Совершенствования процесса управления дебиторской задолженностью

Одним из инструментов анализа  дебиторской задолженности является инвентаризация расчетов с дебиторами. Для анализа оборачиваемости дебиторской задолженности используются показатели [34, С.16]:

Оборачиваемость дебиторской задолженности = выручка  от реализации продукции, услуг/ средние  остатки дебиторской задолженности

Средняя дебиторская  задолженность = (дебиторская задолженность  на начало + дебиторская задолженность  на конец)/2

Период погашения  дебиторской задолженности = Д (количество дней в периоде)/оборачиваемость  дебиторской задолженности.

Доля дебиторской  задолженности в текущих активах = дебиторская задолженность/ итог 2 раздела актива

 

1. Средняя дебиторская задолженность:

2010 год (1094349,22 + 1089839,13)/2 = 1092094,175

2011 год (59220689,59 + 58953159,35)/2 = 59086924,47

2011 год (57809589,36 + 58266419,68)/2 = 58038004,52

 

2. Оборачиваемость дебиторской  задолженности:

2010 год = 5836151,87/1092094,175 = 5,34

2011 год = 7045862,76/59086924,47 = 0,12

2012 год  = 7612034,08/58038004,52 = 0,13

 

3. Период погашения дебиторской  задолженности:

2010 год = 360/5,34 = 67,42

2011 год = 360/0,12 = 3000

2012 год =  360/0,13 = 2769,23

 

4. Доля дебиторской задолженности  в текущих активах

2010 год = 5836151,87/64869745,08 = 0,09

2011 год = 7045862,76/5849466,26 = 1,20

2012 год = 7612034,08/2736794,84 = 2,78

 

Полученные данные систематизируем в таблицу 2.3.4.

Таблица 2.3.4

Динамика оборачиваемости  дебиторской задолженности МБОУ «СОШ №10» НМР РТ за 2010-2012г.

Показатели	2010 г.	2011 г.	2012 г.	Изменения
				2011/2010	2012/2011
Средняя дебиторская задолженность,  руб.	1092094,175	59086924,47	58038004,52	+57994830,30	-1048919,95
Оборачиваемость дебиторской задолженности (раз)	5,34	0,12	0,13	-5,22	+0,01
Период погашения дебиторской  задолженности (дни)	67,42	3000	2769,23	+2932,58	-230,77
Доля дебиторской задолженности  в текущих активах	0,09	1,20	2,78	+1,11	+1,58

 

Из таблицы 2.2.4. видно, что средняя дебиторская задолженность МБОУ «СОШ №10» НМР РТ  в 2011 году увеличилась на 57994830,30 руб., вследствие чего сокращается оборачиваемость дебиторской задолженности на 5,22 и увеличивается период погашения дебиторской задолженности на 2362,58 дней, в 2012 году ситуация меняется в сторону увеличения оборачиваемости дебиторской задолженности на 0,01 и сокращения периода погашения дебиторской задолженности на 230,77 дней.

Таким образом, МБОУ «СОШ №10» НМР РТ за 2010 год дебиторская задолженность МБОУ «СОШ №10» НМР РТ уменьшилась на 4510,09 руб. или на 0,41%, а в 2011-2012 гг. дебиторская задолженность стала кредиторской задолженностью.

Важно не допустить дальнейшего  роста доли дебиторской задолженности  в общем объеме оборотных активов МБОУ «СОШ №10» НМР РТ - это может повлечь за собой снижение всех финансовых показателей, замедление оборота ресурсов.

Проведя анализ управления дебиторской задолженности в МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №10 с углубленным изучением отдельных предметов» НМР РТ, целесообразно выявить основные проблемы управления дебиторской задолженностью в организациях бюджетной сферы.

2.3 Проблемы управления  дебиторской задолженностью в  организациях бюджетной сферы

 

Практика показывает, что  трудности и проблемы, с которыми сталкиваются бюджетные организации, вне зависимости от сферы деятельности, достаточно однотипны, исходя из того, что создаваемая система управления дебиторской задолженностью и работы с долгами должна урегулировать все процессы, связанные с образованием, документальным оформлением, анализом дебиторской задолженности и взысканием долгов, перечисленные ниже типичные проблемы необходимо переформулировать в задачи, получив тем следующий набор стандартных задач, представленных в таблице 2.3.1.

Таблица 2.3.1.

Основные проблемы и задачи управления дебиторской задолженностью в бюджетных организациях

Основные проблемы	Задачи
нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями- дебиторами;	провести анализ дебиторской задолженности организации в предшествующем периоде;
не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;	создать четкие и понятные для сотрудников компании и контрагентов правила работы с дебиторской задолженностью;
отсутствуют данные о росте  затрат, связанных с увеличением  размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости	определить возможную  сумму оборотного капитала, направляемого  в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) кредиту;
функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап	разработать схемы мотивации  персонала, занятого возвращением дебиторской задолженности; сформировать процедуры инкассации дебиторской задолженности, в том числе связанные с взысканием просроченной задолженности самостоятельно, а также в судебном порядке; построить эффективную систему контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности

 

Возникновение дебиторской  задолженности в бюджетных организациях определяется теми же основными причинами, что и в других организациях. К числу таких причин можно отнести следующие.

1. Задолженность покупателей и заказчиков:

1) Несвоевременный вывоз  товарно-материальных ценностей  (недостаток транспорта, площадей, персонала). Это происходит, когда товар уже  оплачен, но не вывезен или  вывезен лишь частично, соответственно  документы для списания расходов  не представлены.

2) Несвоевременное поступление  отчетности. Лица, отвечающие за  доставку материальных ценностей,  не приносят в бухгалтерию  сопроводительные документы, накладные,  счета-фактуры; без этих документов  списание дебиторской задолженности  невозможно. Причина такого поведения  - отсутствие контроля за работой  персонала, незнание или непонимание  значимости этих документов. По  заявкам подразделений вуза оплачиваются  счета на поставку товарно-материальных  ценностей, а документы, необходимые  для списания оплаченных сумм, не представляются своевременно  в бухгалтерию. Как правило,  это одна из основных причин  образования дебиторской задолженности.

3) Несоответствие требуемого  ассортимента. При заказе материальных  ценностей нередко возникает  такая ситуация, когда приходится  долго ждать необходимого товара  или часть груза поставляется  сразу, а другая задерживается  вместе с сопроводительными документами.  В результате задержки сопроводительных  документов (счетов-фактур, накладных)  дебиторская задолженность остается  непогашенной.

4) Не представляются акты  о выполненных работах или  представляются несвоевременно. Как  правило, эта проблема возникает  при текущем ремонте зданий, оборудования, коммуникаций и др.

5) Ликвидация фирм и  отсутствие фирмы-преемника. Это  ситуация, когда фирма, с которой  был заключен договор, по тем  или иным причинам ликвидируется,  не оставляя при этом фирму  - преемника долгов. В таких случаях  мы должны сделать запрос в  регистрационную палату о наличии  фирмы. После того как установлено,  что фирма ликвидирована, необходимо  подать записку вышестоящему  руководству о списании за  счет прибыли дебиторской задолженности.  В современных рыночных отношениях  это происходит редко, и при  наличии грамотного контроля  за выбором фирм-поставщиков этого  можно избежать.

6) Оплаченные товарно-материальные  ценности ввозятся транзитом  в вуз, минуя склад; в результате  документы в бухгалтерию не  поступают в сроки, установленные  внутри организации. Как правило,  это составляет 1 - 2 месяца. Когда  товары ввозятся, минуя склад,  то есть поставка идет напрямую  в подразделение, то такая поставка  осложняет поиск людей, ответственных  за эту процедуру, и сопроводительные  документы, как показывает практика, в большинстве случаев не представляются  в бухгалтерию и довольно часто  бесследно исчезают.

Основными причинами возникновения  указанных ситуаций, являются следующие:

- нехватка персонала в  отделе снабжения, который, как  правило, в большинстве государственных  учреждений укомплектован лишь  наполовину. По этим причинам  товар, который оплачен, вывозят  несвоевременно, и в бухгалтерию  не представляются документы  для списания дебиторской задолженности;

- отсутствие стимулирования  персонала, вовлеченного в процесс  управления дебиторской задолженностью.

2. По выданным авансам.

Достаточно часто при  приобретении товара сначала вносится аванс (для бюджетных учреждений не более 30% общей стоимости), соответственно, возникает ситуация, когда аванс  выплачен, а товар не получен. 
Таким образом, основной причиной возникновения дебиторской задолженности можно считать элементарную нераспорядительность, несоблюдение финансовой дисциплины, в первую очередь работниками самих вузов, также отсутствие выработанной и единой системы управления дебиторской задолженностью, отсутствие системы мотивирования персонала, вовлеченного в систему управления дебиторской задолженностью [30, С.149].

Выполняя свои функции, бюджетные  учреждения используют бюджетные средства для оплаты дополнительных услуг других организаций - энерго- и водоснабжения, канализационных, поставки различного оборудования, закупки материалов. Согласно ст. 157 БК РФ предварительный, текущий и последующий контроль за исполнением бюджетов осуществляют органы государственного, муниципального финансового контроля, созданные соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Федерации, органами местного самоуправления. Органами исполнительной власти, осуществляющими финансовый контроль на федеральном уровне, являются Федеральная служба финансово-бюджетного надзора (Росфиннадзор), Федеральное казначейство, главные распорядители, распорядители бюджетных средств (ст. 266 БК РФ).

Дебиторская задолженность бюджетных организаций при расчете с поставщиками и подрядчиками встречается на практике, когда предварительно оплаченные бюджетным учреждением продукция, работы, услуги будут поставлены в следующем отчетном периоде или даже финансовом году.

Согласно разъяснениям Минфина, изложенным в Письме от 20.08.2003 № 03-01-01/15-245, если бюджетное учреждение расходует средства, выделенные из бюджета соответствующего уровня, не нарушая условия их получения, в пределах утвержденных лимитов бюджетных обязательств в соответствии с ведомственной, функциональной и экономической классификациями расходов бюджетов РФ, то возникновение дебиторской задолженности при проверке не должно расцениваться как нецелевое использование бюджетных средств. Тем не менее, при расчетах с различными организациями за счет средств бюджета соответствующего уровня необходимо учитывать репутацию поставщиков, чтобы не допускать использование бюджетных средств на образование необоснованной дебиторской задолженности [22, С.39].

Типичной ошибкой, которая  выявляется в ходе ревизий и проверок, является списание дебиторской задолженности бюджетных учреждений, у которой не истек срок исковой давности.

Согласно Гражданскому кодексу (ст. 195) под исковой давностью  понимается срок, в течение которого организация, право которой было нарушено, может использовать судебную защиту нарушенного права.

Различают следующие сроки  исковой давности:

- общий, который равен 3 годам (ст. 196 ГК РФ);

- специальный (ст. 197 ГК РФ): для отдельных видов требований он может быть сокращенным или более длительным по сравнению с общим сроком.

В соответствии со ст. 200 ГК РФ течение срока исковой давности начинается со дня, когда организация узнала или должна была узнать о нарушении своего права. Если обязательство имеет определенный срок исполнения, то исчисление исковой давности начинается по окончании срока исполнения обязательства.

Истечение срока исковой  давности должно быть подтверждено:

- документами на отгрузку материальных ценностей, выполнение работ, оказание услуг покупателям (заказчикам), не оплатившим их;

- платежными документами, содержащими дату оплаты аванса поставщику (исполнителю), который не выполнил договорные обязательства;

- актами сверки задолженности.

Однако бюджетная организация, у которой имеется дебиторская задолженность, не должна бездействовать и выжидать, когда закончится исковой срок, она должна использовать свое право, предоставленное ей нормами ГК РФ, и применить судебную защиту. Бездействие руководителей бюджетных учреждений в данном случае можно квалифицировать как нарушение принципа результативности. Принцип результативности и эффективности использования бюджетных средств означает, что при составлении и исполнении бюджетов участники бюджетного процесса в рамках установленных им бюджетных полномочий должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств или достижения наилучшего результата (ст. 34 БК РФ). В данном случае бюджетные средства потрачены, а результата нет.