Удосконалення фінансової роботи в бюджетних установах

А теоретичні значення обсягу прогнозних надходжень за минулі 16 та наступні вісім кварталів тобто на 2012-2013 рр. можна обчислити за формулою:

y=0,041ln(x) + 0,219     (4.3)

 

Підставивши відповідні значення t від 1 до 24 отримуємо обсяги надходження надходжень спеціального фонду КП «Щастинська теплова енергетична компанія» на 2012 рік за першим варіантом.

Порівняння емпіричного ряду (ряд 1) та теоретичного ряду (ряд 2) можна здійснити, сумістивши їх на одному рисунку (рис. 3.2)

Рис. 3.2 Порівняння теоретичного та емпіричного рядів динаміки спеціального фонду КП «Щастинська теплова енергетична компанія»

 

За даними аналізу ми можемо зробити наступний висновок, оскільки показник достовірності апроксимації дорівнює 0,9727, тому прогноз є достовірним та йому можна довіряти. Таким чином, на підставі методу математичної екстраполяції ми склали прогноз на наступні 2012-2013 рр., за даними якого ми бачимо, що динаміка надходження спеціального фонду КП «Щастинська теплова енергетична компанія» має динаміку до збільшення. Прогнозний обсяг надходжень складатиме у 2012 році – 5535,5 тис. грн., а у 2013 році – 6082,6 тис. грн.

 

3.2. Удосконалення організації  фінансової роботи

 

 

Функціонування бюджетний установ в Україні в нових економічних умовах вимагає збалансованого, цільового та максимально ефективного використання фінансових ресурсів. З цією метою здійснюється постійне вдосконалення форм і методів фінансової роботи, про що свідчить виникнення таких засобів здійснення фінансово-господарської діяльності бюджетних установ.

Для удосконалення організації фінансової роботи  КП «Щастинська теплова енергетична компанія» пропонуємо провадження ІТ-технологій у її діяльність.

Як показує світовий досвід, інформатизація сприяє забезпеченню національних інтересів, поліпшенню керованості економікою, розвитку наукоємних виробництв та високих технологій, зростанню продуктивності праці, вдосконаленню соціально-економічних відносин, збагаченню духовного життя та подальшої демократизації суспільства.

Протягом останнього десятиріччя в Україні прийнята ціла низка законодавчих актів, які спрямовані саме на створення та подальший розвиток інформаційної інфраструктури в державі.

При впровадженні ІТ-технології в систему управління КП «Щастинська теплова енергетична компанія», а також при раціоналізації процесів функціонування установи, у керівництва виникає необхідність тією чи іншою мірою регламентувати свою діяльність, тобто реально оцінити існуючі процеси і документально сформулювати якими вони повинні бути для досягнення запланованих результатів. Тобто, для розробки інтегрованої інформаційної системи управління (ІСУ) необхідно створити загальну модель діяльності установи, так звану бізнес-модель діяльності (БМд).

Бізнес-модель діяльності установи - це системний підхід до опису цілей, структури, механізмів і регламентів діяльності організації (установи), їх зв'язків між собою, спрямованих на досягнення стратегічних цілей, яка включає ряд  часткових  моделей  (рис. 3.3).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.3 Структура моделі діяльності КП «Щастинська теплова енергетична компанія»

 

Функція – це завдання, яке вирішує КП «Щастинська теплова енергетична компанія» для досягнення поставлених цілей. У рамках організації можна виділити кілька функцій.

Бізнес-процес – це реалізація функції в часі, спосіб розв'язання завдання. Бізнес-процес описує те, як функція виконується, у якій послідовності й у яких варіантах, а також те, як функції взаємодіють між собою в роботі установи, тобто відповідає на запитання «як робити?».

Мистецтво управління полягає в розподілі основного завдання на часткові задачі та організації моніторингу якості їх виконання – аналіз метрик у контрольних точках на схемі, що відбиває послідовність дій і подій при виконанні процесу. При цьому формулюються цілі й стратегії установи, на підставі яких формується дерево послуг.

Далі, на підставі стратегії КП «Щастинська теплова енергетична компанія» здійснюється розподіл місії установи на часткові задачі, тобто формування дерева функцій установи – це важливий етап, саме від нього залежить організаційна структура (організаційно-функціональна модель) установи. Такий розподіл   називається вертикальною декомпозицією і передбачає структуризацію діяльності установи за типами робіт. Для розподілу завдання на етапи здійснюється горизонтальна декомпозиція – розподіл робіт за постачальниками вихідних даних або споживачами результатів, регіонами, ключовими споживачами та ін. Таким чином, створюється «процесна модель» КП «Щастинська теплова енергетична компанія».

Отже, розподіл робіт за типами та на етапи - це проекції діяльності установи на різні площини її візуалізації. Використання горизонтальної і вертикальної декомпозицій дозволяє створити цілком адекватну модель роботи установи, не прибігаючи до корінних перетворень. Досвід підказує [4], що горизонтальний підхід більш конкретний, наочніше виявляє вузькі місця (візуалізує викривлення), тобто надає можливість намітити кроки для вдосконалення.

На рис. 3.4 наведено базовий план створення архітектури інтегрованої бізнес-моделі діяльності (ІБМд) КП «Щастинська теплова енергетична компанія».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.4 Базовий план створення архітектури інтегрованої бізнес-моделі діяльності (ІБМд) КП «Щастинська теплова енергетична компанія»

Як показує практика, при розробці БМд, найбільш раціональним є змішаний підхід - це коли моделювання проводиться назустріч. У цьому випадку найбільш повно реалізується як правильний вибір цілей і стратегій (керівництво КП «Щастинська теплова енергетична компанія» краще знає споживача та зовнішнє середовище), так і необхідна ініціатива та підтримка всього персоналу для їхнього здійснення (безпосередні виконавці краще знають, як оптимізувати свою роботу).

Таким чином, БМд КП «Щастинська теплова енергетична компанія» являє собою документований опис: стратегічних цілей і завдань; дерева послуг; дерева функцій; організаційної структури; бізнес-процесів і процедур; структури інформаційних потоків і документів; структури даних і регламентів; структури ресурсів і прикладних систем; взаємозв'язків всіх зазначених об'єктів і структур.

Слід зазначити, що опис вище перерахованих положень виконується повною мірою, коли автоматизація управління здійснюється одночасно зі створенням самої установи. В умовах автоматизації управління КП «Щастинська теплова енергетична компанія» багато положень вже відомі та змін не допускають: стратегічні цілі і завдання, дерева послуг і функцій, структури ресурсів та прикладних систем. Деякі положення можуть змінюватися незначною мірою: організаційна структура; структури інформаційних потоків, документів, даних і регламентів; взаємозв'язки всіх зазначених об'єктів. Практично «з нуля» здійснюється опис бізнес-процесів і процедур.

При створені БМд установи, як правило, будуються:

процесна модель – реалізація функцій установи в часі;

інформаційна модель – визначає інформаційні потоки (що, куди, звідки);

функціональна (функціонально-штатна) модель – відповідає на питання «хто, чому, навіщо і як».

У процесі БМд КП «Щастинська теплова енергетична компанія» спочатку послідовно прописуються стратегії, цілі й функції установи, потім вони розподіляються за виконавчими ланками аж до конкретних співробітників. Таким чином, здійснюється правильна постановка управління персоналом, тобто створюється функціонально-штатна модель діяльності КП «Щастинська теплова енергетична компанія».

Для уявлення повної картини функціонування установи потрібно створити її інформаційну модель.

Інформаційна модель – сукупність інформації, що характеризує істотні властивості та стан установи (відомства), а також інформаційні зв'язки між його підрозділами і зовнішнім світом. Структурна схема інформаційної моделі конкретного процесу за структурою збігається зі структурою процесної моделі. Але, при цьому зміст вхідних (вихідних даних) має відповідне наповнення.

Таким чином, створення БМд КП «Щастинська теплова енергетична компанія» передбачає побудову її функціональної, процесної та інформаційної складових. Зміст основних етапів створення БМД установи наведено на рис 3.5.

На цей час, для опису процесів в установі розроблено та успішно застосовується досить велика кількість різних методологій (мов опису діяльності установи).

Основу багатьох сучасних методологій та інструментальних засобів моделювання БП склала методологія SADT (Structured Analysis and Design Technique – метод структурного аналізу і проектування) і алгоритмічні мови, які використовуються для розробки програмного забезпечення. Заснована на  поняттях функціонального моделювання і відбиває такі системні характеристики: управління, зворотній зв'язок та виконавці.

У процесі БМд установи спочатку послідовно прописуються стратегії, цілі й функції установи, потім вони розподіляються за виконавчими ланками аж до конкретних співробітників. Таким чином, здійснюється правильна постановка управління персоналом, тобто створюється функціонально-штатна модель діяльності установи.

Для побудови процесної моделі опис процесів АГД здійснюється за класичною методологією [6], у якій відбиті: вхідні дані, необхідні для початку процесу; кінцевий результат процесу; нормативна й законодавча база, у рамках якої протікає процес (рис. 3.6). При цьому процеси краще сприймаються виконавцями якщо вони подані у вигляді алгоритму (відомо, що «одна картинка коштує тисячі слів»).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.5 Основні етапи створення моделі діяльності КП «Щастинська теплова енергетична компанія»

 

 

:

 

 

Рис. 3.6 Процесна модель опис процесів аналізу господарської діяльності КП «Щастинська теплова енергетична компанія»

Таким чином, для удосконалення організації фінансової роботи КП «Щастинська теплова енергетична компанія» необхідно створення інтегрованої бізнес-моделі діяльності установи, яке передбачає створення її функціональної, процесної та інформаційної складових. Вихідними даними для побудови функціональної моделі (ФМ) є цілі й стратегії установи, її функції (розв'язувані завдання) і бізнес-процеси (реалізація функції в часі або спосіб розв'язання завдання), організаційна структура та положення про підрозділи КП «Щастинська теплова енергетична компанія». У результаті побудови створюються посадові інструкції. Для побудови процесної моделі потрібно здійснити опис бізнес-процесів у вигляді алгоритмічних схем.

Отже, пропонуємо у КП «Щастинська теплова енергетична компанія» створення системи взаємодії фахівців фінансово-облікової служби у єдиному електронному просторі, для забезпечення якісної взаємодії фахівців в єдиному електронному просторі і підвищення якості та ефективності фінансово-аналітичної роботи.

Продукт проекту – система автоматизованого обміну інформацією та взаємодії фахівців у єдиному електронному просторі

Ефективність роботи КП «Щастинська теплова енергетична компанія»  визначається трьома чинниками: ефективністю взаємодії з громадянами та підприємцями, ефективністю внутрішньої роботи та ефективністю взаємодії між відділами, а також дозволить вдосконалити процес збору, зберігання, аналізу та надання інформації. Успішне подолання зазначених факторів у системі автоматизованого обміну інформацією можливе на основі розвитку інфраструктури з використанням систем обміну  інформацією.

Створення робочої структури проекту дає змогу визначити весь перелік робіт, які необхідно виконати, проте не відповідає на запитання, хто виконуватиме ці роботи і яким коштом. Тому дедалі у проекті використовується двоспрямована структуризація, яка поєднує робочу й організаційну структури:

робочу структуру проекту (WBS);

організаційну структуру проекту (OBS);

облік затрат;

WBS - структура проекту створення системи взаємодії фахівців фінансово-облікової служби КП «Щастинська теплова енергетична компанія» у єдиному електронному просторі наведена на рис. 3.7.

 

Рис. 3.7 WBS - структура проекту створення системи взаємодії фахівців фінансово-облікової служби КП «Щастинська теплова енергетична компанія» у єдиному електронному просторі

OBS - структура проекту створення системи взаємодії фахівців фінансово-облікової служби КП «Щастинська теплова енергетична компанія» наведена на рис. 3.8.

Рис. 3.8 OBS - структура проекту створення системи взаємодії фахівців фінансово-облікової служби КП «Щастинська теплова енергетична компанія»

 

Матриця відповідальності проекту створення системи взаємодії фахівців фінансово-облікової служби КП «Щастинська теплова енергетична компанія» наведена у табл. 3.7.

Таблиця 3.7

Матриця відповідальності проекту створення системи взаємодії фахівців фінансово-облікової служби КП «Щастинська теплова енергетична компанія»

Шифр	Пакети робіт (WBS)	Відповідальні (OBS)
		Керівник проекту	ІТ інженер	Програміст	Фахівець монтажу мереж	Представник фінансового сектору
1	2	3	4	5	6	7
01	Підготовка до реалізації проекту
02	Розробка технічного завдання		Х
03	Розробка технічного проекту		Х
04	Розробка робочого проекту		Х
05	Обґрунтування необхідності розробки програми	Х	Х
06	Науково-дослідні роботи		Х
07	Розробка та затвердження технічного завдання		Х
08	Реалізація проекту
09	Підготовка персоналу до модернізації роботи у відділах					Х
10	Підготовка и передача програмного забезпечення		Х	Х