Совершенствования процесса управления дебиторской задолженностью

- определение гарантий, под  которые предоставляется кредит;

- определение надежности  покупателя или вероятности оплаты  полученных им от фирмы товаров;

- определение суммы кредита.

Аннулирование дебиторской  задолженности производится тогда, когда становится ясно, что тот  или иной счет не будет оплачен, после  чего эта сумма списывается на счет «Поправка на сомнительные долги». Возможна оплата счета покупателем, после того как его счет был  списан как сомнительный. В этом случае делают аннулирующую запись и  запись, отражающую закрытие задолженности.

Немецкая практика учета  счетов к получению и оплате в  целом соответствует европейской. Отдельного внимания заслуживает лишь подход к дебиторской задолженности  в иностранной валюте. В балансе  расчеты с дебиторами, как правило, отражаются по более низкому показателю из первоначальной стоимости и стоимости  по курсу на дату составления баланса; к расчетам с кредиторами применяется  противоположное правило. Таким  образом, убытки от колебаний валютных курсов признаются, а прибыли - нет. Но подобная практика может искажать реальное положение дел, особенно если у компании имеются взаимосвязанные активы и обязательства в иностранной валюте (примером могут служить форвардные контракты). Согласно последнему изменению в законодательстве дебиторская и кредиторская задолженность могут отражаться в балансе по курсу на дату его составления; при этом в пояснительной записке необходимо раскрыть применяемые учетные методы.

В Испании дебиторскую  задолженность оценивают по курсу  на конец периода. Курсовые разницы  группируют по срокам задолженности  и валютам. Положительный результат  такой группировки (прибыль) должен трактоваться как отложенный кредит в составе доходов, подлежащих распределению  в течение нескольких лет; отрицательный  результат (убыток) списывается на счет убытков и прибыли.

Оценка дебиторской задолженности  зависит также от принятых стандартов отчетности. По международным стандартам, достоверность информации отчетности рассматривается, как возможность  дать полное и непредвзятое представление  об истинном положении дел на предприятии  пользователям для правильного  принятия ими решений. В российской же практике достоверность отчетности связана с соблюдением требований нормативных актов, определяющих порядок  ведения учета и отчетности, то есть достоверность понимается как соответствие правилам, установленным законодательством, а не как правдивое отражение хозяйственной деятельности. Одним из принципов российского учета является принцип осмотрительности, но бухгалтер не имеет права отражать информацию на основе профессиональных оценок. Таким образом, в случае трансформации бухгалтерской отчетности, составленной по российским стандартам, в отчетность, составленную по международным стандартам, прибыль из российской отчетности зачастую превращается в убытки, поскольку из отчетности «уходит» сомнительная дебиторская задолженность и включенная в нее нереализованная прибыль.

Дебиторская задолженность  бывает: текущей, погашаемой в срок до одного года или в течение операционного  цикла; не текущей. Основное внимание уделяется  текущей задолженности. Управлением  дебиторской задолженностью занимается финансовый менеджер при участии  главного бухгалтера. В среднем доля дебиторской задолженности в  оборотных активах фирмы составляет 1/3.

Дебиторская задолженность  в мировой практике является достаточно надежным обеспечением кредита в  качестве залога. Кредитор имеет полное право обеспечить дебиторской задолженностью выпускаемый вексель со всеми  вытекающими отсюда последствиями.

Правила стандартов финансового  учета в США, касающиеся дебиторской  задолженности:

1. Выделение различных  типов дебиторской задолженности,  если это существенно;

2. Обеспечение правильного  расположения оценочных (корректирующих) статей рядом с соответствующими  статьями дебиторской задолженности;

3. Дебиторская задолженность,  отраженная в разделе «Оборотные  активы», должна быть превращена  в деньги в течение одного  года или операционного цикла;

4. Раскрытие любых непредвиденных  убытков, связанных с дебиторской  задолженностью;

5. Раскрытие любой дебиторской  задолженности, право на которую  передано или отдано в залог  в качестве обеспечения;

6. Раскрытие всех значительных  рисков, связанных с дебиторской задолженностью [47, С.160].

За границей широко используется еще  одна современная  форма рефинансирования активов, в частности, дебиторской задолженности - секъюритизация. Это процесс объединения прибыльных активов в пул с последующей продажей долей в этом пуле в форме ценных бумаг, обеспеченных активами (asset-backed securities - ABS).

В мировой практике наработан  определенный эффективный механизм управления дебиторской задолженностью в бюджетных организациях. Рассмотрим некоторые примеры построения эффективной системы управления дебиторской задолженностью в бюджетной сфере.

В первую очередь важно  определить, кто все же должен и  будет заниматься сбором информации о должниках, ведением учета и  получением просроченных платежей. Под  получением понимается весь процесс  напоминаний и переговоров до момента поступления денежных средств  на расчетный счет компании. Чаще всего  это входит в обязанности менеджеров, которые работают со своими клиентами  и непосредственно заинтересованы в четких финансовых поступлениях. В некоторых учреждениях этим вопросом занимается отдельный человек, который специально обучен именно ведению переговоров по возврату задолженностей и полностью сосредоточен только на решении этого вопроса. Здесь есть свои плюсы и минусы. С одной стороны, действительно, при большом количестве клиентов и большой нагрузке менеджер не всегда имеет возможность постоянно и четко отслеживать все платежи и сидеть на обзвоне должников, тем более, если их количество не так уж мало. Кроме того, менеджеры, которые могут быть вполне профессиональны в продажах, не всегда комфортно чувствуют себя в роли «сборщика долгов». Также необходимо учесть тот факт, что, потратив много усилий на установление и поддержание с клиентом хороших отношений, совсем не хочется их портить таким моментом, как постоянное напоминание о долге. Да и профессионализм в технике продаж, не всегда означает такое же умение и способность к переговорам с должниками. С другой стороны, именно менеджер, как никто другой знает своего клиента. Именно менеджер может оценить реальное положение дел у клиента и определить причины задержки платежей: не могут или не хотят. Менеджер как раз может использовать и свои установившиеся отношения для того, чтобы убедить клиента производить расчеты своевременно [29, С.33].

Здесь может использоваться единый бонус, который выплачивается  по результатам месяца, если сумма  задолженностей просроченных более, чем  на заданный срок, не превышает определенной величины. Либо это может быть шкала  бонусов, где каждому бонусу соответствуют  величина задолженности или ее срок, а возможно и то и другое.

На практике, кроме поощрений  часто используется штраф или  даже система (шкала) таких штрафов, аналогичная бонусам. Часто штрафные санкции оказываются гораздо  жестче причитающихся бонусов. Такая  ситуация обосновывалась тем, что получение  денег вовремя - это обязанность  менеджера, а вот просрочки платежей - это потери для учреждения. В этом случае демотивируют менеджеров ситуации, когда размеры штрафов за просроченные задолженности по конкретным клиентам практически сводят на нет все бонусы, полученные за хорошие показатели. Выходит, что, наказывая за одно, мы полностью нейтрализуем поощрение, полученное за другие реальные заслуги. Но те заслуги целиком и полностью зависели от эффективности менеджера, а вот, что касается оплат, тут далеко не все всегда однозначно.

В мировой практике уже  наработаны и существуют определенные схемы возвращения долгов. Однако, у каждого учреждения в зависимости от специфики ее деятельности, возможностей, стратегии и сложившийся ситуации могут быть свои особенности. И все же в любой ситуации, связанной с возвращением дебиторских задолженностей, важно помнить, что речь идет не просто о возвращении денег, но и сохранении клиентских связей.

Чтобы выработать разумную стратегию поведения с должником, прежде всего, нужно выяснить, почему он не платит. Далеко не все бюджетные учреждения имеют настолько устойчивое финансовое положение, чтобы легко и одновременно производить оплаты по различным обязательствам. В этом случае составляется очередность платежей. Вопрос в том, какое место учреждение будет занимать в этой очереди. На очередность влияют следующие факторы [14, С.40]:

- значимость и имидж учреждения в глазах конкретного клиента;

- привлекательность сотрудничества с учреждением;

-  деловые и личные отношения, сложившиеся с представителями клиента, ответственными за финансовые вопросы;

-  четкость договоров и договоренностей;

-  наличие мотивирующих стимулов;

- настойчивость сотрудников.

Часто учреждение и ее сотрудники считают финансовый вопрос и финансовую лояльность единственным элементом своей конкурентоспособности и пытаются создать клиенту лояльные условия взаиморасчетов. Однако, подобная стратегия не способствует улучшению имиджа учреждения и не ведет ее к финансовой устойчивости. Гораздо важнее искать иные преимущества и мотивы для сотрудничества. Здесь важно обратить внимание, что недостаточно только создать привлекательные условия или предложения, нужно их активно презентовать своим клиентам, формирую у них должный имидж компании и ее предложений.

Возможна ситуация, когда  должник действительно испытывает финансовые проблемы. Но даже в этой ситуации, необходимо помнить, что до объявления банкротства, предприятие  платить может и должно. Другое дело, что оно будет стремиться за счет задержки именно оплат решать свои финансовые проблемы. Безусловно, в особых ситуациях можно пойти  на встречу, однако, если это станет нормой, то скоро таких клиентов будет становиться все больше и больше. И если в качестве аргумента  о невозможности платить, используют именно финансовые трудности, необходимо без эмоций воспринять эту информацию и не вступать в долгие рассуждения. Главная задача перевести обсуждение вопроса к возможности оплаты и условий, при которых это  будет возможно. То есть речь идет о  том, чтобы обсудить разумные сроки  платежа.

Есть также среди должников  целый ряд компаний, для которых  это стиль работы. Такие организации  вполне осознанно выбирают тактику  платить только после многочисленных напоминаний. Они действуют по принципу: кто платит позже, тот платит меньше. В этом случае у представителей компании есть возможность воздействовать только двумя способами: «надоедать» или  мотивировать. Крайним случаем, может  быть, ужесточение условий договора с наложением штрафных санкций. Однако, это может грозить если и не потерей клиента, то значительным ухудшением отношений с ним.

Среди клиентов могут быть и предприятия, которые делают это  ненамеренно. Они просто склонны  безответственно и небрежно относиться к платежным документам. В этом случае будет нелегко установить, действительно ли причина задержек платежей в беспорядке в компании или это сознательные действия. Безусловно, такого должника необходимо взять на контроль, интересоваться, как обстоят  дела, и продвигается вопрос оплаты, выявить ответственных лиц и  постараться наладить с ними отношения.

Ну и самый неприятный случай, когда организация сталкивается с откровенным мошенничеством. Это  когда клиент намеренно не платит и платить не собирается. Стратегия  поведения в этом случае будет  определяться главным образом суммой долга.

Работа с дебиторскими задолженностями должна быть значимой частью ключевых задач руководителя бюджетного учреждения. Проводиться она должна запланированно и систематически. Как только пошел отсчет времени оплаты, у руководителя четко должны быть определены все даты контактов напоминания и решительных мер. Также четко необходимо определить группы клиентов, исходя из информации их финансовой предистории взаиморасчетов с компании. Для каждой группы необходимо выбрать стиль общения от мягкого напоминания, до четкого жестокого уведомления об определенных действиях со стороны компании. Также важно определить крайние сроки и максимальную сумму кредитования, мотивацию и ваши действия в случае невыполнения.

Безусловно, важным элементом  являются все предупредительные  меры, включая и форму договора. Однако, в реальной практике работы учреждений, часто большое значение имеют не договора, а личные договоренности. Поэтому наибольшее значение необходимо придавать договоренностям и созданию такой системы отношений, при которой предложения компании и отношения с ней будут интересны и привлекательны для клиента, а обман и некорректность финансовых отношений, станут не выгодны.

Рассмотрев зарубежный опыт управления дебиторской задолженностью в сфере образования, перейдем к разработке пути улучшения управления дебиторской задолженностью и обоснованию их эффективности на примере МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №10 с углубленным изучением отдельных предметов» НМР РТ.

3.2 Пути улучшения  управления дебиторской задолженностью  и обоснование их эффективности  на примере 

МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №10

с углубленным  изучением отдельных предметов» НМР РТ

Проведенный анализ дебиторской задолженности в МБОУ «СОШ №10» НМР РТ говорит о том, что уровень дебиторской задолженности не приводит к финансовой нестабильности учреждения, но если не применять необходимые  решения по управлению дебиторской задолженностью, то это может серьезно отразиться на финансовом состоянии учреждения. 

Существую различные методы управления уровнем дебиторской  задолженности:

1) оценка и классификация  покупателей в зависимости от  вида оказываемых работ и услуг,  платежеспособности, истории отношений  и предлагаемых условий оплаты;

2) контроль расчетов с  дебиторами, оценка реального состояния  дебиторской задолженности;

3) анализ и планирование денежных потоков. 
Оценка реального состояния дебиторской задолженности, т.е. оценка вероятности безнадежных долгов - один из важнейших вопросов управления оборотным капиталом. Эта оценка ведется отдельно по группам дебиторской задолженности с различными сроками возникновения.

В целом, для финансового  состояния предприятия благоприятно получение отсрочек  платежа от поставщиков, от работников предприятия, государства и т.д. и неблагоприятно замораживание средств в запасах сырья, готовой продукции, предоставление отсрочек платежа клиентам. 
Одна из основных задач рационального управления оборотными активами предприятия состоит в максимально возможном сокращении периодов оборачиваемости запасов и дебиторской задолженности и увеличения среднего срока оплаты кредиторской задолженности с целью снижения текущих финансовых потребностей путем общего ускорения оборачиваемости оборотных средств.