Учет производственных запасов

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходования материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу (см. Приложение Е).

Согласно Закону Украины «О налоге на добавленную стоимость» поставщик(продавец) представляет предприятию-покупателю налоговую накладную, форма и порядок заполнения которой утверждены ГНА Украины. В налоговой накладной, кроме прочих реквизитов, указывается цена материалов, ставка и сумма НДС, общая сумма, подлежащая уплате поставщику. Налоговая накладная выписывается в двух экземплярах, оригинал вручается предприятию-покупателю, а копия хранится у поставщика(продавца) как отчётный и расчётный налоговый документ. Налоговая накладная даёт право покупателю, зарегистрированному как плательщик НДС, на включение в налоговый кредит расходов по уплате НДС поставщику при приобретении материальных ценностей(услуг).

На основании накладной на отпуск товарно-материальных ценностей и налоговой накладной поставщик выписывает счёт-фактуру и другие расчётно-платёжные документы, подтверждающие факт передачи(отпуска) материальных ценностей и его оплату с указанием суммы НДС (Приложение Ж).

Материальные ценности, поступающие на склады предприятия, материально-ответственными лицами (заведующий складом, кладовщик) принимаются на основании накладных, счетов-фактур и других товаросопроводительных документов. Материально-ответственные лица на поступившие материалы составляют приходный ордер (ф.№ М-4).

В случае недостачи материалов, выявленной при приёмке груза от железной дороги (пристани), составляют коммерческий акт, а при приёмке на складе – акт приёмки материалов (ф.№ М-7). Эти акты служат основанием для предъявления претензии виновнику недостачи (транспортной организации, поставщику и т.п.).

Если материалы поступили без счетов-фактур и других сопроводительных документов поставщика (неотфактурованные поставки), то их принимают на основании составленного акта. При этом должны быть затребованы от поставщика соответствующие документы, а также произведена проверка, не значатся ли такие материалы в других документах поставщика.

Приёмка материалов от своих цехов и других подразделений (неиспользованные материалы, производственные отходы и т.п.) оформляется накладной, которая выписывается цехом-сдатчиком в 2-х экземплярах. Эти накладные служат одновременно приходными документами для складов и расходными для цехов-сдатчиков (см. Приложение З,И).

Основным первичным документом на отпуск материалов в производство служат лимитно-заборные карты (ф.№ М-8 и 9) и накладные-требования (ф.№ М-11).

Лимитно-заборные карты используются для оформления отпуска материалов, которые систематически потребляются в производстве. Выписываются карты отделом снабжения или плановым отделом на одно или несколько наименований материалов в двух экземплярах, один из которых передаётся цеху-получателю, а второй – складу. В лимитно-заборной карте указывается лимит отпуска материалов (на полмесяца, на месяц, квартал), а затем делается запись о фактическом отпуске материалов. После каждой записи выводится остаток неиспользованного лимита, который подтверждается подписью заведующего складом (в лимитной карте получателя) и получателя (в лимитной карте склада).

В конце месяца лимитно-заборные карты передаются в бухгалтерию для учёта расходов материалов. Они являются важным средством контроля за соблюдением норм расхода материалов.

Одним из сложных вопросов организации материального учёта является получение информации о наличии и движении запасов в сортовом, аналитическом разрезе. При большой номенклатуре запасов применяется оперативно-бухгалтерский метод учёта запасов. При этом методе количественно-сортовой учёт материалов на складах ведётся в карточках складского учёта (ф.№ М-12), которые открываются на каждый номенклатурный номер материалов. Записи в карточках материально-ответственными лицами осуществляются ежедневно на основании приходно-расходных документов по поступлению и расходу материалов с выведением остатка после каждой записи (для обеспечения контроля за соблюдением нормы запаса).

Бухгалтерия осуществляет постоянный контроль за правильностью складского учёта и его соответствием приходно-расходным документам. С этой целью работник бухгалтерии, ведущий учёт материалов, в установленные дни (но не реже 1 раза в неделю) является на склад и в присутствии материально-ответственного лица проверяет правильность сделанных им записей и выведенных остатков в карточках складского учёта. После этого по реестру принимает приходно-расходные документы, подтверждая факт получения документов и правильность записей своей подписью на карточках складского учёта в графе «Контроль».

После этой проверки карточки складского учёта превращаются из регистров оперативного учёта в регистры оперативного бухгалтерского учёта. В связи с этим отпадает необходимость вести в бухгалтерии параллельную картотеку аналитического учёта материалов.

Материалы, поступившие на предприятие без товаросопроводительных документов поставщика, принимаются на учёт по приёмным актам (ф. № М-7).

Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.[19]

Первичное документирование движения МБП (Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов: Приказ Минстата Украины от 22.05.96г. № 145)

Форма МШ-2  «Карточка учёта малоценных и быстроизнашивающихся предметов» применяется для учета МБП, выданных под роспись работнику или бригадиру (переданных в эксплуатацию) из раздаточной кладовой. Заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы. Однако в зависимости от документооборота, принятого на предприятии, она может быть заполнена в двух экземплярах: для учета на складе и в бухгалтерии предприятия. Для учета инструментов, выданных работнику из кладовой цеха для краткосрочного использования, применяется инструментальная марка (на один инструмент), которая при сдаче инструментов кладовщику возвращается работнику (см. Приложение К).

Форма № МШ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов» применяется для списания МБП вследствие поломки и/или утери (полного морального или физического износа) как по вине работника, так и по не зависящим от работника обстоятельствам. Составляется в одном экземпляре мастером или другим руководителем подразделения на одного или нескольких работников. Если списание МБП осуществляется по вине работника, то акт составляется в двух экземплярах. При этом один экземпляр остается в подразделении, а второй направляется в бухгалтерию предприятия для удержания в установленном порядке с работника стоимости поломанного, испорченного или утерянного предмета (см. Приложение Л).

Форма № МШ-6 «Лицевая карточка учета спецодежды, спецобуви и защитных средств» предназначена для учета на складе средств индивидуальной защиты (СИЗ): спецодежды, спецобуви и защитных средств, которые выдаются работникам предприятия в индивидуальное пользование по установленным нормам. Карточка ведется в одном экземпляре и хранится у кладовщика (см. Приложение М).

Согласно ст. 163 Кодекса Законов о труде Украины и ст. 10 Закона об охране труда рабочим и служащим, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, а также работах, которые связаны с загрязнением или осуществляются в неблагоприятных температурных условиях, должны выдаваться бесплатно в соответствии с нормами специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты.

Приказом Государственного комитета Украины по надзору за охраной труда от 29.10.96 г. № 170 утверждено Положение о порядке обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты. Обязательный минимум бесплатной выдачи СИЗ определяется согласно Типовым отраслевым нормам бесплатной выдачи СИЗ индивидуально для каждого вида производства.

Форма № МШ -7 «Ведомость учета выдачи (возврата) спецодежды, спецобуви и защитных средств» форма № МШ-6 предназначена для учета выданных СИЗ только на складе. Для учета выданных СИЗ работникам предприятий в индивидуальное пользование по установленным нормам в бухгалтерии используется форма № МШ-7. Дежурные СИЗ в этом документе не учитываются. Документ составляется в двух экземплярах кладовщиком отдельно на выдачу и на возврат СИЗ. Один экземпляр передается в бухгалтерию для ведения аналитического учета МБП по местам хранения (использования) и материально ответственным лицам, второй остается у кладовщика. При необходимости стирки, дезинфекции спецодежды, ее ремонта, передача спецодежды от работника предприятию для проведения перечисленных работ оформляется также документом по форме МШ-7 (см. Приложение Н).

Форма № МШ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов» применяется для документального оформления списания морально устаревших, изношенных и непригодных для дальнейшего использования инструментов (приспособлений), СИЗ по истечении срока использования, других МБП и сдачи их в кладовую для утилизации. Акт составляется комиссией в одном экземпляре после расписки кладовщика о принятых материальных ценностях, полученных от ликвидации МБП, передается в бухгалтерию. На обратной стороне акта указывается результат от ликвидации (см. Приложение О) [20].

Документальное оформление расхода материальных запасов. Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции. Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны. Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на 1 месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой – складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование № _» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов.

Расчеты лимитов и выписка лимитно-заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя – у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные Требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют Товарно-транспортную накладную. Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов. В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе [18].