой табличных форм Word.

Разбивка на страницы. Нумерация страниц.

Word разбивает документ на страницы автоматически, руководствуясь параметрами страницы, установленными в меню Файл/Параметры страницы.

Воспользовавшись этим меню, можно изменить такие важные параметры, как отступ текста от краев листа, установить зеркальные поля, а также размер бумаги, на которой будет печататься текст. По умолчанию Word настроен на стандартный бумажный лист формата A4.

Если необходимо вставить разрыв страницы перед каким-либо абзацем вручную, можно сделать это с помощью пункта Разрыв меню Вставка. Перед этим следует установить курсор в начало того участка текста, перед которым и будет вставлен разрыв.

Другой пункт этого же меню — Номера страниц — автоматически пронумерует все страницы документа. Также можно самостоятельно установить параметры размещения номера на странице — в правом или левом углу, вверху или внизу страницы и т. д.

Использование Автозамены.

Если часто создаются в Word однотипные тексты, содержащие большое число повторяющихся фраз, названий и формулировок, стоит прибегнуть к помощи еще одного сервиса Word — Автозамены.

Автозамена позволит присвоить словам, сочетаниям слов и даже целым фразам буквенные индексы. Наткнувшись на такой индекс, Word автоматически заменит его на нужное словосочетание.

Все слова и фразы, подлежащие Автозамене, необходимо внести в ее базу данных. Для этого следует зайти в меню Сервис и выбрать пункт Параметры Автозамены.

Проверка орфографии.

Word проверяет орфографию и грамматику в тексте автоматически, по мере ввода. Заметив грамматическую или стилистическую ошибку, Word помечает ее цветной волнистой чертой, красной или зеленой.

«Красная волна» означает, что в данном слове имеется грамматическая ошибка или что этого слова Word просто не знает... Незнакомое Word'y слово можно добавить в его базу данных — тогда в дальнейшем программа не будет помечать его как ошибочное. Для этого щелкните по подчеркнутому красной чертой слову правой кнопкой мышки и выберите пункт Добавить Контекстного меню. Выбрав пункт Пропустить все, снимется «волна» с этого слона во всем тексте, однако в базу данных оно внесено не будет.

Вверху Контекстного меню можно увидеть варианты правки ошибочного слова, которые предлагает сам Word. Выбрав устраивающий вариант и щелкнув по нему мышкой — Word сам внесет все требуемые исправления.

Помимо «красной волны» существует еще и «зеленая». Она намекает, что написанное предложение небезупречно с точки зрения стилистики, синтаксиса или пунктуации. Пропущенная в тексте занятая, чрезмерная длина предложения - все это моментально выделяется «зеленой волной».

Защищаем текст от потери.

В процессе работы Word может автоматически, без команды, сохранять на диске промежуточные результаты работы — это будет происходить практически незаметно для вас каждые несколько минут.

В этом же меню можно установить, через какой промежуток времени Word будет сохранять промежуточные результаты работы.

И все же, при всей своей простоте и привлекательности, Автоматическое сохранение документа может и подвести — все-таки надежнее сохранять текст «вручную», в выбранные вами ключевые моменты. Не забывайте об этом — и почаще нажимайте клавиши Ctrl и S.

Сохранение документа.

Для сохранения созданного файла нажать кнопку Сохранить (с изображением дискеты) на Панели инструментов Word. После этого, если сохранение производится впервые, программа предложит выбрать папку, в которой будет сохранен документ, его формат и имя. В дальнейшем, если требуется уточнить некоторые параметры сохранения документа, можно воспользоваться пунктом Сохранить как меню Файл. К помощи этой кнопки придется прибегнуть в том случае, если потребуется сохранить уже записанный на жестком диске документ под новым именем, в новой папке или в отличном от стандартного формате.

По умолчанию Word в качестве имени документа выбирает его заголовок или первую строку текста. Документ предлагается сохранить в папке «Мои документы», которая находится на диске, хотя Word предложит на выбор и другие папки для быстрого сохранения документов — «Избранное», Рабочий стол Windows и даже папку Документов Интернета.

 

Задание7. Дать комплексный анализ информационной системы: рабочие системы знания (Knowledge Work System - KWS) и системы автоматизации делопроизводства (Office Automation Systems – OAS).

 

Ответ: Рабочие системы знания (KWS) и автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на тактическом и функционально - оперативном уровнях управления организацией.

Ключевые вопросы управления знаниями:

• Как формировать и актуализировать знания?
• Как сделать знания используемыми?
• Как измерить знания?
• Как оценить людей, владеющих знаниями?
• Как мотивировать владельцев знаний?
• Как заставить сотрудников делиться знаниями?
• Как выявить скрытые знания и поставить их на службу бизнесу?

Рабочие системы знания используют разнородные, многопрофильные данные различной степени формализации. Их цель - аккумулировать знания и опыт, сформировать «рабочее» знание для сопровождения основной деятельности и для получения дополнительных оригинальных знаний, необходимых для выполнения, например, перепроектированных бизнес-процессов или для формирования подхода при оценке нестандартной ситуации, а также находить новые области применения для уже использованных данных. Они способствуют систематизации данных и созданию новых знаний. Задача руководителя подразделения KWS - гарантировать, чтобы новые знания и технический опыт были востребованы и должным образом интегрированы в бизнес. Работники знания - высококвалифицированные специалисты с широким научным и техническим кругозором и хорошей профессиональной подготовкой.

Несколько примеров известных программных продуктов по формированию и управлению корпоративными знаниями:

• продукт «Microsoft SharePoint Portal» как средство управления знаниями;
• продукт «Система формирования и управления знаниями Excalibur Retrieval Ware» группы компаний АСК;
• линейка продуктов eDOCS компании Hummingbird.

Пользователи системы автоматизации делопроизводства работают с почти формализованными данными, их функции - дополнять и контролировать работу систем TPS на эксплуатационном уровне, а также делопроизводство и документооборот, которые образуют подсистему документационного обеспечения (ДОУ) на уровне организации (см. рисунок). Это менеджеры среднего звена, делопроизводители, технологи, разработчики и т.д. Решения являются в большой степени структурированными, и поэтому результаты легко прослеживаются. Локальные и сетевые OAS имеют развитый графический интерфейс, позволяющий успешно работать сотруднику с минимальной информационной подготовкой.

 

Подсистемы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов, шаблонами и реквизитами учетно-контрольных форм в соответствии с правилами и стандартами делопроизводства, принятыми в России и в организации. Подсистемы документооборота обеспечивают строго регламентированное и контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Процессы делопроизводства и документооборота являются процессами, документально отражающими и обеспечивающими управленческие процессы.

Основные задачи подсистемы ДОУ применительно к программным системам автоматизации управленческой деятельности:

• документирование - создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность (подготовка, оформление, согласование и изготовление);
• разработка правил и организация документооборота - обеспечение поиска, движения, хранения и использования документов;
• систематизация архивного хранения документов - определение правил отбора, систематизации, хранения данных и информации, поиск в базах и хранилищах данных и использование для поддержки принятия управленческих решений и производственных процедур.

Функции корпоративной автоматизированной подсистемы документационного обеспечения управления:

• организация единого порядка работы с документами в подразделениях;
• подготовка, изготовление, оформление в соответствии с шаблонами, согласование, корректировка, доставка, регистрация, учет документов;
• использование унифицированных форм представления и обработки документов;
• обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации и с внешней средой;
• своевременное обеспечение сотрудников организации полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов, решений и поручений руководства организации;
• проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения;
• обеспечение защиты процессов документооборота и делопроизводства;
• формирование отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах, их местонахождении и состоянии их исполнения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Информатика. Энциклопедический словарь для начинающих. Под ред. Д.А.Поспелова - Москва.: Педагогика-Пресс, 1994].

2 Я.Л.Шрайберг , М.В.Гончаров - Справочное руководство по основам информатики и вычислительной техники -М осква: Финансы и статистика, 1995].

 

3 Заварыкин В.М. и др. Основы информатики и вычислительной техники: Учеб. п особие для студентов пед . ин-тов по физ.-мат. спец.- М.: Просвещение, 1989.-207 с.