Совершенствование логистической концепции управления запасами предприятия

6 Блок планирования ассортимента  и других факторов системы.  В систему управления запасами  предлагается включить также  и этот блок. С помощью него  система способна отвечать не  только, сколько и в какие моменты  заказывать, но и отбирать ассортиментные  позиции, исходя из их специфики  (цен, вариации спроса, времени  поставки и т.д.) [26, с.132].

Таким образом, эффективность  управления запасами зависит от правильной оценки их необходимого объема, которая  следует из прогноза величины сбыта, непосредственно влияющей на объем  заказа в течение периода и  величину запаса продукции в конце. При превышении объема заказа над  реальными продажами возникает  излишний запас и, как следствие, "омертвление" денег в запасе. При недостаточном объеме заказа, а, следовательно, недостаточном объеме закупок, невозможно удовлетворить  спрос покупателей на тот или  иной товар, и будет недополучена выручка.

1.3 Управление  товарными запасами в современной  аптеке

Как и вся наша экономика, аптечное дело за последние двадцать лет претерпело немало существенных изменений. Из государственных учреждений, подчиняющихся Минздравсоцразвития, аптеки превратились в сегмент рыночной экономики (с весьма разнообразным составом собственников) и сегодня должны заботиться не только о самочувствии граждан, которых они обеспечивают лекарствами, но и о своем "экономическом здоровье" – эффективности, рентабельности, конкурентоспособности и прочих важных показателях. Помимо этих параметров, характеризующих аптеки как предприятия розничной торговли, их деятельность регламентируется рядом специальных законов и подзаконных актов, что делает фармацевтический бизнес весьма непростым.

Анализом ассортиментного  множества фармацевтических товаров  в отделе аптеки, во всей аптеке или  аптечной сети может заниматься заведующий отделом, руководитель аптеки или менеджер аптечной сети. В задачу менеджера  сети входит проведение ассортиментного  анализа как для каждой отдельной  аптеки, так и для сети в целом[26, с. 84].

Управление товарными  запасами (товарным ассортиментом) –  это специфический процесс балансирования между двумя противоположными тенденциями: сокращением суммы затрат на содержание запасов и обеспечением наличия  запасов товаров, достаточных для  полноценной реализации. При этом рост объема товарных запасов в количественном и качественном соотношении целесообразен  до тех пор, пока экономический эффект превышает затраты на содержание дополнительных запасов и отвлечение оборотных средств. Руководителям  аптек и аптечных сетей знакомы  проблемы недостатка оборотных средств. Проведение грамотной ассортиментной политики способствует решению этих проблем, поскольку позволяет при  наличии неполного в абсолютном отношении ассортимента максимально  удовлетворить спрос со стороны  покупателей. В этом один из ключевых моментов прибыльности аптечной организации: минимизация затрат при получении  максимальных положительных результатов.

Реализация управления ассортиментом, основанная на методе "проб и ошибок" (когда заказ весомой части  товара осуществляется по принципу "посмотрим, как пойдет"), может привести к  весьма негативным последствиям. Наиболее опасно предпринимать такие шаги в небольших аптеках с дефицитом  финансовых ресурсов.

Для реализации ассортиментной политики аптеки необходимо постоянно  осуществлять контроль над товарными  запасами. Он представляет собой учет имеющихся в конкретном месте  запасов и контроль процесса их увеличения или уменьшения. Учет товарных запасов  и анализ различных показателей  по ним может проводиться вручную  или с помощью АСУ. Разница  результатов состоит в их скорости, точности и стоимости.

С целью осуществления  желаемой политики управления товарными  запасами необходимо разработать процедуры  контроля. Они должны определять частоту  проверок, уровень запасов и сравнение  с параметрами запасов, которые, в свою очередь, будут влиять на время  и объем повторного заказа. Для  упорядоченности процессов анализа  товарного ассортимента целесообразно  проводить его с использованием нескольких классификационных признаков (табл. 1.2)

Таблица 1.2 – Классификация  товарного ассортимента аптечной организации  по направлениям анализа

Признак классификации	Характеристика	Показатели для анализа
Степень детализации товарного  ассортимента	Товарная номенклатура, ассортиментная группа (подгруппа), товарная единица	Широта, коэффициент широты
		Полнота, (насыщенность) коэффициент  полноты
		Объем продаж
Стадии жизненного цикла  товара	Стадии: внедрения, роста, зрелости, упадка	Объем продаж, прибыль, затраты  на маркетинг, цены
Степень новизны товара	Новый товар	Объем продаж, прибыль, затраты  на маркетинг, цены
	Традиционный товар
Скорость реализации товара	Товары с устойчивой быстротой  реализации	Скорость движения, показатель качества структуры ассортимента
	Товары с замедленной  реализацией	Скорость движения, показатель риска списания, качества структуры  ассортимента
Включение в перечни товаров	Включенные в ассортиментный перечень, обязательный для всех АО, включенный в перечень ЖВНЛС, включенные в списки ПККН, списки психотропных и наркотических, СП. "А", "Б"	Скорость движения, показатель риска списания, качества структуры  ассортимента
Степень эластичности спроса на товар	Товары эластичного и  неэластичного спроса	Наличие в аптечной организации  соответствующего товара, включенного  в перечень
Степень регламентации отпуска	ОТС и Rx	Объем продаж, удельный вес  в объеме продаж
Способы оплаты	За полную стоимость, бесплатно  или со скидкой	Объем продаж, удельный вес  в объеме продаж
АВС-анализ	Группа А – 10% от общего числа позиций, группа В – 20%, группа С – 70%	Удельный вес ассортиментных позиций

Приведем некоторые примеры  расчета показателей для анализа  товарного ассортимента. Рассмотрим систему расчета показателей  скорости реализации и расчета списания ЛС, показателей качества структуры  ассортимента по скорости движения.

Расчет коэффициента скорости движения проводится по формуле:

 (1.2)

где:

О_к и О_н  – остатки товара на конец и начало анализируемого периода (месяц, квартал и др.);

С_п – количество упаковок, которые были списаны за данный период времени;

П – количество единиц товара, поступивших за анализируемый период.

Коэффициент скорости движения ЛС показывает, во сколько раз остаток  ЛС на конец анализируемого периода  и количество ЛС, списанных по истечении  срока годности за соответствующий  период, больше, чем остаток ЛС на начало анализируемого периода и  количество ЛС, поступивших за данный период. Этот коэффициент колеблется от 0 до 1. Если Кс больше или равен 0,5, следовательно, ЛС имеет замедленную  скорость движения и подвержен риску  списания. При Кс меньше 0,5 ЛП имеет  устойчивую или быструю скорость реализации.

Коэффициент риска списания рассчитывается для ЛС с замедленным  движением и показывает, во сколько  раз остаток ЛС на конец анализируемого периода больше (меньше) возможности  реализации его в течение оставшегося  срока годности. Коэффициент риска  списания рассчитывается по формуле:

 (1.3)

где:

О_к  – остаток товара на конец анализируемого периода;

Р_ср  – реализация (день, месяц);

q – количество дней, месяцев до окончания срока годности.

Лекарственные препараты  будут чаще подвержены риску списания, если. Чем больше значение этого  коэффициента, тем больше риск списания ЛП в связи с истечением его  срока годности. Препараты, имеющие  показатель коэффициента скорости реализации, равный 1, заведомо подвержены риску  списания, и для них не рассчитывается. Для того чтобы уменьшить потери препаратов из-за срока годности, необходим  контроль над препаратами с замедленной  реализацией, а также активная целенаправленная информационная работа. Качество структуры  ассортимента по скорости реализации определяется с помощью показателя коэффициента качества:

 (1.4)

где:

Аз – число лекарственных  препаратов с замедленной реализацией;

Ауб – число препаратов с устойчивой и быстрой реализацией.

Как наиболее доступный метод  мониторинга товарного ассортимента может быть использован подход, базирующийся на классификации товарооборота  и товарных запасов, измеряемых в  единицах реализации или запаса (АВС-анализ), и их классификации по структуре потребления (XYZ-анализ). АВС-анализ – один из вариантов математико-статистических методов анализа, используемый для исследования частоты определенных экономических явлений и фактов. Его синонимами являются: правило 80/20, первоначальный анализ и принцип Парето. Принцип Парето в отношении ассортиментной политики в аптеке можно ознаменовать так: "незначительная часть ассортимента составляет большую часть стоимости товара в запасах, реализации и спросе". С помощью этого метода осуществляется классификация или распределение существующего множества показателей соответственно избранным критериям на три группы, а именно А, В и С. Эта классификация показывает одновременно ранг и позволяет выделить основные пункты, особенно важные для целенаправленных мероприятий управления. Как правило, используют два критерия. Они могут быть разными: с одной стороны – количество позиций лекарственных средств, аптек, поставщиков и т.п., с другой – товарооборот, стоимость запасов, объем потребления лекарств, затраты, доход и т.п.

АВС – анализ включает в  себя:

a) упорядочивание ассортимента в порядке убывания анализируемого показателя (объем реализации, величина запасов и другие показатели);

b) выделение группы А, составляющей 10% от общего числа ассортиментных позиций, группы В – 20% и группы С – 70%;

c) расчет удельного веса объема реализации, величины товарных запасов в соответствующих группах;

d) распределение направлений комплексного использования АВС-анализа и ограничений его использования.

Развитием АВС-анализа является его комбинирование с XYZ-анализом, базирующимся на тех же принципах, что и АВС-анализ. При этом учитывается три критерия, один из которых в большинстве случаев определяется во временном отношении.

Сущность XYZ-анализа в  упорядочивании потребления фармацевтических товаров по фактору стабильности потребления и возможности его  предвидения. При этом потребление  ЛС из группы Х имеет почти стабильный характер, непостоянство случайное (до 20% ежемесячно), недельная предсказуемость  потребления определенного товара составляет свыше 95%. Группа Y характеризуется  определенными тенденциями потребления (например, сезонностью) или нестабильностями (непостоянство потребления колеблется между 20 и 50% ежемесячно), недельная  предсказуемость потребления –  не менее 70%. Потребность в группе Z является стохастической, непостоянство  потребления достигает более 50% ежемесячно, недельная предсказуемость –  менее 70%.

Периодическое сравнение  результатов АВС- и XYZ-анализа товарооборота  и товарных запасов дает возможность  фармпредприятию оптимизировать товарные запасы в объеме, достаточном для эффективной реализации, предотвратить чрезмерные запасы и увеличение риска "замораживания" оборотных средств, а также списания товаров в связи с окончанием срока годности. Очевидно, что обойтись без АСУ для проведения АВС- и XYZ-анализа.

В управлении товарными запасами существует несколько направлений:

1. уменьшение товарных  запасов

2. увеличение оборачиваемости  товарных запасов.

В первом случае аптека может  сузить ассортимент, т.е. отказаться от неприбыльных и неходовых позиций. Сужение ассортимента также рекомендуется  в случае возникновения кризисных  ситуаций и финансовых проблем в  аптеке. Но для того, чтобы сужение  ассортимента не задело важные и для  аптеки, и для клиентов препараты, необходимо провести АВС-анализ ассортимента, как по объемам продаж, так и по прибыльности позиций. В этом случае "кандидатами на увольнение" станут позиции, замыкающие группу С. Эти позиции неприбыльны для аптеки, а спрос на них – в основном случаен. Для уменьшения товарных остатков можно предложить еще один способ, дополняющий первый: уменьшение количества поставщиков, приоритетность в работе – надежным и оперативным поставщикам, которые гарантируют возможность частых мелких поставок. Это поможет существенно снизить уровень товарных запасов в аптеке, так как избавит аптеку от необходимости иметь на своем складе 2-х – 3-х недельные запасы.

Во втором случае решение  проблемы увеличения оборачиваемости  товарных запасов раскладывается на несколько задач, требующих внимание:

a) контроль товарных остатков,

b) нормирование товарных остатков (определение плановых показателей),

c) создание условий закупок(обеспечивающих выполнение запланированных показателей).

Для того, чтобы управлять, вначале необходимо обеспечить контроль и установить показатели, с помощью  которых мы будем отслеживать  изменения сложившейся ситуации. Отследить и рассчитать вручную 3-5-7тыс. наименований препаратов (а  ведь управление товарными запасами – это управление каждой позицией в отдельности) невозможно, следовательно, необходимо автоматизировать этот процесс. Это простейшая автоматизация, реализация которой возможна почти на любом  имеющемся в аптеке программном  продукте. Этот этап необходим для  того, чтобы оперативно выявить проблемные места в управлении товарными  запасами. Не нужно ежедневно пересматривать все остатки! Сортировка по заданному  признаку позволит мгновенно выявить "дефектуру", и не только "нулевую", но и приближающуюся к "0" (например, позиции, остатки которых составляют менее 2 или 3 дней продажи). Этим самым мы не только выявляем, но и предвосхищаем "дефектуру" [26, с. 94].

Дефектура – это проблема любой аптеки. Аптечные организации борются с ней. Сначала необходимо победить ее для препаратов группы А. Победа над дефектурой в этой группе, с одной стороны, поможет аптеке зарабатывать дополнительные средства, сумма которых значительно превосходит суммы, полученные от других групп, а с другой, сэкономит усилия в борьбе с дефектуройведь по количеству наименований группа А – самая маленькая.

Позиции ассортимента отличаются не только по объемам продаж, но и  по характеру потребления, предсказуемости  продаж. Есть препараты и товары устойчивого спроса, они легко  предсказуемы, есть менее предсказуемые  товары, а существует группа товаров, так называемых случайных, непредсказуемых  продаж (это XYZ-анализ). И для того, чтобы обеспечить бесперебойное  наличие на складе разных групп препаратов, необходимо учесть различные уровни страховых запасов для каждой из этих групп.

Классификация ассортимента аптеки по АВС-XYZ-анализу позволяет разделить ассортимент на группы, которые ведут себя по-разному и поэтому требуют к себе и различные инструменты управления, и различную степень внимания. Таким образом, мы определяем приоритетные направления наших действий в управлении товарными запасами, что позволяет действовать точно и мощно, меняя ситуацию по своему желанию.